Tutoriales ODOO

Tutoriales ODOO en CASHTRAINERS te ofrezco de forma gratuita una gran cantidad de tutoriales de ODOO en diversos formatos, formato vídeo, formato pdf y formato artículo con imágenes.

         

 

Todos los tutoriales están orientados al usuario final y no al usuario técnico ya que es el área en la que llevo trabajando desde 2012.

Los tutoriales ODOO están basados en la experiencia de más de 20 implantaciones desde la versión 7 hasta la 11, aunque la mayoría de los tutoriales están basados en la versión 8, 10, 11 y 12.

La mayoría de los tutoriales ODOO están enfocados al área económico-financiera, facturación, pedidos, proyectos y CRM, ya que son los que más dudas presentan generalmente a los usuarios finales.

Áreas como fabricación o logística requieren bastante adaptación según la empresa por lo que es difícil elaborar tutoriales estándar, a pesar de esto, también publico algunos tutoriales relacionados con estas áreas.

En mi canal de YouTube podrás de momento más de 100 vídeos sobre la utilización del ERP ODOO.

Todos los vídeos sobre ERP ODOO publicados en mi Canal de Youtube

Vídeos Tutoriales y Trucos ERP ODOO

Vídeos Contabilidad ERP ODOO

Vídeos Power BI ERP ODOO

Vídeos Caso Práctico ERP ODOO

Otros tutoriales CONTABILIDAD ERP ODOO, Módulos y Apps CONTABILIDAD ERP ODOO, Almacén e Inventario ERP ODOO, CRM ERP ODOO, Gestión Proyectos ERP ODOO

Tutoriales ERP ODOO en PDF

En CASHTRAINERS podrás encontrar de momento 31 tutoriales sobre ODOO en formato PDF.

O-031 Traspasos entre cuentas bancarias a través extractos bancarios ERP ODOO
O-030 Planificación y Control rentabilidad proyectos ERP ODOO
O-029 Gestión dropshipping ERP ODOO
O-028 Logística básica. Modos abastecimientos almacén ERP ODOO
O-027 Gestión tesorería. Control de vencimientos cuentas a cobrar y a pagar ERP ODOO

O-026 Configuración plantillas de cuentas contables para conciliar extractos bancarios
O-025 Facturas de proveedores desde pedidos de compras ERP ODOO
O-024 Facturas de compras desde cantidades recibidas de los pedidos ERP ODOO
O-023 Facturas de ventas desde cantidades entregadas en los pedidos ERP ODOO
O-022 Facturas de clientes desde pedidos de venta ERP ODOO

O-021 Gestión Almacén estándar con Números Serie ERP ODOO
O-020 Automatización asientos contables con ERP ODOO
O-019 Gestión de datos contables en ficha de cliente o proveedor con ERP ODOO
O-018 Gestión Plan de cuentas contables con ERP ODOO
O-017 Gestión de un almacén con el ERP ODOO

O-016 Cómo facturar desde pedidos de ventas en el ERP ODOO
O-015 Configuración de impuestos en el ERP ODOO
O-014 Modelo gestión proyectos empresas de eventos y catering ERP ODOO
O-013 Facturas de ventas recurrentes desde contratos ERP ODOO
O-012 Registrando pagarés de clientes y gestionando pagarés descontados ERP ODOO

O-011 Gestión pagarés recibidos y emitidos en ERP ODOO
O-010 Pagos por transferencia SEPA nóminas de los empleados ERP ODOO
O-009 Planificando actividades con ERP ODOO 11
O-008 Conciliación cobros y pagos con extractos bancarios y caja ERP ODOO
O-007 Utilización básica ERP ODOO Versión 10

O-006 Ejemplo ERP ODOO para un Colegio
O-005 Cuadro de Mando Integral ERP ODOO
O-004 Integración Mailjet (Email Marketing y Newsletters) con ERP ODOO
O-003 Gestión contactos y clientes CRM ODOO
O-002 Ficha de productos ERP ODOO

O-001 Alquiler productos o equipos ERP ODOO

Estos son algunos de los temas que podrás encontrar en los tutoriales:

  • Cómo añadir una dirección de envío o entrega en la ficha del cliente ERP ODOO
  • Cómo diferenciar a un cliente de un proveedor en el ERP ODOO
  • Cómo modificar o eliminar una factura de cliente emitida con ERP ODOO
  • ¿Qué es la conciliación de cobros y pagos en el ERP ODOO?
  • ERP ODOO. Espectacular informe dinámico facturación clientes
  • Planificación, registro y control de horas trabajadas por tareas en proyectos con ERP ODOO
  • ERP ODOO. Entregas desde almacén, lectura códigos barras con aplicación Móvil
  • ERP ODOO. Recepciones en almacén, lectura códigos barras con aplicación Móvil
  • Cómo buscar información en el ERP ODOO
  • ERP ODOO Planificación trabajos y cálculo costes proyectos empresas limpieza
  • Cómo funcionan los impuestos en el ERP ODOO contabilidad española
  • CRM Gestión acciones comerciales con ERP ODOO V11
  • Configuración producto almacenable con nº lote para trazabilidad ERP ODOO
  • Configurando un cliente con ERP ODOO
  • Configurando y fabricando productos semielaborados Producción ERP ODOO
  • Gestionando cobros anticipados sobre pedidos de ventas con ERP ODOO
  • Informe dinámico Ventas de Productos por Meses con ERP ODOO
  • Informe dinámico datos facturados ERP ODOO clientes, productos, familias productos
  • Relación facturas clientes con asientos contables y control contable ERP ODOO
  • Planificando la tesorería con ERP ODOO  Vencimientos e importes a cobrar y pagar
  • Exportar a excel el libro diario con el ERP ODOO en v10 contabilidad española
  • ERP ODOO. Obtener e imprimir la Cuenta de Pérdidas y Ganancias contabilidad española
  • Calcular e imprimir el balance de situación con ERP ODOO Contabilidad española
  • Contabilizando y conciliando cobros y pagos con ERP ODOO
  • Sistema comunicación y aprobaciones compras ERP ODOO para grandes empresas y multinacionales
  • Libro mayor en ERP ODOO v10.  Controlando la información contable
  • Configurando los medios o modos de cobro y pago en ERP ODOO
  • Automatización cuentas contables únicas en alta de clientes y proveedores para ERP ODOO
  • Generando Facturas recitificativas contabilidad española ERP ODOO
  • Configurando varias secuencias de facturas de venta con ERP ODOO
  • La contabilidad española con ERP ODOO. Introducción a las cuentas contables
  • Diferencias facturación desde pedidos y facturación desde albaranes en V10 y 11 de ERP ODOO
  • Registro de precios de venta por productos en diferentes tarifas con ERP ODOO
  • Cálculo precio venta seleccionando el proveedor en el pedido de venta ERP ODOO
  • Ejemplo de ERP ODOO Integración completa en una empresa
  • Cálculo de precio de venta basado en el coste del producto versión estándar ERP ODOO
  • Descuento asignado al cliente independiente de la función tarifas ERP ODOO
  • Selección de productos del proveedor en los pedidos de compra ERP ODOO
  • Descuentos asignados a clientes versión estándar ERP ODOO
  • Registro y control horas reales trabajadas ERP ODOO empresas sector limpieza Parte 7
  • Importación nóminas excel y pago a empleados por transferencia SEPA con ERP ODOO Parte 6
  • Generando ficheros cobro SEPA y conciliación bancaria ERP ODOO sector limpieza Parte 5
  • Fusionando facturas ERP ODOO empresas sector limpieza Parte 4
  • Vendiendo y comprando productos vertical sector limpieza ERP ODOO Parte 3
  • Planificación horas y costes vertical empresas limpieza ERP ODOO Parte 2
  • CRM vertical empresas limpieza ERP ODOO Parte 1
  • Cómo exportar a Excel el modo lista en el ERP ODOO
  • Diferencia entre presupuesto comercial y pedido de venta en ERP ODOO versión estándar
  • Cómo diferenciar clientes reales de clientes potenciales en el ERP ODOO
  • Función importar tarifas de compra de proveedores en una lista ERP ODOO
  • Registro de precios de compra y control en ficha de producto versión estándar ERP ODOO
  • Ejemplo plataforma B2B con ERP ODOO Pedidos online para empresas
  • Control de trazabilidad por lotes en Almacén ERP ODOO
  • Control de stock modo simple y valoración de inventario fifo ERP ODOO
  • Diferencia cuenta contable general o específica para clientes o proveedores ERP ODOO
  • Dashboard para ERP ODOO análisis dinámico ventas productos. Power BI conectado a ERP ODOO

El objetivo de los tutoriales ODOO es que el usuario final comprenda y se familiarice con un sistema de gestión integrado o ERP como ODOO. Con la particularidad de que ODOO es un ERP open source.

 

A continuación te muestro algunos tutoriales, utilidades, funcionalidades y trucos sobre el ERP ODOO

 

Utilidades ERP ODOO. Exportar a Excel el modo lista

En el siguiente vídeo explico cómo utilizar una función de gran utilidad en el ERP ODOO que consiste en exportar a Excel los datos seleccionados en el modo de vista lista.

Es tan fácil como seleccionar los datos y pulsar el símbolo de exportar. Pero ojo, solo se exportarán aquellos campos visibles en el modo lista.

En el ejemplo también explico cómo añadir un nuevo campo en el modo lista, para realizar esto tendremos que activar el modo desarrollador y añadir el campo en la función Editar TreeView.

También explico cómo utilizar la función filtrar por fechas para poder reducir la selección de datos a exportar.

Utilidades ERP ODOO. Cómo registrar precios de forma manual en diferentes tarifas

En este vídeo muestro cómo registrar precios específicos para cada producto a través del listado de tarifas.

Para realizar esto, accederíamos a la tarifa seleccionaríamos el producto, marcamos Precio fijo en la opción Calcular el precio.

Otra opción es mostrar las tarifas en la ficha del producto y así poder introducirlos o modificarlos manualmente, un sistema más amigable que hacerlo a través de las tarifas. En el vídeo se muestran ambos casos.

Buscando y encontrando información en el ERP ODOO

Puede que tengas la tentación de utilizar un módulo para buscar información a través de todo el ERP, o que te desesperes a la hora de encontrar la información que necesitas localizar, la opción del módulo no es recomendable, hace unos años adquirí un módulo para esta función y fue un completo desastre, no funcionaba bien, no encontraba nada, así que tiempo y dinero perdido.

En ODOO toda la información está relacionada si conoces el flujo de procesos por lo que encontrar la información que necesitas es muy fácil y no requiere de un módulo de búsqueda global, como me paso a mi a través de la solicitud de un cliente.

La información se puede buscar a través de cada objeto o función, que a su vez está relacionada con otra información.

Si al principio te cuesta un poco, no desesperes, es cuestión de práctica.

Después de unas horas trabajando con el sistema te habrás habituado y encontrarás lo que necesitas fácilmente.

 

En el siguiente vídeo explico la que yo considero que es la mejor forma de encontrar información en el ERP ODOO.

Como comento en el vídeo en el ERP toda la información está relacionada con las empresas (clientes y proveedores) y los artículos o productos.

Por lo que la mejor forma de encontrar información es a través de sus fichas. En las fichas de empresas(clientes y proveedores) y artículos o productos tenemos accesos directos a toda su información relacionada.

En el ERP al estar toda la información integrada y relacionada también podemos acceder a la ficha de empresa o del producto desde cualquier función u objeto.

Al mismo tiempo desde cualquier función u objeto del ERP podemos encontrar lo que necesitemos relacionado con el mismo. Podemos realizar búsquedas directas, filtros, agrupaciones…

Algunas empresas me han comentado la posibilidad de realizar búsquedas globales, pero creo que en un ERP como ODOO esta función no tiene mucho sentido ya que como comento se puede acceder a la información de cualquier ítem desde cualquier punto del ERP.

Espero os resulte un vídeo aclaratorio y de utilidad, y si necesitáis ayuda con el ERP ODOO podéis contactar conmigo.

Utilidades ERP ODOO. Diferenciando entre contactos y clientes potenciales y clientes reales

Aunque debería ser algo más intuitivo en el ERP ODOO, muchas empresas todavía no tienen claro cómo diferenciar entre un contacto o cliente potencial registrado en el CRM de un cliente real al que ya se la ha emitido alguna factura.

Como ya he comentado en alguna ocasión el ERP ODOO optimiza al máximo los recursos por lo que utiliza la misma ficha para un contacto, un cliente potencial, cliente real, diferentes direcciones, para proveedores, incluso para usuarios del sistema, por lo que la mejor manera de distinguir el uso que se le da a cada clasificación es a través de filtros.

En el ejemplo realizo un filtro de aquellos clientes a los que se les ha emitido alguna factura para considerarlos reales y a los que no se les ha vendido nada para considerarlos potenciales.

Algunas empresas han preferido ir más allá y nos ha solicitado la creación de un marcador para indicar si el cliente es real o no.

Mejor verlo en el vídeo donde se explica claramente las 2 opciones.

Cómo configurar un cliente con ERP ODOO incluye mandato y cuenta bancaria

Desde la ficha de cliente del ERP ODOO se pueden configurar muchos aspectos que permiten la automatización de los procesos y el control de la información.

En el siguiente vídeo muestro como crear una empresa, asignar su nombre comercial y un código interno, datos básicos como la dirección de facturación y de contacto, la dirección de envío y otros contactos de la empresa.

También se muestra cómo asignar una cuenta bancaria y un mandato en caso de cobros SEPA o recibos domiciliados.

En el ejemplo se puede ver cómo se relaciona el pedido de venta y la factura con la ficha del cliente.

Como se puede observar en muy poco tiempo hemos creado el cliente con todos sus datos, hemos realizado el pedido y lo hemos facturado.

Entendiendo la ficha de productos

En el ERP ODOO tanto en la ficha del producto al igual que en la ficha de la empresa son lo base de la automatización de la mayoría de los procesos del ERP.

Tutorial ficha productos ERP ODOO

Dependiendo de cómo se configure un producto el flujo de procesos puede cambiar, la información tiene un tratamiento diferente y un objetivo distinto.

No es lo mismo un producto almacenable o un servicio, tampoco es lo mismo un producto que se destina solamente a la venta, que se pueda comprar o que se pueda comprar y también vender, o un producto que se pueda fabricar, o que su abastecimiento sea sobre stock o sobre pedido.

Desde la ficha del producto también se pueden automatizar procesos contables asignando la cuenta contable y los impuestos por defecto.

Tutorial ERP ODOO para el alquiler de productos o equipos

Con este tutorial comprenderás el proceso de alquiler de productos o equipos.

El servicio a facturar es el tiempo en días, pero se realiza una entrega del producto o equipo por lo que se genera un albarán de salida y al mismo tiempo se genera un albarán de entrada en espera (reserva) para la devolución del producto o equipo por parte del cliente o la recogida por parte de la empresa.

Alquiler productos ERP ODOO

¿Qué nos interesa controlar en este proceso? El stock disponible y cuándo se va a realizar la devolución, de esta forma podemos saber cuándo estará disponible el producto para el siguiente pedido.

Tutorial Cuadro Mando Indicadores Clave KPIs ERP ODOO

En las siguientes imágenes adjuntas se presenta de forma simplificada el tutorial del Cuadro de Mando de Indicadores clave o KPIs.

Cuadro Mando Integral ERP ODOO

Como ya hemos comentado en anteriores artículos a través del Cuadro de Mando se pueden definir objetivos para compararlos con los datos reales de los indicadores clave calculados de forma automática y al mismo tiempo compararlos con los datos del año anterior.

Trabajamos codo con codo con nuestros clientes en la configuración y parametrización de cada Indicador clave ya que no todos se comportan de la misma y cada uno requiere un tratamiento y cualidades diferentes.

Desarrollamos las fórmulas de cálculo de los indicadores para que se puedan actualizar de forma automática.

La implantación del Cuadro de Mando no solo consiste en instalar el módulo para tal efecto, además es necesario la parametrización, configuración y mantenimiento de los indicadores.

Con este sistema evitarás descargar datos a hojas de cálculo, ya no necesitarás confeccionar plantillas complejas en Excel, ahorrarás mucho tiempo administrativo que podrás dedicar a lo que realmente es importante: controlar, analizar y tomar decisiones.

Despreocúpate del trabajo “no productivo” del mantenimiento del Cuadro de Mando y preocúpate en gestionar los resultados.

Cómo diferenciar un presupuesto comercial de un pedido de venta con el ERP ODOO

En el siguiente vídeo explico la diferencia entre un presupuesto comercial y un pedido de venta (en inglés quotation y sale order) en el ERP ODOO.

Tal como comento en el vídeo el ERP ODOO saca el máximo partido a los recursos del sistema para que sea rápido, fiable y eficiente. En muchos casos el ERP utiliza el mismo objeto para distintas funciones, lo único que lo diferencia es una opción o característica marcada o un estado diferente.

En este caso la diferencia entre un presupuesto comercial y un pedido de venta es un cambio de estado, podemos crear primero el presupuesto comercial o primero el pedido de venta, en ambos casos si lo guardamos el estado borrador significa que es un presupuesto comercial, solo cambiará a pedido cuando pulsemos el botón “Confirmar venta”, si por alguna razón cancelamos el pedido de venta y lo volvemos a poner en estado borrador se convertirá en un presupuesto comercial. En resumen, un presupuesto comercial es un pedido de venta no confirmado.

En el vídeo se explica todo esto con más detalle y con varios ejemplos.

Procesos subcontratación o externalización fabricación con ERP ODOO

Muchas empresas no tienen la capacidad de invertir directamente en procesos de fabricación, bien por volúmenes, bien porque no es su core business. Normalmente empresas cuya actividad principal es el diseño de productos y la comercialización delegan o externalizan completamente todo el proceso de fabricación.

La externalización del proceso completo de fabricación requiere una gestión completamente diferente al caso de que sea la propia empresa fabrique sus productos.

 

La gestión de la externalización total de la fabricación se puede realizar de 2 formas:

  • Envío de los pedidos de venta desde un almacén propio de la empresa.
  • Envío de los pedidos de venta directamente desde el proveedor.

 

En el primer caso la empresa comunica órdenes de fabricación al proveedor, el proveedor una vez fabricados los productos los envía al almacén de la empresa para que se preparen y se envíen. En este caso el plazo de entrega es mayor y al disponer de un almacén los costes son mayores. Esta opción puede resultar ventajosa en caso de tener que disponer de un pequeño stock, consolidar productos de varios proveedores o controlar el proceso de envío, esta solución facilita la gestión de devoluciones (complicado cuando no se dispone de almacén propio)

 

En el segundo caso el proveedor una vez fabricados los productos los envía directamente al cliente en lugar de al almacén de la empresa, pero hay que destacar que el envío se hace en nombre de la empresa y no en nombre del proveedor, por lo que el fabricante tendrá que disponer de la documentación (albaranes, etiquetas..) para hacer el envío.

subcontratación-fabricación-ERP-ODOO

externalización-fabricación-ERP-ODOO

A través de este método se reducen los plazos de entrega, se evita el coste de almacenaje, también se evita disponer de stock, aunque tal vez pueda suponer un problema la gestión de devoluciones.

En ambos casos lo que se pierde es el control de los procesos de fabricación, pero la empresa se despreocupa de los costes de producción (evitando el riesgo de ineficiencias) aunque esto hace que su margen se reduzca considerablemente. A fin de cuentas el éxito de la empresa dependerá del nº de lanzamientos y el volumen de ventas, o lo que es lo mismo del diseño de los productos y su comercialización.

Muchas empresas utilizan Odoo para controlar el proceso de los pedidos de fabricación y así asegurar que se cumplen los plazos de entrega para los envíos a los clientes finales.

 

A través del ERP Odoo la empresa envía o comunica los pedidos de fabricación a los proveedores, generándoles automáticamente los albaranes de salida así como etiquetas de envío y la documentación necesaria, el fabricante tendrá acceso al ERP para acceder a los pedidos, lo único que tendrá que hacer será descargar o imprimir las etiquetas y el albarán, y finalmente validar las cantidades que han salido de forma manual o mediante el escaneado de códigos de barras.

Cómo CONTROLAR la información registrada en el ERP ODOO

Varias empresas han contactado conmigo para que les evalúe y les genere informes de Control de Gestión con el ERP ODOO.

En todos los casos me encuentro muchos puntos en común: Implantación ejecutada sobre la marcha, falta de protocolos y procedimientos de trabajo, falta de entendimiento del sistema, no llevar un control de la información registrada.

 

La empresa registra la información en ODOO de acuerdo con las directrices transmitidas por la empresa consultora, que en muchos casos son un equipo de programadores, pero sin experiencia en el tratamiento de información en el área de Control de Gestión.

Pasan los meses después de la implantación y la empresa se va dando cuenta de que ha registrado mucha información en el ERP pero en realidad no la está controlando. Los informes no le cuadran, hay mucha información que se le escapa o no la entiende, hay datos registrados erróneamente y no sabe cómo rectificarlos, y lo más grave no sabe cómo utilizar la información disponible para realizar análisis, planificación y toma de decisiones.

 

Para llevar un buen sistema de Control de Gestión necesitarás:

Generar procedimientos de registros de datos, quién va a registrar los datos, cuándo los tiene que registrar y qué datos se registrarán. En ODOO todo está interrelacionado por lo que los datos que se registren en un área tendrán consecuencias en otras.

Establecer controles o puntos de control para los datos registrados. En ODOO hay muchos campos visibles y ocultos para un determinado objeto. Hay que conocer cada campo y la relación que tiene con los campos de otros objetos. Por ejemplo en un objeto puede haber varios tipos de fechas, muchas de las cuales se calculan automáticamente en función de valores preestablecidos en los campos de otros objetos. En este caso deberíamos entender cómo se calculan las fechas y que funcionalidad tiene cada una de ellas.

Uno de los campos que más se utiliza para el control en los objetos es el “Estado”, ODOO utiliza un mismo objeto para distintas funcionalidades, por ejemplo un presupuesto de ventas y un pedido de ventas utiliza el mismo objeto, lo único que cambia es el Estado, cuando se confirma el presupuesto se convierte en un pedido, la información no cambia o se traslada a otra tabla sino que lo único que cambia es el Estado. Al cambiar el Estado, esto puede afectar a la información que se visualiza ya que está relacionada con otros campos.

Estos cambios hay que tenerlos en cuenta a la hora de establecer controles.

Si en un objeto ya hay trabajo a la hora de entender la funcionalidad de cada campo, el control se complica cuando intentamos establecer una relación entre distintos objetos.

Por ejemplo, podemos necesitar saber las facturas emitidas a través de los albaranes seleccionados para generarlas. Si tienes una versión de ODOO superior a la 9, en el propio pedido puedes llevar el control, aunque cuidado ya que ODOO cambió el sistema de facturación a través de albaranes perdiendo gran parte del control que se realizaba con este proceso en versiones anteriores. Esto lo explico en el siguiente vídeo.

Si todavía tienes una versión anterior a la 9, cuando se facturan albaranes generados a través de un pedido, el estado del pedido nos proporciona información sobre las entregas, pero no sobre la facturación, y esto suele generar confusión y falta de control. El estado Realizado no significa que el pedido esté facturado sino entregado, se puede haber realizado las entregas del pedido, pero no haberlas facturado todavía o se puede haber facturado solo algunos albaranes del pedido, por lo que si queremos saber cuánto queda por facturar de las entregas de un pedido tendremos que establecer los controles necesarios.

Para establecer controles podemos realizar desarrollos que relacionen la información entre campos de distintos objetos, en estos casos tendremos que indicar a los programadores qué necesitamos exactamente.

ODOO es un sistema abierto por lo que todo es modificable y adaptable, esa es una de las grandes ventajas del ERP, pero el precio a pagar es una completa dependencia de la empresa consultora o del equipo de programadores (exactamente igual que con otros ERPs). ODOO no está diseñado para que un usuario sin conocimientos técnicos realice sus adaptaciones. Si un usuario avanzado y con experiencia en ODOO cambia ciertos elementos por ejemplo de una vista, es posible que con la actualización de un módulo estos cambios desaparezcan, por lo que se recomienda que casi todos los cambios se realicen desde módulos, esto implica una módulo-dependencia y en consecuencia una dependencia de los consultores.

ODOO es gratis pero el trabajo de los consultores no lo es, así que prepárate para invertir bastante dinero en horas de trabajo de la empresa consultora si realmente quieres sacar partido a tu ERP.

Si lo que quieres es el ERP ODOO en modo estándar e invertir lo menos posible en tu principal sistema de información, lo que obtendrás es una chapuza y una gran decepción.

Si el tema económico es un inconveniente no te plantees la implantación de un ERP, si no sabes qué ROI o rentabilidad te va a proporcionar su implantación mejor analiza otras alternativas. Aquí puedes ver un artículo sobre el análisis de rentabilidad o el ROI de un ERP.

 

Una vez tengas claro el método de registro de datos en el ERP ODOO, conozcas todos los campos y sus relaciones, y tengas establecidos los puntos de control, los procedimientos establecidos y la información validada, ya puedes utilizarla para generar los informes que te permitan planificar, analizar y tomar decisiones.

Pero como en ODOO tienes módulo-dependencia, tendrás que instalar módulos o conectores para generar los informes de forma automática y según tus necesidades. ¿Has visto los informes por defecto que dispone el ERP ODOO? ¿o el complejo sistema de Business Intelligence que no permite la relación entre objetos por defecto? Como he dicho anteriormente dependerás completamente de la empresa consultora para todo, incluso para generar los informes.

Esto no es un aspecto negativo, pero hay que tenerlo claro. No hay que considerar a la empresa consultora como un parásito que te factura por cualquier cosa, es su negocio, se trata de una simbiosis, un compañero de viaje de por vida mientras sigas utilizando el ERP.

Si esto lo tienes claro podrás sacar un gran rendimiento a tu ERP y mejorar tus procesos internos y la información que te permita ser más competitivo.

Pero suele ocurrir que los usuarios de la empresa desconocen el funcionamiento del ERP ODOO, no saben hasta dónde se puede llegar con el sistema, o lo que necesitan para sacarle todo el partido. La empresa consultora únicamente va a realizar el trabajo que le solicite el líder del proyecto en la empresa, por lo que no esperes que te confeccionen procedimientos, ni te gestionen la organización del trabajo, ni establezcan los controles necesarios para validar la información o te generen los informes que necesites si no se los pides con alto grado de detalle.

Hay consultoras que en sus equipos disponen de consultores funcionales que facilitan ciertos trabajos y asesoran sobre los procedimientos más adecuados, pero nunca se involucrarán en la organización interna de la empresa y en cómo tiene que trabajar.

Si estás desanimado con tu instalación de ODOO no eres el único caso, tal vez no hayas considerado todo lo que hay que evaluar y realizar en una implantación de un ERP tal como explico en el este artículo. Posiblemente estés considerando abandonar ODOO por otro ERP que también te puede dar muchos quebraderos de cabeza y con un coste mucho mayor.

Quizás aun puedas retomar el proyecto y con un poco de visión, claridad y ayuda, conseguir exprimir al máximo uno de los mejores sistemas de gestión integrados del mercado para que te ayude a analizar, controlar y planificar la información de la empresa y así tomar mejores decisiones que tengan un impacto directo en la cuenta de resultados de tu empresa.

Exportar un listado a Excel con ERP ODOO

Algunas empresas requieren exportar datos a Excel de forma sencilla.

El problema es que un ERP como ODOO incorpora una enorme lista de campos organizados a través de las distintas funcionalidades u objetos.

Empresas que no han sido adecuadamente asesoradas utilizan la función de exportación para extraer datos, bueno, es un sistema válido pero algo complejo para los que no esté habituados a extraer la información por esta vía, ya que está pensada para la realización de migraciones entre versiones o la importación de datos.

Por fortuna para simplificar el listado de datos a Excel podemos optar por módulos de terceros, los hay de pago y alguno gratuito. En este caso os muestro el funcionamiento de un módulo habitual en cualquier instalación del ERP ODOO que permite descargar en Excel una vista de lista de los datos seleccionados. Puede que sea algo básico para algunos, pero es una funcionalidad muy útil para extraer la información de forma rápida tanto para la actualización de informes con Excel como para la comprobación y control de datos.

En el siguiente vídeo explico cómo utilizar una función de gran utilidad en el ERP ODOO que consiste en exportar a Excel los datos seleccionados en el modo de vista lista.

Es tan fácil como seleccionar los datos y pulsar el símbolo de exportar. Pero ojo, solo se exportarán aquellos campos visibles en el modo lista.

En el ejemplo también explico cómo añadir un nuevo campo en el modo lista, para realizar esto tendremos que activar el modo desarrollador y añadir el campo en la función Editar Tree view.

También explico cómo utilizar la función filtrar por fechas para poder reducir la selección de datos a exportar.

Balanced Scorecard ERP ODOO

Gráficos de alertas Balanced Scorecard Indicadores ERP ODOO.

Una de las funciones más destacables de un cuadro de mando es el poder controlar los indicadores de forma rápida y gráfica, así podemos detectar visualmente lo que va bien y lo que va mal sin tener que procesar informes más complejos o elaborados.

Un tipo de gráfico que se suele utilizar de forma habitual en los cuadros de mando son los gráficos Gauge, este tipo de gráfico representa muy bien el progreso de un medible respecto a un objetivo o un valor comparativo.

En el gráfico se muestra el porcentaje de progreso con alerta de colores degradados desde el rojo, pasando por el amarillo hasta el verde en función del estado del medible comparado con el objetivo u otro valor comparativo.

En el Cuadro de Mando Integral de indicadores clave para ERP ODOO se puede comparar para el periodo seleccionado los datos reales vs el objetivo, los datos reales acumulados vs el objetivo acumulado, los datos reales vs el año anterior y los datos reales acumulados vs el año anterior acumulado.

Los indicadores se pueden agrupar por categorías, responsables… se pueden filtrar y buscar, así como acceder rápidamente a la información más detallada de cada indicador.

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

 

Cuadro Mando Integral ODOO

Cómo guardar y gestionar documentos adjuntos con el ERP ODOO

En el ERP ODOO se pueden guardar adjuntos a cualquier tipo de documento (oportunidad, clientes y proveedores, artículos, pedidos ventas y compras, albaranes, proyectos, tareas, fabricaciones, empleados…)

Se puede modificar el nombre de los adjuntos y se pueden descargar cuando se necesiten.

Además se dispone de la función “Conocimiento” donde poder buscar cualquier adjunto alojado en el sistema.

En las siguientes imágenes se muestra un ejemplo de cómo guardar y gestiona documentos adjuntos con el ERP ODOO.

añadir un adjunto a un documento ERP ODOO

 

visualizar número de adjuntos en un documento ERP ODOO

 

gestionar el adjunto en el documento ERP ODOO

 

acceder a la información del adjunto ERP ODOO

 

cambiar nombre al adjunto y descargarlo ERP ODOO

 

nombre modificado del adjunto ERP ODOO

 

alternativa para subir documentos ERP ODOO

 

botón subir documentos ERP ODOO

 

buscar cualquier documento alojado en ERP ODOO

Registro y control de asistencia de empleados modo estándar con ERP ODOO

¿Necesitas llevar un control del tiempo que los empleados pasan en la empresa de forma sencilla?

Si necesitas un sistema sin las complicaciones de lecturas de códigos de barra o aparatos biométricos de lecturas de huellas dactilares, te recomiendo la solución estándar del ERP ODOO.

Con esta solución podrás utilizar un panel ya sea un PC o un dispositivo con pantalla táctil, a través de la cual el empleado registra su asistencia con un código PIN al igual que el registro de salida.

En el siguiente ejemplo se puede ver cómo asignar un PIN a cada empleado, cómo activar el panel para el registro, y los controles por parte de los responsables del tiempo e informes.

control-asistencia-desde-fichas-de-empleados-ERP-ODOO

 

asignación-pin-a-empleado-para-registros-asistencia-ERP-ODOO

 

modo-panel-para-registro-asistencias-empleados-ERP-ODOO

 

panel-para-selección-empleado-para-registro-asistencias-ERP-ODOO

 

selección-propio-empleado-para-registro-asistencia-ERP-ODOO

 

introducción-de-pin-para-iniciar-registro-asistencia-ERP-ODOO

 

mensaje-bienvenida-asistencias-ERP-ODOO

 

Cambio-estado-asistencias-empleados-ERP-ODOO

 

introducción-pin-para-registro-salidas-asistencias-ERP-ODOO

 

mensaje-registro-salidas-asistencias-ERP-ODOO

 

control-asistencias-por-parte-del-responsable-ERP-ODOO

 

informe-control-asistencias-ERP-ODOO

Ejemplo implantación ERP ODOO en empresa que trabaja con proyectos y fabricación

Recientemente hemos concluido la implantación del ERP ODOO en una empresa que trabaja con proyectos y fabricación.

Los trabajos de implementación del ERP ODOO en esta empresa fueron los siguientes:

Instalación y configuración inicial del ERP ODOO

Instalación de la última versión estable de ODOO 11

Configuración de bases de datos de producción y pruebas

Automatización de copias de seguridad

Instalación de módulos bases de ODOO, módulos de la OCA y otros módulos de utilidad

Configuración y parametrización base

Configuración CRM

Configuración comerciales y equipos comerciales

Añadir campos para la segmentación de contactos y oportunidades

Entrada de leads de forma automática vía correo electrónico

Planificación de proyectos y preparación de presupuestos

Vinculado al CRM, todos los procesos relacionados con la preparación del proyecto:  previsiones de costes, listas de materiales, planificación de órdenes trabajo, rentabilidad estimada, etc

Gestión de proyectos avanzada y fabricación

Todos los procesos relacionados con la gestión de proyectos

Registro de horas y materiales consumidos

Gestión de órdenes trabajo y tareas

Fabricación de producto final a través de lista de materiales

Planificador de proyectos y cargas de trabajo

Diagrama de Gantt y control de fechas

Establecer cargas de trabajo por departamento o tipo de empleado, e informe para mostrar de forma mensual las cargas de trabajo y si se sobrepasan

Control de revisiones de los proyectos

Checklist vinculados a las órdenes de trabajo para indicar que todos los trabajos o documentos han sido completados.

Visualización de las revisiones desde el proyecto

Gestión de compras

Configuración y adaptación del flujo de compras en el ERP

Vincular compras con la gestión de proyectos

Facturación de proyectos sobre hitos

Adaptación del proceso de facturación de ODOO a los hitos preconfigurados en el proyecto sobre las órdenes de trabajo

Gestión de almacén avanzado con ubicaciones y lectura de códigos de barras

Aplicación de almacén adaptada a dispositivos móviles para que los operarios puedan realizar movimientos de forma sencilla desde un dispositivo móvil

Lectura de códigos de barras para confirmar movimientos

Control de stock por ubicaciones

Informes de inventario

Gestión de albaranes

Facturación, contabilidad y finanzas

Facturas clientes y proveedores.

Gestión cobros y pagos por extracto bancario.

Contabilidad completa adaptada a la legislación española

Informes contables

Factura electrónica y FACE

SAT e incidencias

Gestión de incidencias y vinculación con los proyectos

Control de costes y facturación de la incidencia

Control de mantenimientos preventivos

Generación de órdenes de trabajo de forma automática según configuración para realizar los mantenimientos preventivos

Controles vinculados a un proyecto interno lo que permite llevar un control de costes

Gestión documental

Poder adjuntar documentos desde cualquier apartado del ERP y poder encontrarlos en un listado

Gestión permisos usuarios

Configuración de permisos y cuentas de usuario

Migración datos

Clientes, proveedores, productos, stock inicial, asiento de apertura

Formatos

Pedidos, albaranes y facturas

Gestión envío documentos por correo electrónico

Pedidos y facturas. Incluye plantillas de correos

El proyecto se implantó con éxito en 4 meses.

ERP ODOO. Ejemplo implantación empresa sector servicios

Hace unos meses el director de la empresa Valencia Clean, empresa del sector de limpieza (empresa y datos ficticios pero basado en hechos reales)

Una empresa de servicios con más de 400 empleados que necesitaba mejorar sus procesos para mejorar sus resultados y ser más competitivos de cara a los próximos años.

 

La empresa necesitaba un cambio a nivel de gestión y pensaron en un ERP (sistema de gestión integrado) para facilitar el cambio.

¿De qué recursos de gestión disponía la empresa inicialmente?

La empresa disponía de un programa de facturación y otro de contabilidad, pero eran independientes por lo que tenían que realizar un doble trabajo, primero facturar y luego contabilizar las facturas.

El resto de operaciones las llevaban en hojas de cálculo.

Estos recursos de gestión no les permitía conocer la rentabilidad prevista de un proyecto / contrato, tampoco la rentabilidad real, ni la rentabilidad de un cliente, por lo que a la hora de fijar precios de venta de un proyecto / contrato desconocían si estaban ganando o perdiendo dinero. La empresa tiene buenos resultados pero según el director “podrían ir mejor”, lo que realmente significa es que “deberían ir mejor” para afrontar los retos de los próximos años.

El director es consciente que su actual forma de trabajar genera mucho tiempo o actividades que no aportan valor a la actividad principal del negocio, estas actividades se podrían reducir con la finalidad de reducir cotes innecesarios en la empresa y conseguir sinergias con otros departamentos que permitan una mayor eficiencia en la gestión de los procesos para poder realizar más con menos o al menos con los mismos recursos.

El director de la empresa de limpieza Valencia Clean detectó que gestionar 400 empleados conlleva más de 400 horas semanales de trabajo administrativo, con un sistema de gestión integrado y automatizado se podría reducir la mitad de horas semanales lo que supondría un ahorro de más de 50.000 euros y un incremento importante del volumen de negocio ya que dispondría de información anticipada para tomar mejores decisiones y serían más competitivos.

¿Cómo ayudó el ERP ODOO a mejorar los procesos de esta empresa de servicios?

En primer lugar se realizó un estudio para determinar las necesidades de integración y de automatización.
Como se puede ver en el siguiente mapa de procesos, toda la información de previsiones y de reales está integrada, operaciones, recursos humanos y contabilidad están integrados…

La facturación está vinculada al proyecto / contrato así como la planificación de trabajos y el cálculo de horas reales trabajadas que se utiliza para la confección de nóminas por parte de la gestoría. La gestoría devuelve un fichero con la información de nóminas, el fichero se importa en el sistema y se utiliza para calcular el coste real de las horas trabajadas de cada empleado, el asiento contable de nóminas y la generación del fichero SEPA para el pago por transferencia de las nóminas.

Desde recursos humanos planifican los trabajos de cada contrato, controlan ausencias, controlan costes del personal, gestionan la información del empleado, controlan asistencia a cursos, controlan la entrega de prendas de vestuario y las revisiones médicas…

El departamento de contabilidad redujo a más de la mitad el tiempo dedicado a la gestión de la información gracias al ERP. Antes contabilizaban las nóminas empleado a empleado (recordemos que tienen más de 400 empleados), lo que podía suponer un trabajo de 15 horas ahora el proceso completo les lleva menos de 1 hora y tienen toda la información de gestión en el ERP para poder aplicarla a otros fines.

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