Plantillas Excel Gratis

En esta página encontrarás el listado de todas las Plantillas Excel Gratis publicadas en CASHTRAINERS.

La mejor forma de que conozcan el trabajo que realiza un profesional o una empresa es probándolo.

En mi web no solo probarás herramientas de Control de Gestión sino que muchas de ellas te resultarán de utilidad desde el primer momento que la descargues.

Muchas de ellas posiblemente requieran adaptaciones, ampliaciones o mejoras. Otras son un ejemplo de lo que se puede conseguir si realizas un modelo similar. Decenas de miles de profesionales y usuarios han descargado mis plantillas desde que nació la web en 2012.

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Control de Gestión y Financiero

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Página de suscripción para descarga de Plantillas Excel Gratis

Las Plantillas Excel Gratis actualmente disponibles son las siguientes: 

  • Plantilla Excel para conciliar y controlar cobros y pagos M1
  • Plantillas Excel Control Horario Empleados M1
  • Plantilla Excel gestión de escandallos para proyectos
  • Calculadora gastos personales gratis plantilla Excel
  • Plantilla Excel Gestión Recursos Humanos M1
  • Plantilla Excel control información nóminas y asientos contables V2019 M1
  • Elaborando desde cero una sencilla plantilla Excel para el Control de Stocks
  • Realizando con Excel desde cero la plantilla Economía Doméstica
  • Cómo realizar con Excel un Simulador de Resultados Empresariales desde cero
  • La importancia de utilizar automatizaciones en el desarrollo de herramientas Excel
  • Cómo elaborar un sistema control de cobros y pagos con Excel en unos minutos
  • Cómo elaborar con Excel un CRM en pocos minutos
  • Plantilla Excel para la gestión de oportunidades y acciones comerciales CRM M2
  • Plantilla Excel Gestión contactos y clientes comerciales M2
  • Plantilla Excel Presupuesto Proyecto empresas Eventos M1
  • Plantilla Excel Presupuesto Gastos para Proyectos
  • Plantilla Excel Plan de Negocios M1
  • Plantilla Excel Presupuesto Business Plan 5 años V2019 M1
  • Plantilla Excel simulación planificación abastecimientos stock con cálculo stocks mínimos
  • Plantilla Excel gráfico embudo proceso ventas
  • Plantilla Excel Gestión documental V2019 M1
  • Plantilla Excel presupuesto gastos empresa
  • Plantilla Excel informe financiero anual
  • Plantilla Excel Cuenta Resultados Analítica V1 Retro
  • Ejemplo informe tabla dinámica con macro para actualización automática Excel profesional
  • Plantilla Excel Programación de turnos de los empleados
  • Plantilla Excel seguimiento acciones plan de marketing
  • Plantilla Excel informe de ventas básico
  • Plantilla Excel seguimiento tareas por proyecto en 4 semanas
  • Plantilla Excel Cuadro Mando Marketing Digital V2019 M1
  • Plantilla Excel programación contenido en redes sociales
  • Plantilla Excel gratis CRM V2019 M1
  • Plantilla Excel Simulador toma decisiones resultados empresariales V2019 M1
  • Plantilla Excel gestión y control de incidencias asignadas a proyectos
  • Plantilla Excel para llevar control de pagos y cobros de facturas o saldos a cobrar o pagar
  • Modelo Parte Fabricación registro datos KPI OEE Plantilla Excel
  • Plantilla Excel para realizar un Análisis Estratégico
  • Plantilla Excel Registro Horas trabajadas Proyectos y Tareas por semanas
  • Plantilla Excel Control Proyectos y tareas
  • Plantilla Excel para análisis de balances y ratios financieros
  • Ejemplo de cuadro de mando en Excel para control Indicadores Clave (KPIs)
  • Plantilla CRM gratis con Excel
  • Plantilla Gestión de Proyectos y Tareas con Excel (incluye gráfico Gantt)
  • Herramienta Excel para controlar los vencimientos de cobros y pagos
  • Economía doméstica excel. Control y planificación ingresos y gastos
  • Ejemplo Plantilla Control de Inversiones con Excel
  • Cuenta Explotación Analítica Vs Cuenta pérdidas y ganancias
  • Mejoras en el OEE fabricación. Impacto en los costes y la cuenta de resultados
  • Ejemplo Escandallo Costes con Excel
  • Control de Visitas Comerciales con Excel
  • Ejemplo indicadores rotación y cobertura inventarios con Excel
  • Cómo realizar una previsión de ventas de productos y zonas con excel
  • Decisiones Cálculo Precios de Venta con Excel
  • Plan de Acciones con Excel
  • Planificación y control de costes de los Trabajadores con Excel
  • Cálculo de Costes y Rentabilidades Full Costing con Excel
  • Control y Planificación Ausencias Empleados con Excel
  • Presupuesto de Ventas con Excel
  • Plantilla Solicitud y Valoración Sugerencias con Excel
  • Planificación de Resultados en la Empresa con Excel
  • Previsiones Cobros y Pagos diarias y semanales con Excel
  • Dashboard para Formación y Cursos Excel (Recursos Humanos) Excel
  • Ejemplo encuesta autoevaluación Excel
  • Previsiones de Tesorería con Excel a corto plazo
  • Plantilla Gestión y Solicitud Nuevas Inversiones con Excel
  • Simulaciones Precios de Venta y Costes con Excel
  • Direct Costing con Excel
  • Cómo hacer sencillos Escandallos con Excel
  • Control presupuestario con Excel
  • Cálculo Costes Fabricación Excel (Escandallos y órdenes Fabricación)
  • CRM con Excel. Ejemplo 1
  • Simulador Escenarios Rentabilidad con Excel
  • Plantilla planificación vacaciones de empleados con Excel
  • Gráfico Punto de Equilibrio con Excel
  • Línea de Crédito en Presupuesto de Tesorería Excel
  • Plan Financiero Excel
  • 151 ejemplos de Indicadores de Gestión
  • Libro de Caja en Excel
  • Cuenta de Resultados para Control de Gestión
  • Presupuesto gastos Vacaciones con Excel
  • Ejemplo Indicadores de Gestión para Balanced Scorecard – Estrategia 1
  • Gráficos espectaculares y diferentes para un Cuadro de Mando en Excel
  • Flujo Cobros y Pagos con Excel
  • Medibles de Gestión para Balanced Scorecard – Estrategia 2
  • Reparto Costes Indirectos por Centros de Costes con Excel
  • Herramientas de Gestión: Ejemplo de Presupuesto económico
  • Cuadro Mando Integral Excel
  • Contabilidad Analítica en Excel
  • Cuadro de Mando en Excel
  • Ejemplo Formulario Recuento de Existencias Excel
  • Reparto Costes Personal por Centros de Costes en Excel
  • Calculadora Precios de Venta en Excel
  • Gráfico Barras Horizontales Excel – Resumen de Gastos de un periodo
  • Liquidación Gastos de Viaje en Excel
  • Balanced Scorecard en Excel

¿Dedicas mucho tiempo a actualizar y mantener tus hojas y libros Excel?

El beneficio que puede aportar la información depende mucho del tiempo, el esfuerzo, el coste y la inversión que hay que realizar para procesarla y obtenerla de forma fiable y con la estructura y formato necesario para una toma de decisiones eficiente.

Los que trabajamos en Control de Gestión denominamos análisis coste-beneficio a si vale la pena el esfuerzo y el coste para el resultado obtenido.

Si es un aspecto fundamental del negocio y dedicas 3 horas al día a actualizarlo y mantenerlo, el beneficio es mayor que el coste y por lo tanto vale la pena, a pesar de que el proceso se puede mejorar y automatizar y reducir considerablemente el coste, a pesar del beneficio si además nos ahorramos el coste, muchísimo mejor, ¿verdad?

situación-actual-ineficiencia-información-en-la-empresa-con-Excel

Es frecuente dedicar mucho tiempo al mantenimiento de un libro Excel solo porque toca hacerlo sin ningún tipo de beneficio aparente, también es frecuente el mantenimiento de información duplicada en diferentes libros y mucho, muchísimo retrabajo o duplicidad de trabajos. Trabajos similares que realizan personas de distintos departamentos. O libros que han realizado otras personas que han transferido a otros empleados sin la correspondiente formación y los empleados que utilizan ahora las herramientas dedican demasiado tiempo a su mantenimiento.

Si vamos sumando todas las ineficiencias, costes que no aportan valor a la empresa, retrabajos, duplicidades, herramientas con información poco fiable…. A lo largo del año es un buen pellizco que se va por el desagüe del presupuesto económico de la empresa, un dinero que se puede emplear en inversiones que realmente generen beneficios a la empresa.

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¿Necesitas una reorganización de tus hojas de cálculo Excel y de tus libros Excel? ¿necesitas una automatización de tus procesos y así evitar errores, duplicidades y retrabajos?

Si este es tu caso, no dudes en ponerte en contacto conmigo.

Ayuda y soporte para Controllers, Directores financieros, Administrativos y Contables

Muchas veces el ajetreo del día a día no nos da tiempo para pensar en qué podemos mejorar, tenemos unos procedimientos, plazos de entrega y objetivos que nos ocupan toda la jornada.

Llega el viernes y estamos tan agotados que preferimos seguir con la rutina antes que empezar un nuevo proyecto de mejora.

Luego está el tiempo que dedicamos a formación, cambios en los sistemas, nuevas estrategias, lanzamiento de nuevos productos, nuevas campañas de marketing… y hay que dar servicio y soporte a todo con los recursos disponibles.

A veces esos recursos no son suficientes para llegar a todo lo que tenemos planificado.

Muchas veces tenemos la sensación de que hay aspectos de la empresa que escapan del control y otros aspectos con mucha capacidad de mejora.

Y piensas, si mejorase ciertos aspectos podría tener más tiempo para lo que realmente importa, que es controlar, analizar y tomar decisiones.

Hay veces que sientes que pasas más tiempo actualizando hojas de cálculo e informes que realizando trabajo real.

Y como todo se va complicando la bola de nieve se hace cada vez más grande.

Si este es tu escenario tal vez te venga bien un poco de ayuda externa.

Tal vez te venga bien ayuda en aquellos libros Excel que necesitas mejorar o aquellos informes que te cuesta tanto mantener y actualizar. O tal vez te falten herramientas necesarias para llevar un mejor control de la empresa.

O tal vez simplemente necesites ayuda y soporte en tu departamento.

Si este es tu caso, tienes en mi la herramienta y ayuda que necesitas.

Date una vuelta por mi web y verás artículos, tutoriales, plantillas, vídeos… una gran cantidad de recursos que tal vez te ayuden a ver que te hace falta y en qué puedes mejorar.

Si necesitas ayuda en tu departamento ponte en contacto conmigo y hablamos.

¿Necesitas personalizar las Plantillas Excel que publico?

Has llegado hasta aquí porque te ha llamado la atención de alguna de las herramientas que publico y piensas que es algo que vendría bien para tu empresa pero realizando algunos cambios… Este pensamiento es lo más habitual, no eres la única persona que me lo ha comentado. Y hay varias razones por las que mis herramientas necesitan personalización en la mayoría de empresas.

Yo elaboro herramientas pensando en las empresas en general, basándome en la experiencia de muchas empresas y escuchando en lo que vosotros me comentáis que necesitáis.

Pero lo que sirve para una empresa puede que no sirva para otra o lo que yo considere que es la mejor forma de hacerlo no sea lo que mejor se adapte a vuestras necesidades.

Todavía no he conocido una empresa que trabaje exactamente igual que otra empresa, incluso siendo empresas parecidas del mismo sector.

Lo que las hace diferentes a la hora de gestionar son muchas variables como por ejemplo la visión de la empresa, su trayectoria, su cultura empresarial, su estilo de dirección, su composición accionarial, los empleados, la estrategia, sus objetivos, el mercado al que se dirige, los productos o servicios que ofrece, sus resultados…

Muchas empresas adquieren un software paquetizado y lo que hace la empresa es adaptarse al software, en muchos casos esta situación condiciona a la empresa en sus necesidades de información y en su gestión.

El control de gestión que es el fin de las herramientas que publico son difíciles de paquetizar por la razón que he comentado. Puedo diseñar un sistema de costes estándar pero cada empresa tendrá unas necesidades de cálculo diferentes, por lo que de base son herramientas funcionales tal vez entre un 60% y 80% pero el porcentaje restante necesita ser adaptado en algunos casos.

Como habrás podido comprobar si te has descargado alguna de las herramientas gratuitas que publico es que necesitan retoques para tu empresa, no descartes la herramienta, es una base para adaptarla a tu gestión.

Si necesitas ayuda para adaptarlas a tus necesidades, yo te puedo ayudar. Si crees que lo puedes hacer por tu cuenta, me parece fantástico, significa mucho para mi poder contribuir de alguna forma en la mejora de la gestión de las empresas.

Si necesitas ayuda a la hora de personalizar o adaptar las herramientas Excel de gestión ponte en contacto conmigo y hablamos.

Plantillas Excel de Gestión profesional a medida

No subestimes la capacidad que tiene Excel a la hora de gestionar, Excel se utiliza en aquellos aspectos que un ERP o programa de gestión no cubre por diversas razones, ya sea por complejidad a la hora de estandarizar o por lo costoso que resultaría su implantación.

Excel utilizado de forma profesional se complementa perfectamente con ERPs o programas de gestión.

Muchas empresas me comentan que tienen exceso de hojas de cálculo, el problema tal vez es no considerar una hoja de cálculo como una aplicación que realice una función específica.

Tal vez se desconozcan las posibilidades de simplificar todos los libros en un uno solo, o la capacidad de envío automático de información entre distintos libros.

 

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He realizado muchísimos proyectos de mejoras de procesos con Excel que han reducido enormemente el número de libros Excel y han ahorrado mucho tiempo de trabajo administrativo a los profesionales de las empresas, tanto de multinacionales y grandes empresas como de Pymes.

También he realizado proyectos de aplicaciones Excel de aspectos que la empresa no gestionaba o llevaba a medias como por ejemplo herramientas para planificación de tesorería, análisis y control de la rentabilidad analítica, sistemas de costes, control económico-financiero, planificación y control de rentabilidades…

 

Si ves complicada la adaptación de tus hojas o libros Excel en un ERP o en un programa de gestión y te gustaría mejorarlas para reducir el tiempo actualización y mantenimiento y poder sacar partido a la información generada. Ponte en contacto conmigo y trataré de darte la mejor solución

¿Tus libros Excel son un caos y te generan un gran trabajo de mantenimiento?

Llega un momento que los libros Excel se convierten en una maraña de links, fórmulas, tablas, y parches sobre parches…

Llega un momento en que lo que pretendía ser una herramienta de ayuda se convierte en un caos y cada vez que toca trabajarla y actualizarla se convierte en un suplicio.

Lo peor llega cuando la persona que ha construido la herramienta ha llegado a un punto que ni ella misma se aclara, así que se la adjudica a otra persona en la empresa para que la trabaje, un clásico en las grandes empresas.

La pobre persona que recibe la herramienta se puede pasar días enteros intentando descifrar los jeroglíficos.

 

Cualquier herramienta de gestión debe construirse con el objetivo de ayudar y facilitar el trabajo de análisis, control, toma de decisiones, comunicación…

Una aplicación realizada con Excel debe construirse con una finalidad bien definida, con una función clara, intentando evitar añadir funcionalidades sobre la marcha cosa que puede trastocar la estructura inicialmente diseñada.

Como cualquier sistema de gestión un libro Excel suele constar de una entrada de datos, un proceso de datos y una salida o output de información. A no ser que solo quieras utilizar el libro como una tabla de registro de información.

Pensando en el libro Excel como un sistema de gestión tendremos que considerar los apartados de configuración de datos, normalmente en modo tablas, los apartados de entrada de datos, dando facilidad al usuario (por ejemplo diferenciando entre celdas de registro de datos y las de fórmulas, el uso de listas desplegables o validación de datos, la protección de las hojas para evitar que los usuarios borren fórmulas..) los apartados de procesos de datos (normalmente automatizando los procesos mediante macros o código) y por último los apartados de presentación de la información, utilizando habitualmente funciones como tablas dinámicas, filtros, formatos condicionales, fórmulas de consolidación de datos…

Todo bien estructurado con sencillez y claridad para la utilización correcta y óptima por parte del usuario.

Un libro Excel bien estructurado y con un objetivo bien definido, puede ahorrar muchas horas de trabajo administrativo a la empresa, puede cambiar de manos con facilidad y puede ser aprovechado como una herramienta de gran utilidad para la empresa sin tener que realizar una gran inversión.

Puedes considerar el tiempo que emplean los empleados en la elaboración y mantenimiento de estas herramientas como un coste de adquisición de software, realiza el cálculo, haz números y tal vez te sorprenda el coste.

Puede que subcontratando este tipo de aplicaciones ahorres mucho dinero y obtengas un resultado más que satisfactorio para mejorar la gestión de tu empresa.

Cómo ahorrar tiempo de trabajo mejorando y automatizando tus hojas Excel

Llevo más de 17 años trabajando con hojas Excel a nivel profesional y os puedo decir no hay mejor formación para trabajar con Excel que la práctica y las ganas a la hora de querer mejorar los procesos de trabajo.

Inicié mi carrera profesional trabajando con una enorme cantidad de hojas Excel, trabajaba como asiste del controller en una planta de una multinacional, y utilizábamos Excel para todo.

Teníamos todo tipo de programas para la gestión en la planta pero siempre acabábamos utilizando Excel para el análisis, el control de la información, los informes, cálculos avanzados, simulaciones, como base de datos, y muchísimas más funciones que ya ni recuerdo.

Lo primero que haces cuando empiezas a trabajar con Excel es enlazar información entre hojas, y lo más peligroso, enlazar información entre libros. Cuando empiezas la información no está estructurada, las hojas no están optimizadas, son parches sobre parches y más parches, vas añadiendo información y funciones y tu libro Excel de trabajo se ha convertido en un kraken.

Un monstruo que cuando necesitas actualizarlo se te ponen los pelos de punta. Recuerdo que había hojas que requerían varios días de trabajo para su actualización.

Hasta que finalmente me dije a mi mismo que así no se podía trabajar, no se podía perder tanto tiempo procesando la información, seguro que habría alguna manera de mejorar las estructuras de las hojas y automatizar los procesos.

Al cabo de un tiempo, a fuerza de investigar y probar, fui reduciendo los tiempos de trabajo considerablemente. Lo que antes tardaba horas en procesar lo reduje a minutos.

Aprendí técnicas que fui aplicando a casos reales, me involucré en proyectos complejos que requerían un esfuerzo de optimización para que los libros se pudiesen abrir, hay que recordar que las versiones anteriores de Excel el número de filas era menor que en las actuales y los pc no tenían tanta capacidad como los de ahora, estas limitaciones me ayudaron a construir herramientas con Excel mejor estructuradas y más optimizadas para conseguir los objetivos de ahorro de tiempo y fiabilidad de la información.

Con el paso de tiempo he trabajado con todo tipo de ERPs y programas de gestión, SAP, Navision, ODOO y para el trabajo de análisis y control de la información, así como para realización de informes y simuladores, siempre utilizábamos Excel.

La tecnología avanza mucho, yo mismo he intentado adaptar aplicaciones que realizo en Excel a programas de gestión pero en muchos casos no vale la pena la inversión y el esfuerzo.

Excel es tan dinámico y gestiona tan bien la información que no vale la pena integrar ciertas funciones en el ERP.

¿Te imaginas un sistema de costes full costing en un ERP? Con todos los repartos de costes, los inductores de costes y toda la estructura de este tipo de sistemas de información.

En la mayoría de ERPs con los que he trabajado he tenido que obtener la información de las tablas por odbc para volcarlas en Excel y realizar un trabajo que en el ERP requeriría una elevada inversión en tiempo y dinero.

Durante estos años he creado mi propia técnica a la hora de construir aplicaciones con Excel, ya no son solo hojas, sino que son herramientas de gestión que están utilizando empresas de todo tipo y tamaño.

Estas herramientas tienen una combinación de una gran variedad de recursos y funciones que dispone Excel como son fórmulas, tablas dinámicas, macros. Pero lo que mejor funciona al final en este tipo de aplicaciones es la simplicidad, no complicarse la vida con funciones y estructuras complejas.

Cuanto más clara y más sencilla sea la hoja Excel mayor partido le sacarás.

Ten claro el objetivo de tu hoja o aplicación Excel y trata de conseguir ese objetivo con los pasos más sencillos posibles. No conviertas tu Excel en un kraken.

Excel no es un ERP, Excel es una herramienta para planificar, controlar y analizar datos

Algunas empresas me solicitan información para que Excel realice las funciones que debería realizar un ERP, esto no es recomendable ni viable. Excel no es una base de datos, es una herramienta para planificar, controlar, analizar y presentar datos.

En control de gestión se utiliza bastante Excel precisamente porque las funciones del Controller consisten en planificar, controlar, analizar y presentar datos.

A veces se puede recurrir a informes del propio ERP o sistemas de análisis de datos como Businesss Intelligence, pero en muchas ocasiones necesitamos la versatilidad y el dinamismo que ofrece Excel para realizar este tipo de trabajos.

Como podrás ver en mi página web las herramientas con las que trabajo son el ERP ODOO y Excel. Cada una tiene sus funcionalidades y se aplican de distinta forma.

Excel es muy útil en Control de Gestión para crear un sencillo cuadro de mando, un plan de tesorería, un sistema de control presupuestario, un sistema de cálculo de costes y rentabilidades… la cuestión es, ¿estas herramientas no las puede hacer el ERP? La respuesta es por supuesto que las puede hacer pero en la mayoría de casos hay que programarlo por lo que el coste puede ser bastante alto. Además suelen ser herramientas que en muchos casos requieren continuos cambios o adaptaciones por lo que el coste en el ERP se incrementa bastante.

cuadro mando integral excel

La ventaja de realizarlo con el ERP ODOO es que la información del ERP ya está disponible para ser presentada en el cuadro de mando de forma automática, mientras que con Excel o se alimenta de forma manual o se automatiza a través de la importación de datos del propio ERP.

Al final es una cuestión de números, de un análisis coste-beneficio, todo depende lo que quieras invertir en tu ERP.  La programación a medida en un ERP siempre va a ser muchísimo más alta que si lo realizamos con Excel.

En algunas ocasiones tanta integración en el ERP puede confundir y marear a los usuarios.

Por ejemplo, he implantado planificación y control de rentabilidad de proyectos en el ERP ODOO, y requiere bastante programación para la planificación y la presentación de la información, los datos reales (horas, facturas..) se alimentan con facilidad, el usuario tiene que tener muy claro como proceder en cada caso, debe entender las relaciones y saber de donde viene cada dato. El coste de la implantación de este tipo de sistema en el ERP no es barato.

Sin embargo si el volumen de proyectos anual no es demasiado elevado, supongamos unos 300 al año, tal vez convenga realizarlo con Excel ya que simplifica tanto la planificación como el registro de datos reales, cierto es que no tiene la ventaja de integración y el registro es manual, pero la simplicidad es mayor y el coste de implantación es muy pero que muy bajo comparado con el ERP.

control rentabilidad proyectos excel

Esto es ya una cuestión de decidir qué sistema utilizar, lo que está claro es la necesidad.

La necesidad de planificar o presupuestar.

Esta es la forma de fijar objetivos, de saber hacia donde vamos, de tener una referencia de qué queremos conseguir.

Llevar un sistema de control presupuestario en un ERP igual que se puede realizar con Excel, ver aquí un ejemplo, es bastante complicado, ¿se podría realizar? Posiblemente, ¿pero vale la pena la integración solo para extraer los saldos del grupo 6 y 7 de contabilidad desde el balance de sumas y saldos?

 

control presupuestario excel

 

En resumen, cada sistema y herramienta de gestión tiene su finalidad y su utilidad, en algunos casos el ERP puede integrar funciones de Control de Gestión y en otros casos es mejor realizarlas con Excel.

Si tienes la necesidad de aplicar técnicas, metodologías y herramientas de Control de Gestión en tu empresa contacta conmigo.

La importancia de utilizar automatizaciones en el desarrollo de herramientas Excel

En la mayoría de las herramientas de gestión que realizo con Excel utilizo automatizaciones o macros para su desarrollo. Las automatizaciones son código vba, es decir macros, que reducen el tiempo y facilitan mucho el trabajo.

En el siguiente vídeo muestro un ejemplo de la herramienta que elaboramos en la Formación Intensiva Excel sobre cómo utilizo una macro para eliminar todas las hojas de proyectos, 300 hojas en este caso, realizar una modificación en la hoja principal o base y volver a crear de nuevo las hojas con otra macro.

¿Te imaginas tener que realizar todo este trabajo de forma manual?

Puede que una automatización tarde 10 o 15 minutos en ejecutarse, pero el tiempo merece la pena ya que realizar este proceso de forma manual podría llevar horas de trabajo.

Imagina tener que hacer un cambio para las 300 hojas, seguramente desistirías a la hora de realizar este tipo de trabajos.

Pero no únicamente realizo automatizaciones para ahorrar tiempo, también utilizo una metodología muy definida y una serie de técnicas que permiten crear herramientas de gestión avanzadas en poco tiempo.

¿Te imaginas tener que acumular ciertos datos de las 300 hojas de proyectos en una sola tabla?

¿O extraer directamente la información de ciertos campos de las 300 hojas de proyectos en otra tabla?

 

Si aprendes a utilizar estas técnicas puedes ahorrar mucho tiempo y dinero a tu empresa, vale la pena, ¿verdad?

 

Todo esto y mucho más lo puedes aprender en las formaciones prácticas que doy sobre elaboración de herramientas de gestión con Excel.

Realizando con Excel desde cero la plantilla Economía Doméstica

En el vídeo de 1 hora y media que publico en este artículo os hago un gran regalo, os muestro cómo podéis crear por vuestra cuenta la popular herramienta Economía Doméstica y que además os sirva para cualquier año, es decir, para toda la vida.

Lo único que tenéis que hacer es seguir los pasos que os explico en el vídeo.

Si seguís los pasos entenderéis la lógica de la estructura de esta herramienta, cómo se organizan las tablas, cómo se relacionan, qué propósito tiene cada una y por qué las construyo de esta forma.

La mayoría de profesionales pasan gran parte de su jornada laboral construyendo y manteniendo hojas de cálculo. En muchos casos debido a una falta de estructura, a una falta de construcción orientada al usuario, las empresas pierden mucho tiempo y dinero con esta actividad.

¿Y si los profesionales de la empresa realizasen herramientas de gestión optimizadas, que cualquier usuario fuese capaz de utilizar con la mínima formación posible y que proporcionasen un gran valor a la empresa?

Hay 3 opciones:

  • Dejar que los empleados continúen perdiendo el tiempo en libros Excel complejos de desarrollar y mantener, dedicando gran parte de su coste a esta actividad.
  • Formar a los empleados en una metodología de elaboración de herramientas optimizadas
  • Subcontratar la elaboración de herramientas de gestión con Excel orientadas al usuario y a aportar gran valor a la empresa

 

También puedes consultar la última versión de la Plantilla Excel Economía Doméstica M1 que sirve para cualquier año.

 

economía doméstica familiar excel

Cómo realizar con Excel un Simulador de Resultados Empresariales desde cero

Un ejemplo de cómo una sencilla herramienta Excel se puede conseguir una información muy valiosa para la empresa.

Si en nuestra empresa los indicadores clave fuesen el volumen global, el coste unitario de los productos, el precio de venta, el margen bruto y los gastos generales y tuviésemos que tomar decisiones estratégicas con esta variables, seguramente nos vendría de perlas un simulador que nos permitiese realizar variaciones sobre las variables clave y nos mostrase los resultados de los posibles escenarios.

Esto es lo que realiza la herramienta que creo desde cero en el siguiente vídeo.

Como podrás ver en el ejemplo la estructura de la herramienta es muy sencilla, utilizo en la hoja principal las variables a simular para la toma de decisiones, muestro el resumen de los datos reales y los datos simulados y sus variaciones.

Construyo las tablas necesarias para la simulación y añado un enlace a las tablas de entradas de datos y a las de simulaciones para saber cómo se elaboran los resultados.

 

De esta forma puedo rápidamente gracias a barras de desplazamiento lateral generar mis propios escenarios para tomar decisiones en base a las 4 variables clave.

 

Si necesitas avanzar con Excel, si necesitas utilizar Excel como herramienta para generar increíbles herramientas de gestión que aporten valor a la empresa te recomiendo eches un vistazo a la siguiente formación. Con mi formación aprenderás una metodología y una serie de técnicas que te ayudarán a utilizar Excel de forma productiva, tu empresa te lo agradecerá.

Aquí os dejo el vídeo sobre cómo elaborar con Excel un sencillo Simulador de Resultados Empresariales

Cómo elaborar un sistema control de cobros y pagos con Excel en unos minutos

En línea con publicaciones anteriores os muestro un vídeo en el que preparo en pocos minutos un sistema control de documentos a cobrar y pagar con Excel.

¿Qué es necesario para construirlo?

En primer lugar, tener claro que es lo que se quiere conseguir con esta herramienta.

Lo que quiero conseguir es llevar un registro de documentos a cobrar y pagar y relacionarlos con sus respectivos cobros y pagos, es decir conciliarlos, para saber en el documento lo que me queda pendiente de cobro o de pago, o si está cobrado o pagado totalmente.

En segundo lugar, construyo únicamente las tablas que necesito

Posteriormente diferencio los campos de entradas de datos de los de fórmulas, oculto las columnas con fórmulas que no son necesarias y pongo alertas de colores con formato condicional en aquellos campos que considero que lo deben tener para aportar la visibilidad necesaria al usuario.

Y por supuesto, construir un menú de navegación a cada tabla para que el usuario no pierda tiempo buscando las hojas.

En resumen un objetivo claro y una estructura sencilla, fácil de usar y de aplicar.

Si necesitáis una formación más avanzada sobre cómo construyo con Exel herramientas de gestión para las empresas te recomiendo eches un vistazo a la información de la Formación que doy para herramientas avanzadas.

 

Aquí te dejo el vídeo tutorial sobre cómo construir un sencillo sistema de control con Excel en unos minutos.

Cómo elaborar con Excel un CRM en pocos minutos

En este vídeo muestro cómo utilizando una metodología podemos ser capaces de construir con Excel herramientas de gestión de forma muy rápida. Herramientas con una estructura clara y definida y con un objetivo muy concreto.

 

A lo largo de mi trayectoria profesional he visto todo tipo de libros Excel, la mayoría no tenían una estructura bien definida. En muchos casos eran hojas con tablas de datos inmensas, en estas tablas era complicado diferenciar las celdas de entradas de datos de las que contenían fórmulas, eran un mix de muchísimos datos.

De vez en cuando veías celdas con colores asignados manualmente sin un formato condicional basado en alguna regla. He visto relaciones entre hojas y libros que no había forma de seguirlos. Estructuras que lo único que conseguían era marear en lugar de facilitar el trabajo.

Y esto no solo lo he visto en pequeñas empresas, también en las grandes y en multinacionales.

A mi me han llegado a transferir hojas de cálculo tan complejas y personales que costaba menos tiempo hacerla de nuevo que mejorar la que me habían transferido.

He visto a profesionales dedicar horas y horas al mantenimiento de hojas de cálculo debido a su complejidad y a que ni ellos mismos eran capaces de acordarse de cómo había que actualizarlas.

Esto lo considero una gran ineficiencia, tiempo y dinero perdido en la empresa. Calcula el tiempo que dedica un profesional creando y manteniendo las hojas de cálculo y te sorprenderás.

A los empleados no se les contrata para dedicar tiempo al mantenimiento de las hojas de cálculo, se les contrata para que aporten valor con el uso de las herramientas, en consecuencia si el coste de mantener las herramientas es superior al beneficio de su uso, mejor descartarlas, ¿no crees?

 

Y ahora te dejo con lo importante, para lo que has entrado a este artículo, te dejo con el vídeo sobre como elaborar con Excel un CRM en pocos minutos.

Elaborando desde cero una sencilla plantilla Excel para el Control de Stocks

En el siguiente vídeo muestro cómo realizar desde cero una sencilla plantilla Excel para el control de stocks. Como podréis observar es un sistema muy básico dirigido a realizar pequeños controles, como complemento a alguna herramienta de Control de Gestión o utilizarla para entender los mecanismos de cálculo del stock en un sistema de almacén más avanzado.

Tal como comento en el vídeo, yo no recomiendo llevar el control de un almacén con Excel, debido a que son sistemas completos que deben estar integrados con el resto de áreas para automatizar los movimientos (compras, ventas, contabilidad…) y poder valorar económicamente el stock disponible y el stock que sale. Excel tiene una capacidad de registros limitada por lo que si el almacén tiene muchos movimientos pronto te puedes quedar sin espacio. El control del stock en un almacén puede ser complejo y avanzado (lotes, ubicaciones, áreas, abastecimientos…)

Para gestionar adecuadamente un almacén es mejor disponer de un software específico o integrado en tu sistema de gestión o ERP.

Realizarlo con Excel puede ser útil en ciertas situaciones que no requieran un control exigente y el número de movimientos sea bajo. En estos casos una sencilla plantilla Excel como la que te muestro en el vídeo podría ayudarte sin necesidad de sistemas más avanzados.

Además, la estructura que muestro en el vídeo es la base sobre la que funciona cualquier sistema de almacén, así que es una buena oportunidad de aprender los mecanismos básicos de un SGA.

En esta plantilla muestro cómo realizar el control únicamente con 5 tablas, una tabla para la definición de productos, otra tabla para clientes, otra para proveedores, una tabla para registrar el stock inicial de cada producto y al mismo tiempo calcular el stock actual o final y una tabla para todos los movimientos de stock de entradas, salidas o ajustes de inventario.

 

En el vídeo muestro cómo realizar la plantilla Excel de Control de Stocks desde cero.

 

Mejores Plantillas Excel para la Gestión de Empresas que utilizan los Controller

Suena raro que haya todavía haya empresas que gestionan muchos aspectos con Plantilllas Excel.

Todavía Excel es uno de los software más utilizados por las empresas, aunque hayas algunas que prefieran utilizar opciones open source como Open Office, a pesar de que muchos intenten que desaparezca o muera.

A Excel no solo le queda aún mucha vida, sino que tiene más posibilidades de crecimiento.

En mi opinión hay muchas funciones, actividades o áreas que requieren herramientas flexibles y dinámicas cuya integración en sistemas más avanzados como programas de contabilidad y facturación o EPRs sería muy costos de integrar, al menos para las pymes.

Uno de los mejores ejemplos es el presupuesto de costes ¿tiene sentido integrarlo en un ERP?

En mi opinión no tiene mucho sentido, a pesar de que se pueda alimentar de información del programa de gestión o del ERP. Un presupuesto de costes dependiendo de la actividad o las necesidades de la empresa se construye de formas diferentes. Es un modelo muy difícil de estandarizar, a no ser que la empresa se conforme con una versión estándar ya elaborada, como por ejemplo esta versión de Costes de Fabricación.

Muchas de las herramientas que utiliza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero, al igual que los contables o los responsables de departamentos financieros son realizadas con Excel. Los Controller, contables y financieros, utilizamos Excel también porque realizamos muchos análisis, estudios, controles, valoraciones, y evaluaciones, funciones que no se podrían realizar con un programa de gestión o ERP, ya que estos sistemas están diseñados para realizar otro tipo de funciones o gestión.

En realidad, un departamento administrativo requiere la combinación de información entre los sistemas de gestión y las hojas de cálculo, en este caso Excel.

Pienso que hay determinadas funciones como la gestión contable, gestión de almacén, CRM, gestión de fabricación… que no se deberían realizar con Excel. A pesar de que muchas empresas con la finalidad de ahorrar dinero en software de gestión prefieran utilizar Excel con estos fines.

Estas funciones mejor realizarlas con un ERP como ODOO, ya que está diseñado específicamente y está especializado en cubrir estas necesidades a las empresas.

¿Un CRM con Excel? Podría ser útil para un autónomo o una micro empresa, pero cuando el volumen de contactos, oportunidades y acciones comerciales es elevado lo recomendable es utilizar un software específico o lo ideal que sería integrarlo en un ERP.

 

Independientemente de la gestión que realices y las decisiones que tomes en relación al software de gestión a utilizar en mi página podrás encontrar todo tipo de Plantillas Excel para gestión de empresas. Desde 2012 diseño, elaboro y publico Plantillas Excel que suelen utilizar los Controller, Contables y Financieros, muchas son Plantillas Excel gratuitas y otras son premium o de pago, otras son modelos que requieren personalización o adaptación según las necesidades de las empresas.

Las áreas habituales sobre las que diseño y elaboro Plantillas Excel son, el área de costes, presupuestos, cuenta de resultados, proyectos, cuadros de mando, comercial y ventas, fabricación y logística y recursos humanos. Además, ofrezco la posibilidad que puedas aprender elaborar tus propias Plantillas Excel en el área de formación online.

 

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