Excel Vs ERP | 2 mundos opuestos pero complementarios

Excel Vs ERP | 2 mundos opuestos pero complementarios.

Sin lugar a dudas, por mucho que le pese a muchos profesionales y sectores, Excel sigue siendo una de aplicaciones de ayuda a la gestión empresarial más utilizada en todo el mundo.

Pero a diferencia de lo que algunos puedan pensar Excel no es recomendable para la gestión del día a día de una empresa, excepto en determinados casos como por ejemplo para autónomos (freelancers) o micropymes, ya que este tipo de empresas en muchos casos no necesitan o no se pueden permitir económicamente la inversión en un ERP.

Al final de este artículo tienes un amplio listado de plantillas Excel de ejemplo que puedes descargar gratuitamente.

Algunos usuarios me han realizado consultas sobre si dispongo de ERPs realizados con Excel.

Esto demuestra que desconocen lo que es un ERP y desconocen la capacidad y limitaciones que tiene Excel.

Pero no es de extrañar cuando hoy en día, en muchos casos se añade la coletilla a cualquier programa de facturación como “ERP”.

Recientemente llegué por casualidad a un software especializado en la gestión de colegios, investigué un poco su web, el software parecía muy completo y cubría casi todas las necesidades tecnológicas que pueda tener una organización de estas características. Sin embargo, me sorprendió ver el apartado “ERP Financiero”, un módulo que se incluye en el software.

El “ERP Financiero” no era ni más ni menos que la funcionalidad de facturación y gestión de cobros. Ni siquiera incluía contabilidad.

Pero suena más atractivo y llamativo denominarlo “ERP financiero” en lugar de “Módulo de Facturación y Pagos”

Así que está de moda denominar a cualquier software de gestión como “ERP”. ¿Te imaginas un ERP de Recursos Humanos? Pues existe.

Está claro que los tiempos cambian, hay muchísima competencia en el sector del software de gestión empresarial, por lo que hoy en día es fácil llegar a información distorsionada ya que las empresas necesitan aplicar técnicas de marketing para llegar a potenciales clientes.

Un ERP es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, ERP son las siglas inglesas de Enterprise Resource Planning.

Tradicionalmente ha sido un software que ha gestionado la integración de distintas áreas de la empresa con la finalidad de centralizar la información, aprovechar las sinergias de la integración, automatizar procesos administrativos, mejorar la comunicación entre áreas de la empresa e incrementar el control y la planificación de la información para sacarle partido en el análisis y la toma de decisiones.

Más información sobre qué es un ERP.

Hay empresas en los que el ERP es un gran monstruo en los que se invierten cientos de millones de euros en su implantación.

Empresas con decenas de miles de empleados, muchas delegaciones, muchas fábricas….

Pensad en Inditex, la famosa compañía propietaria de Zara… Desconozco que ERP tienen, pero debe ser una verdadera bestia.

Seguramente su ERP gestiona desde los puntos de venta, hasta las fábricas y la comunicación con proveedores, posiblemente integrado con sistemas de análisis de datos big data para reconocer patrones sobre gustos y comportamiento del consumidor.

Es posible que cualquier actividad empresarial del grupo Inditex esté interconectada y centralizada en un ERP.

Y está claramente demostrado que le sacan mucho partido.

¿Entonces una empresa de estas características no utiliza Excel para su gestión empresarial?

No tengo ni idea, pero seguramente lo utilicen.

Yo he trabajado en varias multinacionales y utilizábamos el ERP y Excel a partes iguales.

En mi caso como Controller, utilizaba más Excel que el ERP.

¿Para qué utilizaba Excel en las multinacionales si ya disponían de ERP?

Para determinados informes, para realizar proyecciones y simulaciones, para herramientas de control y planificación específicas que el ERP no cubría…

Es decir, para aquellas necesidades que el ERP no facilitaba, que requerían de mucha flexibilidad, por lo que habría sido muy costoso implementarlas en el propio ERP.

Excel da muchísimo juego y se pueden realizar funciones increíbles que aportan mucho valor a la empresa.

Pero tal como he comentado al principio tiene sus limitaciones.

No podemos esperar utilizarlo como un ERP, o como un CRM trabajando con movilidad desde la nube.

Pero sí que se puede utilizar como complemento a la información que proporciona un ERP o un CRM.

Hoy en día hay sistemas de Business Intelligence que se conectan a los ERPs y generan unos informes impresionantes, pero normalmente este tipo de sistemas están dirigidos a empresas que procesan un gran volumen de información (como puede ser Inditex) y requieran relacionar datos entre sus distintas áreas, así como tener una visión clara de los aspectos más relevantes de la compañía.

Sin embargo, si necesitamos realizar un plan financiero o un plan de viabilidad lo normal es optar por una aplicación de hojas de cálculo como pueda ser Excel, ya que va a requerir un trabajo artesanal no sistematizado.

Lo mismo pasa con un sistema de cálculo de costes presupuestados o un sistema de proyecciones presupuestarias, o incluso para proyecciones o previsiones de tesorería que requieran una integración de diversas fuentes de datos y una presentación a medida para la Dirección de la empresa.

Ver ejemplos de lo que puedes realizar con Excel para facilitar el trabajo en tu empresa.

Este tipo de cálculos requieren de sistemas flexibles, rápidos de implementar, fáciles de mantener y con una inversión que es calderilla comparada con el coste que supone un ERP.

Aquellas empresas que no dispongan tanta información que procesar y relacionar, suelen utilizar Excel para generar informes ya sean sencillos o avanzados aprovechando la información disponible en el ERP. Casi como si se tratase de un pequeño sistema Business Intelligence pero sin la capacidad de procesamiento de información de estos.

También se suele utilizar Excel para realizar comprobaciones de datos de los ERPs o programas de gestión y detectar posibles errores.

Además de esto se le puede dar muchísimos usos como por ejemplo hacer pequeñas bases de datos o pequeñas aplicaciones de gestión a medida siempre y cuando el volumen de datos no sea excesivo.

También resultan de mucha utilidad a nivel doméstico para el control o la gestión de cualquier aspecto importante de nuestras vidas.

Así que mientras no se requiera complejas integraciones o procesar un elevado volumen de datos con Excel puedes realizar casi cualquier cosa que te propongas.

Si necesitas una gestión de las actividades clave de tu empresa utiliza un ERP, por suerte hoy en día los hay muy económicos. Ver ejemplo de un ERP Económico.

Para los más avanzados posiblemente tengas que recurrir a procesos diseñados a medida por lo que la versatilidad del ERP es fundamental en estos casos, recuerda que lo importante es que el ERP se adapte a los procesos de tu empresa y no que tu empresa se adapte al funcionamiento del ERP. Ver ejemplo de un ERP flexible que se puede adaptar a los procesos de tu empresa.

Aquí dispones de un listado de cosas que puedes realizar con Excel.

Además de las plantillas Excel Gratuitas sobre Control de Gestión y Financiero que tengo publicadas en mi web (más de 150 plantillas Excel Gratis)

Agenda semanal

Este es un horario muy simple que divide la semana de lunes a viernes y asigna espacios para cada hora del día. De esta forma, puede anotar citas o reuniones en cada uno de estos horarios

Análisis de la competencia

Un factor importante a la hora de hacer negocios es prestar siempre atención a la competencia y su comportamiento. Con la ayuda de esta tabla, puedes evaluar diferentes factores de competencia o adaptarla a los factores que quieras destacar.

Calculadora de nóminas

Si su empresa tiene varios empleados, esta plantilla puede ayudarlo a calcular su salario. Tiene tres páginas, una página se usa para la información de los empleados, una página se usa para calcular el salario y la otra página se usa para generar la nómina.

Calendario de contenido de redes sociales

El calendario sirve como un horario que te permite anotar lo que publicas en las redes sociales todos los días. Tiene campos para fecha, fecha, hora, comentario, mensaje y enlace.

Control de vehículos

Puede crear una lista para registrar qué empleado utiliza el vehículo de cada empresa y cuándo.

Escala de tiempo del proyecto

Puede crear diferentes tareas que el proyecto debe realizar, especificar quién y cuándo deben realizarse las tareas y realizar un seguimiento de estos horarios.

Factura sencilla

Una plantilla simple de factura de venta de productos que calculará el monto total, el impuesto a las ventas y deducirá los descuentos proporcionados.

Hoja de gastos para pequeñas empresas

El presupuesto incluye programas de gastos mensuales y resúmenes anuales, así como gráficos y formatos condicionales, lo que permite un fácil control de los gastos comerciales.

Informe de ventas básico

Le permite utilizar tablas, separadores de tablas y tablas dinámicas para realizar un seguimiento de las ventas por producto y cliente para separar y subdividir números. Todos se pueden editar para satisfacer sus necesidades.

Informe financiero anual

Una plantilla para reportar los resultados financieros de su empresa este año en comparación con el año anterior, y con un alto nivel de detalle. Puede personalizar los resultados seleccionando indicadores clave específicos para resaltar.

Calendario diario en blanco

Una agenda en la que cada día se divide en segmentos de media hora. De esta forma, puede anotar sus citas y las tareas y llamadas a procesar todos los días.

Calendario con tema de publicación en redes sociales

Otra agenda de calendario para registrar los artículos que escribes en las redes sociales. Es muy parecido al anterior, pero el diseño es diferente, por lo que puedes elegir otro camino.

Inventario de almacén

Una plantilla sencilla para organizar el inventario del almacén. Podrás agregar ubicaciones de inventario, cantidades y todo lo que necesites.

Lista de tareas pendientes simple

Esta plantilla es útil para desastres organizados por nosotros mismos. Puede utilizar una tabla para organizar sus tareas, donde cada tabla tiene su prioridad, estado, fecha de inicio y finalización y porcentaje de la cantidad restante.

Organizador de eventos de la comunidad

Modelo de calendario, utilizado para organizar la comunidad o eventos en la comunidad. Los eventos se agregan automáticamente a la página del calendario y se pueden imprimir o utilizar en línea.

Organizador de ideas

Si desea iniciar un proyecto o establecer metas, puede usar esta plantilla para agregar diferentes tareas y especificar fechas límite para ellas. Puede agregar notas y varios niveles de estado por color.

Plan de desarrollo con barra de desplazamiento

Puede utilizar este plan de desarrollo para evaluar las prioridades y los hitos de las actividades del proyecto. Incluye un formulario electrónico para el ingreso de datos, mediante el cual se puede actualizar automáticamente el cuadro principal.

Plan de proyecto de marketing

Una plantilla que te permite organizar tu plan de marketing añadiendo todas las acciones, con sus respectivas fechas y estados.

Presupuesto de gastos de la empresa

Esta plantilla le permite evaluar el costo real de la empresa en comparación con el plan presupuestario anual. Incluya gráficos de desviaciones mensuales.

Presupuesto de viaje de trabajo

Una plantilla que puedes usar para anotar todos los gastos de un viaje para luego sumarlos y comparar los gastos con el presupuesto original.

Presupuesto para un sitio web

Podrá administrar el costo de su proyecto de desarrollo de sitios web. Calcule los costos anuales de hardware, software y desarrollo debido a la creación y mantenimiento del sitio web de la empresa, así como los ingresos que generará el sitio web.

Proceso de ventas

Puede usar esta plantilla para mostrar cuántos clientes potenciales se convierten en ventas de una manera muy intuitiva. Utiliza gráficos en forma de embudo generados a partir de los números ingresados para hacer esto.

Programación de turnos de los empleados

La plantilla viene con una columna que enumera a cada empleado y códigos de color para diferentes tareas. La plantilla le permite organizar los turnos y horarios de los empleados.

Propuesta de construcción

Si tiene una empresa en el campo de la construcción, aquí hay una plantilla que puede utilizar para presupuestar el proyecto. Hay espacio para todos los materiales, cantidades y precios.

Registro de asistencia del empleado

Si tiene varios empleados en su empresa o proyecto, con esta plantilla puede realizar un seguimiento de los días laborables, las horas libres y el tiempo de vacaciones de todo el mundo.

Calculadora de comparación de préstamos

Plazo de pago, frecuencia de pago, tasa y varios métodos de pago. Con estos datos, esta plantilla te permite comparar tres opciones de préstamo diferentes, ya sea por sus características temporales diferentes o porque son alternativas de diferentes empresas.

Calculadora de gastos personales

Una plantilla para realizar un seguimiento de sus gastos personales. Puede agregar la fecha de una transacción específica y Excel la almacenará automáticamente para que la vea todos los meses.

Calculadora de hipotecas

Una plantilla que le permite usar el monto, la tasa de interés y el plazo, y otras entradas opcionales para calcular el monto del pago de la hipoteca para adecuarlo a su situación.

Calculadora de pago del préstamo del vehículo

Una plantilla muy sencilla a través de la cual podrás calcular el importe de amortización del préstamo que quieres solicitar para tu coche. Contiene un espacio donde puedes agregar fotos del auto en cuestión para darte una impresión personalizada.

Calculadora de pagos con tarjeta de crédito

Le permite calcular los meses en los que debe reembolsarse el saldo de la tarjeta de crédito. Puede utilizar la cantidad de reembolso mensual para ajustar la calculadora para ver el aumento o la disminución en el interés total y el número de meses.

Calculadora de préstamos con pagos extraordinarios

Puede usar esta plantilla para calcular cómo se liquida el préstamo y cuánto tiempo llevará pagarlo, pero puede agregar pagos en exceso que excedan el plan.

Calculadora de presupuesto mensual

Si necesita que su organización mejore a fin de mes, esta calculadora le permite configurar sus gastos e ingresos editando sus diferentes campos para ver sus ingresos mensuales.

Calculadora de rentas anuales de inversiones

Si es un inversor, con esta plantilla, puede realizar un seguimiento de los ingresos de cada inversión cada año.

Calculadora personal de patrimonio neto

Una plantilla en la que puede anotar activos, propiedades, inversiones y varios tipos de deudas, y utilizarla para calcular su patrimonio neto. La información se muestra en un gráfico para que pueda ver la diferencia entre activos totales, deuda total y activos netos.

Calendario de gastos (cualquier año)

Le permite realizar un seguimiento de todos los gastos durante el año y calcular y actualizar automáticamente los totales. Puede editar el calendario para que se ajuste a cualquier año.

Comparación de hipotecas

Te permite evaluar las ventajas y desventajas de varias hipotecas a través de una sencilla plantilla comparativa Ingresa y enfrenta las características de cada hipoteca en la plantilla.

Control de caja

Una plantilla para controlar las cajas de efectivo corporativas, que contiene campos para ingresar montos de monedas y billetes.

Diario de gastos de impuestos

Le permite realizar un seguimiento de los gastos fiscales en cualquier momento y obtener información sobre el total acumulado.

Diario de pagos

Cuando se borra la verificación en el registro de usuario, la plantilla dividirá automáticamente sus gastos en 10 categorías diferentes.

Extracto de facturación (simple)

Le permite enviar facturas de ventas o servicios a los clientes a través de las transacciones del mes pasado. Incluya el área de envío para que los clientes la completen e incluyan en su pago.

Factura

Puede ajustar la plantilla de factura según sus preferencias. Información fácil de completar y campos de información detallada, y una apariencia minimalista, casi sin color de fondo.

Factura básica

Una plantilla para crear facturas básicas pero visuales con un diseño basado en tres colores. También puede hacer que se vea más profesional a través del título para que pueda ver claramente la información de la empresa.

Gestor financiero personal

A partir de ahora, será más fácil realizar un seguimiento de su situación financiera con el administrador financiero personal. Tome nota del monto en efectivo inicial y de todas las transacciones, el resto lo hará Excel. Comparta y distribuya sus costos en cuentas separadas con segmentos.

Gráfico circular de siglo XXI

Si desea una comprensión intuitiva de los resúmenes financieros anuales, esta sencilla plantilla los organiza en forma de gráfico circular tridimensional.

Hoja de balance con capital circulante

Con esta plantilla de balance, puede realizar un seguimiento de los activos y pasivos y calcular varios índices basados en estos activos y pasivos.

Hoja de cálculo del presupuesto mensual personal

Le permite optimizar la forma en que presupuesta sus ingresos mensuales y calcular la diferencia entre los gastos planificados y los gastos reales.

Libro de contabilidad

Un libro mayor accesible básico para garantizar que el débito y el crédito estén equilibrados. Con el formato condicional, incluso si tiene muchas entradas, puede seleccionar fácilmente transacciones no balanceadas.

Lista de contactos de clientes

Si eres un emprendedor de cualquier tipo, no te vendrá mal tener a mano una lista de todos los contactos de los clientes, en caso de que necesites llamarlos. Si es un comerciante, también puede modificarlo para que provenga de un contacto de proveedor.

Pérdidas y ganancias

Una plantilla que le permite realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa durante los doce meses completos. No solo hay una anotación digital para cada campo, sino también un gráfico que muestra el cambio de cada mes.

Presupuesto de gastos domésticos

Puede escribir los pagos recurrentes de la familia en esta tabla, e incluso quién es responsable del presupuesto de gastos de cada organización familiar. Puedes organizarlo agregando algunos compañeros de cuarto, y asignar un pago determinado a cada uno, sabrás quién pagó más o menos.

Presupuesto de tendencias de gastos

Una plantilla sencilla que le permite realizar un seguimiento de los gastos de la empresa mensualmente mediante gráficos y minigráficos fáciles de leer.

Presupuesto familiar

Presupuesto familiar anual. Con él, puede realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos de todos los meses del año y controlar la actualización del gráfico para ver el efectivo disponible y los meses que son mejores que otros meses.

Presupuesto mensual personal

Un presupuesto muy completo para organizar tus gastos mensuales. Tiene un número ilimitado de cajas, por lo que no desperdiciarás espacio al agregar todos los datos que necesitas, y el costo de cada campo es predecible y realista.

Presupuesto mensual simple

Y, si el presupuesto mensual que desea administrar no es tan grande como la cantidad de efectos visuales, esta plantilla tendrá un cuadro como título, donde podrá ver la comparación de ingresos y gastos de cada mes.

Presupuesto para vacaciones

Y no puede faltar el presupuesto para organizar las vacaciones. Puede crear diferentes categorías aquí y luego agregar entradas para explicar a qué categoría pertenecen y su costo.

Programación de la amortización del préstamo

Otra plantilla organiza la amortización de préstamos personales agregando cómo desea pagar.

Rastreador de cuotas de asociaciones

Al registrar la fecha de registro y los pagos realizados por los miembros de la asociación, su administrador podrá monitorear estas tarifas y ver si alguien tiene un pago pendiente.

Registro de mantenimiento de vehículos

Le permite rastrear los costos incurridos por los vehículos, ya sea su vehículo privado o parte de la flota de una empresa. En la plantilla, puede ingresar los gastos mensuales especificados desde el mantenimiento, que automáticamente le convertirán en un total anual.

Registro de cheques

Le permite registrar pagos e ingresos de su cuenta corriente. El monto total de cada categoría se muestra por separado para ver a dónde va el dinero, lo que le permite saber siempre su saldo acumulado.

Seguimiento de donativos y organizaciones benéficas (simple)

Le permite realizar un seguimiento de sus donaciones durante todo el año. Al final del año, puede filtrar los elementos marcados como deducibles de impuestos para preparar la declaración de la renta.