Cuentas Analíticas y Compras ERP ODOO

Cuentas Analíticas y Compras ERP ODOO.

Cómo empezar a trabajar con cuentas analíticas en el ERP ODOO

Las cuentas analíticas tienen muchas posibilidades y muchos usos si se aprovechan adecuadamente.

Las cuentas analíticas sintetizan, clasifican y organizan información analítica interna de la empresa generalmente ingresos, gastos y costes.

Una de sus funciones principales es obtener la rentabilidad de todo aquello que queramos analizar, ya sean proyectos, clientes, categorías de productos, productos, mercados, comerciales…

Para empezar a trabajar con las cuentas analíticas es importante conocer los conceptos básicos a aplicar en el ERP ODOO.  

Posteriormente se puede diseñar la estructura que necesite la empresa para cubrir sus necesidades de información analítica.

La información analítica se nutre de información de la contabilidad financiera y de operaciones que tienen un impacto económico en los recursos consumidos.

En el siguiente vídeo explico los conceptos básicos de las cuentas analíticas del ERP ODOO.

Las cuentas analíticas son una función importante para poder obtener mucho provecho del ERP.

La potencia de la contabilidad analítica con el ERP ODOO

Una de las muchas funciones interesantes y destacables del ERP ODOO es su potencia en contabilidad analítica.

La contabilidad analítica se diferencia de la financiera en que los apuntes analíticos no se registran con una doble partida en el debe y haber sino que cada apunte analítico es un registro, positivo en el caso de ingresos y negativo en el caso de gastos/costes.

La contabilidad analítica en el ERP ODOO se puede clasificar por cuentas analíticas, centros de costes, proyectos y contratos, los apuntes analíticos pueden llevar toda la información que la empresa necesite para su posterior análisis, por ejemplo productos / servicios, clientes / proveedores, comerciales, mercados, canales, zonas…

A través de la contabilidad analítica del ERP ODOO se pueden registrar costes de horas trabajadas por cuentas analíticas, proyectos, centros de costes o cualquier tipo de clasificación que se necesite.

Se puede aplicar a fabricaciones o a albaranes en caso de que sea necesario.

La contabilidad analítica permite por ejemplo calcular la rentabilidad de un proyecto, permite clasificar los gastos por centros de costes, permite calcular la rentabilidad por cualquier tipo clasificación se requiera (productos, clientes, mercados, canales, comerciales, zonas…)  

En el siguiente ejemplo mostramos la creación de una cuenta analítica, centro de costes o proyecto, la denominación dependerá del uso que le quiera dar cada empresa pero el objetivo final es el mismo.

En el ejemplo se muestra el registro de un gasto de compras al centro, un registro de horas y un registro de ingresos. También se muestra cómo poder ver el total de gastos y el margen del centro en el caso de registrar ingresos.

Esto es un ejemplo estándar del potencial de la contabilidad analítica en el ERP ODOO, luego cada empresa tiene su forma de analizar la información, de estos registros se puede obtener los informes que cada empresa necesite, informes agrupados, detallados, comparativos con un presupuesto…

La cuenta de pérdidas y ganancias es un informe financiero para la presentación de los libros contables y el cálculo de impuestos, pero no es un informe analítico que nos permita calcular la rentabilidad de un centro de costes o un proyecto, o la rentabilidad de una familia de productos o un producto, o un cliente o un canal de ventas o de una zona comercial…

Tampoco nos va a decir con detalle en qué hemos gastado más o dónde podríamos ahorrar a nivel analítico.

Muchas empresas utilizan la contabilidad analítica para mejorar internamente y tomar mejores decisiones.

¿Es lo que tu empresa necesita con urgencia?

01 creación cuenta analítica, proyecto o centro costes ERP ODOO 2

02 Creación cuentas analíticas ERP ODOO 2
03 asignación nombre a la cuenta analítica ERP ODOO 2
04 asignación cuenta analítica factura compras ERP ODOO 2
05 visualización gastos en cuenta analítica ERP ODOO 2
06 introducción horas trabajadas desde centro costes o proyecto ERP ODOO 2
07 configuración coste hora trabajada empleado ERP ODOO 2
08 registro horas trabajadas asociada a cuenta analítica ERP ODOO 2
09 detalle apuntes analíticos en cuenta analítica ERP ODOO 2
10 asociación cuenta analítica en factura ventas ERP ODOO 2
11 control apuntes analíticos en centro costes o proyecto ERP ODOO 2
12 rentabilidad o margen total centro costes o proyecto ERP ODOO 2
13 acceso a cuenta analítica desde proyecto o centro costes ERP ODOO 2
14 análisis coste beneficio desde cuenta analítica ERP ODOO 2
15 listado apuntes analíticos desde análisis coste beneficio ERP ODOO 2

Prorrateo o distribución de Gastos de Compras en Productos ERP ODOO

En cualquier empresa cuando realizamos la adquisición de unos productos, materiales o mercancía, cada producto tiene un precio de compra unitario, pero se puede dar el caso de que existan gastos generales asociados al trámite de la adquisición que no van a asociados a ningún producto en concreto.

Este tipo de gastos pueden ser por ejemplo, transportes, aduanas, tasas…

Si se adquiere un único producto o artículo el cálculo del coste final de adquisición no representa ningún problema ya que estos gastos generales se dividen por el número de unidades adquiridas y se suman al precio de compra unitario del producto.  

¿Pero qué ocurre cuando se compran 2 o más artículos diferentes al mismo tiempo a un único proveedor?

Pues que hay que repartir, distribuir o prorratear los gastos generales asociados a la adquisición a los distintos productos.

¿Por qué se tienen que distribuir estos gastos? Por un tema de valoración de existencias, ya que la normativa del plan general contable indica que el precio de valoración de los productos debe estar valorado al precio de compra unitario más todos los gastos adicionales asociados a la adquisición de los mismos.

Es decir son gastos que incrementan el valor de compra de los artículos y por lo tanto su valoración para un posterior consumo o venta deberá tenerse en cuenta esta valoración y no únicamente el precio de compra unitario que se muestra en la factura. El tipo de reparto, distribución o prorrateo de gastos lo decide la empresa.  

 

En el ERP ODOO hay varios tipos de formas de prorrateo de gatos de compras prestablecidos como son:

  • Por importe de la línea
  • Por el precio del producto
  • Por la cantidad del producto
  • Por el peso del producto
  • Por volumen de producto
  • Igual para todas las líneas

 

El ERP ODOO calcula el valor de las existencias con la información de precios de compra y gastos incluidos en el pedido de compra, no con los datos de la factura, estos precios se trasladan al albarán de entrada o recepción.

Por lo tanto la distribución o prorrateo de gastos a los productos lo tenemos que realizar seleccionando el albarán correspondiente y no la factura.  

El procedimiento para realizar este tipo de repartos, distribución o prorrateo de gastos entre los distintos productos de una compra lo explico en el siguiente vídeo.

Introduciendo precios de compra en ficha de producto versión estándar ERP ODOO

Por defecto el ERP ODOO sin ningún tipo de configuración cuando se realiza la primera compra de un producto asigna en la ficha del producto en la pestaña inventario, en el apartado proveedores, el precio de la primera compra y el proveedor.

La siguiente compra que hagamos del mismo proveedor y del mismo producto, en el pedido aparecerá el precio que se ha guardado en la ficha del artículo.

En el caso de que el precio de la segunda compra sea distinto al precio de la primera compra, el precio del proveedor en la ficha del producto se mantiene el de la primera compra.

En el caso de que queramos que en la ficha del producto aparezcan otros precios tendremos que introducirlos de forma manual.

⭐ Consultoría funcional ERP ODOO para el éxito de la implantación y el mantenimiento

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

En el vídeo muestro unos cuantos ejemplos referentes a esta función estándar.

Precio de venta basado en el coste del producto ERP ODOO (Gestión Precio de Compras) 

En este vídeo muestro cómo calcular precios de venta basados en los costes de la ficha del artículo.

El coste de la ficha del artículo tiene diferentes métodos de cálculo o valoración como son coste estándar, coste medio o coste real.

En este caso es recomendable solo utilizar para el cálculo del precio de venta el coste estándar o el coste medio.

Para realizar el cálculo utilizamos la funcionalidad de tarifas.

Creamos una nueva tarifa y en elementos de tarifa aplicable a todos los productos aplicamos la regla “Basado en coste” y en el apartado descuento precio asignamos el porcentaje de cálculo en signo negativo.

Una vez creada la tarifa se la asignamos a un cliente para que posteriormente en el pedido de venta una vez seleccionado el producto el sistema realice el cálculo del precio de venta automáticamente.

En el vídeo podéis ver un ejemplo de esta funcionalidad de cálculo de precios.

Precio de venta en el pedido basado en los costes del proveedor ERP ODOO (Gestión Precio de Compras) 

Si tu empresa calcula los precios de venta en función de un porcentaje sobre el coste del proveedor asignado en la ficha del producto, entonces necesitas esta funcionalidad adaptada.

En el siguiente vídeo pongo unos ejemplos de cómo proceder con esta funcionalidad.

En primer lugar tenemos en la ficha del producto 2 proveedores con precios de compra diferentes.

En la ficha del cliente tenemos el porcentaje sobre el cual calcularemos los precios de venta.

Lo que hacemos en el pedido de ventas es seleccionar el producto, posteriormente el proveedor y en función del proveedor seleccionado se mostrará su correspondiente coste o precio de compra, automáticamente el sistema calculará el precio de venta en el propio pedido basado en el coste del proveedor seleccionado y el porcentaje de cálculo asignado al cliente.

Lo mejor es que veáis el vídeo para poder entender este proceso.

Seleccionar únicamente los productos asociados a un proveedor en el pedido de compra ERP ODOO

Esta es una funcionalidad muy sencilla pero a la vez facilita bastante el trabajo en el ERP ODOO.

Por defecto el ERP ODOO es muy abierto, es normal en un sistema que se puede adaptar a cualquier tipo de empresa y forma de trabajar.

Hay muchísimas opciones de configuración, combinaciones, procesos y variables en un ERP como ODOO y por defecto hay funcionalidades que a priori puedan ser evidentes que deban estar por defecto pero no lo están, la razón es porque un sistema de estas características no puede atender la demanda de todas las empresas en su versión estándar.

Por esta razón se añaden funcionalidades adicionales bien de la comunidad o de desarrollos propios para mejorar la usabilidad y la experiencia de trabajo de las empresas.

En un proyecto medio se pueden llegar a instalar fácilmente entre 150 y 300 módulos.

En el siguiente vídeo muestro un ejemplo de una funcionalidad que no está por defecto en el estándar del ERP ODOO, un módulo de terceros que mejora la forma de seleccionar productos en los pedidos de compra relacionados con el proveedor asignado.

Función tarifa de compra en el ERP ODOO

En el ERP ODOO por defecto hay una opción de configuración para mostrar la lista tarifa de compra de los proveedores.

Esta lista tiene la ventaja de poder importar vía Excel todas las tarifas de los proveedores, así como poder consultar de una forma más práctica a través de filtros, búsquedas y agrupaciones.

En esta lista podemos mostrar los campos de nombre y código del producto del proveedor para una mejor búsqueda.

Los precios importados o introducidos a través de la lista tarifa de compra se mostrarán a su vez en la ficha de artículos en la pestaña Inventario en el apartado proveedores, y al mismo tiempo cualquier cambio realizado en la ficha del producto se mostrará en la lista Tarifa de compras.

De esta forma si actualizas periódicamente los precios de compra de los proveedores o bien necesitas llevar un control de los mismos en un único listado es conveniente que configures esta opción que viene por defecto en el ERP ODOO.

En el siguiente vídeo muestro cómo utilizar esta configuración.

Si necesitas ayuda con cualquier configuración, proceso o desarrollo del ERP ODOO puedes contactar conmigo.

Gestión comunicaciones y aprobaciones Compras ERP ODOO grandes empresas y multinacionales

En el siguiente vídeo mostramos un trabajo realizado para la sede de una multinacional en España que necesitaba un sistema de comunicación y aprobaciones de solicitudes y pedidos de compras entre los distintos usuarios y departamentos en función de una serie de requisitos como el tipo de solicitud, el tipo de asignación, el importe de la solicitud…

Este sistema está dirigido a grandes empresas que tengan un elevado número de usuarios y departamentos con el objetivo de controlar exhaustivamente los gastos y las inversiones desde el origen. La asociación de la solicitud con un centro de costes se suele dar cuando el centro de costes tiene asignado un presupuesto o budget que fija el límite de gasto o de inversión.

El sistema sustituye a las comunicaciones de correo internas o por email para la solicitud y aprobaciones de pedidos de compra.

La implantación del ERP ODOO como sistema de comunicación para el departamento de Compras aplica los beneficios del sistema de mejora de la productividad “Lean Office“

Eliminación del desperdicio (eliminación de aquellos procesos que no aporten valor a la empresa o tengan un coste innecesario)

  • Mejora el servicio aportado por el departamento de compras al resto de departamentos
  • Incremento del servicio de respuesta ante las necesidades de compra del resto de departamentos, sobre todo en aquellas solicitudes de carácter urgente
  • Reducción de tiempos de comunicación, la información fluirá en tiempo real
  • Eliminación de comunicaciones en papel (reducción de transporte de documentos = reducción desperdicio) Metodología 5S
  • Eliminación de pérdidas o traspapeleo de los documentos (Se evita pérdida de tiempo en la organización administrativa de los departamentos y duplicidad en los trabajos) Metodología 5S
  • Eliminación de espacio físico para el almacenaje de documentos. Metodología 5S

 

Resumen de los beneficios de la implantación de la plataforma

  • Reducción de costes eliminando el desperdicio. Metodología 5S “Lean Office”
  • Incremento satisfacción clientes internos (resto departamentos) gracias a una herramienta que facilita y mejora la comunicación y mejora el nivel del servicio del departamento de Compras

⭐ Consultoría funcional ERP ODOO para el éxito de la implantación y el mantenimiento

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⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

Vídeo de ejemplo del sistema de comunicación y aprobaciones de solicitudes de pedidos de compra para grandes empresas con el ERP ODOO

 

ERP ODOO Controller

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