Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad Proyectos incluyendo Gantt M3

Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad Proyectos incluyendo Gantt M3.

¿Todavía no planificas ni controlas la rentabilidad de tus proyectos?

Imagina que tienes un cliente potencial, te solicita el diseño y la ejecución de un proyecto, y le tienes que enviar una oferta económica. Seguramente en base a tu experiencia en la realización de cientos de proyectos eres capaz de estimar un precio de venta.

¿Pero será es realmente ese precio de venta capaz de generar el margen o rentabilidad bruta que esperas conseguir?

¿Cuánto tiempo propio o de tus empleados vas a destinar al proyecto? ¿En qué plazos van a realizar las tareas?

El tiempo propio o de los empleados es un factor clave a la hora de conseguir rentabilidades positivas en los proyectos. Generalmente la variable tiempo es la que consume la mayor parte de recursos del proyecto, y según la actividad puede que sea la que mayores costes genere sobre el total.

En base a la experiencia podemos estimar y planificar el número de horas que va a trabajar cada empleado en el proyecto, ya que si no lo hacemos nos arriesgamos a que el número de horas reales consumidas por el proyecto supere el umbral necesario para conseguir la rentabilidad bruta esperada. En este caso perdemos el control de la rentabilidad del proyecto y esto puede derivar en posibles conflictos con el cliente solicitándole una ampliación del presupuesto o posibles conflictos internos entre el responsable financiero y el responsable de las operaciones.

 

En el caso de que el proyecto sea aceptado, tanto los ingresos como los costes se irán generando a lo largo de la duración del proyecto, es raro que una empresa cobre el proyecto por adelantado a no ser que consiga financiación adelantada, o sea el cliente el que acepte las condiciones del pago total por adelantado.  Independientemente del caso los costes previstos que generará el proyecto supondrán salidas de fondos de las cuentas bancarias. Para evitar quedarnos con las cuentas en números rojos por una falta de previsión es recomendable no solo llevar un control de la tesorería respecto a las facturas emitidas y recibidas y los gastos contabilizados que todavía no han sido liquidados, sino también de los ingresos y gastos previstos en los proyectos aprobados pero que todavía no han contabilizado ningún hecho económico y por lo tanto no se contempla en el control de tesorería convencional.

Para llevar una planificación de tesorería te recomiendo que eches un vistazo a la siguiente aplicación Previsiones Tesorería Excel Avanzadas

Una aplicación que combinada con la aplicación de Planificación y Control de rentabilidad de proyectos puede ayudarte en gran medida no solo a anticiparte a los resultados sino también ayudarte a mejorarlos.

Siguiendo sobre el asunto de la aceptación del proyecto, hemos partido de una estimación pero posteriormente la realidad puede ser otra, puede que hayamos estimado mal o puede que por cualquier circunstancia el consumo de recursos se hayan disparado, o tal vez hayamos sido muy eficientes y hayamos consumido menos recursos de los esperados.

En cualquier caso es recomendable registrar los ingresos reales, las horas reales y los gastos reales que ha originado el proyecto para poder compararlo con los previstos y de esta forma poder llegar a distintas conclusiones.

La previsión es importante para tomar decisiones pero la realidad también lo es, es importante controlar el presente para poder predecir el futuro. En Control de Gestión se suele decir, analiza el pasado, controla el presente y predice el futuro.

Estas claves te ayudarán a mejorar los resultados.

Tal como comentaba antes el factor tiempo suele ser fundamental a la hora de conseguir márgenes de rentabilidad positivos pero también lo es para la tesorería y para el nivel de satisfacción de los clientes.

Un proyecto, no es un producto elaborado que se tenga en stock y que se pueda servir de inmediato. Un proyecto puede pasar por distintas fases antes de ser entregado (como por ejemplo análisis, diseño, desarrollo, testeo, ejecución…)

Por lo que, desde que se contrata el proyecto hasta que se entrega puede pasar poco tiempo o bastante tiempo, lo más seguro es que el cliente lo necesite lo más pronto posible y la empresa proveedora también le interesa entregarlo lo antes posible. Entregarlo pronto implica posiblemente destinar mayores recursos, pero es beneficioso en el apartado financiero ya que cuanto más corto sea el plazo de entrega antes entrará dinero en la empresa y mayor será la satisfacción por parte del cliente.

Cuando un proyecto no cumple con los plazos previstos los problemas comienzan a acumularse, mayores costes a los previstos, demoras en la entrada de dinero y desconfianza por parte del cliente lo que deriva en insatisfacción.

Por esta razón es importante llevar un control de los plazos de las tareas de los proyectos, muchos responsables de proyectos les gusta verlo de forma gráfica, y esto es lo que hace el gráfico Gantt.

 

Con la combinación Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 y  Previsiones Tesorería Excel Avanzadas llevarás un control de los aspectos más importantes en relación a gestión de proyectos. Control de plazos de entrega, control de rentabilidades y control de tesorería.

Hay empresas que no solo se conforman con el cálculo de la rentabilidad bruta de los proyectos, prefieren incorporar también todos los costes indirectos o costes de estructura a los mismos para analizar la rentabilidad real, aquí os dejo un ejemplo de un sistema  Full Costing por Proyectos, si este es tu caso este sistema también se puede integrar en la aplicación Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 en el caso de que lo necesites.

Desafortunadamente la mayoría de los proyectos no siempre salen bien a la primera por lo que habrá que gestionar incidencias, las incidencias consumen tiempo y recursos, posiblemente las hayas previsto y tengas contemplado unos ingresos adicionales para cubrir estos costes o tal vez hayas negociado con el cliente facturar adicionalmente las incidencias una vez el proyecto haya sido completado. En cualquier caso también es recomendable llevar un control de las incidencias, aquí os dejo una herramienta gratuita para gestionar las incidencias.

Como veis la gestión de proyectos no es una tarea sencilla, por lo que si que necesitáis una gestión integral que permita la interacción de varios usuarios en los procesos, es recomendable un software más avanzado como por ejemplo el ERP ODOO.

 

Como se suele decir, para poder correr hay que saber caminar y mucho antes gatear, por lo que si todavía no tienes experiencia en la planificación y control de proyectos, antes de aventurarse en un software integral con alto coste de implantación y un mayor plazo de entrega, es recomendable empezar con pequeñas aplicaciones que realizan la misma función (con la desventaja de que no están integradas con facturación o contabilidad) pero con un coste de implantación muy bajo y un plazo de entrega muy corto (unos cuantos días)

 

Mi recomendación es que empieces con una aplicación como Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3, una vez comprendida y controlada y crees que necesitas más siempre puedes optar por la gestión de proyectos de un ERP como ODOO, pero llegado a este punto ya tendrás experiencia y sabrás exactamente lo que necesitas.

 

Aquí te dejo algunas imágenes de la Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad 500 Proyectos incluyendo Gantt M3 y más abajo dispones de un Dossier sobre la aplicación.

Plantilla-Excel-planificación-y-control-rentabilidad-hasta-500-proyectos-V2019-M3

plantilla-excel-gestión-hasta-500-proyectos-al-año

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Vídeo Cómo funciona la Planificación y Control de Rentabilidad para 500 Proyectos en una plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier de la herramienta de gestión

Planificación y Control Rentabilidad Proyectos con Excel M3

Una de las herramientas más populares implantadas en CASHTRAINERS para empresas que trabajan por proyectos.

 

Gestión rentabilidad proyectos excel

 

Plantilla Excel Planificación y Control Rentabilidad Proyectos incluyendo Gantt M3

 

¿A qué tipo de empresas va dirigida la Plantilla Excel Márgenes y Rentabilidad Proyectos con Gantt M3?

Esta aplicación Excel está dirigida principalmente a despachos de arquitectura, estudios de ingeniería, empresas de desarrollo software, empresas tecnológicas, decoradores interiores, empresas de jardinería y paisajismo…

En el siguiente vídeo explico el funcionamiento de esta herramienta de gestión de alto valor para las empresas

¿Por qué gestionar la rentabilidad de proyectos con Excel incluyendo Gantt?

La razón principal es el coste, una herramienta de estas características en Excel tiene un coste muy bajo, en un ERP el desarrollo y la integración de una herramienta similar te puede salir por un ojo de la cara.

Otro factor es el tiempo, con esta herramienta realizada en Excel se puede empezar a trabajar desde el primer día de la adquisición. Mientras que en un programa de gestión o un ERP se requieren meses para el diseño, el desarrollo, los testeos, la puesta en marcha, la formación…

Y el último aspecto y no menos importante es la curva de aprendizaje, tenerlo integrado en un ERP o programa de gestión tiene muchas ventajas siempre y cuando se utilice adecuadamente. Por experiencia he implantado estos sistemas fantásticos en ERPs, pero al personal le cuesta mucho tiempo llegar a comprenderlos y aplicarlos correctamente. La curva de aprendizaje es alta, lo que implica dedicar tiempo y recursos para llegar a sacarle el máximo partido.

Sin embargo, con la herramienta Excel la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente, en primer lugar porque prácticamente todo profesional que trabaja en una empresa está habituado a utilizar Excel, y en segundo lugar porque la herramienta es tan sencilla e intuitiva que en cuestión de pocas horas ya se controla perfectamente.

 

¿Qué beneficios obtendrás con esta herramienta de gestión de control de rentabilidad de proyectos ?

El objetivo de esta herramienta es calcular la previsión de costes y márgenes por proyecto y asignar los ingresos y costes reales al mismo para poder analizar las desviaciones, permitiendo conocer de esta forma la rentabilidad bruta individual y global para un periodo determinado.

 

¿Qué características tiene esta herramienta de gestión por defecto para controlar la rentabilidad de proyectos?

La aplicación por defecto está diseñada para realizar la previsión y control de costes y márgenes hasta 300 proyectos por año. De esta forma se tiene una visión global del margen bruto previsto y generado realmente para todo un ejercicio.

En cada proyecto podemos planificar el trabajo por tareas asociadas a empleados, con capacidad de hasta 30 tareas, o si no se trabaja por tareas se pueden planificar el trabajo de 30 empleados. De esta forma podemos calcular el coste previsto del personal en función del número de horas previstas de trabajo.

En el caso de que se asignen tareas, se puede asociar la fecha de inicio y fin prevista de cada tarea para controlarlas visualmente en un gráfico Gantt.

Si además de horas de trabajo el proyecto consume materiales, productos o servicios subcontratados también se puede hacer una previsión de los costes de consumos, con capacidad de hasta 30 items por proyecto.

 

Una vez realizadas las previsiones de costes se dispone la posibilidad de calcular el precio de venta basado en un porcentaje de los costes previstos o simplemente introduciendo el precio de forma manual.

 

La asignación de horas reales se realiza desde una única tabla para facilitar el registro de datos (Tiene capacidad hasta 6.000 registros)

En la tabla se selecciona el proyecto sobre el que se ha trabajado a través de un desplegable para poder asociarlo al mismo y se registran las horas reales del empleado, se puede incluir la tarea en el caso de que la empresa las utilice.

 

En el caso del registro de ingresos y gastos reales el procedimiento es el mismo que en el registro de las horas, se utiliza una tabla en la que se selecciona el proyecto y el tipo de partida, ingreso o gasto, y se asigna el importe. De esta forma se asocia con el proyecto.

En el propio proyecto o en tabla resumen podemos analizar tanto el margen previsto como el margen real.

Rentabilidad Proyectos Excel

Rentabilidad Proyectos Excel

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Herramienta Premium
Esta Herramienta de Gestión no es gratuita, se incluye en el paquete de Servicios de Controlling

Excel Template Projects Costs Calculation and Control English Version: Projects Costs Calculation and Control M3 Excel Template

Projects Costs Calculation and Control Excel

Para más información puedes contactar conmigo a través de las siguientes vías:

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Ejemplo Plantilla Gestión de Proyectos y Tareas con Excel GRATIS (incluye gráfico Gantt)

Nueva plantilla Excel gratis para una gestión básica de proyectos y tareas.

 

ejemplo-gantt-excel-gestion-proyectos

Con esta herramienta podrás controlar el responsable y el estado del proyecto, podrás asignar hasta 5 tareas por cada proyecto.

En cada tarea podrás asignar un responsable, el estado de la tarea, la fecha de inicio y fecha fin, las horas estimadas de trabajo y la prioridad.

Todos los campos son parametrizables. Podemos parametrizar los responsables de proyectos y los propietarios de las tareas, los estados del proyecto, los estados de las tareas y las prioridades de las tareas.

También se puede crear un presupuesto económico interno para el proyecto y controlar los plazos de ejecución de las tareas con un gráfico Gantt dinámico.

La plantilla está abierta excepto el menú de inicio por lo que la podrás adaptar a las necesidades de tu empresa.

 

Descarga aquí el archivo

Modelo Plantilla Excel Gestión Rentabilidad Proyectos con Direct y Full Costing M2

Nueva versión de la plantilla Excel de planificación y control de rentabilidad de proyectos incluyendo el análisis de la rentabilidad global a través de los métodos full costing y direct costing.

Si habéis visto algunas de las aplicaciones que ofrezco en mi página relacionadas con la planificación y control de rentabilidad de proyectos tal vez os habréis dado cuenta de lo que se denomina como rentabilidad es en realidad el margen bruto de cada proyecto.

Para calcular el margen bruto se incluyen únicamente los costes que se puedan asociar directamente al proyecto, es decir los costes directos, que normalmente en los proyectos suelen ser horas de los empleados, servicios, materiales… también se podría incluir kilometraje en el caso de que los desplazamientos fuesen representativos y pernoctaciones.

Siempre teniendo en cuenta el análisis coste beneficio de la información, lo que significa que si el coste de obtener y mantener la información es superior al beneficio que aporta su análisis y control, mejor es descartarlo.

En este tipo de herramientas no se incluía el análisis de la rentabilidad global, para realizar este tipo de análisis faltaba incluir los costes indirectos o como se denominan también costes de estructura.

Para añadir los costes de estructura al análisis de rentabilidad global se suele realizar a través de 2 métodos, el full costing y el direct costing.

El sistema full costing utiliza los costes de estructura del mes y se reparten a los distintos proyectos del mes o que se inician ese mes según una clave de reparto, en el vídeo que podéis ver más abajo utilizo la clave de reparto ingresos reales, este tipo de reparto tiene la suposición de que los proyectos con mayores ingresos consumen más costes indirectos o costes de estructura, como pueden ser los costes comerciales o de administración.

Pero no es la única forma de repartir los costes indirectos, también se puede utilizar otras claves como por ejemplo horas trabajadas o costes totales directos del proyecto. La clave a utilizar dependerá del criterio por el que opte la empresa.

 

A diferencia del full costing, el direct costing no realiza ningún reparto de los costes indirectos a los proyectos. Como se puede ver en el vídeo al total del margen bruto mensual se le descuentan los costes indirectos incurridos en el mes, por lo que se evalúa la rentabilidad global mensual.

Plantilla Excel Gestión Rentabilidad Proyectos con Direct y Full Costing

Plantilla Excel Gestión Rentabilidad Proyectos con Direct y Full Costing

 

 

En un sistema de costes para proyectos, ambos métodos pueden convivir ya que el método full costing suele ser más sencillo en proyectos que en fabricación.

Por esa razón decidí incorporar ambos métodos en este sistema de gestión de la rentabilidad.

Para comprobar el funcionamiento nada mejor que ver el sistema paso a paso en el siguiente vídeo.

Herramienta Premium
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Modelo Costes Completos Cálculo Rentabilidad Proyectos

A diferencia de la aplicación Planificación y control de rentabilidad de proyectos, el sistema full costing rentabilidad proyectos calcula los costes reales generados en cada proyecto, en este caso no tiene en cuenta las previsiones o presupuestos (aunque también se podrían incluir)

Los costes directos asociados a cada proyecto son costes de materiales y costes de horas trabajadas. La diferencia entre los ingresos y los costes directos da como resultado el margen bruto. Hay empresas que prefieren repartir los costes fijos o costes de estructura del mes correspondiente en los proyectos cerrados durante ese mes.

Los costes de estructura se obtienen a través de la contabilidad realizando una clasificación analítica y asignando un % de aplicación. El porcentaje de aplicación se utiliza porque se puede dar el caso que haya cuentas contables cuyo importe no sea 100% costes de estructura sino directos, como por ejemplo si no se utilizan subcuentas para diferenciar sueldos y salarios o la seguridad social.

Una vez calculados los costes de estructura toca repartirlos a los proyectos en función de una clave de reparto. En el ejemplo mostrado en las imágenes se ha utilizado como clave de reparto los ingresos de cada proyecto, en este caso se entiende que un proyecto con más ingresos consume más recursos de estructura. Pero se puede utilizar otras claves de reparto como por ejemplo Nº de proyectos, costes directos, margen bruto, horas trabajadas… el criterio a utilizar depende de cada empresa.

Una vez repartidos los costes de estructura podemos obtener la rentabilidad total del proyecto a través de la diferencia entre el margen bruto y los costes de estructura.

Hay empresas que prefieren calcular la rentabilidad de esta forma.

En las siguientes imágenes muestran ejemplos del sistema y más abajo puedes descargar un dossier de este sistema.

Debido a las características de este tipo de sistemas, se requiere adaptación y personalización a las necesidades y a la información disponible de cada empresa.

 

full-costing-rentabilidad-proyectos

costes-directos-proyectos

proceso-datos-contables-full-costing-proyectos

registro-y-clasificación-datos-contables-proyectos-full-costing

rentabilidad-total-full-costing-proyectos

 

Vídeo funcionamiento del sistema de costes

Descarga aquí el Dossier de esta herramienta de gestión

Descarga aquí la DEMO
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Planificación y control rentabilidad proyectos con costes fabricación Plantilla Excel

Herramienta Excel para la planificación y el control de la rentabilidad de proyectos con la particularidad que incorpora el cálculo de costes de fabricación a través de escandallos y que se pueden seleccionar en los conceptos del proyecto.

En este modelo se pueden calcular hasta 100 productos elaborados a través de escandallos, con la posibilidad de incluir el coste de productos semiterminados o semielaborados.

En la gestión de proyectos se pueden planificar los costes de hasta 30 tareas.

Se puede seleccionar un producto elaborado cuyo coste ha sido calculado previamente en su respectivo escandallo.

Y se pueden planificar otros costes.

Los ingresos previstos se pueden calcular en base a un porcentaje sobre el coste o de forma manual.

Y como en versiones anteriores se pueden asociar datos reales de horas trabajadas, ingresos y gastos a cada proyecto para calcular los reales y compararlo con lo presupuestado.

Aquí dispones de unas imágenes de la aplicación, más abajo dispones de un dossier, un vídeo y acceso a una demo.

 

Gestión-proyectos-con-costes-fabricación-plantilla-excel

gestión-escandallos-fabricación-plantilla-excel

escandallo-fabricación-posibilidad-incluir-semielaborados-plantilla-excel

selección-conceptos-de-costes-en-escandallos-plantilla-excel

listado-y-actualización-costes-fabricación-plantilla-excel

planificación-y-control-rentabilidad-proyectos-aplicación-excel

planificación-horas-a-trabajar-tareas-gestión-proyectos-aplicación-excel

gestión-proyectos-con-costes-fabricación-plantilla-excel

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier de esta herramienta de gestión

Descarga aquí la DEMO
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Plantilla Excel gestión de escandallos para proyectos

Algunas empresas que trabajan por proyectos planifican y controlan los costes como escandallos de fabricación, la siguiente herramienta es un ejemplo de un trabajo realizado para una empresa con estas características.

El objetivo de esta herramienta realizada con Excel es la planificación de costes de materiales y otros costes para calcular el margen teórico del escandallo (también se puede denominar proyecto) así como el cálculo real de costes y márgenes reales.

Los costes de materiales pueden variar por lo que en algunos casos es necesario actualizar los costes de determinados escandallos para realizar esto se ha añadido un botón que actualiza los costes según los últimos costes registrados. Para llevar un mayor control se muestra la fecha de la última actualización de costes.

Los ingresos previstos y reales se registran manualmente y los costes reales se calculan en función de las cantidades reales registradas en el escandallo.

La aplicación dispone de 2 dashboards de indicadores, uno por proyecto y uno global en el panel de control.

Las siguientes imágenes son un ejemplo de la aplicación, más abajo puedes descargar el dossier completo de la herramienta y también puedes acceder para probar una DEMO.

gestión-escandallos-proyectos-plantilla-excel

elaboración-escandallo-por-proyectos-plantilla-excel

cálculo-otros-costes-escandallos-por-proyectos-plantilla-excel

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier sobre la gestión de escandallos por proyectos

Descarga aquí el archivo
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Aprende a crear por tu cuenta Control Rentabilidad Proyectos incluido GANTT con Excel

En el siguiente vídeo de 8 horas de duración te explico cómo crear desde cero una herramienta de Control de Gestión con Excel para la planificación y control de los márgenes y rentabilidad general de Proyectos incluyendo el control de tareas a través de un gráfico GANTT.

 

Con esta herramienta de Control de Rentabilidad de Proyectos realizada con Excel podrás planificar los recursos a consumir en cada proyecto, podrás establecer un precio de venta objetivo o presupuestado  y al mismo tiempo podrás asociar costes reales generados por horas trabajadas, compras de materiales o subcontratación de servicios y también asociar facturas de ventas reales con la finalidad de analizar las desviaciones respecto a lo presupuestado.

 

En función de la planificación de tareas de cada proyecto podrás visualizar la planificación en un gráfico GANTT.

Además del control de márgenes brutos de cada proyecto, podemos gestionar los costes indirectos para el cálculo de rentabilidades a través de un sistema Direct Costing o un Full Costing utilizando criterios de reparto.

 

Un sistema super completo de Control de Gestión de proyectos totalmente automatizado a través de código y macros para que lo puedas elaborar por tu cuenta.

El tutorial es gratuito.

Por lo que tienes una gran oportunidad de ver cómo elaborar este tipo de herramientas, similares a programas de gestión para poder aplicarlas a tu propia empresa.

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