Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad Proyectos incluyendo Gantt M3

Si tu ERP no calcula costes y rentabilidad de Proyectos incluyendo Gantt, puedes aprovechar una plantilla Excel como esta.

¿Todavía no planificas ni controlas la rentabilidad de tus proyectos?

Imagina que tienes un cliente potencial, te solicita el diseño y la ejecución de un proyecto, y le tienes que enviar una oferta económica. Seguramente en base a tu experiencia en la realización de cientos de proyectos eres capaz de estimar un precio de venta.

¿Pero será es realmente ese precio de venta capaz de generar el margen o rentabilidad bruta que esperas conseguir?

¿Cuánto tiempo propio o de tus empleados vas a destinar al proyecto? ¿En qué plazos van a realizar las tareas?

El tiempo propio o de los empleados es un factor clave a la hora de conseguir rentabilidades positivas en los proyectos. Generalmente la variable tiempo es la que consume la mayor parte de recursos del proyecto, y según la actividad puede que sea la que mayores costes genere sobre el total.

En base a la experiencia podemos estimar y planificar el número de horas que va a trabajar cada empleado en el proyecto, ya que si no lo hacemos nos arriesgamos a que el número de horas reales consumidas por el proyecto supere el umbral necesario para conseguir la rentabilidad bruta esperada. En este caso perdemos el control de la rentabilidad del proyecto y esto puede derivar en posibles conflictos con el cliente solicitándole una ampliación del presupuesto o posibles conflictos internos entre el responsable financiero y el responsable de las operaciones.

En el caso de que el proyecto sea aceptado, tanto los ingresos como los costes se irán generando a lo largo de la duración del proyecto, es raro que una empresa cobre el proyecto por adelantado a no ser que consiga financiación adelantada, o sea el cliente el que acepte las condiciones del pago total por adelantado. Independientemente del caso los costes previstos que generará el proyecto supondrán salidas de fondos de las cuentas bancarias. Para evitar quedarnos con las cuentas en números rojos por una falta de previsión es recomendable no solo llevar un control de la tesorería respecto a las facturas emitidas y recibidas y los gastos contabilizados que todavía no han sido liquidados, sino también de los ingresos y gastos previstos en los proyectos aprobados pero que todavía no han contabilizado ningún hecho económico y por lo tanto no se contempla en el control de tesorería convencional.

Para llevar una planificación de tesorería te recomiendo que eches un vistazo a la siguiente aplicación Previsiones Tesorería Excel Avanzadas

Una aplicación que combinada con la aplicación de Planificación y Control de rentabilidad de proyectos puede ayudarte en gran medida no solo a anticiparte a los resultados sino también ayudarte a mejorarlos.

Siguiendo sobre el asunto de la aceptación del proyecto, hemos partido de una estimación pero posteriormente la realidad puede ser otra, puede que hayamos estimado mal o puede que por cualquier circunstancia el consumo de recursos se hayan disparado, o tal vez hayamos sido muy eficientes y hayamos consumido menos recursos de los esperados.

En cualquier caso es recomendable registrar los ingresos reales, las horas reales y los gastos reales que ha originado el proyecto para poder compararlo con los previstos y de esta forma poder llegar a distintas conclusiones.

La previsión es importante para tomar decisiones pero la realidad también lo es, es importante controlar el presente para poder predecir el futuro. En Control de Gestión se suele decir, analiza el pasado, controla el presente y predice el futuro.

Estas claves te ayudarán a mejorar los resultados.

Tal como comentaba antes el factor tiempo suele ser fundamental a la hora de conseguir márgenes de rentabilidad positivos pero también lo es para la tesorería y para el nivel de satisfacción de los clientes.

Un proyecto, no es un producto elaborado que se tenga en stock y que se pueda servir de inmediato. Un proyecto puede pasar por distintas fases antes de ser entregado (como por ejemplo análisis, diseño, desarrollo, testeo, ejecución…)

Por lo que, desde que se contrata el proyecto hasta que se entrega puede pasar poco tiempo o bastante tiempo, lo más seguro es que el cliente lo necesite lo más pronto posible y la empresa proveedora también le interesa entregarlo lo antes posible. Entregarlo pronto implica posiblemente destinar mayores recursos, pero es beneficioso en el apartado financiero ya que cuanto más corto sea el plazo de entrega antes entrará dinero en la empresa y mayor será la satisfacción por parte del cliente.

Cuando un proyecto no cumple con los plazos previstos los problemas comienzan a acumularse, mayores costes a los previstos, demoras en la entrada de dinero y desconfianza por parte del cliente lo que deriva en insatisfacción.

Por esta razón es importante llevar un control de los plazos de las tareas de los proyectos, muchos responsables de proyectos les gusta verlo de forma gráfica, y esto es lo que hace el gráfico Gantt.

Con la combinación Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 y Previsiones Tesorería Excel Avanzadas llevarás un control de los aspectos más importantes en relación a gestión de proyectos. Control de plazos de entrega, control de rentabilidades y control de tesorería.

Hay empresas que no solo se conforman con el cálculo de la rentabilidad bruta de los proyectos, prefieren incorporar también todos los costes indirectos o costes de estructura a los mismos para analizar la rentabilidad real, aquí os dejo un ejemplo de un sistema Full Costing por Proyectos, si este es tu caso este sistema también se puede integrar en la aplicación Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 en el caso de que lo necesites.

Desafortunadamente la mayoría de los proyectos no siempre salen bien a la primera por lo que habrá que gestionar incidencias, las incidencias consumen tiempo y recursos, posiblemente las hayas previsto y tengas contemplado unos ingresos adicionales para cubrir estos costes o tal vez hayas negociado con el cliente facturar adicionalmente las incidencias una vez el proyecto haya sido completado. En cualquier caso también es recomendable llevar un control de las incidencias, aquí os dejo una herramienta gratuita para gestionar las incidencias.

Como veis la gestión de proyectos no es una tarea sencilla, por lo que si que necesitáis una gestión integral que permita la interacción de varios usuarios en los procesos, es recomendable un software más avanzado como por ejemplo el ERP ODOO.

Como se suele decir, para poder correr hay que saber caminar y mucho antes gatear, por lo que si todavía no tienes experiencia en la planificación y control de proyectos, antes de aventurarse en un software integral con alto coste de implantación y un mayor plazo de entrega, es recomendable empezar con pequeñas aplicaciones que realizan la misma función (con la desventaja de que no están integradas con facturación o contabilidad) pero con un coste de implantación muy bajo y un plazo de entrega muy corto (unos cuantos días)

Mi recomendación es que empieces con una aplicación como Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3, una vez comprendida y controlada y crees que necesitas más siempre puedes optar por la gestión de proyectos de un ERP como ODOO, pero llegado a este punto ya tendrás experiencia y sabrás exactamente lo que necesitas.

Aquí te dejo algunas imágenes de la Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 y más abajo dispones de un Dossier sobre la aplicación.

Vídeo Cómo funciona la Planificación y Control de Rentabilidad para 500 Proyectos en una plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier de la herramienta de gestión

Planificación y Control Rentabilidad Proyectos con Excel M3

Una de las herramientas más populares implantadas en CASHTRAINERS para empresas que trabajan por proyectos.

Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad Proyectos incluyendo Gantt M3

¿A qué tipo de empresas va dirigida la Plantilla Excel Márgenes y Rentabilidad Proyectos con Gantt M3?

Esta aplicación Excel está dirigida principalmente a despachos de arquitectura, estudios de ingeniería, empresas de desarrollo software, empresas tecnológicas, decoradores interiores, empresas de jardinería y paisajismo…

En el siguiente vídeo explico el funcionamiento de esta herramienta de gestión de alto valor para las empresas

¿Por qué gestionar la rentabilidad de proyectos con Excel incluyendo Gantt?

La razón principal es el coste, una herramienta de estas características en Excel tiene un coste muy bajo, en un ERP el desarrollo y la integración de una herramienta similar te puede salir por un ojo de la cara.

Otro factor es el tiempo, con esta herramienta realizada en Excel se puede empezar a trabajar desde el primer día de la adquisición. Mientras que en un programa de gestión o un ERP se requieren meses para el diseño, el desarrollo, los testeos, la puesta en marcha, la formación…

Y el último aspecto y no menos importante es la curva de aprendizaje, tenerlo integrado en un ERP o programa de gestión tiene muchas ventajas siempre y cuando se utilice adecuadamente. Por experiencia he implantado estos sistemas fantásticos en ERPs, pero al personal le cuesta mucho tiempo llegar a comprenderlos y aplicarlos correctamente. La curva de aprendizaje es alta, lo que implica dedicar tiempo y recursos para llegar a sacarle el máximo partido.

Sin embargo, con la herramienta Excel la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente, en primer lugar porque prácticamente todo profesional que trabaja en una empresa está habituado a utilizar Excel, y en segundo lugar porque la herramienta es tan sencilla e intuitiva que en cuestión de pocas horas ya se controla perfectamente.

¿Qué beneficios obtendrás con esta herramienta de gestión de control de rentabilidad de proyectos ?

El objetivo de esta herramienta es calcular la previsión de costes y márgenes por proyecto y asignar los ingresos y costes reales al mismo para poder analizar las desviaciones, permitiendo conocer de esta forma la rentabilidad bruta individual y global para un periodo determinado.

¿Qué características tiene esta herramienta de gestión por defecto para controlar la rentabilidad de proyectos?

La aplicación por defecto está diseñada para realizar la previsión y control de costes y márgenes hasta 300 proyectos por año. De esta forma se tiene una visión global del margen bruto previsto y generado realmente para todo un ejercicio.

En cada proyecto podemos planificar el trabajo por tareas asociadas a empleados, con capacidad de hasta 30 tareas, o si no se trabaja por tareas se pueden planificar el trabajo de 30 empleados. De esta forma podemos calcular el coste previsto del personal en función del número de horas previstas de trabajo.

En el caso de que se asignen tareas, se puede asociar la fecha de inicio y fin prevista de cada tarea para controlarlas visualmente en un gráfico Gantt.

Si además de horas de trabajo el proyecto consume materiales, productos o servicios subcontratados también se puede hacer una previsión de los costes de consumos, con capacidad de hasta 30 items por proyecto.

Una vez realizadas las previsiones de costes se dispone la posibilidad de calcular el precio de venta basado en un porcentaje de los costes previstos o simplemente introduciendo el precio de forma manual.

La asignación de horas reales se realiza desde una única tabla para facilitar el registro de datos (Tiene capacidad hasta 6.000 registros)

En la tabla se selecciona el proyecto sobre el que se ha trabajado a través de un desplegable para poder asociarlo al mismo y se registran las horas reales del empleado, se puede incluir la tarea en el caso de que la empresa las utilice.

En el caso del registro de ingresos y gastos reales el procedimiento es el mismo que en el registro de las horas, se utiliza una tabla en la que se selecciona el proyecto y el tipo de partida, ingreso o gasto, y se asigna el importe. De esta forma se asocia con el proyecto.

En el propio proyecto o en tabla resumen podemos analizar tanto el margen previsto como el margen real.

Descarga aquí una DEMO de la plantilla Premium