Gestión Proyectos ERP ODOO. Ejemplos, módulos y tutoriales

En este artículo te muestro muchos ejemplos, módulos, tutoriales, consejos y recomendaciones sobre la Gestión de Proyectos y Tareas con el ERP ODOO.

¿Por qué las empresas que trabajan por proyectos necesitan un ERP como ODOO?

Hay muchos programas dedicados a la gestión de proyectos, ¿por qué entonces optar por un ERP como ODOO?

La primera y más importante razón es que todas las empresas que trabajan por proyectos no se gestionan de la misma forma.

Junto a un equipo de programadores hemos implantado ODOO en una gran cantidad de empresas que trabajan por proyectos y es muy raro que coincidan exactamente con el modelo de gestión.

El flujo de trabajo suele ser diferente, así como la forma en la que se calcula el presupuesto económico y la rentabilidad teórica.

Algunas empresas planifican el trabajo del personal por periodos, otras por tareas, otras por áreas de la empresa… las posibilidades de planificación de los trabajos a la hora de calcular los costes del proyecto son muy variadas.

Algunas empresas comienzan con un presupuesto comercial y posteriormente calculan los costes teóricos para saber la rentabilidad esperada, otras empresas calculan primero los costes teóricos le aplican un porcentaje y calculan el precio de venta teórico para calcular el margen.

Hay empresas que necesitan ver el informe de rentabilidad de forma mensual y otras necesitan ver el informe de todo el proyecto a fecha de cierre.

Hay empresas que no reparten gastos generales y otras empresas que si reparten.

Hay empresas que fabrican componentes asociados a un proyecto, otras empresas subcontratan servicios…

El ERP ODOO tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa que trabaja por proyectos.

Además, el ERP ODOO tiene la ventaja de integrar el resto de las áreas de la empresa con el área de gestión de proyectos, como el CRM, la facturación recurrente para mantenimientos, el taller para reparaciones, la contabilidad o Recursos Humanos. También se pueden gestionar herramientas para la dirección como Dashboards de Indicadores Clave y el Business Intelligence.

Cómo utilizar el ERP ODOO en una empresa de servicios – proyectos

El siguiente vídeo muestra cómo utilizar el ERP ODOO en una empresa que ofrece servicios y trabajan por proyectos (sin almacén y sin fabricación) con el estándar de la versión Enterprise (sin adaptaciones y sin módulos adicionales)

En el vídeo de ejemplo de muestra cómo configurar los servicios, su clasificación y su estructura según el tipo de trabajo que se vaya a realizar.

Se muestra cómo facturar completamente o parcialmente los servicios desde los pedidos de venta, cómo los pedidos de venta están vinculados con los proyectos y tareas.

Se puede observar cómo registrar horas reales trabajadas y compararlas con las planificadas.

Y también cómo gestionar la facturación recurrente de contratos o suscripciones, a través de la utilización de la plantilla de productos / servicios para este fin.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 1. CRM y alta de contactos y clientes

En el siguiente vídeo mostramos un ejemplo del funcionamiento del CRM, la gestión de oportunidades, acciones comerciales y el alta de un contacto, un cliente potencial o un cliente real.

Este vídeo es el primero de una serie que muestran un caso real de una empresa del sector de limpieza con las particularidades que este tipo de empresas disponen.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 2. Planificación horas y costes y facturación recurrente

Este vídeo explica una de las funciones clave de un ERP del sector limpieza, la planificación de trabajos en horas y costes para el cálculo teórico de la rentabilidad de un proyecto.

En el vídeo se explica el siguiente proceso. Desde el CRM el cliente potencial nos solicita un presupuesto comercial para una serie de trabajos a realizar. La empresa de limpieza desde la oportunidad del CRM crea un nuevo proyecto y planifica el tipo de trabajador, el periodo de tiempo y las horas semanales, también se pueden planificar trabajos de tipo mensual. Con la planificación de trabajos se calcula el coste total del proyecto por meses y por tipos de trabajo, se puede calcular el precio de venta aplicando un porcentaje sobre el coste o ajustándolo manualmente.

Con esto obtenemos una rentabilidad prevista antes de realizar la oferta económica al cliente.

La empresa de limpieza monta su oferta económica en un Word, debido a que prefiere presentar la información de forma diferente dependiendo de cada cliente potencial.

Si el cliente acepta la oferta, se marca la oportunidad como ganada, la empresa de limpieza ya puede asignar trabajadores específicos al proyecto y validar la planificación de trabajos.

El contrato se genera automáticamente.

En el contrato se seleccionan los servicios a facturar y la fecha de la próxima factura, se selecciona el tipo de cantidad variable en función del tipo de trabajo para que a la hora de facturar vincule los importes del proyecto de cada mes con su respectiva factura. Todos los meses se facturará de forma automática, el responsable de facturación no tendrá que acordarse de que importe corresponde facturar cada mes (teniendo en cuenta que los importes pueden ser variables cada mes) El responsable de facturación lo único que tendrá que hacer es revisar las facturas y validarlas.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 3. Pedidos ventas y compras productos entregables relacionados con Proyecto

En este vídeo mostramos otro proceso del ERP ODOO del sector de empresas de limpieza, el proceso consiste en la venta de productos (la empresa no dispone de almacén) por lo que son entregados directamente desde el proveedor al cliente. Los productos son del tipo lejía, detergente…

En primer lugar cuando se da de alta un producto se asignan los proveedores y el precio de compra de cada proveedor.

Cada cliente tiene un porcentaje sobre el coste del producto del proveedor para calcular los precios de venta en el pedido de venta.

Cuando se genera el pedido de venta se selecciona el cliente y los productos, para cada producto se selecciona el proveedor, por lo que la información que se muestra es el precio de compra del proveedor, el % incremento sobre el coste aplicado al cliente y el precio de venta calculado de forma automática.

Al mismo tiempo tanto en el pedido de venta y de compra se selecciona el proyecto al cual se le relaciona, cuando se emite la factura de ventas o se recibe la factura de compras en el proyecto aparecerán estos conceptos como ingresos reales en el caso de las ventas y gastos reales en el caso de las compras.


ERP ODOO empresas limpieza Parte 4. Fusión de facturas de clientes

En este vídeo del ejemplo del vertical del sector limpieza del ERP ODOO mostramos cómo fusionar varias facturas de clientes.

En este caso fusionamos una factura de servicios generada a través de la facturación recurrente automática del contrato derivado del proyecto y la factura de un pedido de productos entregables al cliente directamente a través del proveedor.

Para poder fusionar varias facturas, estas tienen que tener el mismo cliente, la misma dirección de facturación, el mismo comercial, la misma cuenta contable y la misma cuenta analítica. Las facturas deben estar en estado borrador para poder fusionarse.

Para fusionar las facturas, las seleccionamos y pulsamos la opción fusionar facturas y seleccionaremos la fecha de factura, la nueva factura mostrará en documento de origen los documentos de las facturas que tenían las facturas fusionadas, se creará una nueva factura de forma automática que habrá que validar y las facturas fusionadas aparecerán con estado cancelado por lo que las podremos eliminar de forma manual en caso de ser necesario.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 5. Fichero recibos domiciliados SEPA y conciliación bancaria

En el siguiente vídeo mostramos el proceso de configurar los datos necesarios en un cliente para generar un fichero SEPA sobre los vencimientos o recibos de facturas emitidas.

En primer lugar, se muestra el registro de una cuenta bancaria en un cliente, la creación de un mandato, la selección del método de pago (en este caso configurado como Recibo Domiciliado SEPA) y los plazos de pago.

Al emitir la factura los datos configurados en el cliente se trasladan a la factura y cuando se valida se trasladan al asiento contable.

A través de la orden de cobro seleccionamos por fecha de vencimiento los apuntes contables a incluir en la remesa de cobro SEPA.

Generamos el fichero para su importación y procesamiento en el sistema del banco.

Y finalmente a través de la importación de los extractos bancarios conciliamos el apunte de la remesa.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 6. Importación nóminas Excel y pago a empleados por transferencia SEPA

En el siguiente vídeo continuamos con funciones del vertical del sector limpieza del ERP ODOO, en este caso es una función muy útil no solo para empresas del sector limpieza sino para aquellas empresas con un número elevado de empleados.

El proceso es el siguiente.

La empresa dispone de un fichero en Excel con la información de nóminas de todos los empleados de un mes, la primera columna del archivo Excel es el código de empleado para poder relacionarlo con el ERP ODOO.

En el ERP ODOO se selecciona la fecha del asiento y la fecha de pago de las nóminas.

Se importa el archivo Excel y se procesa para generar el asiento contable.

En el asiento contable vemos la cuenta 465 desglosada por empleado, esta información se utilizará para generar el archivo de transferencia SEPA.

Para generar el archivo de transferencia SEPA antes de importar el archivo de nóminas cada empleado debe tener configurada su cuenta bancaria.

Para generar el fichero de transferencia SEPA, es necesario crear una orden de pago e importar los apuntes contables del mes importados de la cuenta 465 de los empleados.

Una vez generado el fichero y procesado en el banco y una vez importado el fichero N43 de extractos bancarios conciliamos el pago con el apunte de la orden de pago.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 7. Registro y control de horas reales trabajadas

En este vídeo mostramos el sistema que se utiliza para registrar horas reales trabajadas.

Como no es práctico que los empleados rellenen partes de trabajo semanales o mensuales para registrarlos posteriormente en el sistema, más aún cuando el número de empleados es elevado, el mejor sistema a la hora de controlar horas reales trabajadas para imputar el coste real a cada proyecto es realizando ajustes sobre las horas planificadas.

Cada empleado tiene una planificación previa de las horas a trabajar cada mes.

Si esas horas varían por cualquier circunstancia se ajustan desde incidencias.

A la hora de calcular horas reales trabajadas tendremos en cuenta las horas planificadas más o menos las horas ajustadas por las incidencias.

En el siguiente vídeo se muestra un ejemplo del registro y control de horas reales trabajadas en una empresa del sector limpieza.

Por qué es necesaria la simulación de costes en empresas que trabajan por proyectos

La verdad es que la simulación de costes es necesaria en todo tipo de actividades empresariales, por algo las multinacionales trabajan concienzudamente el presupuesto económico o Budget en inglés.

En este caso vamos a comentar la importancia de la simulación de costes en empresas que trabajan por proyectos.

Imaginemos una empresa del sector servicios, en concreto una empresa que realiza servicios de limpieza. Esta empresa a la hora de comercializar los servicios tiene en cuenta unas necesidades específicas del cliente, por ejemplo limpiar un número determinado de m2 una vez al día. La empresa de limpieza ya sabe que para calcular el número de m2 necesita un número determinado de personas y que estas personas trabajan un nº determinado de horas al día, la empresa también sabe según el perfil profesional el coste por hora de trabajo.

La empresa también sabe por experiencia los materiales que va a consumir para este tipo de trabajo y el coste estimado de los materiales.

Lo mismo que otra serie de costes imputables al proyecto.

Con estos datos la empresa puede planificar tanto el trabajo que se va a realizar en este proyecto, como los costes directos en los que va a incurrir.

Esta información es altamente valiosa ya que permite aplicar un margen para calcular el precio de venta del proyecto o calcular el margen en base a un precio de venta objetivo.

Utilizando ambos casos se puede saber la rentabilidad bruta esperada para un determinado periodo de tiempo, que comparándolo con los costes de estructura presupuestados nos proporciona la rentabilidad global presupuestada de la empresa.

 

¿Por qué este informe de cálculo de la rentabilidad global esperada útil y necesaria?

Porque es la información más valiosa para una empresa, disponer de información previa para tomar de decisiones que permita cambiar la situación esperada.

Si se sabe que se va a perder dinero un mes determinado lo lógico sería tomar medidas para evitarlo.

Si se sabe cuánto dinero se puede ganar se pueden tomar decisiones anticipadas sobre inversiones a realizar.

En el siguiente ejemplo se muestran los tipos de informes que se pueden calcular en el ERP ODOO para mostrar la rentabilidad bruta o la rentabilidad global presupuestada.

Otros informes realizan una comparación entre lo presupuestado sobre lo real y así determinar donde han estado las diferencias para corregirlas en las próximas simulaciones.

01-cálculo-margen-bruto-presupuestado-por-proyecto-2

02-rentabilidad-global-presupuestada-empresa-proyectos-ERP-ODOO-2

03-relación-entre-informes-rentabilidad-esperada-proyectos-ERP-ODOO-2

Sistema de costes para empresas de servicios con ERP ODOO

Un sistema de costes para empresas de servicios con ERP ODOO es un subproyecto en la implantación del ERP. El sistema de costes tiene su diseño, análisis, implantación, testeo, formación y seguimiento.

Las empresas con las que colaboro tenemos una gran experiencia en implantación de sistemas de costes para empresas de servicios con el ERP ODOO.

 

En la fase de análisis se detectan las necesidades del sistema de costes de la empresa, que información requiere para tener una visión global del negocio y que información detallada requiere para su control y análisis. Se definen los objetivos del sistema de costes, ya sea la optimización de recursos, el control o fijación de tareas, la medición del coste de proyectos y/o actividades, las rentabilidades de los departamentos o áreas o la rentabilidad de los clientes, así como la posibilidad de identificar actividades que no generan valor añadido al negocio.

En la fase de diseño se estudia la estructura, los procesos y administración que llevará el sistema. Se definen centros de costes principales, centros de costes secundarios, costes directos e indirectos y se configuran el tipo de cuentas analíticas que participarán en el sistema. Al mismo tiempo se define el  modo de presentación de la información.

En la fase de implantación se desarrolla y se adapta el sistema a la forma de trabajar de la empresa. Imaginemos una empresa de consultoría, cuyos empleados viajan constantemente y tienen que reportar las horas que dedican a cada proyecto o actividad, así como cierto tipo de información operativa. El sistema tiene que simplificar la recogida de datos, tiene que ser un sistema ligero para que desde cualquier dispositivo conectado a internet se pueda realizar la función de entrada de datos (móviles, tablets, portátil…)

El testeo es fundamental para pulir y corregir cosas que no se han detectado en la fase de diseño.

La formación es igual de importante que el análisis o el diseño, el éxito del proyecto dependerá del grado de comprensión y utilización del sistema.

Con el seguimiento se realizan mejoras al sistema, a medida que el sistema se utiliza se pulen detalles, el sistema es una adaptación a la práctica y a la forma en la que la empresa y los usuarios utilizan el sistema.

Gestión de Proyectos para empresas de Eventos y Catering con ERP ODOO

Te presento el ERP ODOO adaptado a un sistema integrado de gestión para empresas de Eventos y Catering.

La característica principal de este tipo empresas es la elaboración de un presupuesto de control interno para intentar prever el resultado de un evento y poder fijar un precio de venta (presupuesto de venta) que permita obtener los beneficios esperados en la empresa.

Una de las claves en la elaboración del presupuesto en empresas de gestión de eventos y catering es el coste del menú de elaboración de alimentos (Escandallos menús eventos y catering)

En el sistema elaboramos escandallos (platos o recetas) para estimar el coste por ración y un elaborador de menús tanto para calcular el coste estimado como para registrar el coste real en base a la cantidad real consumida.

En el siguiente dossier explico el funcionamiento del proceso de la elaboración del presupuesto de control interno y la comparación con los datos reales.

Descarga aquí el dossier

El ERP ODOO adaptado para empresas de eventos y caterings incluye: Si no necesitas todas las funciones podemos presentarte un presupuesto a medida.

Gestión de Proyectos (Eventos)

• Registro de responsable de proyecto
• Asignación cliente al proyecto
• Registro de miembros del equipo
• Registro de presupuestos interno con fecha, concepto e importe
• Creación de tareas de forma manual
• Posibilidad de crear tareas de forma automática desde plantilla de tareas
• Personalización de estados en las tareas
• Planificación de horas iniciales en las tareas
• Registro de horas reales consumidas en las tareas
• Asociación coste por hora del empleado al registro de horas reales de las tareas para cálculo de horas trabajadas
• Control de progreso de horas por tareas
• Control de horas pendientes por tareas
• Planificación de plazos de ejecución de las tareas (Fecha inicio y fecha fin) para control por Gantt
• Asociación cuenta analítica (proyecto) a facturas de ventas y de compra
• Resumen de rentabilidad actual por proyectos (Presupuesto, reales y desviaciones)
• Listado de proyectos con margen real actual y progreso de horas acumuladas de las tareas
• Posibilidad de utilizar proyectos para presupuesto y control de gastos generales (gastos fijos) de la empresa
• Tabla de presupuesto para control y gestión global
• Tabla de reales para control y gestión global
• Gestión documental avanzada en proyectos
• Posibilidad de facturación recurrente a través de contratos
• Facturas de ventas (Personalización formato)
• Facturas rectificativas de ventas (Personalización formato)
• Facturas de compras
• Facturas rectificativas de compras
• Presupuestos de ventas (Personalización formato)
• Pedidos de ventas
• Presupuestos de compras (Personalización formato simple) 1 formato
• Gestión de clientes, proveedores, productos
• Cobros y pagos directamente desde facturas
• Control de cobros y pagos desde facturas
• Informe de facturación
• Registro de IVA
• Libro de IVA
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)
Escandallos menús
• Tabla maestra para registro de materias primas
• Función para la creación de escandallos (por plato) con coste estándar para el cálculo del coste unitario por ración (o persona/invitado)
• Función para la creación de menús para el cálculo de costes previstos del menú en función de la cantidad estimada (personas/invitados)
• Cálculo del coste real del menú en función de la cantidad real (personas/invitados)

Presupuesto-económico-eventos-empresas-catering-ERP-ODOO

Rentabilidad-real-empresas-eventos-y-catering-ERP-ODOO

CRM y Ventas

• Comunicación
• Gestión documental en clientes
• Distinción entre clientes reales y contactos
• Presupuestos de venta
• Historial iniciativas, oportunidades, reuniones, llamadas telefónicas en clientes / contactos
• Control de emails enviados a clientes (pedidos, facturas..)
• Registro de campaña, canal y origen en las iniciativas
• Personalización estados de oportunidades
• Posibilidad de asociar un proyecto a una oportunidad
• Registro y control de acciones comerciales en oportunidades (visitas / reuniones, llamadas, otras acciones)
• Planificación próximas acciones comerciales (recepción de email a cada comercial con el resumen del estado de sus oportunidades)
• Conversión automática de oportunidades en presupuestos
• Envío de presupuestos por correo electrónico con plantilla personalizada
• Gestión de comerciales y equipos de venta
• Clasificación de clientes y contactos para segmentación
• Envío de facturas por correo electrónico con plantilla personalizada
• Informe de control de operaciones comerciales del CRM
• Tarifas de ventas (posibilidad de aplicar reglas)
• Condiciones de ventas: Plazos, tipos, canales…
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)

Gestión Recursos Humanos

• Ficha completa empleado
• Tipo trabajo (jornada completa, media jornada, temporal, por horas…)
• Gestión de ausencias y vacaciones
• Gestión documental empleados (curriculums, cartas presentación…)
• Control coste por hora estándar de trabajo

Control de Gestión

• Informe de rentabilidad global mensual mostrando presupuesto, reales y desviaciones, alertas de colores en márgenes y resultados (acumulado de todos los proyectos)
• Posibilidad de visualizar el informe global por proyecto
• Control de vencimiento de cobros y pagos
• Informe detallado de facturación
• Control de información desde tablas mediante filtros, filtros personalizados y agrupaciones
• Business Intelligence integrado en ODOO

Posibilidad de integrar el área de contabilidad.

Descarga aquí el Dossier de esta herramienta de gestión

Sistema de costes dinámico para analizar la rentabilidad de proyectos y clientes con ERP ODOO

Pensando en el título podríamos haberlo denominado “Informe dinámico” pero sería simplificar en gran medida todo un sistema y una metodología de gestión.

Como vemos en la imagen el “Informe dinámico para analizar la rentabilidad de proyectos y clientes” (también se puede realizar para productos comerciales y fabricados) es solo la punta del iceberg, es lo que el gerente o los responsables de departamento ven para controlar y analizar los resultados y los procesos de la empresa.

¿Por qué es un informe dinámico? Porque se analiza la información desde la más resumida y agregada hasta la más detallada, se analiza la información en distintos niveles para diferentes periodos de tiempo y con las funciones que la empresa necesita.

Por ejemplo el informe podría tener esta estructura.

Para llegar a construir este informe dinámico hay toda una metodología detrás que determinarán el éxito del sistema.

Algunas de las tareas que hay que realizar para diseñar e implementar el sistema de costes son las siguientes aunque pueden variar dependiendo de la empresa y su forma de trabajar.

 

Definición objetivos de costes y rentabilidades. Una de las tareas más importantes es saber antes de empezar el qué se persigue, que se necesita saber, qué queremos analizar y cómo queremos analizarlo y controlarlo. Por ejemplo.

¿Queremos utilizar la información para mejorar internamente? ¿La queremos utilizar para saber dónde se está fallando? ¿la queremos utilizar para fijar precios de venta más competitivos? ¿Para fijar presupuestos a los diferentes departamentos, por ejemplo un objetivo de horas por proyecto?

 

Análisis de procesos. Una vez sabemos lo que la empresa necesita conseguir, tenemos que ver cómo la empresa trabaja en la actualidad, qué información maneja y qué es necesario cambiar para poder conseguir los objetivos planteados.

En esta fase se determina quienes son los usuarios de los procesos, tanto los que alimentan o van a alimentar el sistema como los que lo van a supervisar o los que lo van a utilizar para aprovechar todo su potencial.

Esta fase también es de gran utilidad para detectar posibles mejoras en el proceso actual.

 

Adaptación del sistema de costes a los procesos de la empresa. Es muy raro que dos empresas tengan un sistema de costes igual. En los sistemas de costes intervienen todas las áreas de la empresa, utiliza casi toda la información tanto contable como operativa de la empresa, se tiene que amoldar a los procesos y a la forma de trabajar de cada empresa, se adapta a las necesidades de análisis y toma de decisiones de la empresa, es decir en los sistemas de costes intervienen tantas variables que hacen que los sistemas sean únicos y exclusivos de las características de cada empresa.

Las empresas tienen centros de costes o centros de responsabilidad diferentes, tienen diferentes cuentas analíticas, tienen diferentes departamentos, algunas no reparten los costes indirectos, otras reparten los indirectos, las claves de reparto de los indirectos varían según la actividad o las necesidades de la empresa. Algunas empresas quieren ir más a allá y gestionar los costes de las actividades para identificar y mejorar las que generan valora añadido y reducir y eliminar las que no lo generan.

Adaptación del sistema al análisis y a la toma de decisiones de la empresa. Cómo la empresa quiere analizar la información y gestionar su toma de decisiones.

¿Queremos saber el margen bruto? ¿Queremos distinguir entre costes directos o indirectos? ¿Queremos distinguir entre costes del personal y materiales?

El sistema de costes va más allá que un simple informe, es una metodología y un sistema de gestión con el que explotarás todo el potencial del ERP para ayudar a las empresas a ser más competitivas.

ERP ODOO Controller

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