Sistema Prevención Errores en la Gestión de las Empresas (Poka-Yoke)

Sistema Prevención Errores en la Gestión de las Empresas (Poka-Yoke).

La prevención o detección de errores antes de que ocurran es un sistema utilizado habitualmente en empresas de fabricación para evitar problemas de calidad, retrabajos, desperdicios… (Poka-Yoke Término japonés utilizado en metodología Lean o Kaizen «a prueba de errores»)

El coste de arreglar o tener que tirar a la basura algo que ya se ha fabricado puede ser altísimo en algunas empresas.

Incluso puede repercutir en el cliente, si a este le llegan los productos defectuosos, con problemas de calidad o sin cumplir la expectativa esperada, el coste es todavía más alto para la empresa.

Por esta razón es habitual que las empresas inviertan en sistemas de prevención de errores (técnica aplicada en Kaizen denominada Poka-Yoke) y aplicar metodologías como “hacerlo bien a la primera”

Es obvio que donde mayor van a invertir las empresas en la prevención de errores es en el área en la que la empresa gana dinero.

Pero esta misma filosofía se puede aplicar a cualquier otra área de la empresa que proporciona servicios al área principal.

A fin de cuentas, una empresa está compuesta de una actividad principal y áreas que le prestan servicios.

Por lo tanto si el área principal funciona con pocos errores pero el resto de áreas genera bastantes errores, esto también puede repercutir negativamente tanto en la imagen de la empresa, como en la calidad del servicio y en costes adicionales que pueden tener un impacto negativo en la cuenta de resultados.

Pongamos un ejemplo, un cliente nos hace un pedido, programamos el pedido en fabricación, fabricamos el pedido con un 0,5% de defectos, lo fabricamos en el plazo previsto, pero posteriormente se comete un error en la preparación del envío del pedido y se entrega a un cliente equivocado.

Lo que realmente aporta valor al producto es que se ha fabricado correctamente sin defectos en el plazo establecido, sin embargo, la entrega que no aporta valor al producto es la que ha generado el error.

Este error tiene las siguientes implicaciones, el cliente que ha recibido erróneamente el pedido tiene que proceder a realizar la devolución causándole unas molestias innecesarias y por lo tanto generando una mala imagen de nuestra empresa en términos de organización, por otro lado tenemos costes adicionales de transporte, y una demora significativa en la entrega del pedido al cliente que lo realizó.

Tal vez esa demora al cliente que realizó el pedido le puede perjudicar en sus ventas o en su proceso productivo, por lo que perderíamos parte de la confianza que depositó en nosotros.

Al mismo tiempo, la demora en la entrega supone una demora en el proceso de facturación ya que lo habitual es facturar una vez se procede con la entrega (aunque esto dependerá de las condiciones pactadas con el cliente) y si se demora la facturación también se demora el cobro.

Demoras en los cobros implican efectos negativos en el cash-flow, los costes de financiación, o puede llegar a generar incluso tensiones de tesorería. Aunque depende de importes, frecuencias de errores, relevancia del cliente…

Si solo ocurre un error cada 1 millón de pedidos, es obvio que la repercusión es mínima.

Pero si el error es por cada 20 pedidos, puede que los efectivos negativos sean importantes. Por lo que habría que realizar un estudio para valorar si vale la pena invertir en sistemas de prevención de errores o no.

En materia de Control de Gestión siempre hay que preguntarse si el coste de la inversión es inferior o superior a los beneficios que genera.

Como ya podrás imaginar después de este ejemplo, no tiene sentido hacer todo bien en las áreas principales y luego cometer errores en las áreas de servicio que echen por tierra todo el buen trabajo realizado.

Imagina el gran problema que puede suponer la falta de suministros de piezas con un coste de 1 Euro en la fabricación de vehículos, piezas que son esenciales para la fabricación, ¿te imaginas tener que parar todo el proceso productivo de vehículos por culpa de la falta de stock de piezas con el coste de 1 Euro? Es impensable, ¿verdad?

Por esta razón también es conveniente tener en cuenta los posibles errores en áreas que proporcionan servicios a las principales para que todo fluya correctamente.

Al igual que en el ejemplo de la pieza de 1 Euro en la fabricación de vehículos, imagina que después de fabricar un pedido por valor de 200.000 Euros de facturación con un 30% de margen, sin defectos, con una entrega a tiempo, se comete un error en la emisión de la factura suponiendo una demora en el plazo de cobro de 30 días.

Después del trabajo esencial y de alto valor realizado, que se cometa un error en la emisión de la factura es imperdonable o que se cometa por ejemplo en la gestión del cobro.

Tanto trabajo para que un error administrativo suponga costes adicionales, posibles problemas de liquidez y una mala imagen de la empresa de cara al cliente.

En cuento a los procesos de toma de decisiones basados en información, también es conveniente aplicar sistemas de prevención de errores.

Es bastante frecuente que una decisión que se tenga que tomar hoy, se tenga que demorar 15 días por culpa de un error.

Puede que esos 15 días no supongan un problema, o puede que sí.

Todo dependerá de la urgencia de la decisión.

A modo práctico, os puedo comentar algunos ejemplos de Poka-Yoke aplicados a fabricación y en administración.

En el caso de fabricación, se implementó un sistema de prevención de errores en una empresa de fabricación de papas (snacks) en la que un porcentaje se envasaba con una oscuridad mayor a la que los clientes demandaban. Sabéis que en alguna ocasión con las papas o patatas fritas de snacks puedes encontrarte algunas de color más oscuro, se han freído más de la cuenta, y que el consumidor suele desechar.

Si ese porcentaje es elevado en el empaquetado, seguramente el consumidor optará por otra marca u otro tipo de snacks.

Detectar manualmente las de color más oscuro para desecharlas puede suponer una ineficiencia, incluso puede ser inviable en procesos automatizados de empaquetado, además de un coste muy alto de personal.

Por lo que se optó por una máquina escaneadora que detecta con luz infrarroja aquellas papas con color más oscuro y con un mecanismo de soplido las desechaba automáticamente, todo esto en fracciones de segundo, casi indetectable a simple vista.

Con esta inversión, no solo se redujo enormemente las papas más oscuras que se empaquetaban, sino que se mantenía la eficiencia en la productividad del proceso de fabricación y se ahorraba importantes costes en el caso de tener que realizar esta actividad de forma manual.

En el caso de procesos administrativos, recientemente he implantado junto al responsable de almacén de la empresa un sistema para evitar entregar erróneas de productos a clientes finales.

Estos fallos suponían para la empresa importantes costes de transporte, mayor trabajo administrativo y demoras en la emisión de facturas y gestión de cobros.

Con el sistema propuesto, las probabilidades de cometer un error se redujeron en un 99%.

Os dejo el vídeo de la metodología implementada.

Aquí también podéis ver un vídeo instructivo de la técnica Poka-Yoke en un proceso productivo.

Como veis un Controller no solo se dedica a realizar informes y controlar indicadores (que es lo que la mayoría de las empresas piensa que hacemos) sino que también ayudamos a aportar soluciones que generen una mayor rentabilidad a la empresa. Y además ayudamos a solucionar aquellos problemas que están ahí pero que no se les da la importancia que merecen.