Remesas, Recibos, Giros Bancarios, Transferencias SEPA y Mandatos ODOO

Remesas, Recibos, Giros Bancarios, Transferencias SEPA y Mandatos ODOO.

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1 Cómo generar, contabilizar y gestionar remesas de recibos y giros bancarios SEPA con ERP ODOO

2 Transferencias SEPA Nóminas ERP ODOO

3 Cómo configurar un Mandato y Cuenta Bancaria de un Cliente ERP ODOO

4 Importación Excel Asientos Nóminas. Módulos y apps CONTABILIDAD ERP ODOO

4.1 Generar asientos de nóminas automáticos por empleado importando Excel en ERP ODOO

5 Formas Pago para qué sirven en el ERP ODOO

Cómo generar, contabilizar y gestionar remesas de recibos y giros bancarios SEPA con ERP ODOO

La versión 10 del ERP ODOO simplifica y mejora el proceso de emisión y control de cobros SEPA respecto a versiones anteriores.

Un aspecto a tener en cuenta es el estado de cobro de la factura siempre que todos los recibos estén cobrados, en caso de que todos los recibos estén cobrados el estado será “Pagado” aun cuando el último recibo se encuentra en gestión de cobro.

Esto es así porque el sistema solo permite incluir en la orden de cobro aquellos efectos que no están conciliados.

Como se puede ver en el siguiente ejemplo, es importante llevar un control en el listado de efectos de los recibos que tenemos pendientes de incluir en la orden de cobro y si la remesa está conciliada a través del banco o no.

El listado de efectos es la mejor forma de controlar todo lo pendiente a cobrar y pagar, sus vencimientos y formas de pago.

Al mismo tiempo, se puede ver que el libro mayor incluye los códigos de conciliación lo que permite controlar la trazabilidad de las transacciones para cada empresa, tanto de los efectos cobrados como los recibos devueltos.

Los recibos devueltos se quedan pendientes de cobrar por lo que se podrán volver a incluir en otra remesa.

El ERP ODOO es un sistema que integra las operaciones y la gestión de la empresa con el área contable optimizando todos los procesos reduciendo de esta forma el tiempo de trabajo administrativo e incrementando el control de la actividad.

En el siguiente vídeo muestro el siguiente proceso para generar el fichero de cobro de remesas por giro bancario SEPA así como su contabilización y gestión:

En primer lugar, se muestra el registro de una cuenta bancaria en un cliente, la creación de un mandato, la selección del método de pago (en este caso configurado como Recibo Domiciliado SEPA) y los plazos de pago.

Al emitir la factura los datos configurados en el cliente se trasladan a la factura y cuando se valida se trasladan al asiento contable.

A través de la orden de cobro seleccionamos por fecha de vencimiento los apuntes contables a incluir en la remesa de cobro SEPA. Generamos el fichero para su importación y procesamiento en el sistema del banco.

Y finalmente a través de la importación de los extractos bancarios conciliamos el apunte de la remesa.

El vídeo corresponde a un ejemplo de una empresa del sector limpieza pero es aplicable a empresas de cualquier actividad.

Transferencias SEPA Nóminas ERP ODOO

Cómo pagar por transferencia SEPA las nóminas de los empleados con el ERP ODOO.

Para poder pagar por transferencia SEPA las nóminas de los empleados con el ERP ODOO necesitamos tener una configuración previa del modo de pago, el diario, cuentas contables…

El tutorial está realizado con la versión 10 del ERP ODOO y más abajo encontraréis un enlace que os lleva a la página de descarga, el formato de descarga es PDF.

Para poder pagar las nóminas los empleados deben tener asignada una cuenta bancaria, pero esto no se realiza desde la ficha del empleado, el empleado debe tener creado un contacto, en la ficha de contacto si que se puede asignar una cuenta bancaria IBAN.

El asiento lo podemos crear manualmente o con importación a través de fichero Excel, en mi web hay un artículo de cómo importarlo a través de un archivo Excel.

A la hora de crear el asiento de forma manual hay que tener en cuenta el campo empresa en la que van los empleados en los apuntes de la cuenta remuneraciones pendientes de pago, también es conveniente asignar una fecha de vencimiento a estos apuntes.

A la hora de pagar, creamos una orden de pago, seleccionamos el modo de pago y el diario del banco con el que vamos a realizar el pago. Seleccionamos los apuntes de las remuneraciones pendientes de pago.

Y posteriormente generamos el archivo SEPA para importarlo en el sistema bancario y efectuar el pago. La orden de pago genera un asiento contable contra una cuenta contable de efectos.

Una vez importemos el extracto bancario tendremos el movimiento de la transferencia de pago de nóminas y lo conciliaremos contra el apunte generado por la orden de pago de la cuenta de efectos.

Si necesitáis ayuda con cualquier aspecto del ERP ODOO podéis contactar conmigo.

Cómo configurar un Mandato y Cuenta Bancaria de un Cliente ERP ODOO

Los mandatos y las cuentas bancarias son necesarias para emitir recibos o giros bancarios SEPA a los clientes, es decir, la equivalente a la antigua norma o cuaderno 19 y/o 58.

Desde la ficha del cliente (Partner) podemos configurar y controlar muchísimas opciones.

Podemos predefinir o prestablecer datos y condiciones que automaticen y faciliten procesos a través del flujo de trabajo del sistema.

Desde la ficha de cliente del ERP ODOO se pueden configurar muchos aspectos que permiten la automatización de los procesos y el control de la información.

En el siguiente vídeo muestro como crear una empresa, asignar su nombre comercial y un código interno, datos básicos como la dirección de facturación y de contacto, la dirección de envío y otros contactos de la empresa.

También se muestra cómo asignar una cuenta bancaria y un mandato en caso de cobros SEPA o recibos domiciliados.

En el ejemplo se puede ver cómo se relaciona el pedido de venta y la factura con la ficha del cliente.

Como se puede observar en muy poco tiempo hemos creado el cliente con todos sus datos, hemos realizado el pedido y lo hemos facturado.

Importación Excel Asientos Nóminas. Módulos y apps CONTABILIDAD ERP ODOO

Reduce tiempo de trabajo con la importación del fichero de nóminas en excel en el ERP ODOO.

La ventaja de la automatización del proceso contable de las nóminas es el siguiente:

– Ahorra tiempo en la confección del asiento.

– Controla lo que hay que pagar a cada empleado, el total a pagar y cuándo se va a pagar

– Controla el coste de empresa de cada empleado y el coste total lo que permitirá realizar previsiones de costes de empleados para el presupuesto económico, la planificación de tesorería y cuenta de explotación analítica.

– Permite la generación del fichero SEPA para el pago por transferencia bancaria.

– Permite la conciliación bancaria contra el pago por transferencia SEPA.

La contabilización y el pago de nóminas en algunas empresas es un proceso tedioso que supone una gran pérdida de tiempo y que no aporta información valiosa para la toma de decisiones y par la gestión si lo que se realiza es un asiento único.

A través del ERP ODOO se integra la parte de gestión con la parte de contabilidad lo que permite un registro contable automatizado y la obtención de información muy valiosa para la gestión y la toma de decisiones.

El proceso de importación y automatización de nóminas con excel es el siguiente:

La empresa dispone de un fichero en Excel con la información de nóminas de todos los empleados de un mes, la primera columna del archivo Excel es el código de empleado para poder relacionarlo con el ERP ODOO.

En el ERP ODOO se selecciona la fecha del asiento y la fecha de pago de las nóminas.

Se importa el archivo Excel y se procesa para generar el asiento contable. En el asiento contable vemos la cuenta 465 desglosada por empleado, esta información se utilizará para generar el archivo de transferencia SEPA.

Para generar el archivo de transferencia SEPA antes de importar el archivo de nóminas cada empleado debe tener configurada su cuenta bancaria.

Para generar el fichero de transferencia SEPA, es necesario crear una orden de pago e importar los apuntes contables del mes importados de la cuenta 465 de los empleados.

Una vez generado el fichero y procesado en el banco y una vez importado el fichero N43 de extractos bancarios conciliamos el pago con el apunte de la orden de pago.

En el siguiente vídeo se muestra un ejemplo de todo el proceso, el vídeo muestra un ejemplo de una empresa del sector limpieza, pero esta funcionalidad es aplicable a empresas de cualquier actividad.

Generar asientos de nóminas automáticos por empleado importando Excel en ERP ODOO

Imagina una empresa con más de 10 empleados en la que tenemos que generar el asiento de nóminas de forma mensual según nos envía la gestoría o asesoría el fichero Excel para confeccionarlo.

Lo que hacen habitualmente las empresas es generar manualmente el asiento para posteriormente contabilizar pagos a empleados y a la seguridad social.

Es un mero trámite contable.

Pero imagina el poder de gestión que tiene esta información si generares un asiento contable por empleado.

Claro que hacer un asiento por empleado es una ardua tarea administrativa, por esta razón es más cómodo y sencillo generar un solo asiento.

¿Qué ventajas tiene generar un asiento de nóminas por empleado? Cada empleado pertenece a un departamento, área o centro de costes, algunos empleados participan directamente en las operaciones clave de la empresa (fabricación, prestación de servicios, asistencia técnica…) otros son clave en las áreas de estructura de la empresa (comercial, administración, logística, mantenimiento, calidad, diseño, I+D, dirección…) tener desglosados los costes de empresa por departamentos, áreas o centros de costes es de gran utilidad por ejemplo para generar una cuenta de resultados analítica.

También podemos utilizar esta metodología para el cálculo de costes reales por hora trabajada del personal directo en el caso de empresas de fabricación, empresas de servicios o que trabajen por proyectos.

También se pueden hacer previsiones de costes de empleados para tomar decisiones sobre nuevas contrataciones o reducción del personal.

Ayudo a las empresas a automatizar sus procesos y reducir los costes administrativos.

En este caso importo el archivo de nóminas que genera la gestoría o asesoría en Excel en el ERP ODOO y elaboro de forma automática un asiento por empleado, el empleado tiene asignada información de clasificación como puede ser el departamento, área o centro de costes.

Por otro lado, las fabricaciones, los proyectos o los contratos recogen las horas trabajadas reales.

Imagina saber el coste real de un proyecto cuando más del 80% del coste es generado por el personal directo.

También se puede utilizar esta metodología para hacer reparto de costes indirectos o para conocer el coste beneficio de un departamento.

Por ejemplo, se puede determinar la rentabilidad de un comercial en función de su coste y la cifra de negocio que genera.

Automatizar el proceso de creación de asientos contables de las nóminas de los empleados va más allá de un simple apunte contable, son muchas las ventajas de utilizar esta metodología.

Formas Pago para qué sirven en el ERP ODOO

Utilidades ERP ODOO. Cómo configurar los modos o formas de cobro y pago.

En el siguiente vídeo explico cómo se configuran los modos o forma de cobro y pago en el ERP ODOO.

La forma de cobro o pago tiene 2 funciones.

Informativa para el cliente o desde el proveedor. Queda reflejado en la factura impresa enviada al cliente.
Generar otros procesos como la generación de ficheros de recibos domiciliados SEPA, la gestión de cobro de pagarés o el pago por transferencias SEPA.

Según como configuremos los modos o formas de pago el sistema realizará distintos procesos.

Por ejemplo, si configuramos que el cliente nos tiene que realizar una transferencia por el pago de la factura el sistema no realizará ningún proceso adicional para el cobro, la forma de cobro transferencia podrá incorporar el número de cuenta bancaria que aparecerá impresa en la factura.

Sin embargo, si configuramos el método de pago Giro bancario SEPA, a través de este modo de pago podremos generar el fichero para su tramitación en el sistema bancario y continuar con el procedimiento contable.

En el siguiente vídeo se dan algunas pinceladas sobre lo anteriormente comentado.