La caja física estaba cuadrada. El TPV también. Pero la cuenta contable arrastraba una diferencia histórica de más de 6.000 euros.
El origen no estaba en una venta mal cobrada ese día. Venía de una apertura antigua mal cargada y de diferencias de cierre acumuladas durante meses.
La mayoría de descuadres empiezan siendo pequeños
Una retirada de caja no registrada.
Un cobro conciliado contra el cliente equivocado.
Una transferencia interna mal contabilizada.
Un inventario inicial cargado con unidades o costes incorrectos.
Al principio puede parecer poca cosa. Pero si nadie lo revisa, el error se queda dentro del sistema y empieza a formar parte de la normalidad.
El problema llega cuando alguien necesita confiar en esos datos para tomar una decisión.
| Control | Frecuencia recomendada |
|---|---|
| Caja física vs TPV vs cuenta 570 | Semanal |
| Extracto bancario vs cuenta 572 | Semanal |
| Clientes pendientes vs realidad | Mensual |
| Proveedores pendientes vs realidad | Mensual |
| Inventario físico vs valoración ERP | Trimestral |
1. Caja física vs TPV vs cuenta 570
Este control debería ser semanal. En negocios con mucho efectivo, incluso diario.
La comprobación es directa:
Caja física = Saldo TPV = Saldo cuenta 570
Si los tres importes coinciden, la caja está razonablemente controlada.
Si no coinciden, hay que revisar el origen antes de cerrar la semana.
Las causas habituales son bastante terrenales:
- Retiradas de efectivo no registradas correctamente.
- Gastos pagados desde caja sin soporte.
- Diferencias de cierre aceptadas sin revisar.
- Sesiones TPV cerradas con importes incorrectos.
- Saldos iniciales mal cargados en la implantación.
Lo peligroso no es una diferencia puntual de pocos euros.
Lo peligroso es normalizar que la caja nunca cuadre.
2. Extracto bancario vs cuenta 572
Este control también debería hacerse cada semana.
En muchas empresas se da por hecho que la sincronización bancaria lo resuelve todo. No siempre es así.
Puedes tener movimientos sincronizados y aun así tener la cuenta bancaria descuadrada.
La revisión mínima es esta:
Saldo real del banco = Saldo contable cuenta 572
Cuando no coincide, las causas suelen estar en operaciones muy concretas:
- Cobros contabilizados dos veces.
- Pagos pendientes de conciliar.
- Transferencias internas registradas contra una cuenta incorrecta.
- Movimientos bancarios eliminados por error.
- Asientos manuales directos contra banco.
- Saldos iniciales cargados sin validar contra el extracto real.
Si el banco no cuadra, la previsión de tesorería pierde fiabilidad.
Y si la tesorería no es fiable, muchas decisiones se toman a ciegas.
3. Clientes pendientes vs realidad
El saldo pendiente de clientes no siempre representa dinero que se vaya a cobrar.
A veces contiene facturas ya cobradas, anticipos mal aplicados o saldos antiguos que nadie ha revisado.
Este control debería hacerse al menos una vez al mes.
La revisión práctica consiste en analizar los principales saldos pendientes y preguntarse:
- ¿Esta factura sigue realmente pendiente?
- ¿Existe un cobro sin aplicar?
- ¿Hay un abono pendiente de compensar?
- ¿El cliente reconoce esta deuda?
- ¿Este saldo viene de una migración antigua?
No hace falta revisar todos los clientes cada mes.
Empieza por los importes más altos y por los saldos más antiguos. Ahí suelen aparecer las primeras sorpresas.
4. Proveedores pendientes vs realidad
Con proveedores ocurre lo mismo, pero en sentido contrario.
Una cuenta de proveedores puede arrastrar facturas ya pagadas, pagos duplicados, anticipos sin aplicar o diferencias antiguas.
El problema no es solo contable.
También afecta a la tesorería prevista. Si el ERP dice que debes 80.000 euros y en realidad debes 55.000, la planificación de pagos queda distorsionada.
El control mensual debería responder a una pregunta sencilla:
¿Lo que aparece pendiente en contabilidad coincide con lo que realmente queda por pagar?
Cuando la respuesta no está clara, toca revisar mayores, vencimientos y conciliaciones.
5. Inventario físico vs valoración del ERP
Este control se suele dejar para el final.
Y suele doler cuando se revisa tarde.
El inventario afecta al margen, al resultado contable, a las compras y a la capacidad de servir pedidos.
Si el ERP dice que tienes stock y físicamente no existe, el problema aparece en ventas.
Si el ERP valora el inventario con costes incorrectos, el problema aparece en el margen.
Una revisión trimestral puede ser suficiente para muchas empresas. No tiene por qué ser un inventario completo cada vez.
Se puede empezar por:
- Productos de mayor valor.
- Productos con más rotación.
- Productos con stock negativo.
- Productos con coste cero.
- Familias con márgenes extraños.
Este control evita muchas discusiones posteriores sobre márgenes que no tienen sentido.
El error no es tener diferencias. El error es no mirarlas
Toda empresa puede tener diferencias.
Una caja puede descuadrar. Un banco puede tener movimientos pendientes. Un cliente puede tener un cobro mal aplicado.
Eso entra dentro de la operativa normal.
El problema empieza cuando esas diferencias se quedan sin revisar.
Una diferencia detectada esta semana suele tener explicación.
Una diferencia acumulada durante dos años suele acabar en una regularización difícil de justificar.
Procedimiento mínimo recomendado
Si tuviera que implantar un control básico en una empresa con ODOO, empezaría por esto:
- Revisar cada semana caja física, TPV y cuenta 570.
- Comparar cada semana extracto bancario y cuenta 572.
- Revisar cada mes los clientes pendientes más antiguos y de mayor importe.
- Revisar cada mes los proveedores pendientes más relevantes.
- Hacer controles trimestrales de inventario por familias críticas.
El ERP no detectará estos errores por ti
ODOO puede registrar operaciones, generar asientos, conciliar bancos, gestionar inventario y controlar cobros y pagos.
Pero alguien debe revisar que la información representa la realidad.
ODOO no sabe si el dinero que aparece en caja está físicamente en la caja.
No sabe si el banco está conciliado correctamente.
No sabe si un saldo pendiente de cliente sigue siendo real.
Ese control debe hacerlo la empresa.
La diferencia entre una empresa que solo registra datos y una empresa que controla su gestión está muchas veces en estas revisiones sencillas.
No son tareas espectaculares.
No suelen aparecer en una demo comercial.
Pero evitan errores que luego consumen horas, dinero y confianza en los datos.
Responsable Financiero empresa Industrial
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Por Dani Granero – Cashtrainers.com
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