Simulador Escenarios Rentabilidad con Excel

Hace varios años me encargaron el análisis de rentabilidad y la elaboración de un presupuesto para una empresa que se encontraba en una situación muy complicada.

Empecé como suele ser habitual con el mapa de procesos y revisando la información disponible, diseñé una cuenta de resultados analítica para las diferentes familias de productos, el informe era muy claro, sencillo y reflejaba lo que había pasado.

Pero la cuenta analítica no contemplaba el impacto de las acciones que se pretendían llevar a cabo para reflotar la empresa, es decir no contemplaba lo que podía pasar.

Necesitaba un sistema de información que permitiese realizar simulación sobre las variables clave de la empresa para ver el impacto que tendrían en la cuenta de resultados y en la tesorería.

Al mismo tiempo el resultado de las simulaciones y la creación de los diferentes escenarios darían lugar a un presupuesto para la empresa.

Así fue como se creó el primer modelo SRE (Simulador de Resultados Empresariales)

El modelo ha ido evolucionando hasta convertirse en una herramienta imprescindible para empresas que requieran tomar acciones a muy corto plazo para salir de una situación crítica.

La herramienta simplifica y facilita la toma de decisiones, justificando en todo momento lo que se necesita hacer, lo que se está haciendo y los resultados que se espera obtener.

Se caracteriza por la rapidez del diseño y la implantación, en un par de meses el modelo puede estar operativo, dependiendo de las dimensiones de la empresa.

Las ventajas para las empresas son enormes ya que analiza la situación actual, detecta y confirma la existencia de posibles ineficiencias, presenta rentabilidades por productos y procesos, realiza simulaciones para la fijación de objetivos y evaluación de planes de acciones. Facilita la visión global del efecto de las inversiones futuras y controla medibles operativos de diferentes áreas, fabricación, mantenimiento, logística, comercial, marketing…

¿Qué se puede obtener con el SRE (Simulador Escenarios Rentabilidad Excel)?

Reducción de mermas
Mejorar asignación de recursos a las áreas de la empresa
Mejorar la productividad del personal
Mejorar la productividad de las máquinas
Incrementar el margen de contribución
Planificar política de precios
Reducir costes de materias primas
Reducción de gastos fijos
Incrementar el volumen de ventas
Incrementar el rendimiento global

Este modelo ya se ha aplicado con éxito en diferentes empresas, y lo han utilizado consultores e Interim Managers en sus proyectos.

Plantilla Excel Simulador toma decisiones resultados empresariales M1

Ejemplo de presupuesto y control presupuestario

Qué ventajas tiene un Simulador de Resultados Empresariales con Excel

Hay gente que teme acudir a un vidente, para bien o para mal no quieren saber lo que les va a pasar, yo me incluyo en este grupo de personas, prefiero no saber lo que va a ocurrir, ya que no puedo controlar todo lo que ocurre a mi alrededor, parece que un vidente te dice el final del camino pero no sabe cómo vas a llegar a él.

En las empresas se puede predecir el futuro sin necesidad de utilizar un vidente y el final del camino vendrá determinado por las acciones que la empresa decida tomar, las acciones se pueden controlar, no hay nada en una empresa que escape a su control.

Las empresas con muchos años en funcionamiento tienen la ventaja de la experiencia, disponen información acumulada a lo largo de mucho tiempo que les permite saber cómo interactúa su maquinaria interna, algo que una empresa de nueva creación no dispone.

¿Puede responder tu empresa a la pregunta: Qué pasaría si…?

Se incrementa el volumen de ventas en 10%, si se reducen los precios un 5%, si se reduce el coste de la materia prima en un 6%, si se reducen las mermas totales en un 2%, si se reducen los costes indirectos y los gastos generales en un 5%, si se mejora los costes de transporte un 6%, si se reducen los gastos financieros un 10%, si se mejora el OEE en un 4%, si aumenta la productividad por hora trabajada en un 7%…

¿Cómo afectaría una decisión al resto de las variables de una empresa?

¿Qué impacto tendrían todas las decisiones en el resultado de la empresa?

¿Cómo afectaría a la tesorería?

Las decisiones o la variación de una variable en la empresa no tienen una única dirección, si por ejemplo queremos vender más realizando una acción promocional agresiva en precios, esta decisión tendrá consecuencias en el resto de la áreas de la empresa, medir y evaluar estas consecuencias permite a la empresa continuar con la decisión, modificar el plan o descartarla.

También permite ir un paso más allá de sus competidores, ya que dispone de una herramienta que le permite evaluar los movimientos que va a dar y predecir el futuro reduciendo el riesgo de cometer errores y rectificar posteriormente.

El control de las variables se realiza con el Cuadro de Mando Integral, pero para evaluar el comportamiento de las variables es necesario un simulador que pueda crear diferentes escenarios de la cuenta de resultados.

¿Por qué conviene realizar un Simulador de Resultados de la Empresa con Excel?

¿Te has parado a pensar cómo se toman las decisiones en situación económica actual? Esta situación está consiguiendo que las decisiones en la empresa sean más rápidas, complejas, y arriesgadas, y en consecuencia tengan que ser más precisas y acertadas.

El margen de error se reduce, ya no hay tanto colchón para amortiguar los errores.

Para reducir el margen de error es necesario disponer de información y herramientas que nos faciliten la toma de decisiones.

La información en las empresas suele ser excesiva, suele estar diseminada, desordenada, se infrautiliza, no suele estar filtrada, en muchos casos es inaccesible, y en otros costosa de obtener, llegando incuso a estar oculta para muchos usuarios…

De una forma u otra todas las variables de la empresa están interconectadas y todas afectan a la cuenta de resultados.

Impacto en la Cuenta Resultados Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

Ejemplo de cambios en las variables de la empresa que afectan a otras áreas y al impacto en la Cuenta de Resultados. (Datos y ejemplos ficticios)

Una empresa afectada por una bajada constante de ventas debido al descenso del consumo ve reducido su beneficio del ejercicio y decide que es momento de actuar.

Para incrementar cuota de mercado decide reducir ligeramente los precios de venta de los productos con mayor demanda, sabe que son productos muy sensibles al precio y que incrementará enormemente el volumen de ventas ganando terreno a los competidores.

Los competidores deciden no entrar en una guerra de precios y continúan con su estrategia.

¿Qué efectos tiene esta decisión en el área de Fabricación en Recursos Humanos?

Las máquinas, con bastantes años de servicio, no aguantan el gran volumen y empiezan a tener averías, hay tal cantidad que se tiene que contratar personal de mantenimiento para evitar que las máquinas dejen de funcionar, lo que no pueden evitar es el exceso de consumo energético y el aumento porcentual de mermas.

Las paradas han generado fallos en las entregas, además existen cuellos de botella que están desaprovechando la mejora de la productividad que se podría obtener a través de utilizar una mayor capacidad de fabricación.

¿Qué efecto tendrían en el área de Logística?

No se están cumpliendo con los plazos de entrega a los clientes principales debido al incremento de pedidos por parte de nuevos clientes, debido a esto se decide entregar la cantidad disponible lo más rápido que se pueda.

En consecuencia no se pueden optimizar las cargas a transportar, el número de envíos se incrementa en gran medida aumentando de forma importante el coste por unidad vendida.

¿Qué efecto tiene en la función de Compras?

El aumento de pedidos requiere mayor cantidad de materia prima pero no han tenido en cuenta que el proveedor habitual no les puede servir tal cantidad.

Hay escasez de materia prima a nivel nacional pero encuentran un proveedor en otro país que vende sus excedentes de baja calidad al doble del coste del proveedor habitual y con un periodo de pago muy reducido.

¿y qué efectos tiene en el área financiera?

La situación financiera de la empresa se empieza a complicar, para financiar el coste y las condiciones de compras tienen que negociar una nueva línea de crédito incrementando el riesgo y los intereses.

Vuelta a empezar, el círculo se cierra, una decisión comercial ahora..

¿Qué efecto tendrá en futuras ventas?

Debido a los fallos en el servicio de entrega y errores en la calidad de los productos, uno de los clientes de toda la vida cuyos ingresos representaban el 30% va a cambiar de proveedor el próximo año.

¿Todo esto que impacto tiene en la Cuenta de Resultados?

Incremento de costes no planificados han reducido considerablemente el margen bruto o de contribución llegando a peligrar el punto de equilibrio, en consecuencia es posible que desde hace más de 20 años la empresa presente resultados negativos y haya visto reducido considerablemente su colchón de tesorería.

¿Podemos planificar o simular estas situaciones antes de que ocurran?

Variables Simulación Escenarios Rentabilidad Excel:

– Volúmenes de ventas
– Precios de venta
– Costes Materia Prima
– Asignación de cuentas por centros de costes
– Gastos de estructura
– Gastos de personal
– Altas / Bajas personal
– Gastos de indemnización por despidos
– Transporte
– Mermas
– Capacidad fabricación
– Rendimientos fabricación
– Variaciones OEE

Ejemplo práctico de un Simulador de Resultados Empresariales Excel

La empresa Conservas Martin S.L. (Empresa y personajes ficticios utilizados a modo de ejemplo) es una empresa familiar española, que fue fundada en 1980. A lo largo de sus 32 años de historia el fundador, D. Agustín Martín ha visto como su empresa ha ido evolucionando a lo largo del tiempo.

Pasando por distintas etapas, y saliendo adelante con una clara visión del negocio y una firme y decidida vocación empresarial.

En los últimos 5 años, D. Agustín ha ido cediéndole el protagonismo directivo a sus dos hijos: Andrés y Ana, con el fin de que la transición a la segunda generación se realice sin sobresaltos ni tensiones.

Con el bagaje de su experiencia como marinero en una flota pesquera en alta mar y el conocimiento del sector de pescados, D. Agustín fundó y desarrolló su empresa durante la década 1980-1990.

Fueron unos inicios difíciles, pero la coyuntura económica de aquellos años y el auge de la demanda ayudaron a consolidar y desarrollar la empresa en sus inicios.

Posteriormente, durante la década 1990-2000, el negocio creció de forma continuada hasta requerir unas nuevas instalaciones productivas.

Fue en 1992 cuando la planta se trasladó a sus instalaciones actuales. Instalaciones que fueron automatizadas y que cubrían de las necesidades del negocio en ese momento.

En 1998 aprovechando una Expedición comercial organizada por la Cámara de Comercio local, la empresa empezó a realizar ventas en el extranjero.

Primero de forma puntual, para posteriormente consolidar su labor exportadora con un volumen de ventas creciente año tras año.

Ello les permitió alcanzar un notable nivel de prosperidad hasta el año 2005, año en el que se lograron unos resultados excepcionales.

Pero fue a partir de ese año cuando la tendencia del negocio cambió y los beneficios de la misma fueron disminuyendo hasta entrar en una dinámica de pérdidas reflejadas en el siguiente cuadro:

Análisis de Situación Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

• Reducción del total de ingresos en más de un 50%
• Pérdida importante del margen bruto (Se pasa de un 22,5% a un 18,9%)
• Elevado incremento del % de gastos generales respecto a los ingresos (Se pasa de un 12% a un 21%)
• Más de 2,4 mill euros de pérdidas en los últimos 5 años

Causas de la Situación Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

• Pérdida competitividad mercado internacional
• Decisión de incrementar precios en un 20% debido a incrementos en materias primas y transporte
• Incremento cambio $/Euro, encareciendo el precio de los productos
• Entrada de fuerte competencia del mercado asiático
• Llegada de nuevos productos adaptados a los nuevos estilos de vida

Consecuencias Pérdidas Rentabilidad Global

• Reducción del margen bruto, incremento en el coste de las materias primas
• Mantenimiento de precios de venta
• Gran caída del volumen a nivel internacional y ligeramente a nivel nacional
• Elevadas inversiones en publicidad que no han aportado resultados
• Pesada estructura organizativa. Personal con mucha antigüedad
• Bajos índices de productividad
• Maquinaria obsoleta, la misma desde hace más de 20 años
• No se han reinvertido los beneficios
• No se han realizado inversiones en I+D, no se han desarrollado nuevos productos, ni mejoras en la forma de fabricarlos
• Cambios en la forma de consumir los productos por parte de los consumidores
• Falta de profesionalización del equipo directivo y mandos intermedios

Ante esta situación, la experiencia de D. Agustín es una ayuda para la gestión que deben realizar sus hijos, pero éstos desconocen cuál es el impacto que las decisiones que podrían tomar para cambiar el rumbo de la empresa en la situación que están viviendo.

El mapa del proceso productivo es el siguiente:

El proceso de producción queda reflejado en el siguiente cuadro:

La mayoría de empresarios son conscientes de que el precio de venta es una variable que ha de vigilarse y controlarse diariamente.

Pero si bien el factor precio es muy importante, todos estamos de acuerdo en que no es el único factor que deberemos observar en la gestión de nuestras empresas.

Resulta muy complicado controlar a la vez todas las variables de una empresa.

La cantidad de información, las interacciones entre los distintos circuitos que conforman el negocio, la variabilidad de los escenarios y las implicaciones financieras de todo ello hace que, en muchos casos la labor de gestionar se asemeje a la de “hacer de adivino”.

Eso sí anticipando el futuro con la información histórica y el conocimiento del negocio adquiridos en tiempos pasados. Todos estaremos de acuerdo que “hacer de adivino” es todavía más complicado –si cabe- si además carecemos de la información adecuada.

Y aún diríamos más; la complejidad aumenta en un entorno como el actual, en el que las condiciones cambian a una velocidad vertiginosa y cada vez se vuelven más agresivas…

En estos casos el poder Gestionar con criterio se convierte en una labor titánica si se carece de medios que ayuden a la toma de decisiones.

Pero… Imaginemos que pudiéramos anticipar los resultados de nuestra empresa… Imaginemos que pudiéramos responder a la pregunta: «qué pasaría si hacemos…» antes de tomar una decisión… Sería fantástico, ¿no? Seguro que facilitaría nuestra labor de gestión.

Pues bien, el disponer de esta ayuda puede sin duda marcar la diferencia entre la supervivencia… o la desaparición de nuestra empresa en un mercado que cada vez permite menos errores.

Nuestra labor es la de ofrecer a los empresarios una herramienta que analiza el impacto de sus decisiones empresariales en los resultados de su negocio:

Ejemplo de Presupuesto. Con la Herramienta Simulación de Resultados Empresariales Excel (SRE)

Aunque el resultado no sea de efecto inmediato, cada decisión que tomamos en nuestra empresa tiene un efecto “medible” sobre los resultados de la misma.

¿Verdad que nos gustaría saber qué beneficio aporta o cuánto nos cuesta cada una de las decisiones que tomamos en nuestras empresas?

Podemos «monetizar» el impacto de las decisiones de gestión…

Se trata de un análisis que toda empresa debería hacer cada vez que ha de tomar una decisión importante que afecte a su cuenta de resultados, o al menos… una vez al año, para conocer con menor incertidumbre hacia donde dirigen sus pasos.

El Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) es una herramienta que refleja rápidamente las interacciones entre los distintos circuitos de una empresa (Administrativo, Financiero, Productivo, Comercial…). Se trata de una herramienta informática, que permite trasladar y analizar el impacto de decisiones de gestión sobre los resultados de la empresa. Eso sí, antes de ponerlas en práctica para analizar si conviene o no.

¿Qué puedes conseguir con Simulación de Escenarios Rentabilidad Excel Gratis?

* Conocer en qué productos ganas o pierdes,

* Conocer la situación a partir de la cual empezamos a ganar dinero,

* Conocer que clientes son rentables y cuáles no,

* Conocer qué mercados valen la pena y cuáles no,

* Conocer qué procesos productivos vale la pena conservar y cuáles externalizar,

* Saber dónde gano y dónde pierdo…

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber dónde puedo ganar más…

¿Qué tipo de decisiones se pueden tomar con Simulación de Escenarios Rentabilidad Excel?

* variaciones en los precios de venta (subidas o bajadas)

* variaciones en los costes (subidas o bajadas)

* volúmenes de fabricación óptimos

* planes de reducción de costes, mermas, etc

* configuración de la estructura productiva (personal y máquinas) óptima

* mejoras en los procesos

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber qué hacer para ganar más…

Aplicación del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) en la empresa Conservas Martín S.L.

Con la información recopilada en la fase de toma de datos procedemos al diseño y al desarrollo del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales aplicados al caso de esta empresa

La herramienta para realizar Simulaciones Escenarios Rentabilidad Excel se divide en tres apartados:

Datos Operativos Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con el proceso productivo necesario para llevar a cabo la producción. En él encontramos datos relacionados con:

• Necesidades de Materia Prima

• Distribución de los Centros de Coste

• Distribución de los Procesos

• Cálculo de mermas

• Coste de otros Materiales

• Coste de Transporte

Datos Económicos Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con la contabilidad financiera de la empresa y su vinculación a las operaciones a través de los centros de coste. En él encontramos datos relacionados con:

• Criterios de reparto contable

• Desglose de cuentas por centro de coste

• Gestión de costes de personal

• Análisis de cargas por centro

Análisis Resultados Simulador Escenarios Rentabilidad Excel

En este apartado se analizan los resultados de las diferentes decisiones reflejadas en distintos escenarios.

Dichos escenarios pueden contrastarse entre ellos y contra la situación actual a fin de encontrar la combinación de decisiones que ofrezca el mejo resultado para la empresa.

Además del impacto sobre los resultados operativos de la empresa, podemos evaluar el impacto financiero que los distintos escenarios tienen sobre las necesidades de tesorería (decisiones sobre financiación, reducción de gastos, inversiones, etc)

Análisis de la situación actual para el ejercicio 2012:

A modo de breve resumen, comentar sobre los resultados que:

Al desglosar el resultado operativo de la situación actual de la empresa, observamos que las líneas de producto con rentabilidades positivas no son capaces de compensar las rentabilidades negativas de las 2 líneas de producto que muestran rentabilidades muy negativas.

A partir de esta foto inicial, se procede a detallar posibles acciones con el fin de evaluar su impacto en la cuenta de resultados. Dichas decisiones son catalogadas como Escenario#1, Escenario#2, Escenario#3…

Para ver el impacto rápido de estas decisiones, la herramienta cuenta con la posibilidad de poder comparar rápidamente la situación actual frente al efecto de los cambios según la siguiente pantalla:

De esta forma es fácil evaluar el resultado de las decisiones analizadas frente a la situación actual.

A modo de ejemplo, empleamos otra funcionalidad de la herramienta en la que comparamos con gran agilidad dos escenarios diferentes desarrollados a modo ilustrativo:

Simulador Excel ESCENARIO#1: Acciones relacionadas con una nueva estrategia comercial

• Reducción del precio de venta un 14% con un aumento esperado del volumen de la demanda del 35%

• Con el aumento de la producción esperamos una mejora en la renegociación de materias primas del 12.5%

• El resultado de la empresa mejora en un 8% pasando de arrojar pérdidas de casi 700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 150.000 eur

Simulador Excel ESCENARIO#2: Acciones relacionadas con una reducción de los costes de estructura

• Reducción del Personal en 9 personas

• Reducción del 5% en Mermas

• Reducción del 10% en Gastos Generales

• El resultado de la empresa mejora en un 7% pasando de arrojar pérdidas de casi 700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 30.000 eur

¿Y a partir de aquí cuál es el escenario más viable para la empresa?

En este punto es donde resulta importante analizar el flujo de caja, ya que aunque la propuesta pueda resultar atractiva, puede que la liquidez de la empresa no permita abordarlos debido a las tensiones de tesorería que ello conllevaría.

Descarga aquí el archivo

Más información sobre Cálculo, Control y Análisis de Costes y Rentabilidades