HERRAMIENTAS Y SERVICIOS CONTROL DE GESTIÓN Y FINANCIERO (CONTROLLER)

 

¿Te preocupa el cálculo de costes y rentabilidades en tu empresa, la falta de liquidez, desconocer lo que llevas ingresado y gastado respecto a un presupuesto, no disponer de Indicadores que te permitan alcanzar tus objetivos, la escasez de información en áreas clave como fabricación o la dedicación de demasiado tiempo administrativo a tus procesos?

 

En CASHTRAINERS encontrarás gran cantidad de información, estudios, herramientas, técnicas, experiencias, casos reales, diseños, modelos, vídeos y tutoriales sobre temas de Control de Gestión y Financiero.

Aquí encontrarás más de 80 plantillas Excel profesionales gratuitas para que puedas montar tu departamento o área de Control de Gestión. Más de 200 vídeos publicados, más de 30 tutoriales en PDF gratuitos sobre funcionalidades del ERP ODOO,  más de 390 artículos sobre consejos y herramientas de Control de Gestión y ERP ODOO y más de 12 horas de formación gratuita para la elaboración de herramientas de Control de Gestión. 

 

Si todavía no tienes claro qué puedes conseguir a través del área de Control de Gestión (Controlling), en el siguiente botón puedes descargar muchísimas plantillas de ejemplo que te podrán ayudar directamente o necesitarás adaptar para mejorar la información que necesita la Gerencia para planificar, controlar y tomar decisiones. 

 

Control de Gestión y Financiero

 

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Consultor área Control Gestión y Financiero (Controller)

Dani Granero

Soy Dani Granero, consultor especializado en el área Control de Gestión y Financiero (Controller) con más de 20 años de experiencia, habiendo trabajado y realizado proyectos en decenas de empresas, tanto en multinacionales, grandes empresas y pymes de los sectores más variados. He trabajado como Controller, Adjunto a Dirección, Consultor área Conlling y Finanzas, y también he sido socio de una empresa de implantación de ERPs.

Actualmente disfruto de mi pasión, realizando proyectos y proporcionando servicios de Control de Gestión y Financiero (Controller) a empresas de todo el mundo de habla hispana.

Trabajo con empresas que necesitan crear o mejorar herramientas y procesos para obtener mayor control de la información clave de su empresa que les permita poder tomar decisiones acertadas minimizando riesgos.

La figura del Controller está muy extendida en grandes empresas, pero todavía es la gran desconocida en las Pymes, a pesar de que con independencia del tamaño todas tienen las mismas necesidades de gestión.  

Aquí encontrarás información, herramientas y técnicas que utiliza un Controlller en las grandes empresas, pero que han sido diseñadas y adaptadas para poder utilizarse también en Pymes de cualquier tamaño y sector.

Muchas empresas únicamente se preocupan en vender más y más, pero se olvidan de que es fundamental vender con rentabilidad y generar el cash necesario para mantenerse o crecer, cualquier actividad en la empresa debe estar enfocada a generar más negocio o ayudar a generarlo, para conseguirlo el Control de Gestión facilita el soporte y las herramientas necesarias.

En mi metodología de trabajo aplico el Kaizen (mejora continua), estudiando, investigando y evolucionando día a día, esta filosofía es la que traslado a los proyectos y servicios que realizo a las empresas.

Control Financiero y de Gestión (Controlling)

En esta página encontrarás información, herramientas y técnicas clásicas más enfocadas al Control Financiero.

Como por ejemplo previsiones de tesorería, cálculo ratios financieros, análisis balances, planes de negocios, planes financieros, informes financieros, business plans..

También se aborda las funciones que realiza un Controller, qué tipo de herramientas utiliza, en qué puede aportar valor tangible a la empresa.

Podrás encontrar plantillas gratuitas y diseños de herramientas que necesitan adaptaciones a medida.

Todo un mix de información sobre el área de Control Financiero y de Gestión (Controlling)

Control y Rentabilidad de Proyectos

Las empresas que comercializan proyectos suelen tener un punto débil, la Previsión, Gestión y Control de Costes.

He trabajado en muchas empresas que comercializan proyectos, cuyo principal objetivo es la facturación del proyecto y la posventa y los plazos de entrega.

Utilizan técnicas como el project scrum, la agenda de reuniones con el cliente, la aprobación por parte del cliente de los avances… pero en muy pocas empresas he visto que realicen una previsión de los costes que tendrá el proyecto, los márgenes previstos y un cálculo de los costes y los márgenes reales.

Posiblemente al estar tan centrados en la venta y cumplir los requisitos del cliente no consideran importante la gestión interna.

¿Cuántos proyectos se han alagado más de lo previsto y se han destinado más recursos de los inicialmente previstos? Los recursos son limitados, la mayoría de los proyectos son grandes consumidores de tiempo, por lo que dedicar mayor cantidad de recursos no solo supone un mayor coste del proyecto sino también el coste de oportunidad de poder estar trabajando en otros proyectos que generen más ingresos y más entrada de dinero a la empresa.

Aquí podrás encontrar herramientas y técnicas que te permitirán realizar una previsión o planificación de cotes y márgenes y al mismo tiempo un seguimiento de los costes y márgenes reales del proyecto.

Cuadros de Mando e Indicadores Clave de Gestión

Parece que actualmente ninguna empresa puede vivir sin un Cuadro de Mando, parece que sea la solución a todos los problemas en la empresa, en mi página es la herramienta más buscada y sobre todo la “gratis”.

Todos buscan un Cuadro de Mando gratis, por lo visto lo que más importa es la herramienta y no los beneficios que aporta. Comparar indicadores respecto a objetivos sin tomar medias o un plan de acción no sirve absolutamente para nada. Es como si el indicador del combustible nos indica que nos quedan pocos kilómetros para repostar y no acudiésemos a una gasolinera, el resultado sería quedarnos tirados en la cuneta de una carretera. Pues lo mismo ocurre con un Cuadro de Mando, si no se toman medidas en aquellos indicadores que van mal, seguirán yendo mal.

Algunas empresas prefieren un Cuadro de Mando conectado directamente a la información de su ERP, esto es lo ideal, información en tiempo real, bajo mantenimiento, y gráficos preciosos, claro que esta opción no es gratuita, lo normal es que el coste sea muy alto. Pero por muy bonito y con muchos colores que tenga el Cuadro de Mando si no se sabe gestionar su valor es cero.

Otras empresas prefieren no invertir mucho en un Cuadro de Mando, tal vez no sea demasiado importante para la empresa. Prefieren la opción gratuita o la versión económica mejorada que tengo mi página. Pero ojo, que un Cuadro de Mando no conectado a la fuente principal de información supone unos costes muy altos. Yo he estado en empresas en las que tardaba 2 o 3 días enteros en actualizar mensualmente un Cuadro de Mando de 15 indicadores, ¿la razón? el acceso a la información. Tenía que recorrer todos los departamentos de la empresa para que me la facilitasen, algunas la tenían que elaborar, otros me la entregaban en inmensas tablas de hojas de cálculo y tenía que procesar la información, otros me la proporcionaban en papel y bolígrafo… todo un despropósito. El coste conjunto de mantener un Cuadro de Mando en esta empresa era altísimo.

Hay empresas en las que los empleados dedican varias horas al día durante un periodo de tiempo para obtener la información, procesarla y actualizar el Cuadro de Mando. Un coste muy elevado.

Después están las reuniones interminables para debatir sobre los resultados y lo peor de todo, no tomar medidas, no asignar responsables, ni fechas límite para actuar sobre los medibles o los indicadores.

En esta página encontrarás bastante información sobre herramientas y técnicas sobre Cuadros de Mando e Indicadores Clave. Pero recuerda que lo más importante es el uso que le des y el coste de mantenerlo. No te olvides de los costes ocultos, aquellos que no pagas una factura directamente, pero sí que repercuten en las cuentas de gastos.

Cuenta de Explotación Analítica

Te preguntarás, si ya tengo la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en mi programa de contabilidad. ¿Para qué me cuentas el rollo de la Cuenta Analítica de Resultados o Cuenta Explotación Analítica?

Porque seamos sinceros, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias la utilizas para pagar impuestos y repartir dividendos.

Porque no tiene una estructura que facilite el análisis mensual evolutivo, porque es la norma y no es dinámica para adecuarla a las necesidades de la empresa. Porque no puede incorporar otro tipo de indicadores. Porque no puedo desglosarla en diferentes líneas de negocio para analizar su rentabilidad.

Cuando un consultor estratégico analiza una empresa, ¿crees que se fía de la información de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias? Lo primero que hace es elaborar su propia Cuenta de Explotación Analítica, la que realmente refleja el resultado de la empresa.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias queda en un segundo plano y todas las decisiones, análisis y fijación de objetivos se realizan sobre la Cuenta de Explotación Analítica.

Además a la Cuenta de Explotación Analítica se le pueden incorporar indicadores y se le puede añadir una gestión y control de presupuestos.

Control Gestión Comercial y Ventas

El área Comercial y de Ventas da mucho juego en la función de Control de Gestión (Controlling)

Control de costes, márgenes, cálculo de precios de venta, rentabilidad por producto, clientes, comerciales, canales de venta, zonas geográficas…

En realidad esta área de la empresa está muy relacionada con la de Cálculo, Control y Análisis de Costes.

Lo interesante se pone cuando se solicita a los comerciales que elaboren el presupuesto de ventas para el próximo año. O que se realice un análisis de costes del departamento para analizar su rentabilidad y rendimiento. Costes de adquisición de leads o contactos, costes de conversión de leads en clientes, márgenes obtenidos, rentabilidad de sus clientes.

La información comercial es imprescindible para el conjunto de la empresa, contactos, oportunidades, acciones comerciales, presupuestos, pedidos… y no hay mejor herramienta para centralizar la información en la empresa y sustituir las clásicas agendas que el CRM.

En esta página encontrarás todo tipo de herramientas, técnicas e información que pueden ser utilizadas en un departamento Comercial

Control Gestión Fabricación y Logística

O tienes un ERP que sea la bomba y lo has adaptado a las necesidades particulares de tu empresa, lo que significa que te has dejado una enorme cantidad de dinero por el camino, posiblemente decenas o cientos de miles de euros, o tienes los partes de producción en papel o en complicados archivos Excel.

Parece que hoy en día recopilar y analizar información obtenida de actividad de fabricación es exclusivo de grandes empresas. Que las pequeñas empresas que fabrican no necesitan información para analizar productividad, rendimientos, capacidades, calidad, procesos, tiempos, defectos, ineficiencias….

Por fortuna los Controllers no solo nos dedicamos a la gestión financiera (es lo que piensan la mayoría de las empresas) todo lo contrario, el Controller tiene que ser capaz de gestionar, controlar y analizar la información de cualquier área de la empresa. En muchos casos cruzarla para conseguir tener una visión global y generar reportes e indicadores que permitan aportar un alto valor añadido.

El Controller se busca la vida para conseguir abaratar los costes, reducir los tiempos administrativos y optimizar los procesos para conseguir una información que por otra vía costaría a la empresa decenas o cientos de miles de euros.

En esta página encontrarás herramientas y técnicas que te permitirán gestionar aspectos del área de Fabricación, Logística y Operaciones que de otra forma sería muy costoso.

Control Gestión Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos se pueden obtener muchos tipos de informes e indicadores, hay tanto que controlar y medir!!

Lo ideal es tener la información integrada en un ERP y desde ahí generar los informes.

Pero un ERP cuesta mucha pasta, así que ¿por qué no utilizar plantillas Excel para controlar la información? y mejor aún si son gratuitas.

En esta página encontrarás un arsenal de herramientas de Control de Gestión para el área de Recursos Humanos. 

Los Controllers también generamos, controlamos y analizamos información de Recursos Humanos, aunque a priori parezca que sea coto privado de los responsables del área.

Poco más se puede decir, espero que sean de gran utilidad.

Qué tipo de funciones realiza un Controller o Responsable de Control de Gestión y Financiero

Estas son alguna de las muchas funciones que realiza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero.

Control de Gestión área de Fabricación

Gestionar la contabilidad de costes o contabilidad analítica, elaboración sistemas de cálculo, control y análisis de costes, confección de escandallos de Costes, Cálculo de costes de materia prima y otros materiales, cálculo de costes de mano de obra directa de fabricación, y costes empleados indirectos, cálculo de costes por procesos de fabricación, calcular el presupuesto de costes de producción, identificación de centros de costes (Principales y auxiliares), reparto de costes a centros de costes, a productos y a clientes, calcular los costes indirectos de fabricación, control de gastos generales o costes de estructura, cálculo efectos de variaciones de productividad de trabajadores y máquinas en los costes de fabricación, entender que es un sistema de medición OEE, controlar la valoración de los inventarios, introducción a métodos de mejora de procesos y mejora continua (Cadena de valor, desperdicios, calidad, 5s, factoría visual, JIT, 6 Sigma…)

 

Control de Gestión de Proyectos

Planificar o prever los recursos que necesita un proyecto, estimar el coste de cada recuro que puede consumir un proyecto, generar un presupuesto económico para cada proyecto, asignar los costes reales a cada proyecto, asignar los ingresos reales a cada proyecto, comparar los márgenes reales obtenidos con los presupuestados en cada proyecto, tener una visión global de los márgenes de todos los proyectos, realizar seguimiento de los plazos de entrega de las tareas

 

Control de Gestión Comercial

Cálculo y análisis de márgenes y rentabilidades por productos, procesos y mercados o clientes, cálculo de rentabilidad por pedidos, control de costes de transporte, control de acciones promocionales en costes y precios, cálculo de precios de venta basados en costes.

 

Control de gestión Estratégico

Mantenimiento de un cuadro de mando integral, elaboración de un mapa estratégico, entender las perspectivas de un cuadro de mando, identificación de indicadores clave, mantenimiento automático de los indicadores, análisis del resultado de los indicadores, comunicación y coordinación con las diferentes áreas de la empresa, elaboración y control de un plan de acciones, entender un sistema de costes estratégico, sistema para toma de decisiones What If.

 

Control de gestión Financiero

Elaboración de un sistema de control presupuestario y análisis de desviaciones, análisis contable, control de cuenta de resultados, y ratios financieros (Liquidez, NOF, Fondo maniobra…) planificación (previsiones) y control de la tesorería, análisis de rentabilidad de inversiones.

 

Qué tipo de herramientas utiliza el Controller para realizar las funciones del área Control Gestión y Financiero

Excel (Gestión de datos, vincular datos entre diferentes tablas, obtención de datos externos, tablas dinámicas, automatización de cálculos con macros)

Funcionamiento de un ERP. Registros, procesos e informes.

Aplicaciones de Inteligencia de negocios (Business Intelligence)

Aplicaciones gestión de clientes (CRM)

 

Qué tipo de objetivos a lograr se suelen asignar al Controller en el área de Control de Gestión y Financiero

Entender los mecanismos que afectan a la rentabilidad y que sea capaz elaborar reglas y procedimientos que aseguren su prolongación en el tiempo.

Detectar desviaciones sobre el guion establecido.

Detectar mejoras y proponer soluciones en cualquier área de la empresa.

Facilitar información a la dirección para una toma de decisiones acertada minimizando los riesgos de error.

Coordinar a los responsables de todas las áreas de la empresa para la consecución de un fin común.

 

¿En gestión empresarial lo importante es el indio o la flecha?

Llevo muchos años practicando que no jugando a golf en campos de prácticas, me ayuda a desconectar y a concentrarme en otra cosa que no sea la bola, el swing, el objetivo, la distancia, la dificultad técnica… recuerdo una conversación con un amigo que es profesional y profesor de golf que lo importante es el indio y no la flecha haciendo referencia a los palos con los que se juega.

Hay gente que se inicia en este deporte y se equipa con los mejores y más caros palos, como imaginarás el resultado es el mismo con los mejores palos que con otros más económicos, cuando empiezas si le das a la bola es cuestión de suerte o que has nacido con un don.

El golf requiere aprender una técnica y mucha práctica independientemente de los palos que utilices, con el paso del tiempo puede que empieces a notar la diferencia entre un palo u otro y puede que marque algo la diferencia o tal vez te sientas más cómodo con un tipo de palos que con otros.

 

Algo similar pasa en la gestión empresarial, hay empresas que piensan que la solución de sus problemas pasa por instalar el software más avanzado y caro del mercado y como ocurre con los palos de golf puede que al principio lo no le des a la bola y acabes tan frustrado y desesperado que abandones el sistema.

 

En mis años de experiencia he visto empresas instalar un Ferrari para su gestión cuando los conductores están habituados a conducir un utilitario.

Para dar el salto al Ferrari hay que enseñar al conductor en simuladores más económicos, prepararlo para que una vez se ponga en manos del Ferrari lo pueda conducir de forma profesional.

En mi opinión, en gestión hay que dar pasos progresivos, ir avanzando con herramientas simples y económicas que nos permitan practicar y entender los procesos. Una vez estemos habituados, se puede dar un paso a un nivel más avanzado, y así sucesivamente hasta llegar al Ferrari con la finalidad de poder explotar todo su potencial.

De qué nos sirve tener un Ferrari si solo lo sacamos para pasear, pues eso para aparentar, pero así no exprimimos al máximo todo su potencial.

 

Si desconocemos técnicas o procesos de gestión empresarial como puedan ser CRMs, contabilidad analítica, sistemas de costes, control presupuestario, business intelligence, simulaciones, previsiones, integración de la información, procesos automatizados… no podemos esperar que el mega ERP de última generación por si solo realice estas funciones ya que tenemos que diseñarlo y modelarlo para que haga lo que nosotros queremos.

Antes de poner ciertas funciones en un mega ERP prueba con herramientas más sencillas y una vez las controles podrás adaptarlas y aplicarlas en cualquier sistema sin problemas y así podrás sacarle todo el potencial para mejorar la gestión de la empresa.

Cuando diseño una nueva aplicación para un ERP primero lo realizo en Excel, lo trabajo, lo testeo, analizo las posibles situaciones, las integraciones necesarias… de esta forma es más sencillo para el desarrollador entenderlo y trasladarlo al ERP.  Muchas funcionalidades que se aplican a un ERP nacen de diseños o aplicaciones profesionales realizadas con Excel o herramientas similares, digo Excel porque es muy fácil y rápido de moldear, igual que se utiliza un modelo en arcilla para posteriormente construir la figura final.

Mi recomendación antes de complicarte la vida con una función avanzada y personalizada en un ERP es realizar esa misma función con un modelo como Excel, entenderlo, practicarlo y cuando estemos seguros y tengamos la confianza suficiente trasladarlo entonces al ERP integrado con el resto de áreas.

 

Servicios de Control de Gestión y Financiero Online

Hace un tiempo, Luis contable de una empresa de fabricación ubicada en el centro de España contactó conmigo.

Luis estaba preocupado porque la empresa llevaba tiempo con unos resultados muy por debajo de los esperados, la tesorería estaba menguando rápidamente por lo que cada vez demoraban más los compromisos de pagos y las líneas de financiación no cubrían completamente las necesidades de tesorería.

Luis estaba muy preocupado por la situación pero estaba todavía más preocupado por varias razones, en primer lugar por no saber exactamente qué había originado la situación, tampoco sabían hacia dónde se dirigían, no tenían definidos objetivos por lo que no podían tomar medidas para revertir la situación y por último Luis tenía un alto nivel de ansiedad debido a la incertidumbre de no saber lo que podía ocurrir en el futuro, Luis no tenía las herramientas necesarias para poder predecir el futuro por lo que la empresa navegaba según soplase el viento.

Luis es un excelente contable, de la vieja escuela, se las sabe todas y maneja los números mejor que nadie, confía en su programa de contabilidad del cual extrae toda la información para gestionar la empresa. Pero a raíz de la actual situación Luis se ha dado cuenta que la empresa no puede vivir solamente de un análisis de la contabilidad clásica.

Luis sabía que la empresa necesitaba incorporar las funciones que realiza un Controller. Luis necesitaba urgentemente ayuda en su empresa para poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Luis se había formado como contable, tenía a 2 administrativos a su cargo, y ninguno de ellos tenía experiencia en funciones de Controlling. No sabían lo que necesitaban ni por dónde tenían que empezar.

Habiendo establecido un contacto previo conmigo les diseñé un plan de acción, la implantación de una serie de herramientas que le ayudarían a incluir externamente el área de Controller, además de contar con la formación, mantenimiento y soporte. Luis no iba andar solo este camino, estaría apoyado en todo momento por mi ayuda.

 

El plan trazado para la puesta en marcha para el área de Controller incluía.

El cálculo de costes estándar de fabricación, informes de rentabilidad de pedidos por clientes, productos, familias de productos, mercados, comerciales…. Esto le permitiría analizar que había pasado en la empresa para llegar a la situación tan negativa en la que se encontraban. Ver ejemplo

ejemplo-informe-rentabilidad-por-clientes-sistema-excel

 

Por otro lado necesitaban definir una estrategia básica, la estrategia se plasmaría en un mapa estratégico para una mejor visualización y comprensión de la relación causal entre los distintos objetivos. Con la estrategia se definirían los objetivos y los indicadores clave que permitirían medirlos y controlarlos. Necesitaban implementar un Cuadro de Mando en el que plasmar todos los objetivos, los indicadores y así poder analizar el pasado y controlar el presente. El mantenimiento de los indicadores sería muy sencillo ya que la información era de fácil acceso en la empresa y tal como se montaría el Cuadro de Mando resultaría sencillo de mantener.

 

Analisis-detallado-indicadores-Scorecard-Plantilla-Excel

 

La situación requería tomar medidas inmediatas por lo que mantendrían reuniones mensuales para analizar los indicadores y definir las acciones necesarias para mejorar los resultados (plan de acciones)

En línea con los objetivos del Cuadro de Mando necesitaban apretarse el cinturón y mejorar la gestión económica de la empresa. Se establecería un sistema de control presupuestario para controlar ingresos y gastos, un sistema de Cuenta de Resultados Analítica que les permitiría comparar la situación actual contra el año anterior, controlar la situación actual contra el objetivo presupuestado y controlar la situación actual contra las proyecciones.

Esta herramienta con todo mi apoyo y soporte les permitiría no solo analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, sino también establecer las medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos gracias la utilización de las proyecciones combinadas con los datos reales.

 

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Otro de los aspectos que necesitaban mejorar eran las previsiones de tesorería, Luis el contable estaba acostumbrado a manejar únicamente información contable para analizar su posición de tesorería. Sabía lo que tenía pendiente de cobrar o pagar, pero solo de aquellos datos que tenía contabilizados.

Lo que no tenía contabilizado no lo tenía en cuenta por lo que era incapaz de hacer una proyección fiable a varios meses vista. Sabían en qué situación se encontraban actualmente, pero no podían prever como estarían dentro de 3 o 6 meses ¿tendría la empresa la liquidez necesaria para afrontar los compromisos de pago dentro de unos meses?

Muchos conocerán o habrán experimentado el efecto bola de nieve que se produce en estas situaciones, demora en los pagos, intentos de adelantar cobros, más financiación, mayores costes financieros… y si la situación no se revierte la bola de nieve se va haciendo cada vez más y más grande, hasta que la empresa se queda sin las armas necesarias para seguir funcionando. Entonces es cuando se empieza a hablar de la temida suspensión de pagos….

 

informe-previsión-tesorería-global-por-semanas-y-meses-plantilla-excel

 

También necesitaba informes de ratios financieros, información que su programa de contabilidad no le proporcionaba.

 

análisis ratios financieros con excel

 

La empresa no disponía de una herramienta que le permitiese tomar decisiones sobre precios de venta en función de los márgenes y costes para la introducción en nuevos clientes o mercados. Por esta razón se elaboraría un simulador de precios de venta.

Al ser una empresa de fabricación utilizan máquinas en sus procesos productivos, por esta razón necesitaban un informe OEE que midiese el rendimiento de las máquinas.

Gracias a este informe de indicadores de rendimiento de las máquinas podrían tomar medidas que les permitiese ampliar su capacidad de producción mejorando así plazos de entrega y reduciendo los costes fijos unitarios. El responsable de fabricación estaba encantado con la posibilidad de contar con una herramienta de estas características.

 

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Adicionalmente también se realizarían estudios de costes específicos por áreas para analizar su viabilidad, determinar oportunidades de mejora y optimizar los procesos.

Luis el contable además necesitaba organizar su información, necesitaba optimizar y automatizar muchas de las hojas de cálculo que manejaba, necesitaba reducir su tiempo de trabajo administrativo para destinarlo a la planificación, el análisis y el control.

 

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Menos urgente era implantar un programa de sugerencias y recompensas a los empleados para mejorar los procesos internos con la finalidad de hacer más con los mismos recursos o reducir aquellas actividades que no aportan valor a la empresa. Los empleados serían un factor clave para revertir la situación negativa en la que se encontraban.

Y finalmente también necesitaban informes avanzados de fabricación y muchas otras herramientas y automatismos que les permitiese llevar una mejor gestión de la empresa.

 

Luis el contable era consciente de que necesitaba mucha ayuda para poner en marcha toda esta gestión, necesitaba el diseño, la puesta en marcha, la formación, el asesoramiento, el soporte, el mantenimiento. Toda ayuda sería bienvenida.

Luis le planteó todas estas necesidades al gerente y obtuvo la siguiente respuesta. Esto deberías hacerlo tu que para eso te paga la empresa.

Como he comentado antes Luis es un excelente contable, un profesional incansable, perfeccionista, trabajador, muy cualificado y muy involucrado en la empresa que lleva dándolo todo durante más de 15 años, pero Luis solo con la gestión administrativa va desbordado, trabaja una media de 10 horas diarias y en varias ocasiones el ritmo de trabajo le ha proporcionado algún que otro susto. Luis intenta llegar a tiempo a todo lo que está bajo su responsabilidad y la de los 2 administrativos que tiene a su cargo, pero en algunas ocasiones le resulta imposible.

Ni Luis ni los 2 administrativos son especialistas en el área de Controlling, por lo que deberían de formarse y dedicar mucho tiempo para alcanzar el nivel requerido para poner en marcha el área en la empresa.

 

Luis le presentó al gerente 3 opciones:

Contratar un Controller experimentado para incorporarlo en plantilla. Esto suponía un inconveniente ya que la empresa no se podía permitir el elevado coste de un profesional de estas características. Además la empresa se encuentra en un pequeño pueblo un poco alejado de la capital por lo que encontrar un profesional en la zona no sería fácil. Por otro lado existiría la incertidumbre de saber cuando se empezarían a ver resultados y si se rentabilizaría la inversión con un coste tan elevado.

Contratar a un recién licenciado sin experiencia. En este caso el coste sería muy inferior al de un profesional experimentado, la empresa podría asumir el coste, pero posiblemente se encontrarían en la misma situación que al inicio, la curva de aprendizaje sería muy alta y lo más seguro es que pasarían muchos meses, tal vez años para empezar a ver los resultados que la empresa necesitaba.

Contratar los servicios de Dani Granero de CASHTRAINERS Esta opción tal vez parezca la menos clásica ya que Dani Granero es un profesional externo que realiza sus servicios vía online.

Pero Dani es un Controller con amplia experiencia en empresas de diversos tamaños y sectores, habiendo trabajado también como consultor de negocio y como implantador de ERPs.

Al trabajar online con varias empresas puede ofrecer un coste por sus servicios muy asumible por parte de la empresa. Al trabajar con varias empresas al mismo tiempo obtiene sinergias que puede aplicar a todos los proyectos.

Además Dani en CASHTRAINERS pone a disposición de todo el mundo publicaciones de sus trabajos, herramientas y ejemplos que ya ha aplicado en muchas empresas, por lo que se reduce la incertidumbre a la hora de trabajar con él. La empresa se puede hacer una idea de lo que Dani puede conseguir desde el primer momento.

Al trabajar vía online Dani organiza y optimiza su tiempo centrándose única y exclusivamente en conseguir los objetivos pactados con la empresa.

Hoy en día la tecnología ayuda y favorece esta forma de trabaja lo que le permite a Dani realizar proyectos en cualquier ciudad de España y en países de Latinoamérica.

Con Dani no hay curva de aprendizaje, los resultados comienzan a ser visibles desde el primer mes de la contratación.

Al no ser un trabajador en plantilla no hay costes de seguros sociales ni indemnizaciones por despidos.

Además, al trabajar con información sensible y clave de la empresa se incluye una clausula que garantiza la confidencialidad de los datos.

 

Después de estudiar detenidamente las 3 opciones, analizar costes, evaluar los beneficios en cada caso, el gerente considera que contratar a Dani Granero como mínimo 1 año podría ser una inversión muy rentable.

El gerente tiene un perfil clásico, pero sabe que las nuevas tecnologías permiten conseguir en muchos casos eficiencias y sinergias que no se consiguen de forma tradicional. Además ha escuchado y leído la moda del teletrabajo que aplican muchas empresas extranjeras y que parece que les funciona muy bien.

Finalmente, una vez pasado 1 mes trabajando con la empresa, el gerente está más que satisfecho. Se están consiguiendo resultados rápidamente. El gerente considera que la decisión ha sido muy acertada.

Luis empieza a ver la luz al final del túnel.

 

Ejemplos de herramientas de Control de Gestión que posiblemente necesite tu empresa

Un ERP o un software de gestión empresarial es una herramienta imprescindible hoy en día en cualquier empresa para registrar, procesar y generar toda la información necesita.

Los ERPs integran todas las áreas clave de la empresa, optimizando procesos y reduciendo actividades que no aportan valor.

Pero debido a su gran magnitud la mayoría de ERPs o software de gestión necesitan apoyo de sistemas más tradicionales, flexibles y económicos que permitan exprimir al máximo la información que generan.

Lo ideal es que la mayoría de las herramientas de gestión que os voy a listar como ejemplo se pudiesen integrar en un ERP, sería fantástico, pero muchas veces por cuestiones técnicas, de tiempo o económicas se descarta. Aquí entra el famoso análisis coste-beneficio de la inversión a realizar. Si el beneficio que va a aportar la integración supera su coste, entonces vale la pena.

Cuando realizaba trabajos de consultoría en las empresas me sorprendía las dificultades a la hora de poder extraer información para el análisis, el control y la toma de decisiones, normalmente los ERPs no contaban con muchas de este tipo de herramientas, y como solución rápida y necesaria las tenía que elaborar personalmente.

Hay que tener en cuenta que muchas de las herramientas que elaboraba tenían que adaptarse a las necesidades, forma de trabajar y estilo de dirección y de control de cada empresa. Tenían que ser muy dinámicas ya que en poco tiempo el escenario podía cambiar y por lo tanto había que adaptar los modelos.

Por ejemplo supongamos que la empresa necesitaba un sistema de costes que le permitiera calcular el coste de sus productos o el coste de ventas de sus clientes para conocer la rentabilidad de un periodo, en este caso no todas las empresas calculan el coste de forma similar, depende del tipo de actividad, del sector, del estilo de dirección, de la visión del Controller o Director Financiero, de las características de los productos, del tipo de información a procesar, del sistema de costes elegido… En este caso es necesario adaptar todo el sistema a la particularidad y necesidad de cada empresa y realizar esto en un ERP sería muy costoso económicamente y requeriría mucho tiempo.

 

Aquí os dejo un listado de herramientas de control, análisis y toma de decisiones que creo que cualquier empresa debería implementar o tener en cuenta para exprimir al máximo su gestión.

 

Herramientas de control e información contable

  • Libro diario
  • Libro mayor
  • Balance de sumas y saldos
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Balance de Situación
  • Informes y control de impuestos

 

Herramientas de control de gestión

  • Cuenta de resultados analítica
  • Sistemas de costes (Direct costing, full costing, Activity based costing…)
  • Informes de rentabilidad de productos, clientes, canales de venta, mercados, zonas geográficas…
  • Cuadros de mando y dashboards (Control KPIs – Indicadores Clave de Gestión, fijación y control de objetivos)
  • Elaboración de presupuestos y control de desviaciones
  • Previsiones de ingresos y gastos

 

Herramientas financieras

  • Planificación y control de tesorería
  • Ratios financieros (liquidez, endeudamiento, periodo medio cobro, periodo medio pago, fondo maniobra, NOF – Necesidades Operativas Fondos, rentabilidad económica-financiera…)

 

Herramientas comerciales

  • Embudo de ventas
  • Informes detallados de facturación
  • Informes de operaciones comerciales
  • ABC Ventas y rentabilidad (productos, clientes, canales, mercados…)
  • Control costes de ventas
  • Simuladores de precios de venta
  • Control plazos de entrega
  • Índice satisfacción de clientes

 

Herramientas operaciones

  • Control de stock y valoración de inventario (FIFO, LIFO, PMP, coste estándar, último coste compra…)
  • Rotación y cobertura de stocks
  • Rendimientos fabricación
  • OEE (Overall Equipment Efficiency)
  • Control de tiempos

 

Herramientas Recursos Humanos

  • Encuestas de valoración
  • Control de horas
  • Análisis de rendimientos
  • Simulador de costes de empleados

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