Cómo solucionar los Incrementos de GASTOS no controlables en un PRESUPUESTO.
Lo que muchas empresas desconocen de un sistema de gestión y control presupuestario es que su verdadero valor no consiste únicamente en analizar las desviaciones generadas por ingresos y gastos respecto al objetivo establecido al inicio del año (presupuesto)
El verdadero valor es poder controlar y anticipar cada una de las partidas presupuestarias o cuentas contables de las que se componen las partidas presupuestarias o cuentas analíticas, dependiendo de la denominación que quieras utilizar.
Normalmente utilizamos las cuentas contables para clasificar apuntes contables que generan las ventas y compras y diversos gastos relacionados con la actividad de la empresa.
La contabilidad funciona con datos históricos, es decir, se contabiliza lo que ya ha ocurrido.
Si una transacción económica ya ha ocurrido no podemos actuar sobre ella.
Podemos utilizar la información del pasado, es decir los apuntes contables, para tomar decisiones sobre futuros apuntes contables.
El problema es que si hacemos esto desconocemos el impacto que tendrán las decisiones en el resultado a final del año, no sabremos el resultado hasta que se cierre el ejercicio, y muchas veces dependiendo de los procedimientos contables el cierre se puede demorar varios meses, al menos esto es bastante frecuente en empresas españolas.
Las decisiones las podemos tomar sobre ingresos y gastos que son controlables por parte de la empresa, aquellas que por ejemplo podemos incrementar precios de venta sin que afecte a la demanda, o cambiar de proveedor por uno más barato pero que mantenga el nivel de calidad y servicio que el anterior.
También podemos identificar gastos que no aportan valor añadido a la empresa y tomar la decisión de prescindir de ellos o reducirlos.
Si por ejemplo no podemos subir precios porque afectaría a la demanda, no podemos controlar directamente los ingresos, pero podemos incrementar la fuerza de ventas o el gasto publicitario y las acciones de marketing para captar más clientes.
O podemos reducir el precio de venta, reduciendo el margen bruto unitario de cada producto, incentivando el crecimiento de la demanda.
Estas acciones van a tener un impacto en el resultado final de la empresa. La cuestión es cuál va a ser el impacto, cuál va a ser el resultado final.
Pero hay una serie de gastos o ingresos que no se pueden controlar.
Cuando le explico a una empresa el funcionamiento de un sistema de control presupuestario siempre les comento que el resultado de la empresa dependerá de 2 tipos de factores.
Los factores externos, como puede ser la demanda, la variación de costes de materias primas o mercaderías, la variación de costes energéticos, la variación de los costes de los empleados dependiendo de la legislación vigente, la variación de los tipos de interés que afectan a los gastos financieros…
Y los factores internos, como pueda ser la mejora de los procesos internos de la empresa, la mejora de la estructura organizativa, la reducción o eliminación de costes que no añaden valor a la empresa o las decisiones sobre aquellos gastos que pueda controlar la empresa o sobre los ingresos.
Normalmente los factores externos son aquellos que son difíciles de controlar, es decir que los tenemos que asumir en mayor medida.
Si la demanda cae por culpa de un factor externo, aunque bajemos precios de venta tal vez no podamos reactivarla y nuestro margen bruto total se vería perjudicado.
Un incremento significativo de costes de materias primas o de mercaderías, afecta directamente al margen bruto, siempre y cuando no podamos repercutirlo en los precios de venta sin que se resienta la demanda.
Un incremento de costes de materias primas o mercaderías y una reducción de la demanda, es una combinación que puede llevar a muchas empresas a una situación de pérdidas crónicas si no se actúa a tiempo y se toman medidas correctivas.
Y pérdidas crónicas implican tensiones de tesorería, elevada dependencia de financiación externa o la falta total de liquidez, que un periodo largo de tiempo puede llevar a la empresa a la quiebra.
Si la empresa es intensiva en dependencia energética (procesos de fabricación) un incremento del coste energético tendrá su repercusión en los costes indirectos de fabricación, reduciendo también el margen bruto de los productos.
El margen bruto es una de las partidas más variables que pueda tener una empresa, por lo que el resultado final dependerá en gran medida de este valor.
El resto de los gastos de estructura de la empresa suele tener un comportamiento más fijo.
Podemos tener empleados de carácter variable dependiendo del volumen que tenga la empresa, pero muchos otros tendrán un comportamiento fijo a no ser que se mejoren los procesos internos y se pueda realizar lo mismo o más con los mismos costes de empleados de carácter estructural.
Pero luego hay otra serie de gastos que sí que podemos actuar sobre ellos.
Si por ejemplo tenemos unos elevados gastos financieros, tal vez debamos analizar la causa de la generación de estos, controlando las previsiones de tesorería para tomar decisiones sobre la necesidad de una elevada financiación externa que permita optimizarla y reducir así este tipo de gastos.
Tal vez podamos prescindir de cierto tipo de gastos superfluos o que no aportan valor pero que suponen un alto porcentaje sobre el nivel de ingresos.
Lo habitual es que las empresas dependan completamente de los factores externos y no se tomen medidas internas para paliar sus efectos.
Las empresas se pueden hacer una idea del impacto que pueden tener en sus cuentas estos factores externos, pero no lo tienen contemplado en un sistema que permita obtener una visión general del resultado dependiendo tanto de los factores externos como también los internos.
Si no se tiene esa visión global de qué resultado va a obtener la empresa a final del año fiscal, difícilmente se va a poder tomar decisiones o medidas correctoras que corrijan el impacto negativo de los factores externos no controlables.
¿Entonces cuál es la solución para tener esa visión global que permita anticipar el resultado antes de que finalice el año y tengamos tiempo para poder actuar?
Aquí es donde entra la metodología de los sistemas de control presupuestario con la incorporación de proyecciones en las cuentas contables o partidas presupuestarias.
Si somos capaces de proyectar, prever o anticipar los factores externos como por ejemplo reducción de la demanda, incremento del coste de las materias primas o mercaderías, el incremento coste energético….
Tenemos todavía tiempo para poder tomar decisiones sobre los factores internos que minimicen el impacto negativo de los factores externos.
La combinación de previsiones de factores externos y acciones a tomar en los factores internos nos proporcionará una visión del resultado final que va a tener la empresa y por lo tanto ya sabemos qué esperar y qué hacer.
Tener una visión global anticipada es la clave de la mejora continua de las empresas y por lo tanto de su competitividad.
Esto es lo que hacen las grandes multinacionales que trabajan de forma eficiente y organizada.
¿Por qué no aplicar la misma metodología a empresas más pequeñas y que no sea un sistema exclusivo de grandes multinacionales?
Si estás interesado en esta metodología y tu empresa reúne los requisitos adecuados para una posible implantación, podemos realizar una prueba con datos reales de tu empresa, firmando previamente un acuerdo de confidencialidad, y si el sistema te convence podemos empezar a trabajar de forma continuada.
Muchas empresas ya lo están haciendo y están obteniendo importantes beneficios resultado de esta metodología.
Aquí te dejo más información sobre esta innovadora metodología aplicada a los sistemas de control presupuestario.
Aquí puedes ver un modelo de sistema de control presupuestario incluyendo proyecciones con Excel.
Aquí dispones más información sobre la metodología de Control Presupuestario que implementamos en las empresas y los informes de previsiones de tesorería.
Servicio Control Presupuestario & Previsiones Tesorería
Todo con un servicio completamente personalizado, con asesoramiento y cumpliendo los plazos establecidos para que la empresa pueda tomar decisiones acertadas que les permita mejorar sus resultados y optimizar su tesorería.
Más información sobre el Sistema de Control Presupuestario
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Para más información aquí te dejo un vídeo de una versión anterior del Sistema de Control Presupuestario, los conceptos generales son similares por lo que te puedes ir familiarizando con esta metodología.
Descarga la DEMO de la versión 2kM15 en el siguiente botón.
Descarga Control Presupuestario Ytd FYFcst M15 Ejemplo Informes Control Presupuestario
J.A.T
Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.
R.M
La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.
Información ampliada sobre Sistema Control Presupuestario
English Version Budget Control Excel Year-to-Date & Full-Year Forecast 2kM15
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