¿Es recomendable automatizar u optimizar los trabajos administrativos?

¿Es recomendable automatizar u optimizar los trabajos administrativos?

Cuando realizas una tarea por primera vez lo normal es que te lleve bastante tiempo ejecutarla por falta de experiencia y de práctica.

 

Si el tiempo es escaso y limitado como le pasa a la mayoría de las personas, lo normal es que se busque la forma de hacer lo mismo en menos tiempo y así dedicar el tiempo sobrante en actividades que pueden aportar más valor al negocio.

 

Y aquí es donde entra en juego la automatización, con la práctica el profesional se ha acostumbrado a buscar técnicas que le permitan automatizar los procesos o realizar la misma tarea pero dedicando mucho menos tiempo posible, y si no se encuentra la forma de automatizarla o realizarla en menos tiempo siempre tiene la opción de subcontratarla.

Todo esto independientemente de las herramientas que utilice el empleado (ERPs, BIs, hojas de cálculo…) y habiendo realizado previamente un análisis previo del coste de la inversión y el retorno de la misma (en este caso el ahorro de costes del tiempo de la elaboración de la tarea y la mayor fiabilidad de la información)

 

En menos de 3 meses el empleado profesional debería haber encontrado un método para automatizar aquellas tareas que le consumen mucho tiempo y que no aportan valor a la empresa.

 

¿Qué coste supone la realización de tareas administrativas no automatizadas u optimizadas?

 

Por ejemplo, informar del estado futuro de la tesorería aporta valor a la empresa ya que puede tomar decisiones importantes que afecten a su viabilidad actual y futura, pero el tiempo necesario para la elaboración del informe, no lo aporta, es un coste que en algunos casos puede ser superior al beneficio que aporta la información.

Por lo que el objetivo es reducir al máximo el tiempo y mantenimiento de la elaboración del informe.

 

Imaginemos un empleado que tiene un coste empresa de 2.500 Euros al mes (Sueldo bruto + Seguridad social a cargo de la empresa) y dedica 20 horas al mes a la preparación del informe de las previsiones de tesorería, esto significa que dedica el 12,50% de su tiempo máximo teórico que no efectivo (ya que el empleado no dedica las 8 horas en tareas productivas) por lo que posiblemente el % sería mayor, pero bueno, suponiendo que lo calculamos sobre su máximo teórico el mantenimiento de este informe supondría un coste de 312,50 Euros al mes para la empresa, o el equivalente a 3.750 Euros al año.

 

Pero el coste total del proceso en realidad no es de 3.750 Euros al año, aún es mayor ya que normalmente no tenemos en cuenta el coste de oportunidad de realizar tareas que aportan valor a la empresa a cambio de aquellas tareas que no aportan valor, por lo que si este empleado dedica el 12,50% de su tiempo teórico a esta actividad que no aporta valor a la empresa, el mismo tiempo no lo está dedicando a tareas que sí que generan valor.

Cuantificar qué tareas aportan valor es complicado, por esa razón no se tiene en cuenta el coste de oportunidad en este tipo de análisis.

 

A fin de cuentas, hay que suponer que los empleados trabajan en las empresas para aportar valor y no para dedicarlo a actividades o tareas que no lo aportan.

 

¿Destrucción o transformación del trabajo administrativo?

 

Otro ejemplo. No hace muchos años los empleados dedicaban mucho tiempo a registrar manualmente asientos contables para todo, asientos de facturas de venta, asientos de facturas de proveedores, asientos de cobro y de pago, asientos de gastos, punteo de extractos bancarios…

 

Actualmente las empresas disponen en el mercado ERPs asequibles que automatizan la mayoría de estos procesos, se reduce la posibilidad de error humano y se incrementa el control de la información, generando más confianza en la misma, pero lo mejor de todo es que estos procesos obligatorios para cualquier empresa que no generan valor por sí mismos, se pueden aprovechar para generar información que sí que aporte valor a través del análisis, el control y la toma de decisiones.

 

En empresas que han automatizado estos procesos, el empleado dispone de más tiempo para realizar tareas que aporten valor a la empresa.

 

Supongamos el caso de una empresa de fabricación, en el departamento de administración se ha implantado un ERP que ha reducido en más del 60% el tiempo de los procesos administrativos que antes se realizaban de forma manual.

 

El tiempo restante lo puede dedicar a tareas de Control Financiero y de Gestión de forma automatizada, a ayudar en procesos de Lean Manufacturing para mejorar la capacidad y la eficiencia de los procesos productivos o por ejemplo a impulsar proyectos 6-Sigma para la reducción de fallos o errores en los procesos.

 

Estas tareas siempre y cuando sean efectivas, aportan mucho más valor a la empresa que realizar el registro de asientos contables de forma manual.

 

Por lo tanto, la automatización u optimización de procesos administrativos no origina una pérdida de puestos de trabajo, todo lo contrario, la empresa se desprende de actividades que no generan valor al cliente final, y ese tiempo resultante se puede destinar a tareas que sí que aportan valor al cliente final o tareas que consigan que la empresa esté mejor gestionada y por lo tanto pueda encontrarse en una posición más competitiva que el resto de sus competidores.

 

Miedo al cambio tecnología

 

¿Miedo a la automatización o miedo al cambio de las tareas de trabajo administrativo?

 

Hay mucho temor respecto a la automatización, es normal, es el clásico miedo al cambio.

Miedo a perder el control, a dejar de hacer tareas que se controlan a pesar de que pueden generar un importante coste para la empresa sin que aporten valor a la misma, miedo a lo nuevo, a tener que aprender nuevas técnicas o habilidades que generen un valor real a la empresa y esto puede suponer un incremento de la responsabilidad y de unas expectativas más elevadas, lo que puede generar en mayor presión a la hora de alcanzar los resultados previstos.

 

Esto puede suponer un reto para ciertos empleados y un inconveniente o una inseguridad para otros.

 

Al final de lo que se trata es mirar por lo intereses globales de la empresa para que sea cada vez más competitiva gracias a la mejora continua.

 

Aquí puedes ver algunos ejemplos de Previsiones de Tesorería.

Previsiones Tesorería

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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