Gestión Almacén e Inventario ERP ODOO. Tutoriales y ejemplos

Si necesitas controlar tu inventario y gestionar un almacén con el ERP ODOO en este artículo encontrarás ejemplos, tutoriales y funcionalidades.

Cómo controlar de forma básica el Inventario en el ERP ODOO

En este vídeo pongo un ejemplo de control de stock en el ERP ODOO con un solo almacén y una sola ubicación de existencias y sin gestión de lotes. Adicionalmente realizo una valoración de inventario FIFO (Primero que entra, primero que sale)

En el ejemplo muestro cómo configurar un producto para que sea almacenable y cómo configurar la categoría del producto para asignar el método de valoración del inventario.

En el vídeo también muestro cómo generar la recepción de productos creando inicialmente un pedido de compra.

También muestro cómo controlar el stock desde la propia ficha del producto o el artículo y explico la diferencia entre el stock real y el stock virtual o stock previsto.

Al mismo tiempo se presenta cómo realizar una salida del almacén desde un pedido de venta.

 

Un procedimiento muy básico y muy sencillo de utilizar para cualquier empresa con una gestión de almacén que no requiera procesos complejos.

MERP ODOO Proceso básico SGA con picking y gestión de lotes

Si tienes un almacén estructurado con estanterías o racks puede que tengas la necesidad de optimizar el proceso de selección.

Un proceso ineficiente puede hacer que se genere un cuello de botella en el almacén demorando la entrega de los pedidos y consumiendo excesivos recursos (tiempo empleado para ir a seleccionar material en una ubicación) cuánto más pasean, caminan o circulan los operarios para ir a por los productos almacenados mayores ineficiencias se generan.

 

Lo ideal es no tener almacén y que sea el propio proveedor que lo envíe directamente al cliente final (dropshipping) con este sistema se ahorran muchos costes y posiblemente también tiempos de entrega (aunque dependerá de la distancia en la que se encuentre el proveedor y sus centros logísticos) si el proveedor está en China los tiempos de entrega serán enormes. Si el proveedor chino tiene un centro logístico en Guadalajara (prácticamente en el centro de la península) la situación cambia radicalmente.

 

Pero muchas empresas por temas estratégicos, operativos, financieros o por cualquier otra razón prefieren comprar, almacenar, seleccionar, consolidar y entregar al cliente.

 

Estos pasos se pueden hacer de forma simple y básica, por ejemplo, con ubicaciones fijas por producto, por lo que cuando se recibe un pedido se imprime un albarán de entrega o de selección al almacén en el que se muestra el listado de productos, sus ubicaciones y las cantidades a seleccionar para enviar al cliente.

 

Esto en el mejor de los casos porque hay muchas empresas en las que ni siquiera se imprime el listado de productos a seleccionar y es el propio operario el que por experiencia sabe dónde están los productos.

 

Como suele ocurrir, cuando por cualquier razón, el operario que tiene el conocimiento no puede acudir a trabajar la situación se complica.

 

Así que como alternativa a los métodos tradicionales de almacenamiento y selección (picking) algunas empresas optan por sistema de movilidad que permiten al operario trabajar de forma más eficiente, fiable (evitando errores de selección), cómoda y ergonómica.

 

No es lo mismo utilizar un dispositivo móvil (ya sea un smartphone o un dispositivo específico para lectura de códigos de barra) que llevar en la mano una lista de pedidos en papel e ir anotando la selección con un bolígrafo o un lápiz para que posteriormente en el PC un administrativo realice los movimientos de stock en el sistema, lo que también supone una duplicidad de tareas.

 

En ODOO se puede utilizar una app externa para tal fin (no la he desarrollado yo, no soy informático y no tengo ni idea de programación)

 

Es una app que lleva en el mercado muchos años y ha ido evolucionando y adaptándose a todas las versiones que ODOO ha sacado. Si quieres probar la app para evaluarla, tan solo realiza una búsqueda en Google en inglés y la encontrarás fácilmente, también la puedes encontrar en la Play Store.

 

Para aquellos que no la conozcáis os dejo un vídeo en el que os muestro un proceso básico de almacenamiento, selección (picking) y entregas utilizando lotes.

 

Hay que tener en cuenta que el proceso puede ser más avanzado si lo que se necesita es optimizar rutas en el almacén y agrupar albaranes (batch picking o picking waves) para que los operarios no caminen kilómetros y kilómetros dentro del almacén de forma innecesaria.

 

Si consideras que estos vídeos tutoriales son útiles, imagina prepararlos para que los empleados puedan comprender el funcionamiento de un proceso y que puedan revisar el tutorial cada vez que lo necesiten o no se acuerden de cómo realizarlo.

 

Aún recuerdo las chuletas que me hacía con imágenes en Power Points para acordarme de ciertos procesos que no realizaba con mucha frecuencia y que tenía que repasar para ejecutarlos correctamente cuando trabajaba como Controller. Si hubiese tenido la oportunidad de haber hecho un vídeo del proceso, me hubiese ahorrado mucho trabajo y tiempo.

 

En los servicios de asesoramiento de ODOO + Controlling que doy a las empresas incluyo la preparación de video tutoriales personalizados para la empresa y los usuarios de la misma, formación y asistencia en directo 1 o 1 o de forma grupal, diseño de procesos, definición de procedimientos, investigación y búsqueda de módulos que mejor se adapten a las necesidades a la empresa, diseño de módulos personalizados, solución a errores cometidos por los usuarios, metodologías de prevención de errores, coordinación de trabajos con la consultora informática, informes Business Intelligence con PowerBI para el análisis de datos históricos, informes de control de gestión avanzados y automatizados con Excel (Previsiones avanzada de tesorería, sistema de control presupuestario con proyecciones, sistemas de costes presupuestados y otros informes avanzados…)

 

Si necesitas ayuda en el área funcional del ERP ODOO y quieres sacar un mayor rendimiento al ERP dame un toque por teléfono y me cuentas el estado de funcionamiento en el que se encuentra tu ERP ODOO.

DropShipping Vs Bajo Pedido Vs compra por Stock ERP ODOO

¿Conoces la diferencia entre realizar un pedido de compra con el circuito logístico de dropshipping, bajo pedido y compra para cubrir stock?

Todo esto te lo explico en el vídeo que encontrarás más abajo.

 

Pero primero te hago un resumen sobre algunas de las diferencias.

El flujo logístico de dropshipping funciona de la siguiente manera. El dropshipping es un pedido de compra que se realiza a un proveedor para que entregue los productos o mercancía directamente al cliente final sin tener que pasar por el almacén de la empresa. Esto supone un ahorro importante de costes logísticos para empresa.

Para poder realizar este proceso hay que indicar que el producto tendrá una ruta logística de dropshipping, de esta forma cuando se genere el pedido de ventas, seleccionaremos la ruta dropshipping en la línea del pedido y podremos seleccionar el proveedor al cual le realizaremos el pedido en el caso de que el producto tenga prestablecidos varios proveedores. Una vez validado el pedido de venta se pone en marcha el flujo logítico de dropshipping, esto significa que se generará automáticamente un único albarán en estado de preparación asociado al pedido de venta y al pedido de compra que se generará automáticamente.

El pedido de compra se comunica al proveedor, y una vez el proveedor entregue la mercancía al cliente final podemos proceder de 2 formas.

1) Que el proveedor nos comunique que ha entregado la mercancía al cliente final

2) Que el cliente final nos comunique que ha recibido la mercancía.

Independientemente de las 2 formas de comunicación que establezcamos daremos como recepcionado el albarán del proveedor, confirmando así tanto la recepción originada por la compra como la entrega generado por la venta (ya que ambos pedidos utilizan un mismo albarán con origen en el proveedor y destino en el cliente final)

 

Sin embargo si utilizamos el sistema de abastecimiento bajo pedido, esto también lo indicamos en la ficha del producto.

A diferencia del dropshipping, con este sistema sí que utilizamos un almacén propio o subcontratado para recibir el producto desde el proveedor, almacenarlo y entregarlo al cliente final por nuestra cuenta. Esto supone mayores costes logísticos que el dropshipping, pero puede que a la empresa le interese por motivos estratégicos funcionar de esta forma.

Con este sistema de “bajo pedido” podemos generar un pedido de compra automático cada vez que generemos un pedido de venta, es decir no tendríamos stock, lo que vendemos es lo que pedimos al proveedor y tal como nos llega la mercancía al almacén se la entregamos al cliente.

Pero puede que para cubrirnos en salud necesitemos un stock mínimo, por lo que el pedido de compra generado tendrá en cuenta el stock que hay en el almacén y las reglas de abastecimiento que hemos predefinido.

Y por último y el sistema más simple de todos y menos “lean” es llenar de stock el almacén para intentar venderlo como sea a riesgo de quedarnos con un gran número de unidades sin vender, las cuales ocuparán espacio en el almacén y puede que en un futuro queden obsoletas, dañadas o tengamos que liquidar a un precio incluso inferior al coste obteniendo así un margen negativo pero al menos generando algo de liquidez a las arcas de la empresa.

Con este sistema no hay ningún misterio, tan solo se trata de hacer pedidos de compra y recepcionarlos en el almacén cuando la empresa lo considere oportuno.

Muchas empresas utilizan este sistema para conseguir importantes descuentos por volumen de compras, pero tal como he comentado hay un posible riesgo de no vender todas las unidades con el incremento de costes logísticos que se pueden generar y la reducción del precio de venta para deshacerse de aquellas unidades no vendidas.

Ejemplo ERP ODOO Control Entregas Almacén Lectura Códigos Barra con app móvil

Se puede dar la circunstancia de que la empresa no necesite un sistema SGA completo para un almacén caótico debido a que no dispone de un número elevado de movimientos ni un gran almacén que requiera de procedimientos de selección de productos.

Aún así, hay empresas que necesitan controlar sus entregas a los clientes, es decir evitar las entregas a un cliente de un producto que no le corresponde.

Este tipo de errores puede parecer algo insignificante, pero si se dan con frecuencia puede suponer un alto coste para la empresa.

Cuando se produce una equivocación en la entrega, normalmente el cliente procede con la devolución del producto, esta devolución supone un coste de transporte y de manipulación, supone un coste adicional en el envío del producto correcto, y también implica una demora en la facturación y en consecuencia en el cobro de la factura, lo que supone un mayor coste financiero.

Para evitar esto he ayudado a una empresa a configurar a través de una app móvil un proceso de comprobación a través de la lectura de códigos de barra.

Lo que significa que el operario de almacén, sí o sí, tiene que seleccionar el producto del pedido, ya que si lee un producto que no corresponde la aplicación lo indicará como un error.

Así se evita el error humano en los procesos de comprobación.

Hay ocasiones en las que poner un sistema de comprobación para evitar errores (Poka-Yoke) es rentable para la empresa.

Y otra cosa, se me había olvidado, además de los costes asociados a las devoluciones y a la demora en el cobro de las facturas, también hay coste menos cuantitativo pero tal vez más perjudicial, y es el de la satisfacción del cliente a la hora de confiar en la fiabilidad y los plazos de entrega.

El cliente también tiene sus plazos y sus compromisos, por lo que si le fallamos, podrá repercutir en la confianza que tenía depositada en la empresa, lo que a la larga puede suponer una pérdida del mismo, una disminución de pedidos o incluso la propagación de una imagen negativa entre clientes relacionados entre ellos.

Os dejo un vídeo del ejemplo Control Entregas Almacén Lectura Códigos Barra con app móvil para el ERP ODOO.

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Implantación de trazabilidad, lotes, Nº de serie en ERP ODOO

La trazabilidad puede que sea una de las implantaciones más difíciles de asumir por parte de una empresa ya que son procesos que no ha realizado anteriormente, genera un mayor trabajo administrativo y tiene un efecto no solo al área de administración sino también al departamento de logística y fabricación.

 

Proceso-Gestión-Trazabilidad-y-Lotes-ERP-ODOO

 

Obligación de llevar un registro de trazabilidad

La trazabilidad controla el origen y destino del ingrediente o alimento, en todas las etapas de producción y distribución del mismo, y obliga a identificar quién ha suministrado un ingrediente -trazabilidad hacia atrás- y a quién se le ha suministrado -trazabilidad hacia delante-. La trazabilidad es una obligación de los profesionales que no se extiende al consumidor final, al que no es preciso identificar. Se habla también de trazabilidad interna que, si bien no es una exigencia específica de la ley, sería una obligación que deriva del cumplimiento de las otras obligaciones legales (la exigencia de trazabilidad hacia atrás y adelante, y del control de la higiene).

Para el cumplimiento de la obligación de trazabilidad, la ley obliga al empresario a establecer un sistema de registro que debe de estar a disposición de las autoridades, y a etiquetar su producto de forma que facilite la identificación y localización del mismo. Sin embargo, no detalla en qué consiste este sistema de registro y, en lo que respecta al etiquetado, se remite a la normativa general de etiquetado y presentación de alimentos y piensos. En otras palabras, la obligación de registro y etiquetado se define por sus objetivos -que aseguren la trazabilidad- pero no por los medios para alcanzarlos -un modelo de registro o una exigencia específica en el etiquetado-

¿Qué ocurre si se incumple la obligación de trazabilidad? La primera consecuencia sería la comisión de un ilícito administrativo sujeto a las sanciones de la normativa de defensa del consumidor y de la producción agroalimentaria. En segundo lugar, se puede suponer negligente la actuación del empresario alimentario, tanto respecto de la responsabilidad administrativa como de la civil (que, frente al consumidor, es objetiva) e, incluso, la penal.

Ver artículo completo sobre “La trazabilidad y sus consecuencias jurídicas” en diario CincoDías

 

Tal como se comenta en el artículo la ley obliga a establecer un sistema de registro a las empresas del sector alimentario que identifique el origen y el destino de los productos distribuidos, comercializados o fabricados.

¿Qué es un lote o Nº de serie? Se podría asemejar al apellido de una persona o a la matrícula de un vehículo.

Imaginemos que compramos la “materia prima A” al “proveedor Z” el día 22-06-16, si el proveedor cumple con la normativa en el albarán así como en la etiqueta del producto vendrá un Nº de serie para el lote de compra (un Nº que ha asignado internamente en su registro)

El Nº de serie o lote del proveedor tendrá que ser anotado en nuestros registros como origen a la hora de llevar la trazabilidad, una vez se ha realizado la recepción de la mercancía tenemos varias opciones, mantener el lote del proveedor o  asignar un lote con codificación propia que nos resulte más fácil de identificar.

Hay empresas que les resulta de mayor utilidad realizar una división de lotes de la mercancía recibida por parte del proveedor. Imaginemos que se reciben 10 pallets de un mismo producto, hay empresas que asignan un lote interno diferente a cada pallet para mejorar su control aunque esto les suponga generar una etiqueta con el lote interno para cada bulto y adicionalmente registrarlo en el sistema, otras empresas optan por asignar un solo lote interno a los 10 pallets ahorrándose el trabajo administrativo.

La división de lotes tiene como venta un mayor control del stock puesto que cada pallet tiene que ser identificado con nombres y apellidos, pero cada empresa diseña y adopta el sistema que mejor le convenga.

El tamaño de los lotes importa.

Si el lote es reducido el impacto en la empresa es menor, si el lote es amplio el riesgo para la empresa es mucho mayor, se puede llegar a paralizar completamente la actividad de una empresa.

 

Con el ERP ODOO tanto el registro y control de lotes, así como el seguimiento de la trazabilidad se realiza de forma muy sencilla.

El lote se puede asignar al producto desde el pedido de compra / venta o desde los albaranes. Se puede asignar un único lote o se puede realizar una división de lotes. La creación de lotes es secuencial y automática por lo que no hay que realizar un gran esfuerzo. En pedidos de venta o albaranes de salida solo están disponibles para su selección aquellos lotes que tienen stock.

Los lotes están vinculados a fechas de caducidad y consumos preferentes por lo que resultan de gran utilidad para la gestión de un inventario con el sistema de valoración FIFO. Al ser un código secuencial se suele optar por seleccionar automáticamente el lote más antiguo.

Ejemplo control trazabilidad por lotes en almacén con ERP ODOO

En el siguiente vídeo explico un ejemplo sencillo de registro de lotes y su control en el sistema así como el seguimiento de la trazabilidad.

El ejemplo está basado en una empresa de distribución con un único almacén y una ubicación de stock.

También se muestra un ejemplo de división de lotes y su control.

El proceso que sigue es el siguiente:

Registro de lote interno en la entrada. Se me ha olvidado comentar en el vídeo que al lote interno se le puede asignar el lote de referencia del proveedor para un mayor seguimiento de la trazabilidad.

Control de inventario y control de lotes. Seguimiento de la trazabilidad desde el lote y desde los documentos de entrada y salida.

Asignación de lote más antiguo por defecto en la salida o entrega.

Este es el vídeo de ejemplo del control trazabilidad por lotes en almacén con ERP ODOO

 

Ejemplos Reabastecimientos entre almacenes con el ERP ODOO. Modo automático y manual

La configuración de los almacenes en el ERP ODOO puede tener muchas combinaciones dependiendo de las necesidades de cada empresa y de su flujo de trabajo.

Lo que se persigue con los reabastecimientos es disponer de un nivel óptimo de stock.

Los niveles óptimos de stock dependerán de varios factores como por ejemplo la demanda, los plazos de entrega al cliente, el espacio de almacenamiento disponible, los plazos de entrega del proveedor, la cantidad mínima de entrega del proveedor….

 

En ODOO se puede configurar para cada producto unas reglas de stock mínimo que permitan de forma automática un reabastecimiento.

Por ejemplo, esto permite al responsable de logística determinar las reglas de stock previamente estudiadas y calculadas, información que le llega automáticamente al responsable de compras para proceder con el abastecimiento desde los proveedores.

El responsable de compras no necesita realizar cálculos sobre necesidades de abastecimientos a los almacenes.

En el siguiente vídeo muestro un ejemplo de configuración de 2 almacenes en ODOO, un almacén principal o central y un almacén secundario que podría ser por ejemplo el de una tienda.

El almacén principal se abastece directamente de los proveedores, mientras que el almacén secundario siembre se abastece desde el almacén principal.

En este ejemplo utilizo reglas de stock mínimo para ejecutar los planificadores de abastecimiento, por lo que hay que definir para cada producto 2 reglas, una regla para el abastecimiento del almacén principal y otra regla para el abastecimiento del almacén secundario.

En el ejemplo para simplificar el proceso y comprenderlo mejor partimos de una situación de stocks cero para el producto, al partir de cero el stock está por debajo del stock mínimo establecido, lo que nos permitirá estudiar qué cantidades de reabastecimiento se van a sugerir entre los distintos puntos de abastecimiento.

Para proceder con el abastecimiento automático ejecutamos los planificadores.

En primer lugar vemos que se ha generado un presupuesto de compras con la cantidad establecida en las reglas de stock, al mismo tiempo ya se ha generado una orden de entrega desde el almacén principal al secundario en estado de espera por la cantidad definida en las reglas de stock y se ha generado una orden de recepción en el almacén secundario desde el almacén principal también en estado de espera.

Por lo tanto, para poder abastecer desde el almacén principal al secundario, primero debemos abastecer al almacén principal para que haya stock disponible.

Una vez confirmado el pedido de compras y habiendo recepcionado el stock al almacén principal desde el proveedor, ya tenemos stock disponible para poder suministrar al almacén secundario.

Por lo tanto ya se puede ejecutar la orden de entrega desde el almacén principal al almacén secundario, una vez ejecuta la orden, el stock estará en tránsito hasta que llegue a su destino, una vez ha llegado a su destino ya se podrá confirmar la recepción del stock y el proceso habrá finalizado.

Esta automatización permite disponer de unos niveles de stock mínimos siempre y cuando los cálculos de las reglas de stock estén bien realizados.

⭐ Consultoría funcional ERP ODOO para el éxito de la implantación y el mantenimiento

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

Ver video Ejemplo Reabastecimientos Stocks varios Almacenes ERP ODOO

 

Pero puede ocurrir que por cualquier razón la empresa necesite ejecutar un abastecimiento manual en lugar de hacerlo automáticamente, o en lugar de establecer reglas de stock mínimo prefiera controlar el proceso de forma manual.

No hay problema…. En el siguiente vídeo muestro cómo proceder en estos casos.

Desde el producto hay un botón “Reabastecer” que permite añadir la cantidad, seleccionar el almacén y lo más importante, seleccionar la ruta de abastecimiento.

Por lo que si queremos abastecer manualmente al almacén central, seleccionaremos el almacén y la ruta “Comprar”

Este proceso es lo mismo que hacerlo directamente desde un presupuesto de compras.

Sin embargo si queremos reabastecer manualmente el almacén secundario desde el almacén central, pulsaremos el botón “Reabastecer” desde el producto, añadiremos la cantidad, seleccionaremos el almacén y seleccionaremos la ruta que tenemos definida para este fin.

Esto nos generará las órdenes de entrega y recepción de forma automática, por lo que ya solo nos quedará validarlas cuando corresponda.

 

Ver vídeo Ejemplo Reabastecimiento manual almacén principal y tiendas ERP ODOO

 

Recepciones en almacén con lectura códigos de barra ERP ODOO (Picking Entrda Almacén)

El objetivo de realizar movimientos del almacén a través de dispositivos móviles mediante lectura de códigos de barras son los siguientes:

Integración del ERP Odoo con dispositivos móviles para gestionar el almacén utilizando códigos de barras:
– Facilitar las operaciones de almacén para los operarios
– Minimizar errores a la hora de realizar movimientos
– Agilizar las operaciones en el almacén
– Preparar los pedidos de forma más eficiente
– Incrementar la productividad del almacén
– Mejorar los plazos de entrega
– Reducir costes de las operaciones logísticas

En el siguiente ejemplo se muestra el proceso de entrada al almacén desde el pedido de compra al proveedor.

Pasos:
1) Se confirma un pedido de compra al proveedor
2) Una vez se recepcionan los productos se descargan en la zona de Entradas
3) Desde la zona de Entradas, los operarios realizan movimientos a las ubicaciones que correspondan del almacén

En el siguiente vídeo muestro la relación entre el ERP ODOO y la aplicación móvil para la realización de recepciones de productos en el almacén a través de la lectura de códigos de barra.

Salidas desde el almacén y proceso Picking lectura códigos barra ERP ODOO

En el siguiente vídeo explicamos cómo realizar el proceso de picking y entrega al cliente final a través de la lectura de códigos de barra con la aplicación móvil para Android que puede ser utilizada en cualquier dispositivo y en pistolas de lectura concretas.

Como se puede observar en el vídeo derivado de la entrada al almacén realizado con anterioridad y los movimientos desde la ubicación de Entrada hasta la ubicación interna A1 tenemos el stock disponible en esta ubicación.

Se realiza un pedido de venta para seleccionar en el almacén lo productos P1 y P2, estos se encuentran en la ubicación A1, en la aplicación móvil nos muestra la operación a realizar y los productos a seleccionar.

Escaneamos los códigos de barra de los productos y confirmamos los movimientos a la ubicación de Salida, una vez hechos estos movimientos podemos utilizar la aplicación móvil para proceder con la salida o realizarlo directamente desde el ERP ODOO como una salida normal del albarán.

Picking por oleadas o Picking waves en gestión almacén ERP ODOO

El picking por oleadas o picking waves en inglés es una estrategia de selección de piezas o productos del almacén para optimizar el tiempo de los empleados.

La estrategia más básica es realizar un picking por pedido, dependiendo del volumen de transacciones y de pedidos esta estrategia puede hacer que el operario tenga que pasar por la misma estantería o ubicación varias veces en poco tiempo para seleccionar el mismo producto.

En la oleada de picking estándar o picking wave se agrupan pedidos de venta que se asignan a un operario por lo que en el caso de que se repitan productos en distintos pedidos, el operario los puede seleccionar en un solo desplazamiento, evitando así varios desplazamientos a la misma estantería o ubicación.

Recordemos que los desplazamientos en un almacén suponen un tiempo que no aporta valor al producto y por lo tanto el objetivo es minimizarlos en la mayor medida posible.

Hay empresas con almacenes de gran tamaño y complejos en los que los almacenes se dividen por zonas según el tipo de piezas o productos (tamaño, ergonomía, maquinaría de selección a utilizar…) y cada operario tiene asignada una zona, en este caso sería recomendable que los picking waves en lugar de asignarse a través de pedidos (albaranes) se asignasen los productos a seleccionar de forma automática en función del operario seleccionado que está relacionado con una determinada zona del almacén.

De esta forma el operario selecciona productos y no albaranes. Pero este caso se suele aplicar en almacenes complejos con gran volumen de movimientos.

 

En el siguiente ejemplo vemos cómo asignar pedidos en picking por oleadas o picking waves a un operario para que realice una selección de productos conjunta ordenadas las ubicaciones por orden alfabético o un código secuencial asignado a cada ubicación.

ejemplo-pedido-venta-1-ERP-ODOO

ejemplo-pedido-venta-2-ERP-ODOO

agrupación-albaranes-para-picking-ERP-ODOO

creación-picking-wave-ERP-ODOO

asignación-operario-picking-por-oleadas-ERP-ODOO

asignación-de-pedidos-albaranes-al-picking-wave-ERP-ODOO

confirmación-del-picking-wave-ERP-ODOO

acceso-al-picking-wave-del-operario-dispositivo-móvil-ERP-ODOO

selección-del-picking-wave-por-parte-del-operario-ERP-ODOO

productos-y-ubicaciones-para-picking-por-parte-del-operario-ERP-ODOO

ejemplo-secuencia-de-picking-almacén-picking-waves-ERP-ODOO

 

Abastecimientos Almacén ERP ODOO

Logística básica. Modos de abastecimientos almacén con ERP ODOO.

Una de las claves de un almacén optimizado son los modos de abastecimiento por parte de los proveedores.

Dependiendo del tipo de actividad, bien sea distribución o fabricación, o la proximidad o el tiempo de entrega de los proveedores la empresa decidirá por una estrategia de abastecimiento.

¿Qué tipo de modos de abastecimiento hay en el ERP ODOO?

Abastecimiento sobre stock. En este caso la empresa decide cuando abastecerse teniendo en cuenta sus necesidades. Se pueden aplicar reglas de stock mínimo para que una vez el stock alcance o supere este umbral se realice un pedido de compras al proveedor.

Abastecimiento sobre pedido de venta. En este caso se da por hecho que la empresa no dispone de stock de los productos y se abastece en función de la cantidad pedida por el cliente, configurando esta opción cada vez que realiza un pedido de venta se genera automáticamente un pedido de compra por la misma cantidad. Hay que tener asignado al menos un proveedor en la ficha del producto.

Abastecimiento sobre pedido venta y stock. En este caso se considera que al haber stock de un producto cuando se realiza un pedido de venta el pedido de compra que se genere automáticamente tendrá en cuenta si ya existe stock disponible. Esta opción no está disponible por defecto en el ERP ODOO y requiere la instalación de un módulo de terceros.

Luego hay estrategias de suministros a clientes como por ejemplo el drop shipping al que le dedicaré otro artículo.

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Control Stock y Valor Inventario ERP ODOO

Cómo controlar el stock y el valor del inventario de un producto en tiempo real con ODOO.

ODOO proporciona información muy valiosa en tiempo real para la toma de decisiones en el momento, como en el caso del stock, el coste unitario real y el valor del inventario por producto.

Desde la vista de lista de los productos podemos ver en tiempo real el stock disponible, así como el stock pendiente de entrar y de salir del almacén.

Dentro de la ficha del producto vemos rápidamente el stock que hay disponible en tiempo real y si pulsamos sobre el botón podremos acceder a información más detallada sobre el stock.

En primera instancia vemos un resumen de la cantidad de producto disponible en cada almacén (en este caso solo tenemos configurado 1 almacén y el valor del inventario a coste real del stock disponible.

Si desplegamos el detalle del stock de la ubicación del almacén podemos ver el detalle por lote, la fecha que entró en el almacén, el coste unitario y el valor del stock (en este ejemplo se ha utilizado lotes únicos por producto recibido por lo que el coste unitario es igual al valor del inventario)

 

Como podéis ver, el acceso a información valiosa y de gran utilidad es muy simple.

 

información-stock-en-tiempo-real-en-lista-productos-ODOO

stock-dispobible-en-tiempo-real-en-ficha-producto-ODOO

stock-y-valor-inventario-por-almacén-y-ubicación-ERP-open-source-ODOO

detalle-stock-y-valor-inventario-por-producto-en-tiempo-real-ODOO

Cómo enviar productos a clientes desde ubicación fija por producto en almacén ERP ODOO

Algunas empresas con un pequeño almacén no requieren procesos avanzados de logística interna, pero sí que necesitan controlar el stock de sus productos en ubicaciones fijas para cada uno de ellos.

Esto es lo contrario de un almacén con ubicaciones variables a través del cual los productos se pueden almacenar en cualquier ubicación y a través de un proceso de selección consolidar la mercancía en la zona de carga para su posterior envío.

A través de un módulo desarrollado por terceros se puede asignar una ubicación fija a cada producto con la finalidad de evitar el proceso de picking y consolidación y así realizar la entrega directamente desde la ubicación, al menos de forma virtual.

Este es el caso de un cliente que me ha solicitado asesoramiento para realizar este proceso.

En el siguiente ejemplo se puede ver cómo funciona el módulo para realizar el proceso de entrega desde ubicación fija por producto.

⭐ Consultoría funcional ERP ODOO para el éxito de la implantación y el mantenimiento

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

ERP ODOO acuicultura. Control stocks y costes para bateas, viveros o cultivos acuáticos

ERP para cubrir las necesidades de las empresas del sector de la acuicultura, especialmente en el criadero y cultivo de moluscos.

Algunos aspectos que necesitan controlar las empresas del sector de la acuicultura:

  • Control de la mortandad, registro de condiciones ambientales
  • Aprovechar el espacio disponible en bateas y viveros
  • Control de stock en cada proceso y en cada batea o vivero
  • Control de la trazabilidad a través de lotes o números de serie
  • Cálculo de costes de producción, control de costes de ventas y márgenes

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Algunos de los grandes retos a los que se enfrenta el sector de la acuicultura en la próxima década es el elevado incremento de la producción anual para satisfacer el aumento de la demanda, en consecuencia va a ser necesario optimizar la capacidad de fabricación para ser más competitivos al reducir en gran medida los costes de estructura.

El sector de la acuicultura también se va a enfrentar a un mayor porcentaje de supervivencia de los alevines gracias a los avances tecnológicos por lo que el control de este indicador es clave para analizar la competitividad de la explotación, la finalidad es disponer de mayor capacidad de producción utilizando los mismos recursos  y así reducir los costes de estructura y el coste unitario del producto final obtenido.

Si controlamos la capacidad de las instalaciones a través de un detallado control de stock en cada una de las fases y controlamos la mortandad (con la posibilidad de registrar las condiciones ambientales del entorno) se pueden tomar decisiones que reduzcan la incertidumbre y el riesgo de equivocación.

Controlando el stock se pueden reservar pedidos de clientes para una determinada fecha garantizando de esta forma el suministro de ventas futuras.

Controlando la mortandad se puede calcular el coste derivado de la merma, así como realizar un cálculo de costes reales para poder obtener un informe de rentabilidad real.

Al mismo tiempo, se puede utilizar los costes reales para generar tarifas de venta basadas en el coste del stock disponible y de esta forma controlar y asegurar el margen bruto de cada lote vendido. Control de rentabilidades por productos y clientes en tiempo real.

Con ODOO se controla la trazabilidad de los movimientos de existencias a través de lotes o números de serie, desde el proveedor hasta el cliente final, para cumplir con la legislación vigente referente a este apartado.

“Para el cumplimiento de la obligación de trazabilidad, la ley obliga al empresario a establecer un sistema de registro que debe de estar a disposición de las autoridades, y a etiquetar su producto de forma que facilite la identificación y localización del mismo.

¿Qué ocurre si se incumple la obligación de trazabilidad? La primera consecuencia sería la comisión de un ilícito administrativo sujeto a las sanciones de la normativa de defensa del consumidor y de la producción agroalimentaria. En segundo lugar, se puede suponer negligente la actuación del empresario alimentario, tanto respecto de la responsabilidad administrativa como de la civil (que, frente al consumidor, es objetiva) e, incluso, la penal.”

Link ampliación artículo cumplimiento de la obligación de trazabilidad

 

A través de ODOO generamos dashboards para tener todos los procesos y todo el negocio controlado. Todo el negocio en la palma de la mano a través de una Tablet o incluso un móvil.

Adicionalmente se puede incorporar un terminal de almacén en tablets para registrar los movimientos desde las propias bateas, y de esta forma ahorrar en tiempo de comunicación y duplicidad de trabajo administrativo.

Un gran valor añadido es un extra de ecommerce b2b para facilitar la recogida de pedidos, así como facilitar la descarga online de facturas y ver el estado de los pagos y los envíos a los clientes, de esta forma se proporciona un servicio adicional a los clientes que puede ayudar a fidelizar.

Conectividad  y dinamismo con el software ERP para empresas del sector de la acuicultura.

Mejora la competitividad con la integración de todas las áreas y las funcionalidades, con el CRM, la gestión de pedidos, de envíos y la facturación, la gestión de la tesorería y la contabilidad integrada….

Cómo gestionar el servicio de alquiler de equipos, material o productos con ERP ODOO

El alquiler es un servicio por el que se factura el tiempo que pasa un equipo, un material o un producto en la empresa del cliente.
El servicio es el tiempo por el que se cede el producto.

Imaginemos que tenemos un equipo en el almacén y vamos a prestar el servicio de alquiler a una empresa, lo primero es definir el tiempo que va a pasar en la empresa para poder facturar posteriormente al cliente por el tiempo transcurrido.

Una vez se confirma el pedido, el producto sale de nuestra empresa por lo que a nivel de gestión ocurrirá lo siguiente:
– Se emite un albarán de salida que se lleva junto al producto al destino del cliente
– Se realiza un movimiento en el inventario del almacén en el ERP para registrar la salida y por lo tanto descontar el stock.

Una vez el producto ha salido es importante saber dónde está y cuando está previsto que vuelva con la finalidad de poder reservarlo para fechas posteriores.

En el ERP ODOO cuando se confirma el pedido de ventas automáticamente prepara 2 albaranes, el de salida que hemos comentado anteriormente y el de llegada.

Así que cuando el producto sale y cuando vuelve tan solo hay que confirmar los albaranes para tener el control de donde está el producto y tener el control del stock en el almacén.

En las siguientes imágenes mostramos un resumen de cómo funciona el proceso de gestión de servicio de alquiler de equipos, material o productos con ERP ODOO.

Webinar oficial en Español sobre módulo inventario y almacén del ERP ODOO

En el siguiente webinar oficial del ERP ODOO sobre el módulo del Almacén e Inventario se explica el concepto de doble entrada de movimientos de almacén.

Explican los conceptos de almacén, ubicaciones y diferentes tipos de operaciones.

Se muestra el concepto de recepciones y entregas.

Cómo configurar los almacenes y las ubicaciones.

Diferenciación entre ubicaciones internas y virtuales.

Cómo configurar los productos parar la gestión del almacén.

Cómo configurar las rutas de abastecimiento desde la ficha del producto.

Cómo controlar el stock desde la ficha del artículo.

Cómo ajustar el inventario desde la ficha del artículo.

También se muestra un ejemplo de un proceso de venta con entrega de productos desde el almacén.

Dropshipping ERP ODOO

Gestión dropshipping con ERP ODOO.

Hay empresas que no disponen de almacén o prefieren ahorrarse el proceso de almacenado por diferentes circunstancias.

Estas empresas llegan a acuerdos con los proveedores para que el proveedor en lugar de enviar la mercancía al almacén de la empresa la envíe directamente al cliente final del mismo modo que lo hubiese enviado la empresa desde su propio almacén.

La gestión de este proceso se denomina dropshipping o entrega directa desde el proveedor.

Hay empresas que utilizan el ERP ODOO que requieren este proceso logístico normalmente combinado con su proceso de almacenaje, es decir, en un pedido de vente puede haber productos que se almacenen y productos que requieran una entrega directa desde el proveedor (dropshipping)

Cuando el pedido de venta se confirma tanto el abastecimiento como la ruta logística serán diferentes para cada producto.

 

En el ERP ODOO para poder realizar una ruta dropshipping hay que realizar una serie de configuraciones, posteriormente hay que marcar la opción dropship en el producto y asignarle el proveedor por defecto.

Una vez confirmado el pedido de venta se generará un presupuesto de compra automático, cuando el proveedor realiza la entrega lo comunica a la empresa para que esta realice su proceso de control, la empresa recibe los productos del pedido como si se tratase de un producto almacenado con la diferencia que la ruta del albarán no será la del almacén sino la del cliente final.

En los movimientos de stock la ubicación origen será el proveedor y la ubicación destino será el cliente. Una vez realizado los movimientos en el pedido de venta se mostrará el campo entregado y en albarán de entrega se mostrará la ubicación de origen el proveedor.

En todo momento tendremos un control y una trazabilidad del proceso de dropship.

 

En las siguientes imágenes muestro unos ejemplos del funcionamiento de este proceso logístico.

 

proceso-dropship-ERP-ODOO

configuración-dropship-producto-ERP-ODOO

selección-ruta-dropship-pedido-venta-ERP-ODOO

pedido-compra-automático-dropship-ERP-ODOO

información-dropship-pedido-compra-ERP-ODOO

albarán-compras-dropship-ERP-ODOO

ubicación-destino-dropship-compras-ERP-ODOO

proceso-confirmación-entrega-dropship-ERP-ODOO

información-dropship-albararán-entrega-ERP-ODOO

información-entrega-dropship-en-pedido-ventas-ERP-ODOO

validación-entrega-dropship-ERP-ODOO

movimientos-stock-dropship-ERP-ODOO

combinación-productos-rutas-logísticas-pedido-venta-ERP-ODOO

pedidos-compra-según-ruta-logísitca-producto-ERP-ODOO

cambio-ruta-producto-pedido-venta-ERP-ODOO

efecto-cambio-ruta-en-pedido-venta-ERP-ODOO

cambios-ruta-en-albarán-entrada-ERP-ODOO

varios-proveedores-asignados-a-productos-ERP-ODOO

proveedor-en-pedido-venta-ERP-ODOO

asignación-proveedor-automáticamente-pedido-compra-ERP-ODOO

Logística Internacional y Comercio Exterior ERP ODOO

ERP ODOO para empresas de logística internacional y comercio exterior.

Casi todos los sectores requieren un tratamiento específico para su gestión. Uno de los sectores que más provecho saca al ERP es el sector de logística internacional y comercio exterior debido a la gran cantidad de información que maneja, a los controles que requiere y al tipo de decisiones que tiene que tomar.

 

Debido a la actividad de comercio exterior de la empresa se genera y se requiere un control minucioso de la documentación generada y recibida, documentación que tiene que ser fácilmente accesible para poder enviar de forma electrónica a los solicitantes. Documentos de confirmación, albaranes de venta depósito fiscal, CMR, EMCS, DUA, Modelo 380…. Son algunos ejemplos del tipo de documentación que se tienen que relacionar a los pedidos de venta y/o compra, documentos relacionados con la posición fiscal y las operaciones que generan.

Estos documentos gracias a la función de gestión documental de ODOO se pueden clasificar fácilmente y se pueden descargar en su formato original en una carpeta con el número de pedido, de esta forma podemos seleccionar todos los documentos de un cliente y descargarlos en una carpeta comprimida para su envío electrónico.

¿Dónde mejor que encontrar los documentos que en los pedidos que los originaron? De esta forma no es necesario un programa de gestión documental adicional, ni ningún conector, la integración de la gestión documental con las operaciones en ODOO es total.

La función de Gestión Documental de Odoo es similar a guardar documentos en Dropbox o Google Drive pero relacionando los documentos con sus operaciones para localizarlos fácilmente.

gestión-documental-empresas-logística-internacional

documentos-adjuntos-empresas-logística-internacional

La mejor forma de gestionar las operaciones de comercio exterior es centralizándolas en los pedidos de venta.

Desde el pedido de venta se puede generar el pedido de compra relacionado y al mismo tiempo se puede ver y acceder directamente al pedido de compra generado.

En el pedido de venta se puede incluir toda la información que se requiera como por ejemplo el Nº de contenedor, Peso Neto, Peso Bruto, Nº Cajas, Nº Pallets… Además de datos básicos como la dirección de facturación, la dirección de entrega, el consignatario, el tipo de transporte y poder elegir las fechas de entrega, fechas de recogida, la tarifa a aplicar, así como los incoterm, el puerto de destino, el medio de transporte…

compras-relacionadas-en-pedidos-venta-ERP-ODOO

Desde el pedido de ventas se generan las órdenes de entrega, a través de las cuales se pueden imprimir documentos como el albarán de entrega, la orden de carga o el packing list.

Los envíos a los clientes se pueden realizar desde un mismo almacén, desde varios almacenes para un mismo pedido o directamente desde el proveedor al cliente final sin pasar por ningún almacén (drop shipping)

Desde pedido de ventas de puede crear directamente una cuenta analítica de forma automática que se puede utilizar posteriormente para asignar costes de almacén o de transporte relacionados con las operaciones.

Se pueden  registrar anticipos de cobros en los pedidos de venta y anticipos de pago en los pedidos de compra para su control. Y el procedimiento contable dependerá de la forma de trabajar de cada empresa.

En los pedidos de venta se puede controlar la rentabilidad del mismo, pero lo realmente fantástico en la definición de tarifas de venta variables basadas en la actualización de los costes de compra de los proveedores que se pueden importar de forma masiva mediante ficheros Excel.

Y para simplificar la gestión en la ficha del cliente se define la posición fiscal que lleva asociada los impuestos, los documentos requeridos (CMR, EMCS, DUA…) y las operaciones relacionadas (intracomunitaria, depósito fiscal, régimen general….)  y al mismo tiempo la clave de la operación para generar el modelo 340 y 349

En Odoo se lleva un control minucioso del stock disponible y virtual en cada almacén y ubicación.

Todas las operaciones llevan sus informes estándar así como la posibilidad de generar informes específicos y personalizados.

Odoo se adapta fantásticamente a las necesidades operativas y de gestión de las empresas de logística internacional y comercio exterior.

Control alquiler equipos o productos con ODOO

Hay empresas cuyo negocio principal es el alquiler de equipos o productos.

Una actividad muy específica cuyo objetivo es facturar un servicio pero al mismo tiempo prestar un bien físico durante un momento determinado.

Si el volumen de las operaciones es pequeño podemos acordarnos a quién le hemos prestado el servicio y cuando el equipo será devuelto.

Cuando el volumen es más amplio y combinamos el servicio con la planificación a través de pedidos comenzamos a tener la necesidad de controlar todo el proceso.

Si tenemos el equipo en casa del cliente y lo vamos a recibir al cabo de 2 días, podemos reservar un próximo pedido a partir de esa fecha y así garantizar la venta y un compromiso con el cliente.

Por lo tanto es conveniente llevar un control de los equipos que tenemos en el cliente y la fecha de regreso. Así como las reservas futuras que tengamos.

De esta forma llevaremos un control de stock del material que tengamos en nuestro almacén o el material se encuentre en uso en casa del cliente.

Alquiler productos equipos ERP ODOO

Todo esto enlazado con la facturación del servicio normalmente presentado con la unidad de medida “Días”, es decir lo que facturamos es el tiempo que pasa el equipo en casa del cliente.

Al mismo tiempo podemos considerar que el alquiler de un equipo es equivalente a la ejecución de un proyecto, un alquiler puede llevar asociado horas de trabajo de instalación, montaje o mantenimiento asociado al servicio, puede que este trabajo vaya incluido en el precio del concepto de alquiler o se factura a parte, independientemente de los ingresos que genera el servicio lo que es evidente es que el proyecto asociado al servicio tiene unos costes que determinarán la rentabilidad del mismo.

– Costes de horas trabajadas en instalaciones, montajes, mantenimientos…
– Coste de amortización de los equipos
– Otros costes asociados al servicio

En Odoo se utiliza la función proyectos para asignar estos costes al servicio de alquiler y así presentar un informe de rentabilidad por servicio, que posteriormente se puede convertir en la rentabilidad de un cliente en periodo determinado.

Ver tutoriales ERP ODOO

Cómo configurar y fabricar productos semielaborados con el ERP ODOO

Un producto semielaborado es un tipo de producto que puede servir como componente de otro producto elaborado o que a su vez puede ser un producto elaborado que también puede ser destinado a la venta.

En el ERP ODOO tanto el producto elaborado como el semielaborado tendrá cada uno su lista de materiales o componentes, tal como se puede ver en la siguiente imagen.

estructura-productos-elaborados-y-semielaborados-ERP-ODOO

⭐ Consultoría funcional ERP ODOO para el éxito de la implantación y el mantenimiento

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

El producto elaborado 1 tendrá como componentes la materia prima 1 y el producto semielaborado 1, mientras que el producto semielaborado 1 tendrá como componentes la materia prima 2.

¿Cómo afecta esta estructura de productos a las órdenes de fabricación? ¿Cómo fabricamos estos productos?

Para poder fabricar cualquier producto tiene que haber disponibilidad de materiales, por lo tanto si no hay existencias del producto semielaborado 1 para cubrir el consumo necesario para el producto elaborado 1 será necesario fabricar el semielaborado en primer lugar.

En el caso de que no haya existencias del producto semielaborado 1, cuando se genere una orden de fabricación del producto elaborado 1 automáticamente de generará una orden relacionada para fabricar el semielaborado.

En primer lugar tendremos que fabricar el semielaborado para generar el stock necesario para la fabricación del producto elaborado que se fabricará posteriormente.

Tanto la configuración como el proceso de fabricación se puede ver en el siguiente vídeo.

Para una mejor visualización del vídeo hemos creado categorías internas en los productos del ejemplo que nos permiten ver en un listado los productos implicados en este proceso. También mostramos la relación de los productos con sus listas de materiales.

Cuando fabricamos estos productos en el vídeo también se puede ver su impacto en el stock.

Vídeos Tutoriales y Trucos ERP ODOO

Vídeos Contabilidad ERP ODOO

Vídeos Power BI ERP ODOO

Vídeos Caso Práctico ERP ODOO

Vídeos Control Presupuestario Excel

Vídeos Control Gestión y Financiero Excel

Vídeos Cálculo, Planificación, Control y Análisis Costes Excel

Vídeos Rentabilidad Proyectos Excel

Vídeos Recursos Humanos Excel

Vídeos Ventas y Marketing Excel

Vídeos Fabricación e Inventarios Excel

Vídeos Cuenta Explotación Analítica Excel

Vídeos Cuadros Mando e Indicadores Clave Excel

Controller ERP ODOO

Más información sobre ERP ODOO

 

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Dani Granero

Consultor Control Gestión y Financiero
Controller ERP ODOO

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Dani Consultor Controller y ODOO

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