Ventajas ERP ODOO

Ventajas ERP ODOO.

Si has llegado hasta aquí posiblemente hayas oído hablar sobre el ERP ODOO y su capacidad para llevar una gestión integrada de la empresa.

Posiblemente hayas oído decir que el ERP ODOO es un sistema modular que se adapta a los procesos de cada empresa, un Sistema de Gestión Intregrado a medida según las necesidades de cada empresa.

No todas las empresas facturan igual, no todas las empresas de servicio funcionan igual, no todas tienen los mismos procesos productivos o logísticos y no todas tienen las mismas necesidades de reporting, de análisis de la información o de toma de decisiones.

 

El ERP ODOO es un sistema de información libre y de código abierto por lo que cualquier empresa consultora es capaz de realizar instalaciones, modificaciones o adaptaciones.

Así que es fácil cambiar de empresa consultora en caso de ser necesario.

Es un sistema que no tiene costes de licencias por uso o usuario, un usuario con la capacidad adecuada se lo puede instalar de forma gratuita y configurarlo a su medida.

Los costes que una empresa consultora suele ofertar son los de implantación del sistema que suele incluir análisis del proyecto, diseño, instalación, configuración y parametrizaciones, desarrollos si son necesarios, formatos de documentos, informes avanzados, migración de datos, formación y asistencia en la puesta en marcha, también se suelen contratar servicios de mantenimiento del sistema y alojamiento en servidor en caso de que la empresa prefiera no instalarlo en uno propio.

Como has podido observar no es un sistema cerrado, todo lo contrario, una de sus grandes virtudes es la capacidad es de crecer según va creciendo la empresa, añadiendo nuevas funciones, mejorando los procesos o incrementando el análisis de información.

Otra de las características técnicas es su capacidad de conexión con otros sistemas, hay empresas consultoras que realizan integraciones con tiendas online o sistemas de email marketing, por ejemplo.

Al sistema se accede desde un navegador web por lo que no requiere instalación en los PCs, y su utilización es similar a la de una página web, con enlaces, accesos directos … esto permite acceder a cualquier tipo de información desde cualquier sitio de forma rápida.

 

Si las bondades técnicas no te han llamado la atención, seguro que las ventajas económicas si que lo harán.

Un ERP como ODOO no es un gasto, es una inversión de la que hay que obtener una rentabilidad, por ejemplo si actualmente dedicas 200 horas semanales a procesos de administración, gracias al ERP se pueden reducir a 50 horas semanales, con ello habrás obtenido una reducción del 75% del coste de estos procesos.

Mejores procesos implican siempre un ahorro económico o una mejora en eficiencia, y una mejora en eficiencia se suele traducir en mayor volumen de negocio y rentabilidad ya que se puede llegar a más con los mismos o menos recursos.

 

Cambiar de ERP o pasar un programa de contabilidad específico a la gestión integrada que aporta un ERP es una decisión estratégica y clave para el buen funcionamiento de la empresa, para conseguir mejoras en la gestión y poder escalar el sistema de información en función del crecimiento de la empresa y la incorporación de nuevas funcionalidades.

 

A la hora de implantar un nuevo ERP hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión.

En primer lugar y en mi opinión el fundamental, es que la empresa tenga muy claro cuáles son sus procesos de trabajo actuales.  Que los tenga definidos por escrito y plasmados en mapas de procesos.

Un proceso es una actividad que realiza un empleado, cómo la realiza, cuándo la realiza, qué tiempo le lleva realizarla, qué tipo de problemas o errores comunes conlleva esa actividad, quién supervisa la actividad, qué valor aporta a la empresa la actividad, qué coste supone la actividad.

Es muy importante el flujo de procesos actual.

Ya que habrá que compararlo con el flujo de procesos que tendrá el nuevo ERP.

La comparación de procesos debería permitir analizar qué ahorros se obtendrían con el nuevo ERP y qué beneficios aportaría a la empresa.

Lo ideal es poder prever y cuantificar los ahorros y los beneficios que va a generar la implantación. De esta forma se podrá analizar la rentabilidad de la inversión.

Por ejemplo, imagina una empresa que recibe el 100% de los pedidos vía teléfono, fax o email, tiene 2 empleados que una vez han tomado nota de los pedidos deben registrarlos manualmente en el programa de gestión.

Si el nuevo ERP permite la funcionalidad de un sistema business to business para que el cliente pueda acceder al sistema, revisar el catálogo y realizar el pedido directamente, además de facilitar más información al cliente para que realice más compras, los pedidos entrarían directamente en el sistema sin tener que registrarlos manualmente.

Si el 70% de los clientes realizase los pedidos a través de este proceso, se podría prescindir 1 de las 2 personas (recolocándola en una función que aporte más valor a la empresa) y se incrementarían las ventas.

Este proceso habrá generado un ahorro y un incremento del beneficio de la empresa, si se cuantificase y se comparase con la inversión realizada en el ERP únicamente en este proceso se podría evaluar si vale la pena o no realizar el cambio.

 

Muchas empresas han dado el salto, han evaluado el coste-beneficio de la inversión de un nuevo ERP y están disfrutando de los beneficios.

Ventajas de alto valor que aporta el ERP ODOO a las empresas

1) Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa, tanto en el registro de datos como en el procesamiento de la información para el control, el análisis y la toma de decisiones. Procesos integrados y automatizados. Ahorro económico y mejora de eficiencia.

2) Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos, eliminación de los dobles trabajos, retrabajos y reducción de registros de forma manual.

Elimina lo que no es importante para la actividad de la empresa. Elimina o reduce aquello que no aporta valor a la empresa. ¿Has considerado el tiempo que dedicas a la gestión de algo tan sencillo como los gastos de los empleados? ¿O por ejemplo la gestión del coste del personal para el análisis de datos y su tratamiento contable?

3) Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling, con la finalidad de mejorar las decisiones financieras y estratégicas.

Imagina tener la información contable de bancos al día con una simple importación del extracto bancario al ERP, pero no solo eso, imagina poder hacer previsiones de tesorería para saber los fondos futuros en los próximos meses.

4) Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real y de forma automatizada para controlar y analizar de forma simplificada los aspectos clave del negocio y del funcionamiento interno de la empresa.

5) Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información, como por ejemplo a la hora de llevar un control del stock o la ausencia de empleados, ya sea por vacaciones u otras causas.

6) Eliminar el uso de hojas de cálculo y bases de datos independientes que pueden conducir a errores y a pérdidas de información.

Las hojas Excel son de gran utilidad para ciertas funciones, pero su uso para la gestión de aspectos clave de la empresa que necesitan de integración con otras áreas puede suponer grandes pérdidas de tiempo de proceso de información, pérdida de tiempo en el mantenimiento de las hojas de cálculo y elevado tiempo de formación en aquellos usuarios no habituados a este tipo de herramientas.

7) Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario.

Curva de aprendizaje muy baja. La gestión deja de ser exclusiva e independiente de cada usuario y pasar a formar parte del conjunto de la empresa. Esto permite trabajar a la empresa en equipo. Por ejemplo, cualquier usuario puede aprender contabilidad en el ERP sin ser especialista. Esto implica una reducción de costes de formación en temas de gestión.

8) Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios, o el control de la rentabilidad prevista y real de una fabricación o un proyecto, así como la posibilidad de obtener informes de rentabilidad de proyectos, clientes o canales de venta (equipo comercial, venta online, ferias, campañas…) Esto mejora la precisión del análisis y la toma de decisiones.

9) Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online. Incremento de la productividad del equipo comercial, mejora de la captación de leads o contactos y el seguimiento de las acciones comerciales, así como la facilidad a la hora de elaborar presupuestos de venta. Mejora de la inteligencia comercial y la toma de decisiones de aspectos clave en el área comercial y de marketing.

10) Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada, al ser un sistema muy sencillo de utilizar y manejar y que no requiere esfuerzos para la obtención de información que facilitan su trabajo del día a día.
El personal se siente más involucrado en la gestión de la empresa.

11) Mejorar la comunicación entre el personal de la empresa.

Se evitan errores de comunicación, exceso de emails, reuniones innecesarias, se evita la comunicación en papel, en definitiva, mejora la coordinación interdepartamental.

12) El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa.

Facilita la comunicación de las buenas prácticas y facilita la metodología de mejora continua (tradicionalmente exclusivo de las grandes multinacionales que cada vez más pequeñas y medianas empresas están adoptando)

13) El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones, así como la adaptación a cambios en procedimientos de trabajo o incorporación de nuevos procedimientos.

 

Ya has visto que el ERP no es solo una gran máquina para llevar la gestión integral de la empresa, sino que es un sistema que facilita la mejora continua de las organizaciones y por lo tanto es una inversión que genera una importante rentabilidad de forma directa e indirecta.

Las empresas necesitan mejorar continuamente para poder competir en un entorno tan complejo y agresivo como el actual.

Comparación ERP ODOO Vs SAP Business One

Los precios de ODOO que se publican en este artículo son los correspondientes a la versión entreprise que ODOO ofrece que difieren del presupuesto de implantación y condiciones que puede aplicar cada partner ofreciendo la versión enterprise o la community.

Algunas empresas que trabajan con el ERP ODOO

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Ahorrar Dinero y Trabajo con ERP ODOO

Cómo ahorra un ERP trabajo administrativo en la empresa

¿Realmente se ahorra con un ERP tiempo de trabajo administrativo?

O es una ilusión para vender soluciones que no necesita la empresa.

Antes que nada comentar que un ERP por sí solo no hace milagros, un ERP es un reflejo de las actividades de la empresa integradas en una única solución diseñada para reducir y simplificar el trabajo.

 

En la implantación y el manejo del ERP participan 2 grupos de personas.

El grupo de las personas que van a hacer uso del ERP (tanto los que realizan el input o introducción de datos como los que utilizan el output o control, análisis y toma de decisiones con la información que proporciona el ERP) y el grupo que traslada la actividad de la empresa al sistema y lo pone en marcha, es decir el equipo de consultores (informáticos y de gestión)

Ahorro-trabajo-administrativo-ERP

La comunicación e interacción entre los 2 grupos de personas es fundamental para que un ERP haga lo que está previsto que realice.

El grupo de los usuarios debe entender el concepto general de un ERP, las razones de su utilización.

En un ERP todo está integrado y esto es complicado de entender cuando un usuario solamente conoce su ámbito de actuación.

Si el usuario no entiende la conexión de su área con el resto de la empresa y las implicaciones que tienen sus accionen en otras áreas, lo más  seguro es que rechace el nuevo sistema y ponga trabas a la hora de integrar su área con el resto.

 

Un ERP se implanta para incrementar el control de aquellas actividades que en la actualidad no se controlan y para integrar en un solo sistema todas las herramientas de información que hay en la empresa y que generan trabajos duplicados e innecesarios o falta de fiabilidad debido a la no integración con el resto de áreas.

 

Un ERP sigue un proceso lógico y natural de lo que ocurre en la empresa por lo que cada paso y fase tiene su razón de ser. Por lo tanto todas las fases son importantes y se tienen que tener en cuenta.

Demasiados atajos en las fases puede llevar a una pérdida de control del proceso o complejidad a la hora de deshacer errores o equivocaciones.

Es recomendable los atajos en las fases en su justa medida.

En alguna ocasión algunos usuarios nos han comentado que el ERP les generaba más trabajo.

 

La situación previa a la implantación del ERP era la siguiente: Una empresa en la que no llevaban control de stock, no llevaban gestión de trazabilidad.

Los movimientos de fabricación los anotaban en una hoja de cálculo, los albaranes los emitían redactados a mano en formato papel sin que quedasen registrados en ningún sistema informático.

Las facturas se generaban con la información de los albaranes hechos a mano y posteriormente se hacía el asiento contable en el programa de contabilidad.

 

Con la implantación del ERP se estableció primero generar el pedido de venta para con 2 clics generar el movimiento de stock y el albarán de salida valorado y con un clic generar la factura y automáticamente el asiento de venta.

La información solamente se introducía 1 vez, en el pedido de venta, el resto de pasos se generaban automáticamente.

Además de reducir un 80% el tiempo de trabajo administrativo se genera control sobre stocks y la trazabilidad (actividades que antes no controlaban)

 

A pesar de lo obvio de la reducción de tiempo en el proceso global y en el control de aquellos procesos que no controlaban, el usuario consideraba que el nuevo sistema le generaba más trabajo ya que tenía que hacer varios clicks que antes no hacía en la misma fase.

A priori puede parecer que el nuevo sistema genera más trabajo, pero la razón es simple, ahora empiezan a controlar cosas que antes no hacían y esta situación por lógica genera fases que antes no tenían, pero en el conjunto no implica mayor cantidad de trabajo sino todo lo contrario.

 

En cuestión de una semana el usuario ha reconocido las bondades del nuevo sistema.

Ahorro de tiempo en trabajo administrativo y generación de informes.

Enorme incremento del control de la empresa.

Contabilidad ERP ODOO. Automatiza los procesos y ahorra trabajo administrativo

La contabilidad en ODOO está diseñada para que los procesos administrativos estén lo más automatizados posibles. El trabajo de contabilizar se sustituye por el trabajo de analizar y controlar la contabilidad.

 

La contabilidad en su mayor parte es consecuencia de las operaciones normales de la empresa como facturar ventas, registrar facturas de compras, cobrar facturas de venta y pagar facturas de compra.

En menor medida hay asientos que no son generados a través de facturas de compras o de ventas como pueden ser liquidaciones de impuestos o nóminas.

 

Estos asientos también se pueden automatizar en caso de que el tiempo que ahorra sea mayor que el coste de la automatización, en caso de no tener la necesidad de ser automatizados ODOO permite la creación sencilla de asientos manuales con una recurrencia temporal o simplemente con la función duplicar y cambiando los importes del nuevo asiento.

¿Te imaginas no tener que contabilizar nunca más asientos de facturas y de cobros y pagos?

 

Como se puede observar en el mapa de procesos contables desde las facturas de venta y de compra se generan los asientos contables. Tanto las cuentas contables se definen por defecto en el producto, el cliente y el impuesto, aunque se pueden modificar en la factura o en el asiento.

Contabilidad-con-ODOO-ERP-Open-Source-código-abierto

El asiento también incorpora los datos referentes a la fecha de vencimiento del cobro o del pago, datos originados en la factura, por lo que el mismo asiento se convierte en un documento a cobrar o a pagar.

Desde los apuntes del asiento se genera el listado de vencimientos con sus respectivos estados (pendientes, cobrado, pagado…) y la forma de cobro o pago que se ha definido previamente.

Ejemplo-factura-ventas-ODOO-ERP
Acceso-a-asiento-contable-desde-la-factura-ODOO-ERP
Asiento-contable-automático-desde-factura-ODOO-ERP

El listado de vencimientos, así como otro tipo de datos (saldos bancarios, vencimientos cobros y pagos a realizar sin factura…) es lo que se utiliza para llevar una planificación de tesorería.

Desde las facturas y los asientos contables se genera el libro de IVA y los modelos de impuestos necesarios.

Y con los asientos generados por las facturas, los asientos de cobros y pagos generados a través de la conciliación de los extractos bancarios y caja y los asientos manuales se generan los principales informes contables (libro mayor, balance de sumas y saldos, balance de situación, PyG…)

Debido a la automatización de asientos a través de las facturas, los cobros y los pagos, es posible que la numeración de asientos no tenga una relación secuencial con las fechas contables, tal como obliga la legislación, por lo que a la hora de realizar el cierre anual hay una función que renumera todos los asientos en relación a la fecha contable.

Guía completa sobre CONTABILIDAD ERP ODOO aquí. Tutoriales, ejemplos, módulos, trucos…

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