Si gestionas una empresa de eventos, catering, bodas o celebraciones, sabrás que la rentabilidad depende de controlar con precisión los costes y los ingresos de cada evento.
Poner precios por debajo de los costes, o sin cubrir los gastos estructurales, lleva inevitablemente a pérdidas y problemas de liquidez.
Esta Plantilla Excel de Planificación y Control de Rentabilidad para Empresas de Eventos y Catering está diseñada específicamente para negocios que ofrecen menú gastronómico y necesitan calcular y analizar la rentabilidad de cada evento, antes y después de realizarlo.
🎯 ¿Cuál es el objetivo de esta herramienta?
La finalidad es ayudarte a planificar, presupuestar y analizar la rentabilidad real de cada evento, controlando los costes directos e indirectos para tomar decisiones rentables.
La plantilla permite:
- Presupuestar el evento antes de realizarlo.
- Calcular la rentabilidad prevista y la real.
- Comparar desviaciones entre lo esperado y lo sucedido.
- Tomar decisiones para mejorar márgenes y optimizar precios.
🧾 Tipos de costes incluidos en la plantilla
La herramienta contempla tres grandes grupos de costes, específicos del sector:
| Tipo de coste | Descripción |
|---|---|
| Coste del Menú | Platos elaborados, bebidas y materias primas. |
| Coste de Personal | Horas trabajadas por el personal del evento: cocina, camareros, montaje, etc. |
| Costes Subcontratados | Música, decoración, escenarios, audiovisuales, transporte, etc. |
Estos costes se pueden planificar antes del evento y se recalculan después, según el consumo real.
💶 Planificación de ingresos previstos
Se definen:
- Número de asistentes previstos
- Precio de venta por asistente
- Ingresos añadidos por servicios complementarios
Esto permite estimar ingresos previstos y margen esperado.
📊 Cálculo de costes reales y resultado final
Después del evento, se registran los valores reales:
- Asistentes reales
- Horas reales trabajadas
- Costes finales de subcontratación
- Coste real del menú en función del número de asistentes
A partir de ahí, la plantilla calcula:
| Concepto | Previsto | Real | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Costes | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ingresos | ✅ | ✅ | ✅ |
| Rentabilidad | ✅ | ✅ | ✅ |
Esto permite identificar:
- Sobrecostes
- Errores de planificación
- Oportunidades de mejora
- Servicios poco rentables
- Menús o paquetes con márgenes insuficientes
🥂 ¿Para qué tipo de empresas está pensada?
- Catering para bodas y celebraciones.
- Restauración con servicio a eventos.
- Empresas de organización de eventos.
- Salones de banquetes.
- Empresas de fiestas, cenas privadas y eventos corporativos.
- Hoteles con servicio de eventos.
Si tu negocio vende por asistente + servicios complementarios, esta plantilla es ideal.
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Vídeo funcionamiento de esta valiosa herramienta de gestión
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Por Dani Granero – Cashtrainers.com
Consultor Funcional ODOO & Controller Externo
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