La Contabilidad de Gestión como Instrumento de Control y Toma de Decisiones

La Contabilidad de Gestión como Instrumento de Control y Toma de Decisiones para mejorar la competitividad y asegurar la supervivencia.

La Dirección de la empresa tiene unas expectativas sobre qué tienen que conseguir los empleados, pero los empleados suelen incumplir las expectativas de la Dirección.

 

Si los empleados siempre cumpliesen con los objetivos establecidos por la Dirección, el control no sería necesario, la empresa sería un ejemplo de modelo de gestión y organizativo perfecto. Pero la realidad es que los objetivos no siempre se cumplen, la perfección no existe.

Por esta razón son necesarios instrumentos que permitan conocer las posibles divergencias entre los logros de los empleados con los objetivos deseados por la Dirección.

 

Tal vez te estés cuestionando que como tu empresa no trabaja con objetivos, entonces no es necesario ningún mecanismo de control.

Pero la realidad es que es imposible que ninguna empresa o empresario individual no tenga un solo objetivo, una empresa siempre tiene un fin, es decir su existencia está basada en la consecución de algo, aunque tu empresa no tenga objetivos cuantificados y medidos, inconscientemente tu mente tiene interiorizado qué quieres conseguir.

Posiblemente tengas en mente una cifra de ventas, el salario que quieres ganar, los beneficios que quieres conseguir, o simplemente una imagen idealizada de cómo te gustaría que fuese tu empresa dentro de unos años. Tal vez la compares con alguna empresa de tu sector o si eres un soñador y un visionario, tal vez estés comparándote con algunas de las empresas punteras con mayor crecimiento en los últimos años.

Simplemente iniciando una actividad empresarial, significa que tienes algún objetivo en mente, aunque sea pequeño, pero lo maravilloso es que la propia actividad te va generando información que por instinto empiezas a agrupar, a sintetizar y a comparar.

Empiezas a medir la facturación, los gastos, los impuestos a pagar, la tesorería disponible, las inversiones a realizar… Haces un seguimiento del número de nuevos clientes, del número de contratos, de acciones que realiza la competencia…

Aunque no lo tengas plasmado en un documento o no lo tengas cuantificado, tu mente empieza a comparar estos medibles con los objetivos que tenías o las expectativas que te habías propuesto. Y tu mente analítica te va indicando si vas bien, regular o mal, tu mente te envía señales de qué deberías cambiar para mejorar los resultados y conseguir las expectativas… Una vez alcanzas esos objetivos inconscientes, tu mente te pide más y más y más… Si has llegado hasta aquí, seguro que puedes conseguir un poco más. Por lo que los objetivos o expectativas se vuelven más exigentes.

Es muy humano proponerse nuevos retos y fijarse nuevas metas. Un claro ejemplo es el que se aplica en las actividades deportivas, cuando uno empieza una actividad deportiva sus expectativas son muy bajas, pero cuando ha practicado y ha alcanzado las metas iniciales, rápidamente las cambia por unas más exigentes. Es muy raro que alguien que practique el running no intente superarse en cada entrenamiento o intente mejorar los tiempos de cara a alcanzar el límite que se ha establecido, pero cuando alcanza ese límite se fija uno superior.

Por eso los que lo practican con regularidad y constancia acaban con unas metas muy por encima de las que tenían cuando empezaron.

Esto mismo pasa con las empresas. Es raro encontrarse con una empresa que tenga unos objetivos más bajos que el año anterior. Y más aun cuando nos encontramos en un entorno de mercado muy competitivo y agresivo, un mercado en el que, si no comes tú, te comen a ti.

 

Hay empresas que tienen muy claro qué es lo que quieren conseguir y cómo lo van a conseguir… estas empresas son cohetes. Son empresas arrolladoras.

Pero no solo basta con desear algo, ese deseo necesitas controlar que se cumpla. Y aquí es donde entra en juego el papel de la Contabilidad de Gestión o Control de Gestión y Financiero.

 

 

¿Qué función tiene la Contabilidad de Gestión en la toma de decisiones?

 

La toma de decisiones habitualmente se suele tomar en función de criterios cuantificables.

Por ejemplo, no se decide vender más y ya está, lo que se hace es decidir vender un 20% más, bajando los precios un 5%, incrementando la fuerza de ventas un 10%, mejorando la apreciación que tiene el consumidor del producto en un 25%, invirtiendo 200.000 Euros al año en campañas publicitarias…

Como verás cualquier decisión estratégica en la empresa viene acompañada de una reacción en cadena de decisiones operativas, ya que una decisión es una acción meditada para cumplir un objetivo. Los objetivos estratégicos por si solos no se cumplen, están relacionados con los objetivos operativos, formando entre ellos una red global con implicaciones en todas las direcciones. Es como encajar las piezas de un cubo de Rubik hasta que todas las caras queden del mismo color.

Por lo tanto para poder tomar una decisión que te acerque más al objetivo deseado hay que cuantificar todas las variables implicadas, y esto incluye también a los objetivos operativos.

Hoy en día todavía existe en muchas empresas la figura del Director “Hombre Orquesta” aquel que está encima de todo y hace de todo, pero cada vez es más frecuente incluso en pequeñas empresas la descentralización del proceso de toma de decisiones, en estos casos la Dirección no dispone de la información necesaria para ejecutar directamente las operaciones, pero si que necesita de instrumentos que le permitan controlar los objetivos delegados a los distintos centros o áreas de la empresa.

 

 

Ayuda de un Controller

control presupuestario

Previsiones Tesorería

Ejemplos Herramientas de Planificación y Control

Plantillas Excel para Controllers y Directores Financieros

 

¿Qué papel desempeña la Contabilidad de Gestión como instrumento de Control?

En las empresas que delegan objetivos y responsabilidades a los distintos centros, estos están asumiendo parte del rol que realizaría la Dirección.

Por lo tanto es clave la coordinación de los objetivos delegados a los distintos centros para que se alineen con los de la Dirección.

Hay 2 tipos de control para que la delegación de objetivos y decisiones funcione correctamente:

El control que se realiza a priori, es un proceso de planificación a través del cual se establecen los objetivos asignados a cada centro o departamento. Para ello se utilizan herramientas como el Control Presupuestario económico, el presupuesto de tesorería, el Cuadro de Mando Integral, el presupuesto de costes…

Y el control que se realiza a posteriori, el cual evalúa el cumplimiento de los objetivos delegados. También se utilizan las herramientas anteriormente mencionadas, pero con información real.

Una de las herramientas más populares para el control de objetivos económicos son los sistemas de Control Presupuestario.

Además de poder gestionar el objetivo de rentabilidad global de la empresa, también puede llevar un control departamental o por unidades de negocio.

Pero el Control Presupuestario no es solo una herramienta que permite el control de objetivos y la evaluación de los mismos con el análisis de desviaciones, sino que utilizándolo correctamente a través de la técnica de previsiones anuales, facilita a la empresa con bastante tiempo de antelación tomar decisiones y ejecutar acciones que le permitan alcanzar los objetivos formalizados.

 

El Control de Gestión no solo se centra en el control de las variables económicas que permiten mejorar la rentabilidad global de la empresa. También se centra en aquellas variables no económicas que evalúan la eficacia y eficiencia de un centro o departamento.

Se puede dar el caso de un centro poco rentable gestionado eficientemente o un centro muy rentable gestionado deficientemente. Esto puede dar lugar a muchas interpretaciones a la hora de tener que tomar decisiones que afecten a los intereses globales de la empresa.

Test de Diagnóstico de Gestión Empresarial

 

¿Son determinantes la estrategia y la cultura organizativa de la empresa a la hora de diseñar un sistema de Contabilidad de Gestión?

 

Por ejemplo una estrategia orientada a una política de precios más bajos que los de la competencia para lograr un mayor volumen de ventas requerirá una mayor importancia del control de costes, mientras que una estrategia de diferenciación de la calidad, del servicio o la tecnología requerirá del control de aspectos más cualitativos.

 

La estructura de la empresa será importante a la hora de organizar la configuración del sistema de Control de Gestión, como por ejemplo los productos, los mercados, áreas de negocio, centros de costes, centros de beneficios, centros de inversión….

 

El diseño, la implantación y la utilización de la Contabilidad de Gestión está influido tanto por las personas que forman parte de la organización como la por la propia cultura organizativa y el entorno empresarial.

En los últimos años y ante los cambios del entorno se ha hecho imprescindible que las empresas adapten sus sistemas de dirección a las nuevas condiciones ante las que se enfrentan. Las continuas innovaciones en la tecnología de productos, de procesos y de materiales, los continuos cambios en el marco legislativo, los cambios en los hábitos de los consumidores…

Estos cambios implican que las empresas se muevan en entornos cada vez más dinámicos. El aumento de las acciones de la competencia que afectan a los productos y los mercados en que actúa la empresa y que amenazan al mantenimiento de su posición competitiva implican un entorno progresivamente más hostil.

El mayor número de productos en el mercado y los recursos productivos en los que operan las empresas suponen una mayor complejidad en la gestión.

A medida que el entorno se ha ido haciendo más dinámico y hostil, la gestión empresarial se ha ido haciendo más compleja, por lo que las empresas han tenido que adoptar un estilo más profesional y formalizado de gestión para mantener la competitividad y asegurar la supervivencia de la empresa.

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Así que ya sabes un poco más cómo puede ayudar la Contabilidad de Gestión a tu empresa.

Si todavía no tienes herramientas para el control de gestión de tu empresa, contacta conmigo.

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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