ODOO Ejemplo implantación empresa sector servicios

ODOO Ejemplo implantación empresa sector servicios.

Hace unos meses el director de la empresa Valencia Clean, empresa del sector de limpieza (empresa y datos ficticios pero basado en hechos reales)

Una empresa de servicios con más de 400 empleados que necesitaba mejorar sus procesos para mejorar sus resultados y ser más competitivos de cara a los próximos años.

La empresa necesitaba un cambio a nivel de gestión y pensaron en un ERP (sistema de gestión integrado) para facilitar el cambio.

¿De qué recursos de gestión disponía la empresa inicialmente?

La empresa disponía de un programa de facturación y otro de contabilidad, pero eran independientes por lo que tenían que realizar un doble trabajo, primero facturar y luego contabilizar las facturas.

El resto de operaciones las llevaban en hojas de cálculo.

Estos recursos de gestión no les permitía conocer la rentabilidad prevista de un proyecto / contrato, tampoco la rentabilidad real, ni la rentabilidad de un cliente, por lo que a la hora de fijar precios de venta de un proyecto / contrato desconocían si estaban ganando o perdiendo dinero. La empresa tiene buenos resultados pero según el director “podrían ir mejor”, lo que realmente significa es que “deberían ir mejor” para afrontar los retos de los próximos años.

El director es consciente que su actual forma de trabajar genera mucho tiempo o actividades que no aportan valor a la actividad principal del negocio, estas actividades se podrían reducir con la finalidad de reducir cotes innecesarios en la empresa y conseguir sinergias con otros departamentos que permitan una mayor eficiencia en la gestión de los procesos para poder realizar más con menos o al menos con los mismos recursos.

El director de la empresa de limpieza Valencia Clean detectó que gestionar 400 empleados conlleva más de 400 horas semanales de trabajo administrativo, con un sistema de gestión integrado y automatizado se podría reducir la mitad de horas semanales lo que supondría un ahorro de más de 50.000 euros y un incremento importante del volumen de negocio ya que dispondría de información anticipada para tomar mejores decisiones y serían más competitivos.

¿Cómo ayudó el ERP ODOO a mejorar los procesos de esta empresa de servicios?

En primer lugar se realizó un estudio para determinar las necesidades de integración y de automatización.
Como se puede ver en el siguiente mapa de procesos, toda la información de previsiones y de reales está integrada, operaciones, recursos humanos y contabilidad están integrados…

La facturación está vinculada al proyecto / contrato así como la planificación de trabajos y el cálculo de horas reales trabajadas que se utiliza para la confección de nóminas por parte de la gestoría. La gestoría devuelve un fichero con la información de nóminas, el fichero se importa en el sistema y se utiliza para calcular el coste real de las horas trabajadas de cada empleado, el asiento contable de nóminas y la generación del fichero SEPA para el pago por transferencia de las nóminas.

Desde recursos humanos planifican los trabajos de cada contrato, controlan ausencias, controlan costes del personal, gestionan la información del empleado, controlan asistencia a cursos, controlan la entrega de prendas de vestuario y las revisiones médicas…

El departamento de contabilidad redujo a más de la mitad el tiempo dedicado a la gestión de la información gracias al ERP. Antes contabilizaban las nóminas empleado a empleado (recordemos que tienen más de 400 empleados), lo que podía suponer un trabajo de 15 horas ahora el proceso completo les lleva menos de 1 hora y tienen toda la información de gestión en el ERP para poder aplicarla a otros fines.

¿De qué te sirve tener ODOO, uno de los mejores ERPs del mercado, si luego no aprovechas su información para Planificar, Controlar, Analizar y Tomar Decisiones?

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Responsable Financiero empresa Industrial

Dani nos está ayudando a utilizar ODOO de forma más eficiente, estamos subiendo rápidamente de nivel con el ERP. También nos está preparando informes de análisis y control muy útiles y herramientas de gestión fuera de serie. Siempre disponible al teléfono o el email, dispuesto a ayudar y colaborar en todo lo que se le propone. Trabajos muy profesionales y rápidos. Un servicio clave para nuestra empresa.

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