Plantilla Excel Planificación de la Demanda para optimizar Compras y Abastecimientos de Stock

Plantilla Excel Planificación de la Demanda para optimizar Compras y Abastecimientos de Stock.

¿Te imaginas que una herramienta elaborada con base de Excel pudiese calcular la demanda de ventas con la finalidad de optimizar las necesidades de fabricación, compras o abastecimientos de inventario?

El sueño de cualquier planificador de producción o responsable de compras, ¿verdad?

¿Y si te dijese que esta herramienta de cálculo basada en Excel estuviese integrada de forma bidireccional con tu ERP o programa de gestión?

Es decir, la herramienta calcula tu demanda a través de modelos avanzados de previsión y con corrección de variables externas: 16 modelos estadísticos con optimizador o pronóstico a través de redes neuronales.

Y al mismo tiempo devolver al ERP estas necesidades para generar el resto de los procesos: órdenes de producción o compras.

Pues posiblemente te llevarías las manos a la cabeza pensando la cantidad de tiempo, dinero y costes que vas a ahorrar a la empresa.

¿Qué problemas generan un exceso de inventarios y la falta de una optimización de compras o producción y abastecimientos?

Hoy en día, las empresas deben lograr un equilibrio entre las capacidades físicas y el volumen de ventas.

Dado que en la actualidad existe un mercado altamente competitivo, buscar este equilibrio es uno de los objetivos prioritarios a alcanzar. El foco debe situarse entre la capacidad de producción de los productos de la empresa y las necesidades de los consumidores (clientes, distribuidores …)

Otro hecho nos resalta todavía más la importancia de la búsqueda de ese equilibrio y es el del inventario.

No hay que olvidar que las existencias, en muchas empresas, aún continúan representando una parte considerable del total de activos utilizados, siendo importante realizar un análisis tendente a la estimación del presupuesto de producción.

Debido al hecho de que el coste de los recursos financieros es cada día más elevado, se deduce que el volumen de ventas que se espera obtener sea el punto de inicio para la consecución del equilibrio con la producción que piensa llevar a cabo, en vez de realizar una producción en conjunto a plena capacidad y delegar en el departamento comercial la posibilidad de colocación de toda la producción en el mercado, bien entendido que, a un precio tal que le permita la recuperación de sus costes y la obtención de un margen de beneficio.

Hasta hace unas décadas el mantenimiento de grandes volúmenes de existencias se interpretaba como un signo de poder económico y buena administración. Incluso, en ocasiones, se medía la solidez de la empresa por la cantidad de materias primas que era capaz de almacenar.

Nada más lejos de la realidad. El mantener niveles altos de existencias ha sido necesario para contrarresta el impacto de deficiencias en el sistema total de la organización, es decir, desde el diseño del producto hasta la producción y la expedición (incertidumbre en las entregas de proveedores, paradas en los equipos productivos, baja calidad, rotura de existencias, demanda incierta, cuellos de botella en factores clave…) perjudicando la salud financiera de la empresa, al generar unos costes excesivamente elevados.

En lugar de identificar y eliminar de raíz las causas de los problemas (por ejemplo, el cliente solicitaba un plazo de entrega inferior al que permitían los tiempos de fabricación) éstas se ocultaban incrementando los inventarios.

En la actualidad existe una concienciación de mantenimiento de los inventarios al mínimo nivel posible, dentro de los márgenes de operatividad de la empresa. Se tiende a minimizar el inventario eliminando las causas que crean la necesidad de mantenerlos.

Dentro de la Teoría de los 5 ceros, las existencias son consideradas como el elemento más perjudicial.

Es evidente que los inventarios sobrecargados provocan, además de costes financieros, otros costes y riesgos innecesarios.

Hay que pensar que, además del espacio que ocupan y de los costes administrativos de control y mantenimiento que ocasionan, también se corre el riesgo de posibles deterioros, roturas, robos, obsolescencias….

La tendencia actual se dirige a tratar de conseguir el inventario mínimo que en algunos casos, con una buena planificación, puede convertirse en inventario con tendencia “cero”.

¿Cómo funciona la herramienta basada en Excel para Planificar la Demanda que se puede integrar en los procesos del ERP?

Se trata de una solución de planificación de demanda totalmente integrada en Excel, en base a la que se generarán previsiones de producto terminado y las necesidades de producto semielaborado (producción) a corto, medio y largo plazo.

En base a éstas, a los pedidos confirmados y al nivel de stock por producto, se podrá comparar y saber los días hasta rotura para decidir si se debe fabricar/comprar o no.

La herramienta se integra con el ERP para obtener el maestro de productos, escandallos (para las necesidades de semielaborado y materia prima), históricos de venta y nivel de stock.

En el caso de que se necesite también se puede devolver al ERP estas necesidades para generar el resto de procesos allí: como son las órdenes de producción o las compras.

Algunos beneficios adicionales:

Modelos avanzados de previsión y corrección con variables externas.
Análisis de demanda histórica.
Seguimiento de desviaciones (previsión ventas/presupuestación contra real). Por familia de producto y a cualquier nivel de agregación de vuestro negocio.
Cuadros de mando en Power BI.
Herramienta flexible y totalmente integrada en Excel para el reporting financiero.

Como habrás observado no es un software dirigido a cualquier tipo de empresa con productos almacenados.

Está dirigido a aquellas que realmente vayan a ahorrar importantes costes derivados de una falta de optimización de compras o planificación de la producción a través de un exceso de inventario.

Así que si quieres empezar a ahorrar costes y trabajar de forma más eficiente, contacta conmigo!!

Este sistema está construido con una avanzada y sofisticada tecnología diseñado para ahorrar costes del módulo para SAP y otros ERPs, y al mismo tiempo reduciendo costes derivados de una errónea o inexistente planificación de compras o producción.

No es un sistema gratuito!!

Es un sistema avalado y financiado por la aceleradora de incubadora de empresas tecnológicas «Lanzadera«

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Consultor Funcional ERP ODOO y Controller (Control de Gestión & Controlling)

Dani Granero

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