Control Presupuesto Ingresos y Gastos Eventos M1 Plantilla Excel Gratis

Control Presupuesto Ingresos y Gastos Eventos M1 Plantilla Excel Gratis.

Una plantilla Excel ideal para controlar el presupuesto de cualquier evento, conferencia, formación o curso.

A la hora de realizar una plantilla Excel muchas veces nos complicamos la vida realizando complejas estructuras, generando macros innecesarias y muchas tablas que después vamos vinculando con otras de forma poco optimizada.

A la hora de generar una herramienta con Excel hay que tratar de hacerlo lo más sencillo posible no solo para nosotros sino también para que la utilicen otros usuarios.

En la mayoría de empresas que he trabajado me ha dado la sensación que las hojas de cálculo que crean los empleados son de su propiedad, en lugar de propiedad de la empresa, en muchas ocasiones el empleado crea su propio sistema de información, un sistema que solo el conoce y que a la hora de transferirlo a otro usuario se genera un importante coste en tiempo de aprendizaje. La mayor parte de las veces el usuario que hereda una hoja de cálculo termina por hacerla desde cero creando así su propio sistema. Esto ocurre tal vez por desconocimiento a la hora de generar hojas de cálculo optimizadas y de uso general o por el hecho de crear algo propio que les haga imprescindible dentro de la empresa.

Esto es un gran error por parte de los empleados y la empresa por permitirlo ya que generar enormes pérdidas de tiempo, retrabajos y problemas a la hora de utilizar y mantener la información interna.

Como podrás ver en este modelo de Plantilla Excel gratuita para el Control del Presupuesto de Ingresos y Gastos para Eventos, la estructura y el proceso son muy sencillos pero la utilidad es muy valiosa.

Tomé este modelo de una macro de una web que generaba automáticamente tareas, las iba añadiendo en las siguientes celdas vacías y al mismo tiempo se añadía un checklist para marcarlo una vez la tarea estaba completada. Al principio pensé en utilizar la macro para añadir asistentes a un evento, pero ¿qué ocurre si simplemente queremos borrar una tarea? Pues que eliminar el checklist era un engorro. La macro estaba muy trabajada y automatizaba la generación de checklists. Pero resultaba ser ineficiente para mis propósitos.

Así que decidí que en lugar de automatizar la generación de un cheklist, simplemente con una lista desplegable con los valores “Si” y “No” simplificaría y solucionaría el problema a la hora de borrar datos.

El objetivo de esta plantilla Excel es generar un presupuesto de ingresos a través de la previsión de los asistentes a un evento y posteriormente marcarlos si han asistido o no. La previsión de asistentes multiplicado por el precio de venta nos da como resultado el presupuesto de ingresos de los asistentes. Los ingresos reales se calculan seleccionando “Si” que han asistido.

En este caso los gastos son sencillos, son gastos directos asociados al evento, aquí no vamos a trabajar con repartos de gastos indirectos. Los gastos son los que prevemos que el evento va a consumir y posteriormente los comparamos con los reales.

Como resultado tenemos en la página de inicio un resumen de los datos presupuestados y reales y sus respectivas desviaciones de los indicadores: Número de asistentes, ingresos asistentes, ingresos adicionales, gastos del evento y beneficio o margen del evento.

Una plantilla Excel que no requiere de macros, que es muy sencilla de utilizar, que en el caso de ser transferida a otro usuario la curva de aprendizaje es muy reducida y que aporta gran valor a la toma de decisiones y el control en este caso para eventos pero que se puede extrapolar a cualquier otra actividad o necesidad que tenga la empresa.