Organiza hasta 1.000 documentos y accede a ellos con un clic
Excel probablemente sea la peor herramienta posible para gestionar documentos en una empresa… y sin embargo, sigue siendo una de las más utilizadas.
Pero no porque Excel sea ideal como base de datos documental (no lo es), sino porque su simplicidad y flexibilidad permiten conectar y ordenar información de forma muy rápida.
Hoy en día casi todas las empresas almacenan sus documentos en sistemas compartidos como Google Drive, Dropbox, OneDrive o servidores internos.
Pero aun así, un buen almacenamiento no garantiza una buena organización.
Ahí es donde entra la Plantilla Excel de Gestión Documental M1.
📁 ¿Para qué sirve esta plantilla?
Para organizar, clasificar, localizar y acceder a documentos de forma centralizada, rápida y funcional, independientemente del sistema de almacenamiento que uses.
Con esta plantilla podrás:
-
Registrar hasta 1.000 documentos
-
Clasificarlos por categorías, departamentos o responsables
-
Asignar nombres claros y fechas de referencia
-
Registrar observaciones o anotaciones internas
-
Adjuntar con un clic el enlace del documento (Google Drive, Dropbox, etc.)
-
Abrir cualquier documento directamente desde Excel, sin descargarlo
🔧 ¿Cómo funciona?
La plantilla está diseñada para ser muy sencilla y operativa, pensada para cualquier usuario sin experiencia técnica.
Incluye:
✔️ Tabla principal de documentos
Con campos para:
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Categoría
-
Departamento
-
Responsable
-
Nombre del documento
-
Fecha
-
Observaciones
-
Link del documento adjunto
✔️ Botón para automatizar el enlace
La plantilla incorpora un botón que:
-
Toma el enlace que pegues del documento
-
Lo convierte automáticamente en un link funcional
-
Genera el texto “Documento adjunto”
-
Evita tener que escribir fórmulas o hipervínculos manualmente
Con solo un clic tendrás el documento listo para abrir desde Excel.
✔️ Acceso directo al archivo
Pulsas el link → se abre en tu navegador → ves el documento al instante.
No hace falta descargar nada.
🎯 ¿Por qué usar una gestión documental así?
Aunque Excel no está pensado para almacenar documentos, sí es ideal para crear un índice organizado de documentos, sobre todo cuando:
-
Se trabaja con Drive o Dropbox
-
Hay muchos usuarios diferentes
-
Existen varias carpetas y subcarpetas
-
Se pierde tiempo buscando documentos
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Se duplican archivos
-
No existe una nomenclatura clara
Esta plantilla resuelve ese problema:
centraliza en un único lugar toda la información relevante de los documentos de la empresa.
🆓 Plantilla abierta y gratuita
Como todas mis herramientas M1, esta plantilla es:
-
Totalmente gratuita
-
100% abierta
-
Modificable
-
Ampliable
-
Adaptable a cualquier empresa
Descarga aquí el Dossier de esta herramienta de Gestión
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