Implantación y Mantenimiento de sistemas de Control Presupuestario
¿Todavía no tienes un Sistema para el Control Presupuestario en tu empresa?
Uno se los servicios más populares que proporciono a las empresas es la Implantación y Mantenimiento de sistemas de Control Presupuestario para la Toma decisiones sobre los Ingresos y Gastos de tu empresa basados en proyecciones para mejorar los resultados con sistemas de Control Presupuestario.
No hay otro sistema mejor que el CONTROL PRESUPUESTARIO para alcanzar los objetivos económicos.
Si no haces PROYECCIONES sobre los resultados ¿Cómo sabes lo que tienes que hacer para alcanzar el presupuesto?
Control Presupuestario Excel M15
¿Por qué es necesario un Sistema de Control Presupuestario?
El dinero disponible en las empresas es limitado, los recursos son limitados y con estas limitaciones hay que obtener el máximo beneficio posible.
El sistema de control presupuestario permite el control de los recursos disponibles y la anticipación de resultados por lo que se pueden planificar medidas y decisiones que permitan a la empresa obtener el máximo resultado.
Tradicionalmente las empresas no han dado mucha importancia a la gestión presupuestaria, lo han considerado una función que aporta poco valor.
Esto ha sido así por completo desconocimiento del sistema, por no saber el potencial que tiene y por no aplicar la técnica adecuada que permite obtener un gran rendimiento a la gestión presupuestaria.
Hay empresas que tienen alergia a la utilización de objetivos en la gestión y es algo normal ya que sin el correcto seguimiento y la adecuada planificación no sirven para nada.
Pero el mundo está cambiando, la forma de hacer negocios también y por lo tanto las empresas deben ser conscientes que hay que utilizar nuevas metodologías de gestión para no quedarse atrás y seguir siendo competitivas.
Cuando hablamos de Control Presupuestario siempre se suele asociar a Multinacionales y grandes corporaciones y es cierto, el control presupuestario en este tipo de empresas es una pieza clave para su gestión. Hay departamentos cuya única finalidad es administrar, controlar y gestionar los presupuestos. Claro que estamos hablando de presupuestos de millones de Euros o Dólares, y sin este control este tipo de empresas dejarían de existir porque no podrían ser competitivas.
¿Te imaginas a Google o a Apple dando un cheque en blanco para lanzar una nueva línea de negocio? Gasta lo que quieras, contrata al personal que quieras y ya veremos si esta línea aporta algún beneficio algún día.
Por supuesto que no, estas empresas controlan milimétricamente el dinero que utilizan en sus recursos, es la forma que tienen para generar beneficios de forma continua.
¿Qué beneficios puede aportar un Sistema de Control Presupuestario en tu Empresa?
- Maximizar los BENEFICIOS
- Mejorar los procesos internos para ser más competitivos
- Anticipar decisiones para alcanzar los resultados deseados
- Poner las pilas a toda la organización para mejorar continuamente y no quedarse atrás
- Delegar responsabilidades en Directores o Responsables de áreas
- Evaluar el desempeño de los Directores o Responsables de áreas
¿Qué diferencias hay entre el Sistema de Control Presupuestario de un ERP y el que gestiona un Controller?
Habitualmente el control presupuestario ha sido una herramienta que controlaba el presente. Es decir, establecíamos un objetivo de ingresos y gastos y lo comparábamos con lo real analizando la diferencia, si esa diferencia es negativa vamos mal y si es positiva vamos bien. GRAN ERROR.
El verdadero valor de un sistema de control presupuestario no consiste en controlar el presente, también debe analizar el pasado y prever el futuro.
Y es en las PROYECCIONES futuras donde reside el gran valor de la metodología del CONTROL PRESUPUESTARIO.
En el siguiente vídeo vas a ver la diferencia entre el modelo de gestión tradicional de un presupuesto con un ERP de renombre como es el caso de ODOO y el modelo que implanto a las empresas con las que trabajo. El modelo que utilizan los Controllers de las grandes corporaciones adaptados a empresas de cualquier tamaño.
Vídeo Control Presupuestario ERP ODOO Vs Excel
¿Qué ventajas tiene trabajar con PROYECCIONES en un sistema de Control Presupuestario?
Las proyecciones permiten anticipar los resultados a final del año.
Las proyecciones pueden variar cada mes dependiendo de los cambios en el entorno o en el mercado por lo que podemos acondicionar los recursos a estas variaciones.
Si conocemos a través de las proyecciones cual va a ser el resultado a final del año podemos tomar decisiones para cambiar el escenario o podemos tomar medidas de actuación para minimizar los riesgos.
Podemos delegar acciones y responsabilidades a los Directores o Responsables de área para que cumplan con su misión.
¿Tan importante es alcanzar los BENEFICIOS deseados?
Todas las empresas quieren obtener beneficios, sobre todo los accionistas, y a los empleados también debería preocuparles ya que el futuro de la empresa depende de ellos.
Pero no pasa nada si unos años la empresa tiene pérdidas, bueno, no pasa nada mientras la empresa disponga de la financiación necesaria para soportarlas.
El beneficio y la liquidez están estrechamente relacionados, por lo que cuando las pérdidas son importantes se generan tensiones de tesorería que se pueden agravar dependiendo de la financiación que pueda disponer la empresa.
Además generar BENEFICIOS en la empresa transmite optimismo, confianza y la capacidad de disponer fondos para crecer, invertir y desarrollar nuevas líneas de negocio que le permitan mantener y fortalecer su competitividad en mercados empresariales muy hostiles.
👍 ¿Qué Sistema de CONTROL PRESUPUESTARIO implanto en las empresas?
1) Para analizar el presente respecto al pasado utilizamos una Cuenta de Explotación Analítica clásica mensual comparada con el mismo periodo del año anterior. Te lo muestro en el siguiente vídeo.
Vídeo Sistema Control Presupuestario: Informe Cuenta Explotación Analítica
Si quieres aprender por tu cuenta a elaborar una Cuenta de Explotación Analítica automatizada puedes acceder al siguiente curso avanzado pulsando aquí.
2) Para analizar el presente respecto al objetivo (presupuesto) utilizamos el informe Control Presupuestario a fecha de cierre o Year-to-date en inglés (YTD) Lo vemos en el siguiente vídeo.
Vídeo Sistema Control Presupuestario: Informe Control Presupuestario a fecha de cierre (YTD)
3) Pero para sacar el mayor partido a esta técnica de gestión a la hora de analizar el futuro respecto al objetivo (presupuesto) utilizamos el informe de Control Presupuestario con PROYECCIONES o Full Year Forecast en inglés (FYFcst) Compruébalo en el siguiente vídeo.
Vídeo Sistema Control Presupuestario: Informe Control Presupuestario con Proyecciones (FYFcst)
Además, el sistema dispone de gráficos de control parca cada uno de los informes, un plan de acción para gestionar las PROYECCIONES y una distribución del control presupuestario por departamentos.
Este sistema tiene muchas combinaciones a la hora de adaptarlo a las necesidades de cada empresa. Se puede aplicar a las distintas líneas de negocio que pueda tener una empresa.
En el caso de un grupo de empresas es recomendable que cada una disponga de su propio sistema ya que la actividad y la gestión será diferentes.
Se pueden añadir complementos para una gestión más detallada y precisa como por ejemplo el presupuesto y las proyecciones de los gastos de los empleados, las ventas u otro tipo de gastos.
También se pueden incluir Dashboards para resumir y simplificar la visualización de los indicadores más importantes.
👍 ¿Cómo funciona el servicio mensual del Sistema de CONTROL PRESUPUESTARIO que implanto en las empresas?
El siguiente listado corresponde a una empresa con 6 líneas de negocio.
- Configuración del Sistema de Control Presupuestario y Analítico adaptado a las necesidades de la empresa.
- Las herramienta se adaptará para analizar la información de 6 líneas de negocio además de la cuenta consolidada.
- Informe 1: Cuenta Explotación Analítica comparativa respecto al ejercicio o año anterior.
- Informe 2: Control Presupuestario Year-to-Date o a fecha de cierre contable del mes. Compara los resultados a fecha de cierre contable del mes con los objetivos establecidos.
- Informe 3: Control Presupuestario Full Year Forecast o a final de año incluyendo previsiones. Compara los resultados combinando los datos a fecha de cierre del mes contable actual con las previsiones de meses restantes hasta final del año con el presupuesto anual.
- 2 Gráficos de análisis y control para los 3 informes y cada una de las líneas de negocio, además de la consolidada. Por ejemplo para un sistema de 6 líneas de negocio hay 42 gráficos de análisis y control.
- Plan de acciones por responsable / departamento.
- Otros informes: Control Presupuestario Year-to-Date por Departamento y Control Presupuestario Full Year Forecast por Departamento.
Adicionalmente se pueden incorporar los siguientes servicios:
- Control de la estabilidad de información para que no haya errores.
- Actualización de datos mensuales.
- Soporte y asesoría a la empresa en relación al análisis de la información y cómo aprovecharla para obtener el mayor rendimiento.
- Se pueden incluir otros indicadores e informes siempre que vayan en línea con el objetivo y la estructura del sistema del control presupuestario.
J.A.T
Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.
R.M
La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.
En la actualidad el Sistema de Control Presupuestario ya no es una metodología exclusiva de las Multinacionales o Grandes Empresas, empresas de cualquier tamaño pueden implementar su propio sistema.
Hace más de 20 años cuando era Controller de la planta de Recambios de Ford España utilizábamos el sistema Full Year Forecast como eje de control y de todas las decisiones financieras que se tomaban en la planta, siendo una herramienta que permitía aplicar mejoras de forma continua.
Ahora tienes a tu alcance un sistema mejorado y automatizado, mejor que el que se usa en Ford España.
Vídeo Trabajando en el Sistema de CONTROL PRESUPUESTARIO de una empresa
Cuadro Mando Integral Vs Control Presupuestario & Previsiones Tesorería
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Mejor si me llamas así podemos conocernos y tratar más detenidamente tus necesidades.
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