Cómo realizar una previsión de ventas de productos y zonas con Excel.
Ejemplo práctico sobre cómo realizar una Previsión de Ventas por productos y zonas con Excel
Para realizar una sencilla previsión de ventas de cantidad e importes sobre productos y zonas lo habitual es tener una tabla de datos con la siguiente estructura. Normalmente los datos se obtienen del ERP o del programa de gestión, en algunos casos se pueden exportar directamente a excel o se extraen mediante consultas o un conector.
Producto, zona, mes, año, cantidad vendida e importe total.
Con la información de la tabla podemos calcular el precio medio (Importe total / Cantidad vendida) y creamos un código que nos permitirá realizar posteriores cálculos, el código creado en este caso es «Producto – Zona – Mes» y la fórmula utilizada es concatenar.
En otra hoja generamos una tabla dinámica similar a la del ejemplo y creamos 2 campos para la introducción de datos, el campo Variación Cantidad y el campo Variación Precio Medio, en estos campos introducimos manualmente las variaciones en % que prevemos vamos a tener el próximo año.
En la tabla de datos inicial hacemos un buscarv sobre la variación en % de cantidad y la variación en % de precio medio a la tabla que hemos creado anteriormente
Con esta información ya podemos calcular los campos para las previsiones del año siguiente,
Prev Cantidad (Previsión de cantidad vendida) = Cantidad * (1+Variación % Cantidad)
Prev Precio Medio (Previsión de precio medio) = Precio medio * (1+Variación % Precio Medio)
Prev Importe (Previsión de importe total) = Prev Cantidad * Prev Precio Medio
Ya tenemos toda la información necesaria para generar una tabla con las previsiones de ventas de cantidad e importe por zonas, productos para los meses del próximo año.
En otra hoja podemos generar una tabla dinámica parecida a la del ejemplo
Descarga ejemplo Previsión de Ventas de productos y zonas con Excel
⭐ ¿De verdad tu empresa no necesita un SISTEMA DE CÁLCULO Y CONTROL DE COSTES?
⭐ ¿Seguro que no necesitas saber las PREVISIONES DE TESORERÍA de los próximos meses?
¿Realiza tu empresa una meditada previsión de ventas por zonas y productos?
Una de las cuestiones que puedes encontrar en el Test de Diagnóstico Empresarial que tengo publicado y que puedes realizar para una autoevaluación y conocer el grado o nivel de gestión de tu empresa es ¿Realiza tu empresa una meditada previsión de ventas por zonas y productos?
De momento las respuestas a esta pregunta han sido.
- 75% No
- 18,8% No lo necesito
- 6,2% Sí
Más representativo quedan las respuestas en el siguiente gráfico.
Las respuestas son más o menos las que esperaba ya que en la mayoría de empresas en las que he trabajado o proporcionado servicios de controlling no se realizaba ningún tipo de previsión de ventas.
Curioso ¿Verdad?
En relación a la falta de previsiones de venta, estas empresas tampoco disponían de un sistema de control presupuestario.
Esto es significativo ya que si no prevés cuánto vas a vender, cómo vas a prever los recursos que vas a necesitar para obtener una rentabilidad positiva.
¿Esto significa que las empresas funcionan por inercia o en piloto automático?
¿Se considera que el próximo año las ventas van a ser iguales a la es de este año?
O como se suele decir, esperan a verlas venir. Y en función de cómo sople el viento la empresa actúa en consecuencia.
Tal como se explica de forma excepcional en el Blog de Dirección Comercial “Si no tienes previsiones de ventas mensuales afinadas, es que no gestionas bien tu proceso comercial”
Si no te quieres complicar mucho la vida aquí dispones de una sencilla plantilla Excel para realizar previsiones de venta por productos y por zonas.
¿Qué consecuencias puede implicar la no utilización de una Previsión de Ventas?
Como sabrás hay costes que tienen un comportamiento variable y otros que tienen un comportamiento fijo.
No controlar las previsiones de venta puede afectar a la planificación de los costes variables, haciendo que su comportamiento se convierta en fijo.
Imagina que tienes personal variable para procesar la entrega de pedidos, si en un mes la demanda cae y no estaba prevista, tal vez tengas que soportar durante un periodo costes de personal que no necesitarías.
O se puede dar la situación contraria, si un mes la demanda se incrementa y no estaba prevista, tal vez te resulte difícil encontrar personal variable para procesar los pedidos y entregarlos a tiempo, lo que no solo afecta al nivel de satisfacción del cliente sino también a la tesorería de tu empresa.
Por otro lado si no sabemos la previsión de ventas, desconocemos el margen bruto o de contribución que esperamos obtener y por lo tanto no podemos saber si ese margen será suficiente para cubrir los gastos generales y en consecuencia obtener beneficios o pérdidas. Ver sistemas de cálculo de costes, márgenes y rentabilidades.
Situación que también afecta a las previsiones de tesorería ya que al desconocer la previsión de ventas se desconoce los futuros cobros que se pueden generar de la mismas.
Aquí puedes descargar un modelo de Presupuesto de Tesorería realizado con Excel que debería ir en línea con el presupuesto o previsión de ventas.
Al mismo tiempo si no conocemos las previsiones de ventas tampoco se podrán realizar proyecciones para el control presupuestario, por lo que no podremos tomar las acciones o decisiones que permitan realizar los ajustes correspondientes para alcanzar los objetivos de rentabilidad.
Por lo tanto conocer o no las revisiones de ventas puede afectar no solo a la plantificación del consumo de recursos sino también a la liquidez futura. Todo está relacionado. Por lo que es clave disponer de una visión y una perspectiva general de las situaciones que afectan a todas las variables de la empresa.
Aquellas empresas que responden que no necesitan realizar una previsión de ventas, puede que realmente no la necesiten ya que se conforman con el resultado que obtienen por la propia inercia del mercado. Pero el mercado no siempre es estable y puede haber oscilaciones o cambios importantes ¿llegado el caso, están estas empresas preparadas para afrontar caídas importantes de la demanda o la entrada de competidores que los desplacen vía precio?
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SERVICIOS DE CONTROL DE GESTIÓN Y FINANCIERO PARA EMPRESAS
Dani Granero
Consultor Control Gestión y Financiero
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