¿Qué es la Contabilidad de Costes?

El Contabilidad Financiera nos permite conocer el total de gastos del personal, las materias primas, suministros, amortizaciones… así como los ingresos totales.

Sin embargo, la CONTABILIDAD DE COSTES, nos proporcionará información más analítica, como por ejemplo saber cuánto le cuesta a la empresa producir cada tipo de mueble, y de ese coste resultante, qué proporción corresponde al consumo de materias primas, al personal directo (mano de obra) o a la amortización de las máquinas, consumo de energía, mantenimiento…

De esta forma también podemos calcular el margen obtenido o que puede obtener la empresa por cada tipo de mueble, cuáles son más rentables y en cuáles la empresa pierde dinero.

Adicionalmente, la Contabilidad de Costes permite la distribución de gastos a través de los denominados Centros de Costes, lo que permite que analizar los costes entre los distintos departamentos de la empresa (compras, producción, ventas, administración…)

Por lo tanto, mientras que la Contabilidad Financiera permite analizar la empresa en su conjunto, la Contabilidad de Costes profundiza en el origen y las causas que generan la rentabilidad a través de los ingresos generados y los costes consumidos.

Entre otras funciones, la CONTABILIDAD DE COSTES nos va a permitir:

Conocer el coste que tiene que soportar la empresa en cada etapa de la fabricación del producto.
Evaluar el inventario de trabajos en curso, productos semiterminados y productos elaborados (en base a los costes incurridos hasta el momento).
Detectar actividades, productos o clientes que pueden hacer estar perdiendo dinero a la empresa.
Determinar el precio de venta a través del margen deseado u obtenido de cada producto.

La información que se elabora a través de la contabilidad financiera (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estados y origen de aplicación de fondos…) tiene como destino la propia empresa, así como otros agentes externos (accionistas, Hacienda, Registro Mercantil, entidades financieras…) sin embargo información que se obtiene de la contabilidad de costes va dirigida únicamente al uso interno de la empresa.

Los usuarios de la información de la contabilidad de costes son la dirección de la empresa y los responsables de los distintos departamentos con la finalidad de que puedan conocer en profundidad cómo evolucionan los diversos costes e ingresos, en qué medida se desvían de los presupuestos, así como las causas de estas desviaciones, cuáles son las actividades más rentables y en qué actividades se pierde dinero…

Mientras que la contabilidad financiera tiene unas normas y criterios muy determinados, que son de obligado cumplimiento para todas las empresas, en la contabilidad de costes cada empresa tiene total libertad para establecer aquel sistema que mejor se adapte a sus necesidades ya que como se ha comentado antes, es exclusivamente para uso interno de la empresa. Es implica que muchas empresas no dispongan ningún sistema de contabilidad de costes ya que no es de obligatorio cumplimiento.

Como ves la contabilidad de costes puede proporcionar una información muy valiosa para la empresa.

Vídeo “IMPRESIONANTE Sistema de Cálculo de Costes, Márgenes y Rentabilidad”

Pero no solo de la CONTABILIDAD DE COSTES vive un CONTROLLER, otras de las herramientas imprescindibles con las que aporta valor a la empresa son.

Sistema de Control Presupuestario con Proyecciones Anuales

Previsiones de Tesorería avanzadas

Contabilidad de Costes ¿Qué beneficio aporta a la empresa?

La Contabilidad de Costes es una función muy importante incluida en el área de Contabilidad Analítica o Contabilidad Gerencial.

El coste de un producto o servicio se compone de los “recursos” necesarios que aportan valor al mismo.

A modo de ejemplo los “recursos” necesarios para el cálculo del coste de un producto o servicio pueden ser las materias primas necesarias para elaborar un producto, las horas máquina necesarias para fabricar el producto, las horas de los empleados directos que participan en la elaboración del producto, o la ejecución del servicio o el proyecto.

Estos recursos aportan valor al producto ya que sin ellos sería imposible su existencia.

Por ejemplo una bicicleta se compone de una serie de piezas, manillar, frenos, ruedas, pedales, sillín… y el tiempo consumido por los empleados para su montaje. La suma del coste de cada uno de los componentes y el tiempo consumido genera el coste del producto. Sin estos recursos no podríamos elaborar una bicicleta.

Lo mismo pasa a la hora de calcular el coste de un proyecto o un servicio. Necesitan recursos que aporten valor a los mismos, como por ejemplo horas de empleados en tareas a ejecutar, el consumo de materiales o la subcontratación de los servicios.

Sin estos recursos sería imposible poder desarrollar un proyecto o realizar un servicio.

Vídeo que explico la diferencia entre gasto, coste y coste de ventas

¿Cómo se valoran económicamente los recursos necesarios que aportan valor al producto, proyecto o servicio?

Aquí viene la complejidad porque dependerá de cuándo queramos calcular el coste del producto, proyecto o servicio.

Si necesitamos calcular el coste del producto antes de fabricarlo o una vez fabricado.

Si lo tenemos que calcular antes de que se fabrique entonces necesitamos que los recursos tengan un valor previsto, es lo que se denomina coste estándar.

Si necesitamos calcular el coste del producto una vez fabricado podemos utilizar valores reales (por ejemplo en el caso de las materias primas podemos aplicar el método de valoración fifo, lifo o precio medio ponderado) y en el caso del personal directo posiblemente tengamos que seguir utilizando el coste estándar por una sencilla razón. El coste del personal no lo podemos conocer realmente hasta que se haya cerrado la contabilidad del mes. Por lo tanto en muchos casos utilizaremos una combinación de costes reales y costes estándar para el cálculo.

Lo mismo ocurre en el caso de los proyectos o servicios.

¿Cuál es el objetivo de la contabilidad de costes?

Hay 3 objetivos básicos en la contabilidad de costes:

El cálculo de costes. Esta es la función principal y sobre la que se basan las demás funcionalidades de este aparatado de contabilidad analítica.

El control de costes. Tiene como objetivo optimizar el valor de un producto, proyecto o servicio en función de las restricciones presupuestarias establecidas por la administración. Si un proyecto tiene un coste objetivo de 1.000 debido a que prevemos el consumo de un cierto número de horas y materiales y el coste real es de 1.500 debemos analizar las causas de las desviaciones y evitar que vuelvan a ocurrir. Pero antes de que se llegue a generar el coste de 1.500 podemos controlar el consumo de recursos y su valor para intentar alcanzar los 1.000 presupuestados. A través del control de costes podemos actuar para conseguir el resultado esperado.

La reducción de costes. Este objetivo muchas veces se malinterpreta ya que en realidad se debería denominar optimización de costes. No podemos quitarle los pedales o el sillín a la bicicleta para reducir el coste del producto, no podemos eliminar el trabajo de un proceso productivo y tampoco podemos reducir costes sin que afecten a la calidad del mismo ya que reduciríamos el valor de mercado del producto final. Pero si que podemos optimizar sus costes, por ejemplo utilizar procesos de producción más eficientes, buscar proveedores que ofrezcan materiales con la misma calidad al mejor precio, mejorar los procesos del personal directo para ser más eficientes y producir más unidades en menos tiempo. O ser más eficientes en el desarrollo o ejecución de un proyecto para reducir las horas necesarias para completarlo con los requisitos y la calidad acordada con el cliente.

De esta forma mantenemos el valor del producto o proyecto final, pero habiendo optimizado los costes.

Vídeo en el que explico un ejemplo de un presupuesto de Costes

Vídeo que explica cómo utilizar la contabilidad de costes para calcular el precio de venta de los productos

¿Qué relación tiene la contabilidad de costes con la contabilidad financiera?

Ambos sistemas a pesar de sus diferencias se necesitan el uno del otro.

Mientras que la contabilidad financiera se rige por normas contables, la contabilidad de costes es más flexible y depende de las necesidades internas de información por parte de la organización.

Las dos contabilidades proporcionan información la una a la otra.

La contabilidad de costes se nutre de información de contabilidad financiera para calcular los costes estándar o reales de las materias primas o materiales, los costes por hora de los empleados directos, los costes por hora de las máquinas, los costes indirectos, los costes de estructura…

Mientras que la contabilidad financiera necesita la información de la contabilidad de costes por ejemplo para poder valorar el inventario de los productos fabricados o los semielaborados.

Ya he comentado que la contabilidad de costes es una parte importante de la contabilidad analítica o gerencial ya que proporciona información fundamental para la elaboración de presupuestos, análisis de costes, cálculo de rentabilidades, elaboración de cuentas de explotación analítica, análisis coste-volumen-beneficio, decisiones de compra, estudios y decisiones de inversiones, cálculo de precio de ventas de productos, cálculo de márgenes, simulaciones para tomas de decisiones estratégicas…

¿Por qué es necesario gestionar los costes en una empresa?

Análisis de la situación actual de la empresa
– Análisis de la rentabilidad de los productos, clientes o mercados.

¿Estoy ganando o perdiendo dinero en cada uno de ellos?
– Análisis del consumo de recursos económicos en cada uno de los procesos de fabricación y su efecto en la rentabilidad de productos y clientes.

¿Estoy destinando más recursos de los necesarios a los procesos?
– Identificación de procesos no generan valor añadido al producto.
– Análisis del margen de fabricación.

¿Tengo margen positivo para poder aumentar el volumen de ventas?
– Análisis del peso de los costes fijos sobre el total de ingresos.

¿Tengo que adelgazar la estructura de la empresa?
Creación de escenarios futuros de la empresa

Simulación de toma de decisiones sobre variables estratégicas ¿Cuál será la rentabilidad futura?
¿Cómo afectan a nivel total los cambios en las diferentes variables? Precios, volúmenes de venta, costes de compras, reducción de costes de procesos, reducción de gastos fijos, rendimientos de fabricación….

Fases del diseño e implantación de un sistema de gestión de costes

– Definición de procesos, identificación de Centros de Costes y Familias de productos agrupadas por procesos.
– Diseño de la arquitectura del Sistema de Costes, identificación de Centros de Costes Principales y Centros de Costes Auxiliares.
– Reparto de costes, asignación directa al producto, asignación directa a los Centros de Costes y reparto de costes de Centros Auxiliares a Principales.
– Reparto secundario de Centros de Costes principales al producto.
– Creación de una Estructura de Costes Proyectados.
– Comparación de Costes Reales sobre Proyectados. Análisis de escenarios futuros.

¿Por qué es necesario crear escenarios de rentabilidad?
– Determinar el volumen de ventas objetivo
– Evaluar variaciones en los precios de venta
– Establecer precios de venta objetivo
– Establecer estrategias de reducción de de precios de compra
– Detectar causas de rendimientos de fabricación por debajo del óptimo
– Determinar necesidades de reducción de recursos en centros de costes
– Detectar necesidades de inversión para incrementar productividades
– Fijar presupuestos por centros de costes y departamentos
– Fijar costes objetivo por producto y por cliente

¿Cómo se calcula el COSTE?

A la hora de realizar un estudio de costes en tu empresa vas a tener que tomar decisiones sobre el diseño o modelo a aplicar.

Desafortunadamente en contabilidad de costes no hay una única forma o criterio para realizar los cálculos. El sistema a elegir dependerá de tus necesidades, ¿para qué vas a utilizar el estudio de costes? ¿qué esperas conseguir del estudio de costes?

También dependerá del comportamiento de los costes en tu empresa, de la información disponible y de tu modelo de gestión.

Dependerá de la actividad de la empresa, es decir si es una empresa de distribución, de fabricación, si trabaja por proyectos o es de servicios.

Los estudios de costes se pueden intentar estandarizar, pero en la mayoría de los casos requieren algún tipo de adaptación o personalización.

Los costes en la empresa pueden ser estándar (previstos) o reales, en el caso de materias primas o mercancías hay distintos métodos de valoración como precio medio ponderado, fifo, lifo… hay costes directos e indirectos, hay costes variables y fijos. Hay distintos sistemas de costes como dirct costing, full costing, abc costing….

Los costes se utilizan para políticas de precios de venta, cálculo de márgenes, análisis de rentabilidades, simulaciones, toma de decisiones, control presupuestario…

Muchas empresas se centran únicamente en las ventas, pero no tienen en cuenta la rentabilidad de las mismas, tal vez estén vendiendo productos que no son rentables o a clientes que no lo son.

Fases Implementación de un Sistema de Costes

1) Análisis de la situación (Obtención de información de base)

Definir familias de productos con procesos homogéneos, agrupar productos por familias
Definir centros de costes por procesos o centros de trabajo
Mapa y descripción del flujo de fabricación de productos por procesos o centros de costes
Output de fabricación por procesos, máquinas o centros de costes (Kgs, Uds, M2, Ltrs…)
Tiempos de fabricación por procesos, máquinas, empleados…
Detalle cuentas grupo 6.. Fecha, Subcuenta, Debe y Haber o Saldo
Detalle costes por empleado (Sueldo bruto, seg social, horas extra, complementos…)
Tiempo o % tiempo por empleado dedicado a cada proceso o a cada centro de costes
Importes amortización de máquinas
Estimación Consumo energía por máquina (Electricidad, gas…)
Detalle facturación por producto, cliente, mercado, comercial…
Escandallos de fabricación (Costes materias primas o materiales de los productos)
Cantidades de desperdicio o merma por proceso, por máquina o por centro de costes
Organigrama de la empresa y asignación de personal
Varios (propios y particulares de cada empresa)

2) Diseño y desarrollo de la herramienta de análisis

Construcción de la estructura costes cuenta Grupo 6
Clasificación de los costes en Variables/Fijos + Directos/Indirectos + Reales/ Estándares
Definición de los criterios de reparto de los costes
Primer reparto (reparto de costes en Centros Principales y Auxiliares)
Segundo reparto (reparto de Centros auxiliares a Principales)
Tercer reparto (reparto a unidades desde los centros Principales a producto/cliente/mercado)
Desarrollo de la Plantilla de Análisis de escenarios
Testeo y cambios en el sistema
Detección de Puntos críticos de la empresa (producto/cliente/procesos/estructuras)
Aprobación de que la herramienta refleja la realidad actual de la empresa

3) Análisis de los resultados en diferentes escenarios (What if?)

Definición y creación de escenarios
Análisis y valoración de los resultados obtenidos en los diferentes escenarios

4) Propuestas de Mejora

Documentación y justificación de los objetivos a mejorar en la empresa

5) Elaboración del Plan de Acción para implantación de las propuestas de mejora

En el siguiente link encontrarás ejemplos de modelos de cálculo de costes previstos.

Cómo calcular el COSTE de un producto en Excel.

Cómo calcular el precio de coste de un producto.

Echando un vistazo a lo que la gente busca en Google en relación con el Control de Gestión y Financiero, una búsqueda frecuente es “Cómo calcular el precio de coste de un producto”

Para una cuestión un tanto confusa ya que el precio es una cosa y el coste otra.

El precio es el valor por el que un cliente adquiere de nuestra empresa un producto o un servicio, mientras que el coste es el valor de los recursos que consumimos para generar ese producto o servicio.

Y el coste se puede calcular de muchas formas.

Entiendo que lo que la gente busca realmente es “cómo calcular el coste o el costo de un producto”

Pues depende, cada empresa utiliza su criterio.

Tienes que plantearte el criterio que mejor se adapte a tu empresa, no es lo mismo para una empresa de distribución o un comercio, que para una empresa de fabricación, una empresa que trabaje por proyectos u una que ofrezca servicios.

El cálculo de coste de un producto, el que calculamos para saber el margen en base a la diferencia con el precio de venta, puede incorporar distintos tipos de costes según su naturaleza o variabilidad, pueden ser costes directos, costes variables, costes semivariables, costes fijos, costes indirectos…

Lo recomendable es no dejarse llevar por teorías complejas y sofisticadas (como un sistema de costes en el área de fabricación) y usar el sentido común.

Por ejemplo, ¿conviene realizar un full-costing (sistema de costes completos) sin disponer de un sistema de control presupuestario con proyecciones? Es arriesgado ya que los costes indirectos reales pueden ser diferentes a los previstos o presupuestados.

Si calculas el precio de venta aplicando un % sobre el coste y este coste lo calculas con un sistema de costes completos, cuidado con los costes indirectos calculados ya que el coste unitario del producto puede variar muchísimo y esto puede hacer que tomes decisiones erróneas.

Si utilizas un sistema de costes completo atenuado o con un reparto de los costes comerciales, cuidado con el criterio de reparto a utilizar ya que puedes penalizar productos con costes que no le corresponden haciendo así que estos tengan un margen inferior al que deberían tener.

Lo mismo ocurre con los costes directos, si utilizas costes estándar para un sistema de costes presupuestados, asegúrate de que estén actualizados al menos a lo que se aproxime a la realidad o a lo que pueda pasar en un futuro cercano, ya que si utilizas costes antiguos puede que también tomes decisiones erróneas.

Como ves dependiendo de cómo calcules los costes, el coste del producto, el cual te puede servir como referencia para el cálculo de márgenes sobre precios de venta, así como el cálculo de rentabilidades previstas que te permitan tomar decisiones, puede variar en gran medida y puede hacer que las decisiones sean diferentes según ese cálculo.

Tal como he comentado, mi recomendación es aplicar el sentido común e intentar trasladar al coste del producto aquellos recursos que está consumiendo o se espera que consuma.

¿Tiene sentido asignar el coste de administración al coste de ventas del producto? Esto es lo que te tienes que plantear.

Tal vez el coste de administración haya que repartirlo por pedidos o clientes, ya que estos son los que generan gran parte de la administración de la empresa, como por ejemplo el registro de pedidos, la emisión de albaranes y la logística interna, la facturación, la contabilidad, la gestión de los cobros, incluso por qué no, los costes financieros derivados de la venta (financiación de la venta, largos plazos de cobro, impagados…)

Los comerciales o los equipos comerciales no realizan el mismo esfuerzo para un tipo de clientes que para otros, por lo que sería injusto un criterio de reparto que haga que aquellos que consumen menos recursos reciban más costes comerciales.

En el caso de analizar la rentabilidad a nivel de clientes se puede dar el caso de clientes rentables no lo sean debido a un criterio de reparto que les penaliza, y esto puede dar lugar a que se deje de vender a un cliente muy rentable por culpa del tipo de cálculo de costes utilizado.

Así que como ves, no hay una única fórmula para el “cálculo del precio de coste de un producto” la mejor fórmula es el sentido común y saber interpretar el impacto que tienen los cálculos en las decisiones que puede tomar la empresa.

Modelos de Costes. Cálculo, Control y Análisis

Una de las funciones clave del Controller es el manejo y comprensión de los costes de la empresa.

Es el encargado de elaborar un sistema que puede incluir presupuesto costes, costes previstos y/o costes históricos o reales. Además de clasificar y estructurar los costes según su comportamiento en la actividad de la empresa, como son los costes directos, costes indirectos, costes variables y costes fijos.

En los sistemas de cálculo de costes se tienen que definir claramente los objetos de costes, pudiendo ser costes de productos, centros de costes, centros de responsabilidad, máquinas, pedidos de venta…

La información de costes es una rama de la contabilidad de costes o contabilidad analítica y puede tener distintos objetivos como, por ejemplo:

Cálculo precios de venta basado en costes
Cálculo y control costes productos, servicios o proyectos
Cálculo costes producción (Costes directos + costes indirectos fabricación)
Cálculo costes Horas – Máquina
Análisis Centros Costes
Cuenta Resultados presupuestada o prevista Vs real basada en el cálculo de costes
Simulación de costes para la toma de decisiones
Control de Costes de Estructura (Administración, comerciales, financieros…)
Informes márgenes y rentabilidad (Productos, Clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta…

¿Qué tipo de técnicas de cálculo se aplican en la contabilidad de costes?

Tal vez ya hayas oído, leído o te habrás informado al respecto. Estarás cansado de escuchar o leer que los costes se pueden diferenciar en costes variables, semivariables y fijos y costes directos o indirectos.

Hay mucha teoría al respecto, pero lo complicado es su aplicación práctica.

¿Qué sistema de cálculo de Costes elegir?

Un direct costing (sistema de costes directos), full costing (sistema de costes completos), Activity based Costing costing o ABC (sistema de costes basado en actividades), un Activity based Managamente o ABM (sistema costes basado en actividades orientado en la gestión de clientes)

En muchas empresas se aplica lo que se denomina contabilidad LEAN, o el uso de la contabilidad para la mejora continua de procesos. El objetivo es mejorar los procesos de la gestión financiera dentro de la organización con la finalidad de eliminar el desperdicio y optimizar la productividad. Por ejemplo la reducción de tiempos de trabajo en toda la organización puede permitir que se emplee ese tiempo adicional ganado en tareas que aporten mayor valor a organización.

El coste marginal también llamado análisis de coste-volumen-beneficio, es el impacto en el coste de un producto al agregar una unidad adicional a la producción. Es útil para decisiones económicas a corto plazo. Los costes marginales pueden ayudar a la gerencia a identificar el impacto de diferentes niveles de costes y volumen en los márgenes operativos. La gerencia puede utilizar este tipo de análisis para obtener información sobre nuevos productos potencialmente rentables, los precios de venta para establecer los productos existentes y el impacto de las campañas de marketing.

Por ejemplo si queremos incrementar la producción en 10.000 unidades para satisfacer un potencial incremento de la demanda tendremos que tener en cuenta si se pueden aprovechar los recursos actuales o por el contrario hay que invertir en más maquinaria, empleado, lo que conllevaría un incremento del coste del producto, por lo que el estudio del coste marginal considera hasta que punto el incremento de la producción es rentable y cuando deja de serlo. Este tipo de análisis son los que habitualmente realiza el Controller o responsable de contabilidad de costes o analítica dentro de sus funciones de estudios específicos de costes.

Toda la teoría está muy bien y hay que tenerla en cuenta, pero lo más importante es poder aplicar modelos con sentido común y que cubran las necesidades internas de la organización para su planificación, control, análisis y toma de decisiones.

Sería un error que una empresa intentase aplicar un sistema de coste basado en actividades cando no se tiene cultura de costes ni nunca ha utilizado la contabilidad de costes, ni analítica para apoyarse en la gestión.

Para empezar a utilizar una contabilidad analítica hay que partir de una contabilidad de costes y paso a paso se puede ir avanzando, ir subiendo de nivel, amplificar los modelos, los procedimientos y la cobertura de todo el apoyo que puede proporcionar este tipo de información a la gerencia.

Mi recomendación es que no intentes construir toda la casa a la primera, ve construyendo paso a paso y sobre los cimientos. Empieza con modelos sencillos y básicos, y poco a poco podrás amplificarlos. Podrá añadir posteriormente nuevas técnicas y modelos más avanzados. Irás descubriendo todo el potencial que se puede obtener gracias a estas técnicas de gestión utilizadas internamente para cada empresa.

Cada empresa utiliza sus propios modelos y técnicas, que se convierten en parte de la cultura de gestión y organizativa.

Vídeo Otro Modelo Excel CÁLCULO Control y Análisis COSTES

Vídeo cálculo de costes en gestión de Proyectos

¿Problemas para calcular los COSTES de tu empresa?

Para muchas empresas el cálculo de costes es una asignatura pendiente y otras no le dan demasiada importancia.

Me he encontrado casos en los que ciertas empresas consideraban que ganaban mucho dinero con los clientes que más facturaban y en realidad estaban perdiendo hasta la camisa o prácticamente casi no tenían margen para cubrir los gastos generales.

He visto casos en los que las hojas de cálculo de costes eran indescifrables y no se actualizaban desde la versión Excel 95.

He visto casos en los que para actualizar todo el cálculo de costes tardaban más de un mes 2 personas.

He visto tomar decisiones erróneas en base a costes mal calculados, tales como cerrar una línea de negocios que no se consideraba rentable, siendo el problema la interpretación de los datos.

He visto tomar decisiones estratégicas de fijación de precios de venta sin tener en cuenta márgenes ni previsiones de costes de estructura, es decir, que no tenían ni idea de si esos precios de venta les iban a hacer ganar o perder dinero, y era el caso de una empresa que facturaba más de 20 millones de euros, pero llevaba varios años con pérdidas.

He visto empresas en las que el responsable de costes de fabricación hacía más de 10 años que no actualizaba los escandallos, y en muchos de los nuevos productos los escandallos ni existían.

Así que puedo dar fe de que muchas empresas de todo tipo de tamaño y sector tienen una gran carencia a la hora de calcular y utilizar la información de costes en su propio beneficio.

A continuación muestro algunos ejemplos de sistemas de cálculo de costes implantados en unas empresas.

¿Necesitas ayuda a la hora de calcular los costes en tu empresa?

El cálculo de costes es una receta que requiere combinar los ingredientes de tal forma que satisfaga a los comensales.

Para poder satisfacer a los comensales necesitamos conocer sus gustos, sus paladares y sus expectativas.

Para cocinar un sistema o cálculo de costes necesitaremos comprobar los ingredientes que dispone la empresa (sistemas información de todas las áreas de la empresa) En caso de tener que crear un nuevo ingrediente tendremos que evaluar si el beneficio que puede dar es superior al coste de obtenerlo.

Para cocinar todos los ingredientes lo recomendable es realizarlo con una herramienta que sea dinámica y permita cambios rápidamente para adaptarse a nuevas necesidades o modificaciones en los ingredientes. Los sistemas de costes se alimentan de información financiera e información de gestión por lo que se necesita de una herramienta que pueda procesar y combinar todo tipo de datos.

El cálculo de costes en la empresa es un sistema artesanal diseñado por el Controller o Director Financiero para proporcionar información a los decisores de la empresa con diferentes objetivos.

El cálculo de costes tiene muchas más finalidades de las que podemos pensar a priori.

Algunas empresas utilizan el cálculo de costes de los productos para establecer tarifas de ventas. A otras empresas les interesa prever la rentabilidad de sus ventas y a otras analizar y controlar la rentabilidad de las ventas que ya han ocurrido.

Otras empresas los utilizan para mejorar sus procesos internos, eliminando o minimizando aquellas actividades que no aportan valor a la empresa.

En todos los casos lo que se pretende realizar con el cálculo de costes en la empresa es analizar, controlar, predecir y tomar decisiones.

Por eso el Controller o el Director Financiero tienen como misión analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, de esta forma proporcionan un valioso servicio a la empresa.

¿Te gustaría saber dónde y cómo tu empresa gana o pierde dinero?

Aunque parezca raro muchas empresas desconocen o no tienen muy claro dónde y cómo están ganando dinero.

¿Son todos los productos rentables en la empresa? Tal vez estés vendiendo mucha cantidad de un producto que no es rentable y esté mermando el beneficio global de tu empresa.

O tal vez tienes clientes que no son rentables y vale la pena dejar de venderles o modificarles las condiciones.

Tal vez tengas comerciales que realizan tantas ofertas que no generan la rentabilidad esperada.

O tal vez vendas en zonas geográficas cuyos costes comerciales o logísticos las convierten en muy poco rentables.

Para poder llegar a estas conclusiones hay que realizar un cálculo muy preciso de los costes de la empresa.

En un primer lugar se calcula el coste del producto ya sea la empresa fabricación o distribución y posteriormente se calculan los costes comerciales u otros costes que se pueden repartir en función de distintos criterios. Por ejemplo si un comercial trabaja exclusivamente en una zona geográfica su coste se aplicaría directamente a la zona, a los clientes de la zona y a los pedidos de esa zona. Los costes de este comercial se pueden repartir por ejemplo por número de líneas de pedido, por importe de la línea de pedido o por ejemplo el tiempo dedicado a la obtención de pedidos de cada cliente. Seguramente el comercial no dedique el mismo tiempo a obtener pedidos de unos clientes que otros, además del tiempo que puede dedicar a la obtención de nuevos clientes.

El reparto habitualmente sigue un criterio lógico en función de la dedicación de recursos a cada objeto de coste.

Una vez tenemos los costes calculados, estos se pueden aplicar a la información de pedidos o facturas, las cuales tienen información de productos, clientes… de esta forma podemos obtener informes de rentabilidad para distintos criterios como puede ser productos, familia de productos, clientes, tipo de clientes, zonas geográficas, comerciales, equipos comerciales, canales de venta….

Una información fundamental para analizar, controlar y poder tomar decisiones.

Hay empresas que utilizan este tipo de información para establecer estrategias de precios de venta, por ejemplo empresas que trabajan con marca blanca y marca propia, los costes de cada marca y las condiciones comerciales no son las mismas por lo que en función de la estrategia de precios se determinará la rentabilidad de cada marca y por lo tanto la rentabilidad total de la empresa, pero esto es un tema que comentaré en otro artículo.

Para poder llegar a calcular estos informes se requiere de un sistema flexible para poder adaptarlo a la empresa y poder realizar cambios rápidos si las circunstancias lo requieren. Excel suele ser la herramienta perfecta para realizar este tipo de cálculos e informes.

¿Tienes beneficios reducidos o pérdidas a pesar de vender mucho?

Pérdidas a pesar de vender mucho.

¿Tienes márgenes en tus productos o servicios muy ajustados?

¿Tienes la sensación de que con todo lo que vendes deberías ganar más dinero?

No eres un caso aislado, les pasa a muchísimas empresas.

Hoy en día el mercado es cada vez más competitivo, si no tienes competencia es que tal vez no exista mercado, por lo que ya no solo se trata de vender con calidad sino también a un precio aceptado por la demanda. En consecuencia, ajustamos los precios de venta para ser competitivos, pero nos olvidamos de la gestión de los costes de la empresa.

Incluso empresas que venden productos de alta calidad a precios altos tienen pérdidas porque el volumen de ventas no cubre todos los costes.

El cálculo de costes tal como he comentado en muchos artículos y vídeos es un sistema de información interna de la empresa que no se rige por normas como lo hace la contabilidad financiera.

Cada empresa calcula los costes como considera oportuno o como cree que se deberían calcular.

En empresas en las que la mayoría de los recursos consumidos por los productos o servicios son directamente imputables, el cálculo es relativamente sencillo. Ya que solo hay que asignar al producto lo que va a consumir, ya sean materias primas, tiempo de trabajo del personal directo…

Atención!!

Pero el cálculo se complica en empresas en las que los costes indirectos son cada vez mayores

Muchas empresas están mecanizando o industrializando sus procesos, lo que antes era un coste de mano de obra directa ahora pasa a ser un coste indirecto. El personal ya no manipula el producto directamente sino que manipula máquinas. Y una máquina tiene costes directos como por ejemplo la amortización, energía, mantenimiento y costes de personal….

Los productos elaborados consumen tiempo de máquinas, por lo que hay que calcular el coste del tiempo de una máquina para poder imputarla al producto.

Al mismo tiempo muchas empresas tienen departamentos o costes que no están vinculados con la actividad principal qué es la elaboración de productos o la prestación de servicios, como por ejemplo diseño, I+D, comerciales, administración, mantenimiento, logística, costes financieros… Estos costes pueden suponer una parte importante del total de la empresa y dependiendo de cómo se traten y se gestionen pueden suponer la diferencia entre obtener beneficios o pérdidas.

Hay empresas que optan por un reparto completo de estos costes de estructura en los productos o servicios, si no se interpretan correctamente estos costes la empresa puede tomar decisiones equivocadas como la de dar de baja un producto porque su rentabilidad total es negativa cuando realmente su margen bruto o industrial es positivo. Si se elimina el producto los costes de estructura asignados no desaparecen, sino que se repartirán entre el resto de los productos de acuerdo con sistema de repartos elegido. Por lo que el problema no desaparece sino que se agrava.

Por esa razón otras empresas optan por calcular únicamente el coste industrial o de operaciones, para analizar el margen bruto industrial. Junto al volumen de ventas previsto se calcula el margen bruto total al cual ya se le puede descontar los costes de estructura y analizar así la rentabilidad global.

Si un producto o servicio tiene un margen bruto negativo ¿Hay que eliminarlo? Pues depende de su función, hay productos con margen negativo que atraen a clientes que compran también productos con margen positivo por lo que la eliminación del producto con margen negativo también sería un error.

Si el producto con margen negativo no aporta ningún valor adicional a la empresa sí que vale la pena retirarlo ya que está consumiendo recursos innecesarios que se podrían destinar a productos rentables.

Como veis los sistemas de costes son un rompecabezas que a más de uno se le atragantan.

Lo primero que hay que hacer para vender con rentabilidad es conocer los costes presentes y los costes futuros, a partir de este punto se abre todo un mundo de posibilidades para elaborar estrategias que mejoren los resultados de tu empresa no solo en rentabilidad, también en liquidez, valoración, inversiones, crecimiento…

Hay que conocer la diferencia entre un cálculo de costes presupuestados o previstos respecto al cálculo de costes reales. La diferencia es importante.

Los costes presupuestados o previstos permiten a la empresa anticipar la toma de decisiones y establecer planes de acción para conseguir los resultados objetivo o esperados.

Con los costes reales lo único que se puede hacer es realizar un análisis de la situación actual, para determinar qué ha ido bien o ha ido mal y así proponer acciones que mejoren o reviertan la situación.

Dificultades a la hora de implantar un sistema de cálculo de costes reales.

Muchas empresas contactan conmigo para estudiar la posibilidad de implantar un sistema de costes reales.

La primera pregunta que les realizo es si conocen la finalidad de implantar un sistema de cálculo de costes reales y las dificultades que ello conlleva.

Muchos piensan que el cálculo de costes reales se realiza en una plantilla Excel que se parametriza y listo, ya se obtiene la información. Gran error!!

Recientemente contactó conmigo una empresa que dedica a la distribución de productos y al mismo tiempo realiza la transformación de algunos productos a través de procesos productivos.

La persona que contactó conmigo no tenía muy clara la diferencia entre en un sistema de cálculo de costes reales y uno presupuestado o previsto. Pero estaba convencida que necesitaban un sistema de cálculo de costes reales, sin tener clara la finalidad del mismo y lo que supone una implantación de un sistema de estas características.

Para que supiese a lo que se tendría que enfrentar le realicé la siguiente explicación.

El cálculo de costes reales lo que te permite es poder realizar un análisis a posteriori de los márgenes y rentabilidad por productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales… Este sistema está muy bien para realizar análisis, pero no te permite anticipar escenarios para tomar decisiones y tampoco te permite analizar los costes ni los márgenes futuros. Los resultados son los que son una vez se han generado.

Para construir un sistema de costes reales sí o sí hay que trabajar con vuestro programa de gestión o ERP debido a que el sistema se nutre de los movimientos reales de materiales en el almacén teniendo en cuenta un criterio de valoración.

Cuando adquieres un material o una materia prima, se genera una entrada en el almacén a coste de adquisición, pero una cosa es el coste de adquisición y otra es cómo valores en tu inventario los materiales o las materias primas. Ya sabrás que hay distintos criterios de valoración (coste estándar, precio medio ponderado, FIFO, LIFO…)

Una vez valorados los materiales o las materias primas en el almacén tendrás 2 situaciones:

Productos que no requieren transformación a través de procesos productivos.
Productos que requieren transformación a través de procesos productivos.

El primer caso es el más sencillo de aplicar ya que cuando realizas una venta, se puede utilizar la información de los pedidos de venta o las facturas de venta, el producto vendido tendrá el coste de acuerdo con la valoración que tienes en el inventario, en este caso el coste se denominará coste de ventas. La diferencia entre el precio de venta y el coste de ventas te calculará el margen bruto del producto. A efectos de gestión de costes esto es lo primordial, es la base de cualquier sistema de cálculo de costes reales.

El segundo caso es más complejo ya que en el proceso productivo además de consumir materias primas que tiene un valor en el inventario, también se pueden consumir horas de personal directo y horas máquina. Si se consume horas de personal directo (mano de obra directa) el coste de producción tendrá como costes directos los costes de las materias primas y los costes de la mano de obra directa, pero la AECA recomienda imputar la parte de costes indirectos de fabricación que razonablemente se puedan asignar. Estos costes indirectos de fabricación pueden ser costes directos imputables a máquinas (amortización, electricidad, mantenimiento…) o costes indirectos imputables a las máquinas (coste empresa de los encargados y responsables de fabricación, coste empresa de empleados que operan en varias máquinas, alquiler de la nave de fabricación…)

La asignación de los costes indirectos a los productos a fabricar se suele realizar a través del tiempo consumido por una máquina o por un proceso de fabricación, para ello previamente es necesario haber calculado el coste indirecto de fabricación por unidad de tiempo, normalmente se emplea la unidad hora, por esa razón se suele calcular el coste – hora máquina.

Si realizamos estos cálculos en una orden de fabricación el coste de producción se compondrá de costes directos (costes de materias primas según valoración del inventario + costes mano obra directa) + costes indirectos de fabricación asignados según el consumo de tiempo de cada máquina que interviene en el proceso.

El producto elaborado queda almacenado en el almacén al coste de producción calculado en la orden de fabricación, esto significa que un mismo producto puede estar valorado en el almacén con diferentes costes de producción.

Una vez se vende el producto elaborado tomará el coste según la valoración del inventario obtenida después de la fabricación, es lo que se denomina coste de la producción vendida, la diferencia entre el precio de venta y el coste de producción vendido nos calculará el margen bruto o margen industrial.

Pero aquí no termina todo, en un pedido o factura de venta se pueden incorporar por ejemplo costes comerciales y costes logísticos de venta para analizar la rentabilidad un pedido o factura, pero si en este caso se pretende realizar un análisis de cada producto del pedido habrá que hacer un reparto de los coste comerciales y logísticos a cada una de las líneas del pedido o factura utilizando una clave lógica de reparto.

También se puede utilizar lo que se denomina un sistema de costes completos atenuado, esto significa que para un periodo determinado solo tendremos en cuenta el margen bruto a nivel de producto vendido y calcularemos el margen bruto total para ese periodo, descontando posteriormente al margen bruto total los costes de estructura como puedan ser los costes comerciales, los de administración, los financieros….

Hay empresas que no aplican los costes indirectos de fabricación a los productos elaborados, descontando estos del margen bruto total de un periodo determinado además del resto de costes de estructura, solamente aplican al coste de producción los costes directos, es lo que se denomina un sistema de costes directos.

Y para complicarlo más todavía, hay empresas que optan por un sistema de costes completo total, lo que implica que todos los costes de estructura se reparten en los productos destinados a la venta a través de una clave de reparto lógica.

De esta forma ya no analizamos el margen bruto, sino el margen neto a nivel de producto, cliente, agentes comerciales, canales de venta, zonas geográficas….

Como verás casi todo el trabajo lo debe hacer el programa de gestión o ERP, ya que depende completamente de la valoración del inventario. Fuera del ERP sí que puedes calcular los costes indirectos de fabricación, ya que ningún ERP realiza esta función.

Una vez tomada la decisión sobre qué sistema y que criterios de cálculo utilizar, el análisis de márgenes y rentabilidades se puede efectuar haciendo un volcado de la información de líneas de pedidos o facturas a Excel o bien utilizar sistemas más avanzados para el tratamiento de la información y con conectividad en tiempo real como Power BI.

Como ves el cálculo y control de costes reales tiene mucha tela. Y tal como he comentado tan solo te da una visión a posteriori de lo que ya ha ocurrido. Por lo que solo se puede analizar si algún producto, cliente, canal, comercial o zona geográfica es o no rentable. Esto te puede permitir tomar decisiones a posteriori, pero ojo porque dependiendo del sistema de costes empleado las decisiones a tomar pueden ser erróneas, esto se suele dar habitualmente en los sistemas de costes completos totales.

Los sistemas de costes presupuestados, a diferencia de los sistemas de costes reales, te permiten tomar decisiones anticipadas creando diferentes escenarios ya que los costes todavía no se han calculado y los productos no se han vendido.

Un sistema de costes presupuestado te permite fijar un objetivo o situación deseada por la empresa, normalmente en línea con el plan estratégico. Pero una cosa es lo que la empresa quiere conseguir y otra lo que la empresa espera conseguir (y esto se calcula con previsiones o proyecciones) lo ideal es poder comparar los costes y márgenes presupuestados contra los costes y márgenes proyectados, de esta forma todavía tienes mucho margen de actuación para aplicar acciones que permitan alcanzar a final del año el objetivo (presupuesto o situación deseada)

Como podéis ver, un sistema de costes reales para analizar los márgenes y la rentabilidad no es un trabajo que se pueda realizar de la noche a la mañana, hay que elaborar un minucioso diseño de todo el proceso y de lo que se espera obtener, tener muy claro para que se necesita implantar un sistema de costes de estas características, tomar decisiones sobre el sistema a implantar, todo esto puede llevar mucho tiempo para que las piezas encajen, es necesario que el programa de gestión o ERP permita realizar estos cálculos, posiblemente se requiera de desarrollos personalizados en el programa de gestión, y si el programa de gestión no permite la obtención de los informes que la empresa necesita es necesario apoyarse en hojas de cálculo o en sistemas más avanzados como Power BI. Este tipo de proyectos son un gran reto llenos de obstáculos para una empresa en los que se requiere la intervención de varias personas.

Aquí muestro un tipo de sistema de costes reales que se puede llevar con Excel, este sistema no incluye procesos de fabricación y ya es bastante complejo.

Sin embargo los sistemas de costes presupuestados son más sencillos de implantar ya que habitualmente no es una funcionalidad integrada en el programa de gestión o ERP, no se abastecen de información continua que genera el programa de gestión o ERP. Lo habitual es realizarlos en un sistema de Libros Excel ya que permiten la adaptación a las necesidades de la empresa de forma rápida. A diferencia de los sistemas de cálculo de costes reales que pueden durar muchos meses y tener un coste elevado, la implantación de sistemas de costes presupuestados es muy rápida y económica, en menos de un mes puede estar lista. Además de que permite tomar decisiones anticipadas que pueden hacer que la empresa mejore sus resultados significativamente.

Pero es decisión de la empresa valorar qué tipo de sistema elegir.

Si todavía no lo tienes claro contacta conmigo.

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Consultor Funcional ERP ODOO y Controller (Control de Gestión & Controlling)

Dani Granero

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