¿Qué es la conciliación bancaria? Un mejor control de la tesorería

Lo que se denomina conciliación bancaria no es más que un código que permite relacionar un documento a cobrar o a pagar con su respectivo cobro o pago ya sea el pago vía banco o caja.

Tradicionalmente las empresas tenían programas independientes de facturación y de contabilidad, cuando emitían una factura posteriormente realizaban el asiento manual en el programa de contabilidad, una vez realizado el cobro completo o parcial de la factura se realizaba el asiento. La forma de poder relacionar el cobro con la factura a través de los apuntes era por medio de la descripción de la factura.

El control de cobros o pagos pendientes se realizaba únicamente a través de la contabilidad, por esa razón la información que proporciona el libro mayor de una subcuenta de un cliente era muy importante.

Aun así, para controlar qué saldo de las facturas estaba pendiente de cobro a través del programa de contabilidad no era muy práctico ya que había que ir punteando nunca mejor dicho los apuntes contables.

La ventaja de utilizar sistemas integrados de gestión contabilidad, comúnmente denominados ERP.

Hoy en día por fortuna existen los programas que integran todas las áreas de la empresa, son los denominados ERPs. En este tipo de sistemas de información de gestión empresarial, la contabilidad es consecuencia de la gestión lo que permite la creación automática de asientos contables tanto de documentos a cobrar y pagar como de asientos de cobros y pagos a través de la importación de las transacciones bancarias y/o registros de caja.

¿Qué ventaja tiene la conciliación bancaria?

En un ERP la conciliación bancaria o de caja tiene enormes ventajas.

Lo más sencillo es que lo explique con un ejemplo. Imagina que emites una factura a un cliente a cobrar 121 Euros. Tal como se muestra en la siguiente imagen.

El total del importe pagar (cobrar) es de 121 Euros y el importe pendiente de pago es también de 121 Euros ya que todavía no se ha efectuado ningún cobro.

En un ERP el asiento de la factura se genera automáticamente y quedaría tal como se muestra en la siguiente imagen. Como se puede observar el campo código de conciliación para el apunte de la cuenta 430 está vacío, esto es debido a que todavía no se ha efectuado ningún cobro.

Días después se efectúa el cobro, en un ERP se importaría el extracto bancario mediante un fichero descargado del banco y se relacionaría el cobro con su respectivo documento a cobrar, en este caso una factura de venta, generando automáticamente el siguiente asiento contable.

Como se puede ver en este asiento como hemos relacionado el cobro con su respectiva factura se genera el código de conciliación, a modo de ejemplo se ha asignado el código A1.

Este código relacionará en los apuntes contables, el apunte del cobro del saldo del cliente con el apunte del cobro del asiento de la factura del cliente. Por lo que una vez realizada la conciliación si vamos al asiento de la factura veremos que ahora sí que aparece el mismo código de conciliación.

¿Cómo controlar la conciliación bancaria?

Una de las grandes ventajas de la conciliación es el control no solo a nivel contable sino también a nivel de gestión. Por lo que para controlar los saldos pendientes no es necesario verlo desde contabilidad, sino que desde facturación se puede llevar el mismo control.

Si accedemos al libro mayor del cliente tendremos los apuntes que se muestran en la siguiente imagen. Como se puede ver el mismo código de conciliación aparece en los 2 apuntes, esto significa que la factura está completamente saldada y el código de conciliación permite comprobar rápidamente la relación entre el documento a cobrar con el cobro correspondiente. Si el cobro salda completamente el importe a pagar de la factura la conciliación se denomina, Conciliación Total. En el caso de que el cobro solo salde parte del importe a cobrar de la factura, se denomina Conciliación Parcial.

Pero tal como he comentado es que la ventaja de la conciliación no solo es un mejor control a nivel contable. Realmente la gran ventaja es el control a nivel de gestión. Al poder relacionar los cobros con la factura esa información se traslada a la propia factura para llevar un control desde la misma.

Como se puede ver en la imagen ahora en la factura se muestra la información del cobro y como resultado el campo importe Pendiente de pago es cero ya que la factura ha sido completamente saldada, el estado de la factura cambiaría a pendiente de pagar a pagada.

De esta forma de un simple vistazo al listado de facturas podemos saber cuáles están pendientes y cuál es importe pendiente a cobrar.

Si todavía no te ha quedado claro el ejemplo sobre lo que es la conciliación bancaria. Aquí te dejo una serie de vídeos que muestran ejemplos de cómo funciona en un ERP y algunos ejemplos sencillos de cómo se puede realizar con Excel sin la intervención de asientos contables. Al fin y al cabo, el objetivo es el mismo.