¿Qué beneficios aporta un Sistema de Control Presupuestario?

Qué beneficios aporta un Sistema de Control Presupuestario Excel.

Un presupuesto financiero no es más que un objetivo que se marca la empresa en términos económicos de cómo desea o necesita que sea el resultado para un periodo determinado.

El objetivo financiero o presupuesto debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa, es decir, si la empresa tiene un plan de crecimiento el objetivo financiero deberá ir acorde al crecimiento previsto (más contrataciones, mayor inversión en publicidad y marketing, inversiones en capacidad de producción…)

Sin embargo si la empresa tiene un plan de ajuste debido a la caída de la demanda el objetivo deberá estar relacionado con este plan (recortes personal, paralización de inversiones, reducción de gastos fijos…)

Entonces el presupuesto es nuestra meta a nivel económico respecto a lo que planea realizar la empresa y por lo tanto el resultado que espera conseguir.

Esto tiene una serie de ventajas respecto a no tener un presupuesto y no llevar un control.

Si la empresa no tiene un objetivo, se da por hecho que la empresa puede dar un resultado u otro, el resultado será incierto.

Si el resultado no se controla desde el principio la empresa no puede establecer un plan de medidas para alcanzarlo o aplicar medidas correctoras para corregir la tendencia de una desviación del real respecto al objetivo.

Si empresa no se fija un objetivo no sabe a dónde quiere llegar, es como conducir un coche sin tener un destino en mente, simplemente conducimos hasta que en un momento dado del vehículo se quede sin combustible.

Si fijamos un objetivo de ingresos y un objetivo de gastos tenemos 2 opciones de control.

1) Control acumulado según se vaya cerrando contablemente cada mes, es lo que en inglés se denomina Year-to-Date o Acumulado hasta la fecha. Esto nos da una visión de cómo vamos a fecha de hoy respecto al objetivo, si vamos bien o vamos mal, si vamos mal podemos planificar acciones para corregir la situación, sin embargo no tenemos una perspectiva de cómo vamos a finalizar el año respecto al presupuesto.

2) Control Full-Year Forecast + Control Year-To-Date. Este tipo de control nos permite anticipar el resultado final comparado con el presupuesto teniendo en cuenta el Year-To-Date + previsiones justificadas hasta final del año.

En este modelo incorporamos previsiones que a su vez tienen impacto debido a las acciones que planifiquemos y ejecutemos.

Este sistema tiene una gran ventaja y es que podemos influir en el resultado final para intentar conseguir el objetivo.

Por ejemplo prevemos que las ventas están un poco estancadas y si no se incrementan no se conseguirá el objetivo siempre y cuando se mantenga el margen bruto y se incremente algunas partidas de los costes de estructura pero que permite superar el umbral de rentabilidad para este crecimiento.

Teniendo en cuenta esto, podemos incrementar el gasto en acciones comerciales para poder impulsar las ventas, siempre y cuando sepamos el impacto que generarán las acciones en el incremento de ventas y sepamos el coste de las acciones comerciales.

Planificando y ejecutando acciones sobre las previsiones teniendo en cuenta el resultado Year-To-Date tenemos bastantes posibilidades de acercarnos o superar el objetivo fijado.

De lo contrario lo único que podemos hacer es verlas venir y conseguir un resultado completamente incierto, que puede ser positivo o puede ser negativo, no podemos influir sobre el mismo.

¿Nos interesa saber a dónde queremos ir y poner los medios para alcanzarlo?

A quien no le gustaría, tendemos a evitar la incertidumbre, nos gusta tener todo bajo control, sobre todo en cuestiones financieras, a qué empleado no le gusta saber lo que va a ganar cada mes para poder planificarse.

En una empresa hay mucho en juego, por lo que la incertidumbre se debería de reducir lo máximo posible.

Y esto es lo que permite el control presupuestario.

Ventajas implantación de un Sistema Control Presupuestario con Proyecciones en tu empresa:

Maximizar los BENEFICIOS
Mejorar los procesos internos para ser más competitivos
Anticipar decisiones para alcanzar los resultados deseados
Poner las pilas a toda la organización para mejorar continuamente y no quedarse atrás
Delegar responsabilidades en Directores o Responsables de áreas
Evaluar el desempeño de los Directores o Responsables de áreas

Control Presupuestario Excel

Ejemplo Informes Control Presupuestario M11

9 errores habituales en la Gestión de un Presupuesto

Hace unos meses una empresa de congelados me comentaba que habían intentado elaborar un presupuesto en varias ocasiones como medida para reconducir la situación de la empresa, llevaban varios años con resultados negativos y pensaban que la solución consistía en reducir los gastos de materias primas, mano de obra y gastos generales.

Los muchos intentos de puesta en marcha generaron desconfianza en el equipo, consideraban que la herramienta aportaba muy poco y que les hacía perder el tiempo. La situación había desmotivado al personal de cara a futuros cambios en la gestión, llegando incluso a generar conflictos entre diferentes departamentos.

Analizando los anteriores intentos de lanzamiento, se descubrió que habían cometido algunos errores de diseño.

1) No habían elaborado el presupuesto en línea con la estrategia y el Business Plan.
La estrategia y el presupuesto seguían caminos diferentes, la estrategia perseguía el crecimiento, mientras que el presupuesto la reducción de costes, en algunos casos los objetivos se contradecían. El presupuesto es la traducción económica de la estrategia por lo que deben ir unidos de la mano.

2) No habían vinculado las cuentas contables con las actividades y recursos de la empresa.
Tan solo tuvieron en cuenta los valores contables para la elaboración del presupuesto. No habían elaborado un presupuesto de costes e ingresos detallados para el cálculo del margen bruto y la rentabilidad neta. Lo ideal es disponer de un presupuesto contable, un presupuesto de costes y uno de ingresos.

3) No habían confeccionado un plan de acciones que les permitiese alcanzar los objetivos.
Tenían objetivos pero no un plan de qué hacer, quién lo tiene que hacer y cuándo se tiene que hacer.

4) No habían delegado las distintas partes del presupuesto a los responsables de área.
Solo había un responsable del presupuesto, tanto del diseño, como de su ejecución y control, en este caso el responsable era el jefe de administración, los responsables de área desconocían sus objetivos y en consecuencia no tenían una motivación para actuar.

5) No habían involucrado a los responsables de área en la confección del presupuesto.
No preguntaron a las personas que más sabían sobre las actividades de la empresa, los que saben qué se puede conseguir y qué no, además de ser las personas responsables de la ejecución del plan de acción.

6) No habían considerado el presupuesto como un objetivo global.
El presupuesto conlleva trabajar en equipo para conseguir un objetivo común, no en objetivos individuales asignados cada área sin una meta conjunta.

7) No eran capaces de detectar las causas de las desviaciones.
Desconocían que afectaba a la consecución del presupuesto, en consecuencia resultaba complicado saber dónde había que mejorar.

8) No utilizaron el presupuesto como una herramienta de mejora.
Tan solo consideraron el presupuesto como una herramienta para reducir gastos, el sistema de control presupuestario no podía realizar correctamente su función de mejorar la competitividad, mejorar la rentabilidad, detectar oportunidades, eliminar el desperdicio….

9) Utilizaron el presupuesto como arma de presión y control.
El uso del presupuesto como herramienta de fiscalización, genera desmotivación, desconfianza y rechazo entre el personal, lo que dificultó aún más su aceptación y puesta en marcha.

Errores en el diseño de la elaboración del presupuesto y su gestión pueden generar más problemas que ventajas. El presupuesto es una herramienta imprescindible si tu empresa necesita ser más competitiva y mejorar de forma continua para conseguir resultados positivos en la Cuenta de Resultados.

Los Enemigos de la Mejora Continua, el Kaizen y su impacto en el Control Presupuestario

Rafa Lucero es uno de los mayores expertos en Kaizen de España.

En el siguiente vídeo nos muestra las típicas excusas y reacciones ante la aplicación de la Mejora Continua en algunas empresas.

🚫 Es que nos falta gente

🚫 Es que siempre se ha hecho así

🚫 Yo ya lo dije…

🚫 No va a funcionar

🚫 Esto no son tornillos

🚫 Otro día lo miramos

🚫 Estamos en ello

🚫 Total, no se va a hacer

🚫 Nosotros somos diferentes

🚫 Eso es Imposible..

🚫 Si funciona, no lo toques

🚫 Nuestro producto es muy difícil

🚫 Nuestra empresa es muy complicada

🚫 Nuestros clientes son muy exigentes

¿Continúas en el estado «Idea Killers» ó Enemigos de la Mejora?

El Cambio es Posible. Tú empresa no es distinta al resto.

El Kaizen facilita la aplicación de la Mejora Continua en las empresas en cuanto a procesos, y organización interna, una metodología que persigue la optimización y la eficiencia de los procesos que consumen recursos de todo tipo.

No voy a entrar en detalle sobre lo que es el Kaizen ya que hay demasiada información al respecto en la web.

El Kaizen además de ser una metodología es una filosofía que muchas empresas interiorizan en su organización.

De eta forma paso a paso se convierten en más competitivas, mejorando tiempos, costes, capacidades, mejorando la calidad, mejorando la eficiencia, la productividad…

Al igual que otras metodologías como la implantación de un OEE en fabricación, técnicas 6 Sigma, lean manufacturing… Todas estas herramientas dirigidas a las mejora de las organizaciones tiene un impacto directo en la Cuenta de Explotación.

Pero para poder controlar y gestionar estas mejoras muchas empresas, sobre todo las grandes multinacionales aplican Sistemas de Control presupuestario como los que yo implanto en todo tipo de empresas (independientemente de su tamaño y el sector)

El sistema de Control Presupuestario con proyecciones es la traduce económicamente las mejoras obtenidas por el Kaizen, el OEE o el 6 Sigma.

Así que si quieres evolucionar y no estancarte, apóyate con es este tipo de técnicas para mejorar año tras año.

Tu Cuenta de Resultados lo agradecerá.

Y de ahí en adelante solo el límite te lo pones tú.

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