Lotes y Trazabilidad en ODOO

Implantación de trazabilidad, lotes y números de serie en ERP ODOO.

La trazabilidad puede ser una de las implantaciones más difíciles de asumir por parte de una empresa, ya que implica procesos que quizá no se han realizado anteriormente.

Además, genera un mayor trabajo administrativo y tiene impacto no solo en el área de administración, sino también en los departamentos de logística, almacén y fabricación.

Obligación de llevar un registro de trazabilidad

La trazabilidad controla el origen y destino del ingrediente o alimento en todas las etapas de producción y distribución.

Esto obliga a identificar:

Quién ha suministrado un ingrediente o producto: trazabilidad hacia atrás
A quién se le ha suministrado: trazabilidad hacia delante

La trazabilidad es una obligación de los profesionales, pero no se extiende al consumidor final, al que no es preciso identificar.

También se habla de trazabilidad interna, que, aunque no sea una exigencia específica de la ley, deriva del cumplimiento de las obligaciones legales de trazabilidad hacia atrás, trazabilidad hacia delante y control de higiene.

Para cumplir con la obligación de trazabilidad, la ley obliga al empresario a establecer un sistema de registro que debe estar a disposición de las autoridades y a etiquetar el producto de forma que facilite su identificación y localización.

Sin embargo, no detalla exactamente en qué debe consistir ese sistema de registro. La obligación se define por el objetivo: asegurar la trazabilidad.

¿Qué ocurre si se incumple la obligación de trazabilidad?

La primera consecuencia puede ser la comisión de un ilícito administrativo sujeto a sanciones de la normativa de defensa del consumidor y de la producción agroalimentaria.

Además, puede considerarse negligente la actuación del empresario alimentario, tanto desde el punto de vista administrativo como civil e incluso penal.

Ver artículo completo sobre “La trazabilidad y sus consecuencias jurídicas” en diario CincoDías.

Tal como se comenta en el artículo, la ley obliga a establecer un sistema de registro en las empresas del sector alimentario que permita identificar el origen y el destino de los productos distribuidos, comercializados o fabricados.

¿Qué es un lote o número de serie?

Un lote o número de serie se podría asemejar al apellido de una persona o a la matrícula de un vehículo.

Imaginemos que compramos la materia prima A al proveedor Z el día 22-06-16. Si el proveedor cumple con la normativa, en el albarán y en la etiqueta del producto aparecerá un número de serie o lote de compra asignado internamente por el proveedor.

Ese lote del proveedor tendrá que ser registrado en nuestro sistema como origen de la trazabilidad.

Una vez realizada la recepción de la mercancía, existen varias opciones:

Mantener el lote del proveedor
Asignar un lote interno propio
Dividir la mercancía recibida en varios lotes internos

Hay empresas que prefieren dividir los lotes de la mercancía recibida. Por ejemplo, si se reciben 10 palets de un mismo producto, pueden asignar un lote interno diferente a cada palet para mejorar el control.

Esto implica generar etiquetas internas, registrar correctamente cada lote y mantener una mayor disciplina operativa.

Otras empresas optan por asignar un único lote interno a los 10 palets, reduciendo así la carga administrativa.

La división de lotes tiene como ventaja un mayor control del stock, ya que cada unidad logística queda identificada con nombre y apellidos. Pero cada empresa debe diseñar el sistema que mejor se adapte a su operativa.

El tamaño de los lotes importa

Si el lote es reducido, el impacto de una incidencia es menor.

Si el lote es amplio, el riesgo para la empresa es mucho mayor, ya que una incidencia puede llegar a paralizar completamente la actividad.

Gestión de lotes y trazabilidad en ERP ODOO

Con ERP ODOO, tanto el registro y control de lotes como el seguimiento de la trazabilidad se pueden realizar de forma sencilla y estructurada.

El lote se puede asignar al producto desde:

El pedido de compra
El pedido de venta
Los albaranes de entrada
Los albaranes de salida

Se puede asignar un único lote o realizar una división de lotes. Además, la creación de lotes puede ser secuencial y automática, lo que reduce el esfuerzo administrativo.

En pedidos de venta o albaranes de salida, solo estarán disponibles para su selección aquellos lotes que tienen stock.

Los lotes pueden vincularse a fechas de caducidad y fechas de consumo preferente, lo que resulta muy útil para la gestión de inventario mediante criterios FIFO.

Al tratarse de códigos secuenciales, muchas empresas optan por seleccionar automáticamente el lote más antiguo disponible.

Ejemplo control trazabilidad por lotes en almacén con ERP ODOO

En el siguiente vídeo explico un ejemplo sencillo de registro de lotes, control en el sistema y seguimiento de trazabilidad.

El ejemplo está basado en una empresa de distribución con un único almacén y una ubicación de stock.

También se muestra un ejemplo de división de lotes y su control.

El proceso seguido es el siguiente:

Registro de lote interno en la entrada
Asignación opcional del lote de referencia del proveedor para mejorar la trazabilidad
Control de inventario y control de lotes
Seguimiento de la trazabilidad desde el lote
Seguimiento desde los documentos de entrada y salida
Asignación del lote más antiguo por defecto en la salida o entrega

Este es el vídeo de ejemplo del control de trazabilidad por lotes en almacén con ERP ODOO.