📎 Cómo Guardar y Gestionar Documentos Adjuntos en ODOO (Paso a Paso)

Una de las funciones más útiles del ERP ODOO es la posibilidad de adjuntar y gestionar documentos directamente en cada registro del sistema. Esto permite centralizar la información, eliminar archivos sueltos en carpetas compartidas y mejorar la trazabilidad de los procesos.

📂 ¿Qué documentos se pueden adjuntar?

Prácticamente cualquier tipo de archivo:

PDF (Pedidos, contratos, facturas, certificaciones…)
Imágenes (etiquetas, fotos de producto, incidencias…)
Excel o Word
Manuales técnicos
Certificados de calidad
Informes externos

Y se pueden asociar a cualquier objeto en ODOO:

Módulo / Área	Ejemplos de adjuntos
CRM	Propuestas comerciales, documentación enviada al cliente
Ventas	Contratos, condiciones especiales de cliente
Compras	Órdenes firmadas, homologaciones de proveedor
Almacén	Fichas técnicas, instrucciones de embalaje
Fabricación	Planos, procedimientos operativos, fichas de máquina
Proyectos / Tareas	Documentación de entregables, actas de reuniones
RRHH	CVs, contratos laborales, documentación interna

🧲 Cómo guardar documentos en ODOO

Abrir el documento en el que necesitas adjuntar el archivo (por ejemplo, un pedido de compra).
Buscar el icono de Clip o el apartado Adjuntos.
Arrastrar el archivo o seleccionarlo desde tu ordenador.
(Opcional) Renombrarlo para facilitar su búsqueda.
Guardar.

✅ El archivo queda vinculado y disponible para cualquier usuario con permisos.

🔍 Búsqueda global de adjuntos con “Conocimiento”

ODOO incorpora una función muy útil llamada Conocimiento (o Knowledge), donde puedes:

Buscar cualquier archivo guardado en el ERP.
Filtrar por tipo de documento, usuario, fecha o área.
Localizar rápidamente información sin navegar por menús.

Esto evita el “¿Dónde guardamos aquel contrato?”
La información siempre está accesible y estructurada.

🎯 Ventajas de gestionar documentos directamente en ODOO

Beneficio	Resultado
Información centralizada	Menos pérdida de documentos
Trazabilidad completa por proceso	Historial claro y consultable
Acceso por permisos	Seguridad y control
Eliminación de carpetas duplicadas	Mayor orden y eficiencia
Integración con el flujo de trabajo	Menos tiempo administrativo

Guardar y gestionar documentos adjuntos en ODOO:

Reduce el trabajo administrativo
Mejora la trazabilidad y el control documental
Aumenta la eficiencia en cualquier área de la empresa

No se trata solo de guardar archivos, sino de integrarlos dentro del proceso operativo, donde realmente aportan valor.

¿De qué te sirve tener ODOO, uno de los mejores ERPs del mercado, si luego no aprovechas su información para Planificar, Controlar, Analizar y Tomar Decisiones?

Controller especializado en ODOO

Asesoramiento, formación y soporte funcional de ODOO
Diseño y mejora de procesos de ODOO
Implementación y mantenimiento de herramientas y técnica de Controlling para ODOO
(Control y Análisis de Costes, Control de márgenes y rentabilidades, Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario, Previsiones de Tesorería Avanzadas, planificación de procesos fabricación, almacén, carga de trabajos, informes de Control de Gestión Avanzados y otras técnicas y métodos de Controlling….)

Responsable Financiero empresa Industrial

Dani nos está ayudando a utilizar ODOO de forma más eficiente, estamos subiendo rápidamente de nivel con el ERP. También nos está preparando informes de análisis y control muy útiles y herramientas de gestión fuera de serie. Siempre disponible al teléfono o el email, dispuesto a ayudar y colaborar en todo lo que se le propone. Trabajos muy profesionales y rápidos. Un servicio clave para nuestra empresa.

Información Servicio Asesoramiento ERP ODOO + Controlling

Guía completa sobre CONTABILIDAD ERP ODOO aquí. Tutoriales, ejemplos, módulos, trucos…