ERP software libre para Colegios. Ejemplo Gestión de Alumnos

Hace algo más de un año Enma Campbell Directora del centro Derby School (Empresa y personajes ficticios sustituidos por los nombres reales), colegio de habla inglesa con más de 500 alumnos y 100 empleados se puso en contacto con nosotros para ver la posibilidad de integrar sus programas de gestión en un único sistema que le ayudase a incrementar el control del centro en todas sus áreas principales, así como incrementar la seguridad en el acceso a información tan delicada y protegida.

Sus requisitos de integración eran los siguientes:

– Gestión de alumnos
– Servicios escolares
– Gestión Comercial (CRM)
– Contratos
– Compras y almacén
– Gestión de Recursos Humanos
– Contabilidad
– Cobros y pagos
– Contabilidad analítica

El sistema propuesto a Enma fue el ERP de software libre ODOO

Junto a Enma y a su equipo realizamos más detalladamente el análisis de las necesidades, los procesos y el flujo de trabajo. Se asignó como coordinador interno del proyecto al subdirector del centro Jason Morgan.

Se crearon la lista de tareas y se le facilitó acceso a nuestra intranet para que comprobasen el estado del proyecto.

El proyecto empezó con las fichas y los datos de los alumnos, información muy delicada que requería de accesos restringidos solo a personal autorizado.

1) Ficha del alumno
La ficha del alumno es la base del ERP. Se considera que cada alumno es un cliente, y se ha adaptado la ficha del alumno al completo para que incluya toda la información necesario de cada alumno.

Datos Personales
La parte superior de la ficha del alumno, incluye unos datos básicos de cada alumno:
– Datos personales: Dirección, teléfono de contacto, email, fecha de nacimiento…
– Fechas de alta y de baja del colegio
– Usuario y contraseña: datos de acceso al portal de formación
– Clase: curso y clase en el que están matriculados

2) Contactos asociados a la ficha del alumno

En la pestaña de contactos, se pueden dar de alta cualquier contacto o dirección asociado con los alumnos: datos del padre, de la madre, abuelos, tutores legales, familiares, dirección de facturación…
– Nombre: nombre del contacto
– Etiquetas: se indica la relación del contacto con el alumno (padre, madre, abuelo…)
– Email, teléfono y móvil del contacto
– Tipo de dirección: contacto, factura, envío u otro

En la pestaña de contacto también se registran otros datos de interés, sobre el número de hermanos que tiene el alumno y si tiene padres en el centro.

Además de contactos, se pueden crear también direcciones de facturación o direcciones de envío. Esto es importante en caso de que se desee tener una dirección de facturación o de envío distinta a la que esté en la ficha de cliente. En este caso, cuando se creen las facturas ya saldrá automáticamente la dirección de facturación indicada.

3) Notas Internas
Campo de texto libre para registrar notas sobre el alumno

4) Servicios Escolares
Desde esta sección, se registran los servicios escolares que cada alumno tiene contratado (además de la matrícula, que esto es obligatorio para todos). Los tres servicios escolares son:

A) Servicio de autobús asociados a alumnos
Al dar del alta un servicio de autobús, se ha dividido la sección en dos partes, ya que cada alumno puede tener contratados tanto la ruta de la mañana como la de la tarde (y pueden ser rutas diferentes). Los campos son:

– Fecha de inicio y fecha fin: indica desde cuándo y hasta donde está contratado el servicio. Esto es importante ya que sirve para poder sacar datos sobre lo que había contratado en cada momento, o para poder obtener estadísticas sobre el número de veces que se ha contratado el servicio en cada curso.
– Modalidad: Mañana (M), tarde (M) o ambas (M-T)
– Ruta: se puede seleccionar cualquier de las rutas definidas
– Parada (mañana o tarde): se indica el lugar de la parada
– Comentarios

Se ha incluido en el ERP una sección (dentro del menú “Colegio”) donde se pueden definir las rutas y todos los servicios de autobús dados de alta:

Desde esta sección, se pueden realizar filtros, búsquedas e imprimir informes predefinidos.

B) Servicios de comedor asociados a alumnos

Los campos que hay que rellenar son los siguientes:

– Fecha de inicio y fecha fin: indica desde cuándo y hasta donde está contratado el servicio. Esto es importante ya que sirve para poder sacar datos sobre lo que había contratado en cada momento, o para poder obtener estadísticas sobre el número de veces que se ha contratado el servicio en cada curso.
– Tipo (principal y secundario): Tipos de dieta o menús que tiene el alumno
– Dieta: indica si tiene que seguir una dieta especial
– Lugar: comedor asignado
– Turno: Horario asignado para el comedor
– Comentarios

Tanto el tipo, el lugar como el turno pueden ser definidos por el administrador:

Al igual que sucedía con los servicios e autobús, se incluye una vista con el listado de todos los servicios de comedor contratados:

Desde esta sección, se pueden realizar filtros, búsquedas e imprimir informes predefinidos.

C) Actividades Extraescolares asociadas a alumnos

Otro servicio que ofrece el colegio, son clases extraescolares de idiomas. Los campos a rellenar son:

– Fecha de inicio y fecha fin: indica desde cuándo y hasta donde está contratado el servicio. Esto es importante ya que sirve para poder sacar datos sobre lo que había contratado en cada momento, o para poder obtener estadísticas sobre el número de veces que se ha contratado el servicio en cada curso.
– Día: día de la semana que se imparte la clase
– Comedor extra: Indica que se incluye el comedor el día de la clase

También está el listado de actividades extraescolares contratadas para poder realizar búsquedas y obtener informes.

5) Otros datos del alumno

Incluye otros datos a registrar:

– Lugar de nacimiento (localidad provincia y país)
– Ipad: tablet que tiene asignado el alumno
– House: clasificación de alumnos

6) Ventas y Compras

Datos comerciales relacionados con el alumno:

– Comercial asignado
– Nº de referencia
– Idioma
– Campos relacionados con las notificaciones por correo electrónico

7) Contabilidad

Datos relacionados con la contabilidad y la facturación del alumno (cliente). Entre los campos están:
– Posición fiscal
– NIF
– Cuenta contable (por defecto todos los alumnos están en la cuenta 43)
– Plazo de pago: indica la forma de pago de cada cliente
– Crédito concedido: en caso de que se quiera trabajar con créditos por cliente
– Cuentas bancarias: se registran las cuentas bancarias y los mandatos. Esto es necesario para poder

El apartado de información de alumnos va acompañado por un sistema de gestión documental para añadir documentos asociados a los alumnos para poder localizarlos y descargarlos fácilmente cuando sea necesario.

Al mismo tiempo al ERP se le incluyó una Extranet para que los padres tuviesen acceso a información generada por el colegio como por ejemplo notas y evaluaciones, horarios, actividades, noticias, calendarios, deberes, circulares…

Actualmente Enma, Jason y el equipo de Derby English School, ahorran muchísimo trabajo y esfuerzo para gestionar la gran actividad y operativa que tienen.