La falta de Control de Costes Directos, Márgenes y Gastos Generales puede generar problemas a las Empresas

La falta de Control de Costes Directos, Márgenes y Gastos Generales puede generar problemas a las Empresas.

Últimamente estamos despertándonos con noticias desalentadoras sobre muchas empresas, algunas muy conocidas, que están haciendo EREs o están entrando en concurso de acreedores.

En lo que llevamos de año 2022 se ha alcanzado un record en concursos y disoluciones de empresas.

Como puedes leer en el siguiente artículo de lainformacion https://www.lainformacion.com/especiales/avalancha-ajustes-empresas-crisis/

“El temporal no golpea igual en todas las direcciones. La peor parte se la llevan las empresas expuestas a la volatilidad de los precios y, por tanto, al encarecimiento de sus costes de producción“

En lo que a mí me compete, que es el área de Controlling, la cuestión es si estas empresas disponían de las herramientas necesarias para hacer frente a escenarios cambiantes que normalmente son cíclicos (esta es una de las cosas que primero aprendes en una carrera universitaria de económicas, que la economía es cíclica)

Todos pensamos que la economía siempre va a ir bien, va a ser favorable, y que las crisis no nos afectan.

En mi opinión tanto si la economía está en una época de bonanza como si por cualquier razón puede haber un escenario catastrofista, ya sea por una pandemia, una guerra, una burbuja, por avances tecnológicos, por entrada masiva de competidores… las empresas deberían estar preparadas para afrontar cualquier escenario por crítico que sea.

Hay situaciones en las que por muy preparada que se encuentre la empresa, por muchas facilidades que disponga para poder tomar decisiones acertadas que le permitan su supervivencia, si el mercado no la acepta poco se puede hacer.

Muchas empresas tienen alergia al concepto “estrategia”. Un consultor no puede utilizar el término “estrategia” ya que suena a algo teórico, un concepto abstracto.

Pero la realidad es que todas las empresas deberían tener un mínimo de estrategia, y podemos sustituir el término estrategia por planificación, previsión o proyección, al menos en cuanto al apartado financiero. Que es el que tanto daño hace a las empresas en épocas de recesión o de crisis.

Desde el punto de vistas del Controlling, la planificación, previsión o proyección financiera consiste en ir más allá de informes de datos históricos o analíticos.

Consiste en anticiparse a lo que va a ocurrir, o al menos tener en cuenta lo que está ocurriendo para poder jugar con el resto de variables de la empresa.

En una empresa hay muchas variables que afectan al resultado y a la liquidez, como he comentado en numerosas ocasiones, ambos están relacionados.

Si los costes directos de producción aumentan, si se reduce el margen porque no se pueden incrementar precios de venta y los gastos generales se mantienen o se incrementan, la empresa no solo puede entrar en una reducción de su resultado (llegando a un posible escenario de pérdidas) sino que la tesorería se va a ver claramente perjudicada.

Y cuando hay problemas de liquidez, es cuando todo se complica, llegando a generarse una bola de nieve imparable hasta que la empresa no puede resistir más.

En Controlling hay 2 metodologías estratégicas y otra táctica u operativa estrechamente relacionadas.

Las estratégicas son el Control Presupuestario trabajando con Proyecciones (esto lo dice hasta Ferrán Adriá, que algo de experiencia debe de tener. Aquí puedes ver lo que dice sobre el Control Presupuestario) y las Previsiones de Tesorería (Posiblemente hayas visto anuncios del BBVA hablando al respecto, aquí te dejo un vídeo que están mostrando por todas partes)

Descarga Control Presupuestario Excel M15

Descarga Previsiones Tesorería Excel M15

La metodología táctica es la planificación y el control de costes y márgenes, una de las asignaturas pendientes de muchas empresas.

A lo largo de mis muchos años de experiencia he visto modelos de cálculo de costes que parecen casi el algoritmo de Google, en muchos casos son complejos, caóticos, desorganizados, difícilmente inteligibles, poco realistas con la actividad de la empresa, difíciles de mantener y poco útiles para la toma de decisiones.

Lo que realmente necesita un gerente es una fácil comprensión del modelo a utilizar, que pueda jugar y crear escenarios con las variables clave, que el modelo esté adecuado a la actividad de cada empresa y que pueda tomar decisiones acertadas que le permitan ganar terreno en un mercado tan hostil, complejo y competitivo como el que estamos viviendo.

Hay que ponerle las cosas fáciles al gerente ya que está con muchos frentes y no puede dedicar o perder un tiempo excesivo en tratar de descifrar el algoritmo de Google para saber qué precios debe ajustar, qué márgenes obtener, qué costes pueden incrementar y qué rentabilidad puede obtener en función de los volúmenes de ventas previstos.

He visto modelos de cálculo de costes en los que era difícil distinguir los costes directos, de los variables, de los indirectos, los gastos generales, los márgenes, las tarifas según clientes o canales…

Un batiburrillo de información que no lleva a ningún sitio más que al abandono de la metodología o lo que puede ser muy grave, proporcionar información poco fiable o errónea a la gerencia para que pueda tomar decisiones acertadas.

Los sistemas de cálculo de costes tienen que estar claramente definidos para un determinado fin, no es lo mismo un sistema de cálculo de costes presupuestados o previstos que uno basado en históricos para temas analíticos.

La estructura del sistema de cálculo de costes debe estar muy clara, los costes directos por un lado, los generales claramente identificados, en el caso de hacer reparto de indirectos tiene que estar consensuado y con criterio lógico para que el gerente sea consecuente del impacto que las decisiones puedan tener, los precios, márgenes y volúmenes fácilmente reconocibles para poder generar escenarios y así tomar decisiones correctas en línea con la planificación e rentabilidad (Control Presupuestario con Proyecciones) y la liquidez (Previsiones de Tesorería)

Aquí puedes ver modelos de cálculo de costes sencillos de utilizar, mantener y que proporcionan la información que necesita el gerente para poder tomar sus decisiones.

Ver modelos y ejemplos de Sistemas de Cálculo de Costes

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