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Ejemplo de Servicio Sistemas de Control de Gestión y Financiero proporcionados a varias empresas

Con la finalidad de controlar, planificar y tomar decisiones económicas, operativas y estratégicas es necesario implementar herramientas de Control de Gestión y Financiero difíciles de incluir en un Sistema de Gestión Integrado o ERP debido a la complejidad técnica del tratamiento de datos y a la particularidad de trabajar con proyecciones, previsiones o posiciones presupuestarias.

Este tipo de herramientas requieren de un diseño, implantación y formación a medida que realizará un consultor especializado en el área de Control de Gestión.

Las herramientas de Control de Gestión se realizarán con Excel, aprovechando su flexibilidad y dinamismo para la elaboración de este tipo de herramientas, así como facilitando la usabilidad y minimizando procesos de trabajo administrativo a través de automatizaciones.

 

Herramientas a incluir en servicio de implantación, formación, soporte, mantenimiento y asesoramiento del Sistema de Control de Gestión y Financiero.

  • Sistema de Costes Presupuestados: Cálculo de costes directos a través de escandallos, márgenes brutos previstos, costes de estructura y rentabilidad presupuestada para planificar estrategia de precios comerciales, creación de escenarios y simulaciones que minimicen los riesgos en la toma de decisiones y la planificación de la estrategia.
  • Sistema de Control Presupuestario con Proyecciones: Establecer objetivos de ingresos y gastos alineados con la estrategia de la empresa, control de los objetivos a través de una Cuenta de Explotación Analítica con informes Year-to-Date y Full-Year-Forecast, incluyendo proyecciones para anticipar la toma de decisiones o medidas correctivas a través de planes de acción que permitan alcanzar los objetivos establecidos.
  • Previsiones de Tesorería: Informe mensual avanzado sobre las previsiones de tesorería de los próximos meses, incluyendo saldos y vencimientos a cobrar y a pagar, pagos recurrentes no contabilizados y pedidos confirmados no contabilizados, control de saldos bancarios, líneas de financiación, previsión de inversiones…. Este tipo de informes permite tomar decisiones de carácter financiero para obtener un equilibrio óptimo entre disponibilidad y financiación.
  • Cuadro de Mando Integral: Establecer el control de KPIs de objetivos financieros y operativos alineados con la estrategia a través de un CMI de estructura clásica con las perspectivas Financiera, Clientes, Procesos Internos, Aprendizaje y Crecimiento… Establecer un sistema de gestión del plan de acción para poder actuar sobre cada uno de los indicadores que requieran mejoras.
  • Análisis de costes reales. Implantación de un sistema de información que permita el cálculo de costes de ventas reales por líneas de pedidos o líneas de facturas, por lo que se conseguirá conocer a la empresa márgenes reales a nivel de producto, familia de productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de ventas….
  • Cuadrante Turnos y Horarios Empleados incluyendo cálculo de costes: Herramienta que permite planificar turnos, horarios y vacaciones de los empleados, realizando además previsiones de costes anuales de empleados.
  • Planificación de Procesos y Máquinas de Fabricación a través de gráfico Gantt. Planificación visual de la carga de trabajo de máquinas y procesos para optimizar capacidades y disponibilidades, lo que permite la reducción de costes indirectos de producción y de estructura a nivel unitario.
  • Informe de indicadores OEE. Sistema de información del nivel de efectividad de las máquinas para optimización de los procesos productivos lo cual permite la reducción de costes indirectos de producción y de estructura a nivel unitario.
  • Otras herramientas de Control de Gestión que pueda necesitar la empresa.
Los servicios de Control Financiero y de Gestión incluyen:

Análisis de la situación, diseño de las soluciones, configuraciones, parametrizaciones, desarrollos y adaptaciones de las herramientas, trabajo en equipo con la empresa, formación, soporte, cambios y mejoras.

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Después de más de 20 años de experiencia uno de los principales problemas que me he encontrado en las empresas es la lentitud a la hora de implantar soluciones a necesidades, carencias o problemas.

La lentitud en la ejecución genera costes adicionales y además no te asegura el éxito de la implantación.

Cuando alguien en la empresa busca información sobre una necesidad está dedicando tiempo, cuando realiza una consulta al proveedor está perdiendo tiempo, cuando consulta a su superior la oferta del proveedor está perdiendo tiempo, si se rechaza la propuesta del proveedor por precio el proceso vuelve a empezar, por lo que se duplica el tiempo perdido.

Toda esta pérdida de tiempo tiene un alto coste de oportunidad, ya que la persona que busca, consulta y analiza la oferta está dedicando un tiempo a algo que podría hacer por sí mismo o podría estar dedicando a actividades que aportan mayor valor a la empresa.

Y rechaza la oferta por precio cuando el coste del tiempo perdido es mayor y la empresa todavía no dispone de la solución.

Es duro admitir que se necesita una ayuda externa cuando se supone que el empleado al que se le paga todos los meses debería saber realizarlo profesionalmente y minimizando el tiempo.

Pero lo importante es cubrir una necesidad o solucionar el problema, esta ayuda no va a quitar el trabajo al empleado, todo lo contrario, es un complemento que lo va a fortalecer ya que no va a perder el tiempo en algo en lo que no es especialista y se podrá centrar en aquello que sabe hacer con eficiencia.

En una empresa que le realizo servicios de controlling, hace unos meses tenía una necesidad muy concreta entre muchas otras, es un grupo de empresas que no disponía de una previsión de tesorería individual ni consolidada, trataron de implantarlo por su cuenta, después de 2 meses consiguieron ponerlo en marcha, pero tardaban una semana en actualizar las previsiones y la información no era muy fiable.

Después de un mes de duro trabajo automaticé la actualización de los informes, también la forma sobre cómo se origina la información y si está contrastada y documentada lo que garantiza su fiabilidad.

Pero lo mejor de todo es que el informe de previsión de tesorería de 3 empresas además de la consolidada está disponible en unas horas.

La empresa no solo ahorra costes fijos mensuales de los empleados dedicando tiempo a una tarea que resulta poco fiable, que se tarda una semana en estar disponible, sino que los empleados disponen tiempo para dedicarlo a actividades en las que son expertos y que aportan más valor a la empresa.

Y al igual que ha pasado con las previsiones de tesorería también se ha realizado lo mismo con otras funciones de Control de Gestión y Financiero.

Por lo que todos los meses la empresa cubre una carencia que tenía, dispone de información que aporta un alto valor a la empresa y reduce costes fijos propios.

Para comprobar si esta metodología es beneficiosa para la empresa tan solo hay que realizar un análisis del coste-beneficio que aporta la información, es decir, si el coste de generar la información es menor que el beneficio que aporta su uso es un buen negocio para la empresa.

Si el coste de generar la información es mayor que el beneficio que aporta su uso mejor olvidarse de ella y centrarse en aquellas que realmente aporten valor.

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