Control Presupuestario en Excel Profesional

Control Presupuestario Excel M15.

Las empresas en Estados Unidos tienen asumido un modelo de gestión que permite la anticipación de los resultados a través de proyecciones.

Esto es una gran ventaja ya que, si las previsiones no son buenas, la empresa tiene mucho margen para tomar medidas correctivas que permitan la consecución de los objetivos establecidos.

Este tipo de modelos es aplicable a empresas con un volumen de ingresos y gastos importante. También se puede aplicar a pequeños negocios o autónomos, pero este tipo de negocios normalmente no tienen el grado de complejidad necesario para sacar un buen rendimiento a este modelo de gestión.

Vamos a poner un ejemplo muy sencillo para que se comprenda la ventaja que puede aportar a la empresa el modelo de Control Presupuestario Excel 2KM15, muy habitual en empresas americanas.

Supongamos que en 2021 la empresa ha tenido unos ingresos de 10.000 y unos gastos de 7.500. El resultado es de 2.500 para 2021. En 2020, tuvo unos ingresos de 9.000 y unos gastos de 7.000, por lo que el resultado fue de 2.000.

Este ejemplo se puede observar de forma sencilla en la siguiente tabla, en la que se incluyen las desviaciones.

Las desviaciones son las variaciones de un valor respecto a otro, en este caso el año actual respecto al año anterior.

Como se puede observar, se ha mejorado en ingresos, pero los gastos han sido peores. Aun así, el beneficio ha sido mejor en 2021 que en 2020.

Sin embargo, la empresa tenía establecido un objetivo para 2021, según su plan estratégico, de unos ingresos de 9.500 y unos gastos de 6.500 para obtener un beneficio de 3.000.

A pesar de que se ha conseguido un buen resultado de 2.500 en 2021, no se ha alcanzado el objetivo propuesto por la dirección.

Tal como se puede observar en la siguiente tabla, los ingresos sí han superado los objetivos, pero no así los gastos, que han sido muy superiores a los establecidos en el presupuesto. Es decir, la empresa ha gastado más de lo que tenía previsto gastar.

Esto puede deberse a muchos factores. Por ello, en primer lugar, es importante identificar qué factores han afectado al incremento de gastos, si ha habido el control adecuado o si han sido factores externos ajenos al control de la empresa.

Para 2022 la empresa establece un nuevo objetivo basado en los resultados de 2021. El nuevo objetivo es de unos ingresos de 11.000 y unos gastos de 7.000 para obtener un beneficio de 4.000. Conseguir este objetivo es fundamental para la empresa por cuestiones estratégicas y financieras.

Sin embargo, habiendo cerrado los resultados del mes de febrero de 2022 y con las proyecciones de marzo a diciembre de 2022, la empresa tiene una previsión de ingresos de 10.200 y unos gastos de 7.300.

Si todo transcurre según lo previsto, la empresa obtendría un beneficio de 2.900, con una desviación negativa de 1.100 respecto al objetivo, tal como se muestra en la siguiente tabla.

¿Es esto negativo? Por supuesto que no. En todo caso es una ventaja o una oportunidad, ya que estas proyecciones están realizadas en febrero para el periodo de marzo a diciembre de 2022. Esto significa que la empresa tiene 10 meses para tomar las medidas necesarias para alcanzar o superar el objetivo.

Estas medidas, que a priori pueden ser obvias y sencillas, como incrementar ingresos o reducir gastos, en empresas organizativamente más complejas pueden suponer un reto.

No es sencillo reducir gastos sin que afecte a los ingresos. Es decir, hacer más con menos o, al menos, con los mismos recursos.

Y es aquí donde entran las cabezas pensantes de las empresas: aquellas que proponen soluciones que consiguen mejores resultados con una optimización de recursos.

En grandes empresas se utilizan metodologías como Lean Manufacturing, Six Sigma o cualquier metodología que promueva la mejora continua.

Estas empresas necesitan mejorar de forma continua para mantener o incrementar su competitividad y no verse fagocitadas por la competencia.

¿Cuántas veces has escuchado aquello de que las empresas que no se mueven acaban muriendo?

En muchos casos es una norma no escrita que se suele cumplir.

El liderazgo o la supervivencia dependen de la mejora continua.

Y para mejorar es necesario que la empresa sea capaz de controlar los resultados y no dejar que los resultados la controlen a ella.

Por esta razón, las empresas americanas, que tienen muy asumida la filosofía de mejora continua, requieren de un sistema de control presupuestario capacitado para gestionar proyecciones que les permita tomar decisiones o medidas correctoras antes de que termine el año.

Y esto es lo que facilita una herramienta de gestión como la del Control Presupuestario 2KM15 versión USA.

En mi página he publicado muchas versiones de este modelo de gestión que he implementado en muchas empresas y que año tras año ha ido evolucionando, incluyendo más funciones y automatizaciones.

Esta versión implementada en 2021, y con vistas a 2022 y años siguientes, es una de las versiones más completas implementadas y actualizadas en todas las empresas.

Voy a intentar explicar las funciones más importantes del Control Presupuestario 2KM15 versión USA en este post.

Funciones principales del Control Presupuestario 2KM15 versión USA

Selección de idioma. Actualmente Español o Inglés, aunque se puede sustituir el idioma por el que necesite tu empresa.

También se puede configurar para que el ejercicio fiscal comience en cualquier mes del año, por ejemplo en julio en lugar de enero.

Importación y comprobación de datos contables. Aunque es una tarea que realizo yo todos los meses a las empresas a las que presto el servicio, no está de más mencionarlo.

Área de configuración. Aquí se definen las cuentas analíticas a utilizar, la estructura del modelo de informe que será común para todos los reports y los términos a traducir que se aplicarán según el idioma seleccionado.

Mapeo de cuentas analíticas

El objetivo de esta configuración es relacionar cuentas contables con sus correspondientes cuentas analíticas.

Podemos utilizar un sistema de reparto matricial, asignando porcentajes de cuentas contables a distintas cuentas analíticas, o utilizar un reparto o mapeo 1 a 1, es decir, asignar una única cuenta analítica a una cuenta contable.

Independientemente del mapeo utilizado, esta configuración es clave para traducir la información contable en la información analítica que utilizaremos en los reports.

Distribución de líneas de negocio

Con esta configuración podemos crear distintos reports analíticos por líneas de negocio, además del report consolidado que unifica cada línea de negocio.

Este tipo de configuración se utiliza cuando una empresa dispone de una única contabilidad para distintas líneas de negocio muy bien diferenciadas. Por ejemplo, una empresa que fabrica vino y, al mismo tiempo, quesos: dos negocios diferentes pero que utilizan la misma contabilidad.

Si cada línea de negocio correspondiese a una empresa que pertenece a un grupo y cada empresa tuviese su propia contabilidad, entonces cada empresa dispondría de su propio sistema de control presupuestario y no se aplicaría la distribución por líneas de negocio.

La distribución por líneas de negocio se realiza asignando porcentajes a través de dos métodos.

Método 1: asignando porcentajes de cuentas contables a cada línea de negocio

Por ejemplo, la cuenta contable de ventas se podría asignar un 75% a vinos y un 25% a quesos.

Posiblemente haya cuentas contables que se utilizan para contabilizar el 100% de una línea de negocio, por lo que esta asignación sería sencilla.

Sin embargo, lo habitual es que haya cuentas comunes a ambas líneas de negocio cuyo porcentaje de reparto puede ser más complejo de asignar. Por ejemplo, gastos administrativos comunes a ambas líneas de negocio. Se podría realizar de forma sencilla asignando el 50% a cada línea, salvo que se pueda identificar claramente el porcentaje que consume cada línea.

Método 2: asignando porcentajes de cuentas analíticas a cada línea de negocio

El funcionamiento es similar al de cuentas contables, pero en lugar de hacer un reparto por cuentas contables, se simplifica a través de cuentas analíticas.

Configuración del presupuesto

Presupuesto = objetivo o situación deseada por la empresa.

En esta versión podemos utilizar tres métodos para configurar el presupuesto.

Cada método se adapta según las necesidades de cada empresa.

Presupuesto analítico

El método más sencillo es el Presupuesto Analítico, ya que se elaborará a partir de cuentas analíticas.

A la hora de confeccionarlo, podemos basarnos en información del año anterior aplicando ajustes para el siguiente año o en el año actual hasta el mes con contabilidad cerrada, incluyendo las proyecciones de los meses pendientes de cerrar.

También se puede confeccionar con base cero, aunque este método es más complejo, ya que consiste en elaborar el presupuesto desde cero, prácticamente sin una referencia. Esta forma de elaborar el presupuesto no se suele aplicar en las empresas en las que implemento este sistema.

Presupuesto contable

Otro método sencillo de elaboración es el Presupuesto Contable. Se elabora a partir de cuentas contables, normalmente utilizando la información del año anterior o el año actual hasta el mes con contabilidad cerrada, incluyendo las proyecciones de los meses pendientes de cerrar.

Presupuesto detallado

El método más complejo es el Presupuesto Detallado. Aquí vamos a un nivel más detallado utilizando conceptos como proveedores o acreedores identificados. A cada concepto hay que asignarle una cuenta contable.

Algunos proveedores o acreedores se pueden agrupar en un único concepto, por ejemplo material de oficina.

Aquí es importante ir al detalle en aquellos conceptos que aporten un valor importante a la empresa. En algunas empresas he implementado este tipo de elaboración de presupuesto y funciona muy bien, pero hay que tener muy claro que requiere más tiempo de trabajo.

También podemos hacer un reparto del presupuesto por departamentos, pero esto se realiza en aquellas empresas que ya han adquirido mucha práctica en este tipo de sistemas. No es recomendable para las empresas que empiezan a utilizarlo.

Configuración de proyecciones

Se pueden utilizar los mismos métodos que se configuran en la elaboración del presupuesto.

A diferencia del presupuesto, las proyecciones pueden variar cada mes según lo interprete el gerente, el director financiero, el controller, el responsable de administración o contabilidad, o dependiendo de las decisiones a tomar y de las medidas correctoras a aplicar.

Cuando empezamos a trabajar en enero, o en el primer mes del ejercicio fiscal, las proyecciones configuradas corresponderán exactamente con el presupuesto inicial.

Pero una vez se cierre contablemente el mes de enero, o el primer mes del ejercicio fiscal, y se compare respecto al presupuesto, nos daremos cuenta de que tendremos que ir ajustando las proyecciones.

Las proyecciones siempre tendrán que estar justificadas. Para ello podemos apoyarnos en un plan de acción o una hoja de ruta que las valide.

De esta forma se podrá realizar seguimiento cada vez que cambien.

Los informes o reports

Al igual que en versiones anteriores, disponemos de tres tipos de informes, cada uno con una finalidad distinta.

Informe 1. Cuenta de explotación comparativa: mes contable cerrado

Comparación Year Over Year Year-to-Date a fecha de cierre contable.

Análisis de la evolución de cada cuenta analítica y evaluación del desempeño del año actual frente al año anterior.

Informe 2. Actual vs Presupuesto: mes contable cerrado

Presupuesto YTD vs Actual YTD.

Cómo estamos a fecha de cierre contable respecto al presupuesto.

Informe 3. Actual + Previsiones vs Presupuesto Año Completo

Presupuesto FY vs Full-Year Forecast.

Cómo vamos a estar a final de año respecto al objetivo, en función de los datos reales de los meses ya cerrados contablemente y las proyecciones que podemos controlar y gestionar hasta final del año.

Este informe es el que más valor aporta al sistema, ya que permite la planificación, la anticipación, la toma de medidas y decisiones, y la delegación de planes de acción, con la finalidad de alcanzar los objetivos y establecer una metodología de mejora continua.

Para más información, aquí te dejo un vídeo de una versión anterior del Sistema de Control Presupuestario. Los conceptos generales son similares, por lo que te puedes ir familiarizando con esta metodología.

Descarga Control Presupuestario YTD FYFcst M15

Ejemplo Informes Control Presupuestario

J.A.T

Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.

R.M

La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.

Información ampliada sobre Sistema Control Presupuestario

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