Cuadro Mando Integral Vs Control Presupuestario & Previsiones Tesorería

Cuadro Mando Integral Vs Control Presupuestario & Previsiones Tesorería Excel.

Una práctica muy habitual es empezar a construir la casa por el tejado.

Por esta razón suele ocurrir que, a la hora de empezar a utilizar herramientas para controlar y analizar la actividad de la empresa, la primera en la que uno piensa y en la que se suele optar como principal opción es el Cuadro de Mando Integral.

Parece que el Cuadro de Mando Integral sea la panacea a los problemas que pueda tener una empresa y tan solo con su implementación se van a subsanar por si solos.

La realidad es que la implantación de un Cuadro de Mando Integral no es sencilla ya que su verdadero propósito es controlar los indicadores clave de los objetivos establecidos por la estrategia definida por la empresa.

Por lo tanto, si no tienes estrategia, si no tienes definidos objetivos, ¿para qué necesitas un Cuadro de Mando Integral?

¿Entonces a qué tipo de empresas les resulta de utilidad el Cuadro de Mando Integral?

A aquellas empresas con un nivel de Control de Gestión ya maduro.

Empresas con una metodología de definición de la estrategia sistematizada.

Empresas con sistemas de información que permitan extraer datos que alimenten de forma sencilla el Cuadro de Mando Integral.

Y empresas que tengan procedimientos de actuación sobre los indicadores clave a mejorar, asignando responsables y fechas límite.

Si tu empresa no es capaz o no tiene los recursos para gestionar esta técnica, lo más probable es que el Cuadro de Mando Integral termine en la papelera de reciclaje o en el cajón de los archivos abandonados.

Es posible que hayas dado los primeros pasos, has identificado los objetivos y los KPIs que mejor los pueden representar, todo esto sin haber tenido en cuenta la estrategia de la empresa, durante un par de meses has empezado a alimentar de datos el Cuadro de Mando Integral, algunos KPIs se muestran en color verde, otros en color amarillo y otros en color rojo.

Un informe muy bonito, con muchos colores, a la Dirección le encanta… ¿pero ahora qué?

¿Qué hacemos con los KPIs de color amarillo y rojo?
¿Existe un plan de acción para mejorarlos?
¿Qué impacto tiene su mejora en los resultados de la empresa?
¿Qué ocurre si no se consiguen mejorar estos KPIs, qué efectos tiene para la empresa?

Lo mismo que ocurre con todo lo relacionado con el ámbito empresarial o el management, hay modas, y desde hace bastantes años el Cuadro de Mando Integral está de moda.

Está tan de moda que todos los años es una de las herramientas de gestión más descargadas en mi web es el Cuadro de Mando Integral con Excel gratuito que puedes descargar aquí, esta es una de las herramientas más buscadas.

Pero luego hablas con las empresas y ninguna tiene implementada el Cuadro de Mando Integral, ¿Entonces qué está pasando?

¿Por qué hay tanto interés sobre este modelo de gestión y luego no se pone en práctica?

En mi opinión, tal como he comentado antes el Cuadro de Mando Integral no tiene la misma utilidad para todas las empresas.

Más importante que la propia herramienta a utilizar es toda la metodología que conlleva.

Y esa metodología se podría traducir en; definición de la estrategia, mapa estratégico, definición de objetivos por perspectivas y/o departamentos, asignación de KPIs a objetivos, asignación de responsables a KPIs, mantenimiento de datos del Cuadro de Mando Integral, plan de acciones sobre KPIs, control del plan de acciones…

Todos estos procedimientos son los que hacen que un Cuadro de Mando Integral aporte valor a la empresa, no la herramienta en sí misma.

La herramienta puede facilitar su gestión y el mantenimiento de datos, pero el resto depende de las personas que forman parte del equipo que utiliza el Cuadro de Mando Integral como herramienta de control y de gestión.

El Cuadro de Mando Integral es el tejado de una casa en lo que a Control de Gestión se refiere. Si no se dispone de los cimientos adecuados, jamás se podrá construir el tejado.

Te voy a contar una experiencia.

Yo trabajé 4 años como Controller en la planta de recambios de Ford España, de esto hace ya unos cuantos años.

En aquella época las plantas de recambios (Parts Distribution Centers) dependían de la División de Posventa de Ford Europa.

Pues hasta el último año en el que estuve trabajando allí, no se disponía de un Cuadro de Mando Integral a nivel europeo y que iba desglosándose en forma de cascada a las distintas plantas y otros departamentos repartidos por toda Europa.

¿Sabéis la importancia que se le daba al Cuadro de Mando Integral en mi planta? Un cero patatero…

Solo se utilizaba el Cuadro de Mando Integral para aparentar. Obviamente se manipulaban los datos para que predominase el verde y quedase más bonito. Y así dejar tranquilos a los jefes de la central de Europa.

Recuerdo imprimir todos los meses el Cuadro de Mando y colgarlo en un tablón de anuncios (un procedimiento recomendado desde Ford Europa) para que cualquier empleado que pasase por allí pudiese ver lo bien que iba la planta, siempre y cuando fuesen capaces de descifrar el significado de los indicadores.

Así que, si una empresa de primera línea como Ford España en sus plantas de recambios utiliza el Cuadro de Mando Integral para decorar el tablón de anuncios, ¿Qué uso le va a dar empresas más pequeñas?

No estoy diciendo que el Cuadro de Mando Integral no sea de utilidad, bien aplicado aporta muchísimo valor a las empresas.

He estado en varias donde lo hemos aplicado, y se ha conseguido reflotar la empresa.

El Cuadro de Mando era una herramienta más, igual que otras de control y de gestión para conseguir los objetivos.

La clave fue el uso que se hizo de ella, el mérito fue del equipo que trabajó duramente para dar la vuelta a la situación que tenía la empresa.

Resultados que quedaban reflejados en los indicadores del Cuadro de Mando Integral y que permitían tomar decisiones rápidas que cambiasen el rumbo de los resultados, cuyo efecto se veía reflejado en la cuenta de resultados y en la posición de tesorería de la empresa.

Volviendo a mi etapa en Ford España. Ya he comentado que allí el Cuadro de Mando Integral era papel mojado.

Sin embargo, el Control Presupuestario era otra cosa.

La gestión del presupuesto era sagrada.

Era la razón por la que nos reuníamos todas las semanas.

El presupuesto, que es un objetivo, suponía la evaluación económica de la planta y sus proyecciones determinaban las acciones a tomar para conseguir los resultados esperados.

En el centro de la mesa estaba el JEFE con el “látigo” dispuesto a dar azotes a quien no cumpliese con su parte de responsabilidad en el presupuesto.

Ya que, a diferencia del Cuadro de Mando Integral, el presupuesto determinaba el buen o mal desempeño realizado en la planta.

El presupuesto era muy exigente, cada año había que conseguir mejores resultados, lo que de una forma indirecta “obligaba” o “forzaba” a que aplicásemos una constante mejora continua en los procesos.

En realidad, no hay que llegar a los extremos de utilizar el “látigo” como herramienta para incentivar la consecución de los objetivos, esto depende del estilo de dirección, pero esto es otra historia aparte.

Un sistema de Control Presupuestario bien aplicado no tiene porque ser una metodología fiscalizadora sino más bien motivadora, bien aplicado permite que se tomen decisiones y medidas a tiempo ya que gracias a las proyecciones se anticipa cual va a ser el resultado a final del año.

Así que los responsables de cada parte del presupuesto disponen de tiempo suficiente para cambiar el rumbo siempre y cuando sea conveniente y de forma justificada.

Es reconfortante ver cómo se dan palmaditas en la espalda a aquellos responsables que consiguen los objetivos, aún recuerdo la alegría y la cara de satisfacción de muchos de ellos por haber realizado un gran trabajo sabiendo que su aportación era un granito más de cara a la viabilidad actual y futura de la empresa.

El sistema de Control Presupuestario permite conseguir una mejora continua en los procesos sin interferir en otros aspectos esenciales que puedan hacer tambalear el éxito del negocio o sus cimientos clave.

Y no digo todo esto porque es uno de los servicios principales que ofrezco a empresas de cualquier tamaño o sector, sino porque lo he vivido en mis carnes durante 4 años en Ford España y otros tantos años en otras empresas.

A diferencia de un Cuadro de Mando Integral, el cual tiene ciertas cosas comunes con el sistema de control presupuestario, recuerda que el Cuadro de Mando Integral parte desde la perspectiva financiera y los objetivos caen en cascada a través del resto de perspectivas, el sistema de Control Presupuestario funciona con proyecciones, cosa que no hace un Cuadro de Mando Integral.

Las proyecciones son la clave del sistema de control presupuestario, ya que es como una bola de cristal que permite anticipar el futuro. Si podemos ver lo va a pasar los próximos meses por adelantado ¿No cambiarías aquello que sabes que va a ir mal o que hay que mejorar?

Parece cosa de magia, pero no lo es, en realidad es una metodología que aplicada correctamente genera unos excelentes resultados.

Un sistema de control presupuestario al igual que ocurre con el Cuadro de Mando Integral también hay que utilizar un plan de acciones para asignar responsabilidades y fechas límite.

La gestión del plan de acciones es lo que hace que se consigan los resultados del sistema de control presupuestario.

También a diferencia de un Cuadro de Mando Integral el sistema de control presupuestario es más rápido de implementar y más sencillo de mantener ya que todas las empresas tienen la obligación de llevar una contabilidad, por lo que los datos necesarios para alimentar mes a mes el sistema de control presupuestario está al alcance de cualquier empresa de forma sencilla.

Pero al igual que ocurre con un Cuadro de Mando Integral, el sistema de control presupuestario por sí solo no ayuda a solventar los problemas de la empresa, dependerá de las personas que lo gestiones y el buen uso que realicen del mismo.

Y si el sistema de control presupuestario es uno de los cimientos necesarios para empezar a mejorar los resultados de la empresa, de igual forma los son las Previsiones de Tesorería, que en cierta forma están estrechamente ligadas al sistema de control presupuestario.

También a diferencia de un Cuadro de Mando Integral, las Previsiones de Tesorería tal como su nombre indica funciona exclusivamente con proyecciones.

Recuerda que la ventaja y la clave del éxito de un sistema de control presupuestario son las proyecciones.

Las Previsiones de Tesorería nos va a permitir anticipar con la misma bola de cristal que el sistema de control presupuestario, la liquidez disponible que va a tener la empresa durante los próximos meses de una forma muy certera ya que se alimenta de información disponible en la empresa y no meras especulaciones de lo que podría pasar.

Si te das cuenta, tanto la utilización del sistema de control presupuestario y el de las previsiones de tesorería permiten el control y la gestión de 2 de los objetivos principales que suelen utilizarse en un Cuadro de Mando Integral como son la Rentabilidad y la Liquidez.

Pero con la ventaja de la utilización de proyecciones para una gestión más eficaz.

Lo que significa que estas técnicas de gestión sí que te van a ayudar a conseguir mejores resultados ya que son los cimientos del área de Control de Gestión y Financiero.

También hay que tener en cuenta otras metodologías como los sistemas de cálculo de costes presupuestados, que son un fantástico complemento al sistema de control presupuestario.

Concluyendo, antes de poner en marcha un Cuadro de Mando Integral y evitar que acabe en la papelera de reciclaje o como elemento decorativo de un tablón de anuncios, plantéate si es la metodología que tu empresa necesita actualmente o si consideras que hay que empezar por otras técnicas más eficaces que se pueden implementar en poco tiempo y que más adelante servirán como cimientos o base para la construcción de un Cuadro de Mando Integral que verdaderamente aporte valor a la empresa.