ERP ODOO. Qué es. Funciones y Consejos del mejor Open Source

¿Qué es ODOO?

ODOO es un ERP Open Source, esto significa que el código de programación es libre y no se paga licencias por su uso a la empresa creadora.

Siglas en inglés de Enterprise Resource Planning (ERP), sistema que integra interna y externamente información de gestión a lo largo de toda la compañía (Sistema de Gestión Integrado o Planificador de Recursos Empresariales)

Incluye CRM, contabilidad y finanzas, proyectos, fabricación, logística, mantenimiento, calidad, ventas y servicio al cliente, recursos humanos, B2B… El sistema ERP automatiza la integración de funcionalidades.

Su propósito es facilitar el flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa.

Actualmente muchas empresas utilizan software específico para cada función, lo que genera trabajos repetitivos, errores y falta de control tanto global como departamental de la empresa.

El ERP ODOO tiene una serie de funcionalidades base, para algunas empresas estas funcionalidades son suficientes pero otras empresas necesitan más funcionalidades, en la web de ODOO hay disponibles más de 5.000 módulos que amplían las funciones base del sistema.

Algunos de los módulos son gratuitos y otros son de pago. Aquí se pueden encontrar la mayoría de módulos disponibles https://www.odoo.com/apps

Prueba una DEMO del ERP ODOO aquí

Opiniones ERP ODOO de empresas y usuarios

ERP ODOO ocultar
1 ERP ODOO. Qué es. Funciones y Consejos del mejor Open Source
Descarga Documentación Servicio Asesoramiento ERP ODOO + Controlling

Áreas Clave en el ERP ODOO

Contabilidad ERP ODOO. Ejemplos, módulos, tutoriales y trucos

contabilidad erp odoo

Almacén e Inventario ERP ODOO. Tutoriales y ejemplos

almacén e inventario odoo

CRM, Ventas y Marketing ERP ODOO. Tutoriales y Ejemplos

CRM, Ventas, y Marketing ERP ODOO

Proyectos ERP ODOO. Ejemplos, módulos y tutoriales

Proyectos ERP ODOO

Qué es un ERP de Software Libre o Código abierto

Sistemas de información para la Gestión de Empresas.
Los sistemas de información son y han sido un factor clave en el desarrollo de una empresa.

Los sistemas de información aplicados a la Gestión Empresarial han ido evolucionando de tal forma que cada vez son más un elemento competitivo y estratégico en vez de una mera herramienta de trabajo.

Hay que tener en consideración que los entornos donde las empresas desarrollan sus actividades son cada vez más complejos, lo que hace necesario tener sistemas de información cada vez más avanzados y que puedan gestionar todos los procesos de las mismas.

Una de las muchas definiciones de un sistema de información es la que indica que un “sistema de información es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, el análisis y visión de la organización” (Laudon & Laudon 2008).

 

Sistemas ERP

Un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales – Enterprise Resource Planning) es un tipo de sistema de información, donde se integra la información y los procesos de una empresa en un único sistema.

Existen numerosas definiciones de un ERP, como la de McGaughey y Gunasekaran, para los que un ERP “es un sistema de información que integra procesos de negocio, con el objetivo de crear valor y reducir los costes, haciendo que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas y en el momento adecuado para ayudarles a la toma de decisiones en la gestión de los recursos de manera productiva y proactiva. Un ERP se compone de varios paquetes de software multimódulos que sirven y dan soporte a múltiples funciones en la empresa‖” (McGaughey & Gunasekaran 2009)

Una de las más aceptadas, y la que se adopta en este trabajo, es la de Laudon and Laudon (2008), que definen un ERP como “los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos claves del negocio de forma tal que la información pueda fluir libremente entre las diferentes partes de la empresa, mejorando con ello la coordinación, la eficiencia y el proceso de toma de decisiones” (Laudon & Laudon 2008)

ERPs de Software Libre Vs Propietario

En el mercado de ERPs, podemos clasificar éstos en ERPs de software libre y ERPs propietarios. GNU define el software libre como el software en el que el usuario tiene la libertad para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software (Stallman 2002).

Una de las grandes ventajas de este tipo de software, es que el usuario tiene acceso al código fuente y por tanto puede realizar las modificaciones oportunas con el fin de adaptar el software lo máximo posible a lo que necesita. Esto con el software propietario no ocurre, ya que es el propietario del software quien tiene acceso al código y los únicos que pueden hacer modificaciones, lo que causa una dependencia del proveedor del software.

Qué es un ERP de Software Libre

Otra de las grandes ventajas del software libre respecto al propietario es su coste (Oltra et al. 2011). Por lo general, el software propietario tiene un coste bastante significativo de licencias, mientras que en los ERPs de software libre no existen estos costes. En cuanto a los costes que puede suponer la implantación de un ERP en una empresa, habría que considerar además de los costes de licencia, otros costes como consultoría, instalación, implantación de los módulos, desarrollos a medida, hardware, formación, soporte o mantenimiento.

Uno de los temas más debatidos en las discusiones entre el software libre y de propietario, se centra en lo relativo a la calidad del software. Aquellos a favor del software propietario, argumentan que al haber una empresa detrás esto garantiza una mayor calidad del software, además de tener la seguridad de que esta empresa se va a encargar de mantener el software actualizado y de corregir los fallos que vayan surgiendo. Sin embargo, en los últimos años estamos viendo como existen soluciones de software libre que cada vez gozan de más popularidad, y esto está haciendo que se produzca software que puede competir con cualquier otro software propietario.

Código abierto ERP Software Libre u Open Source

Un ejemplo claro se puede ver en el ERP ODOO y el enorme crecimiento que ha tenido en los últimos años. El ERP ODOO cuenta con una comunidad madura que año a año se va ampliando y con un gran número de empresas (partners oficiales) que están trabajando de forma gratuita en el ERP. En total, existen un total de más de 525 empresas que son partners oficiales y que invierten dinero y tiempo en mejorar el ERP ODOO, de la propia empresa OpenERP S.A. (la empresa que desarrolla el software libre y que cuenta con más de 180 empleados) y de más de 5.400 desarrolladores que han contribuido en el proyecto. El resultado de esto, es un software que está teniendo un crecimiento exponencial con una calidad más que probada por todos estos usuarios que colaboran en el proyecto.

ODOO ERP de Software Libre o Código Abierto
ODOO es una solución de código abierto para la gestión empresarial enfocado a pymes.

Algunas de sus características son:

Completo: ODOO es una completa suite de negocios que incluye aplicaciones tales como: CRM, ventas, compras, facturación, contabilidad, almacenes, fabricación, proyectos, etc. Existen más de 3.000 módulos disponibles.

Asequible: La ausencia de costes por licencia hace de ODOO una opción muy asequible, ya que el cliente solamente tiene que pagar por el trabajo realizado de implantar el ERP. Existen además numerosas empresas que ofrecen servicios relacionados con ODOO tanto en España como en el resto del mundo.

Modular: El enfoque modular de ODOO permite a los usuarios instalar solamente los módulos que vayan a utilizar, existiendo siempre la posibilidad de ir ampliando. El cliente mantiene los beneficios de un software integrado pero evita los costes adicionales de tener que implantar todos los módulos.

Flexible: ODOO permite personalizar cualquier módulo, flujo de trabajo, interfaz o informe que hay en el ERP.

Multiplataforma: ODOO se utiliza mediante un navegador web, lo que lo convierte en un sistema multiplataforma. No es necesario instalar el programa en todos los ordenadores de forma local. El ERP se instala en un servidor y los usuarios se conectan al servidor mediante un navegador web desde cualquier plataforma.

Nueva generación: A diferencia de otros ERP, ODOO está apalancado en nuevas tecnologías tales como Python y Postgres. Este software se fundamenta en la potencialidad de la tecnología web proporcionando una flexibilidad única.

Código abierto: ODOO está comprometido con el desarrollo en Código Abierto. El software esta publicado bajo la licencia AGPL (Affero General Public License). Se trata de una licencia completamente libre y cuyo objetivo es garantizar la libertad del usuario de modificar y compartir el software con otros usuarios.

Características de los sistemas ERP como ODOO

– Sistemas integrados que operan en tiempo real, puedes trabajar con varias funciones de distintas áreas al mismo tiempo.

–  Base de datos común que soporta todas las funcionalidades

– Similitud en apariencia y usabilidad en todas o casi todas las funciones, esto significa que la apariencia es prácticamente idéntica si se trabaja en la sección del CRM como si se trabaja en Contabilidad.

Mapa-de-funciones-ERP-ODOO

 

Características técnicas del ERP ODOO

  • Eficiencia. El código utilizado y la arquitectura de ODOO lo convierten en uno de los sistemas de más alto rendimiento.
  • Accesibilidad. Gracias a la tecnología de ODOO el sistema se puede instalar tanto en un servidor de la empresa como en la nube, lo que permite un acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Flexibilidad base de datos. Soporte de una gran red de usuarios y de empresas. Facilidad de migración de datos
  • Modularidad. Casi todas las funciones del ERP Open Source ODOO están desarrolladas en módulos, esto simplifica la implantación, la configuración, el desarrollo… solo se implanta lo que se necesita. Es clave la función de los servicios de consultoría de ODOO a la hora de integrar módulos en una red que permita el correcto funcionamiento. Cuenta con más de 5.000 módulos publicados. Permite el desarrollo de módulos personalizados para que el ERP se adapte a la empresa
  • Seguridad. Máxima seguridad de acceso, diferentes niveles, autorizaciones, roles, control y seguimiento.
  • Acceso a la información. Sistema multiplataforma. A la aplicación se accede mediante un navegador web, por lo que no es necesario instalar ninguna aplicación en los ordenadores del usuario. Esto también permite que los usuarios puedan acceder desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet o teléfono móvil)
  • Facilidad de uso y fácil integración con otras herramientas / plataformas. Ergonomía, visibilidad de la información y productividad. Permite importar/exportar datos en distintos formatos, multiidioma y multiempresa…
  • Metodología de implantación en espiral. A diferencia de otros ERPs, la metodología de implantación de ODOO es en espiral, esto significa que se instala una base o core y alrededor de la misma se van añadiendo módulos, funciones, desarrollos, soluciones… como si de un puzzle en espiral se tratase. Este sistema ahorra tiempo ya que solo se implanta lo que se necesita, pudiendo la empresa empezar a funcionar con los aspectos más críticos y añadiendo progresivamente aspectos no tan relevantes a priori.

 

Ventajas económicas que aporta el ERP ODOO a las empresas

1) Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa.

2) Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos.

3) Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling.

4) Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real.

5) Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información.

6) Eliminar el uso de hojas de cálculo y bases de datos independientes.

7) Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario.

8) Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios.

9) Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online.

10) Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada.

11) Mejorar la comunicación entre el personal de la empresa.

12) El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa.

13) El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones.

 

Algunas funcionalidades que se pueden implementar en el ERP ODOO:

  • CRM, Ventas, Marketing
  • Facturación, cobros y pagos y contabilidad
  • Logística (Gestión de almacenes, documentación, control de stock, lotes y trazabilidad, gestión ubicaciones internas y picking…)
  • Gestión de compras (relación con pedidos de venta, dropshipping, automatización abastecimientos con reglas de stock…)
  • Proyectos y tareas. Gestión de incidencias y consultas
  • Sistemas de fabricación
  • Contabilidad analítica y herramientas de controlling (Rentabilidad, tesorería, cuadros de mando…)
  • Inteligencia de negocios y reporting avanzado
  • B2B, intranet y conectores con aplicaciones externas

Módulos y Apps ERP ODOO. Las vas a necesitar para hacer que funcione el ERP

Si todavía no te has dado cuenta, y si no ya te lo comento yo, el ERP ODOO es un sistema de gestión integrado modular, además de ser open source, que es una de las características que más atrae a las empresas pensando que su coste va a ser muy bajo.

El que sea modular significa precisamente eso, que se tiene que implementar a base de módulos o apps, término que se utiliza sobre todo en lengua inglesa.

Para casi cualquier funcionalidad se necesita un módulo o app en ODOO, partiendo de las más básicas hasta llegar a las más avanzadas. Esto tiene sus ventajas e inconvenientes.

 

La ventaja del uso de los módulos o apps en ODOO es que puedes implantarlo como un Lego, puedes construirlo a medida únicamente con los módulos o apps que se necesitan, si no te dedicas a fabricar para qué instalar módulos o apps de fabricación, no tendría sentido, verdad?

Otra de las ventajas es que puedes construir módulos o apps a medida Aquí por ejemplo puedes ver un módulo avanzado para la importación y contabilización de nóminas, así como su preparación para ser pagadas vía transferencias sepa.

El inconveniente de utilizar módulos o apps es que puede que necesites alguna funcionalidad que no esté disponible y por lo tanto tengas que desarrollarla.

Este concepto es algo que no entienden la mayoría de empresas que consideran que cualquier módulo gratuito ofrecido por la comunidad debe cubrir completamente todas sus necesidades.

Si todavía no tienes instalado ODOO lo recomendable es que te informes sobre la modularidad de este ERP y así no llevarte sorpresas en el futuro.

Si ya tienes ODOO te habrás dado cuenta de la dependencia que tienes con la consultora técnica a la hora de añadir cualquier funcionalidad que necesites cubrir por muy básica que sea.

ODOO tiene a disposición de los desarrolladores miles de apps la mayoría gratuitas y otras de pago, aquí puedes consultarlas según la versión de ODOO con la que trabajes. https://www.odoo.com/apps

¿Por qué el ERP ODOO es el preferido por las PYMES?

La mayoría de los ERPs tienen como corazón el sistema contable, sin embargo, en el ERP ODOO la contabilidad se considera consecuencia de la gestión a la que está estrechamente vinculada, esto implica que cada operación monetaria registra un movimiento contable, por ejemplo, facturas de venta o de compra o cobros y pagos.

Si se controla la gestión se controla la contabilidad ya que el más del 95% de registros contables corresponden a facturas y tesorería.

 

¿Qué ocurre cuando el 95% de los procesos contables de la empresa están automatizados? En este caso la figura del contable deja de ser un registrador de información y pasa a ser un controlador y facilitador de información.

El contable dispone de más tiempo para lo que realmente aporta valor a la empresa que es el análisis de la información para conseguir mejoras, para ser más competitivos o tomar mejores decisiones.

Si se le reduce el trabajo administrativo al contable y se le dota de una función que aporta más rentabilidad a la empresa, en este caso muchas empresas dejan de considerar la tecnología un gasto y la empiezan a considerar un elemento estratégico clave que les puede ayudar a ser más competitivos y generar mejores resultados en el futuro.

Adicionalmente, con el ERP se puede relacionar la información contable con el resto de las operaciones de la empresa a través de las cuentas analíticas, esto puede suponer algo insignificante para algunas empresas, pero para otras es una información clave para su planificación, su control y su toma de decisiones, lo que las hace más competitivas.

 

Con el ERP ODOO además podrás controlar los movimientos de stock como si se trataran de asientos contables por lo que en todo momento se puede llevar una trazabilidad de lo que ha pasado y se puede disponer de información de stocks en tiempo real sin errores.

El ERP ODOO es además uno de los más flexibles del mercado por lo que se adapta como un guante a los procesos de cada empresa.

Las empresas que optan por el ERP ODOO no gastan en tecnología, invierten en un sistema de gestión duradero que les generará más competitividad, mejorará su gestión interna, mejorará su relación con clientes y proveedores, y en conjunto tendrá un impacto en la mejora de los resultados.

Caso Zubi Designs con ERP ODOO

Descarga Documentación Servicio Asesoramiento ERP ODOO + Controlling

Ventajas ERP ODOO

Si has llegado hasta aquí posiblemente hayas oído hablar sobre el ERP ODOO y su capacidad para llevar una gestión integrada de la empresa.

Posiblemente hayas oído decir que el ERP ODOO es un sistema modular que se adapta a los procesos de cada empresa, un Sistema de Gestión Intregrado a medida según las necesidades de cada empresa.

No todas las empresas facturan igual, no todas las empresas de servicio funcionan igual, no todas tienen los mismos procesos productivos o logísticos y no todas tienen las mismas necesidades de reporting, de análisis de la información o de toma de decisiones.

 

El ERP ODOO es un sistema de información libre y de código abierto por lo que cualquier empresa consultora es capaz de realizar instalaciones, modificaciones o adaptaciones.

Así que es fácil cambiar de empresa consultora en caso de ser necesario.

Es un sistema que no tiene costes de licencias por uso o usuario, un usuario con la capacidad adecuada se lo puede instalar de forma gratuita y configurarlo a su medida.

Los costes que una empresa consultora suele ofertar son los de implantación del sistema que suele incluir análisis del proyecto, diseño, instalación, configuración y parametrizaciones, desarrollos si son necesarios, formatos de documentos, informes avanzados, migración de datos, formación y asistencia en la puesta en marcha, también se suelen contratar servicios de mantenimiento del sistema y alojamiento en servidor en caso de que la empresa prefiera no instalarlo en uno propio.

Como has podido observar no es un sistema cerrado, todo lo contrario, una de sus grandes virtudes es la capacidad es de crecer según va creciendo la empresa, añadiendo nuevas funciones, mejorando los procesos o incrementando el análisis de información.

Otra de las características técnicas es su capacidad de conexión con otros sistemas, hay empresas consultoras que realizan integraciones con tiendas online o sistemas de email marketing, por ejemplo.

Al sistema se accede desde un navegador web por lo que no requiere instalación en los PCs, y su utilización es similar a la de una página web, con enlaces, accesos directos … esto permite acceder a cualquier tipo de información desde cualquier sitio de forma rápida.

 

Si las bondades técnicas no te han llamado la atención, seguro que las ventajas económicas si que lo harán.

Un ERP como ODOO no es un gasto, es una inversión de la que hay que obtener una rentabilidad, por ejemplo si actualmente dedicas 200 horas semanales a procesos de administración, gracias al ERP se pueden reducir a 50 horas semanales, con ello habrás obtenido una reducción del 75% del coste de estos procesos.

Mejores procesos implican siempre un ahorro económico o una mejora en eficiencia, y una mejora en eficiencia se suele traducir en mayor volumen de negocio y rentabilidad ya que se puede llegar a más con los mismos o menos recursos.

 

Cambiar de ERP o pasar un programa de contabilidad específico a la gestión integrada que aporta un ERP es una decisión estratégica y clave para el buen funcionamiento de la empresa, para conseguir mejoras en la gestión y poder escalar el sistema de información en función del crecimiento de la empresa y la incorporación de nuevas funcionalidades.

 

A la hora de implantar un nuevo ERP hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión.

En primer lugar y en mi opinión el fundamental, es que la empresa tenga muy claro cuáles son sus procesos de trabajo actuales.  Que los tenga definidos por escrito y plasmados en mapas de procesos.

Un proceso es una actividad que realiza un empleado, cómo la realiza, cuándo la realiza, qué tiempo le lleva realizarla, qué tipo de problemas o errores comunes conlleva esa actividad, quién supervisa la actividad, qué valor aporta a la empresa la actividad, qué coste supone la actividad.

Es muy importante el flujo de procesos actual.

Ya que habrá que compararlo con el flujo de procesos que tendrá el nuevo ERP.

La comparación de procesos debería permitir analizar qué ahorros se obtendrían con el nuevo ERP y qué beneficios aportaría a la empresa.

Lo ideal es poder prever y cuantificar los ahorros y los beneficios que va a generar la implantación. De esta forma se podrá analizar la rentabilidad de la inversión.

Por ejemplo, imagina una empresa que recibe el 100% de los pedidos vía teléfono, fax o email, tiene 2 empleados que una vez han tomado nota de los pedidos deben registrarlos manualmente en el programa de gestión.

Si el nuevo ERP permite la funcionalidad de un sistema business to business para que el cliente pueda acceder al sistema, revisar el catálogo y realizar el pedido directamente, además de facilitar más información al cliente para que realice más compras, los pedidos entrarían directamente en el sistema sin tener que registrarlos manualmente.

Si el 70% de los clientes realizase los pedidos a través de este proceso, se podría prescindir 1 de las 2 personas (recolocándola en una función que aporte más valor a la empresa) y se incrementarían las ventas.

Este proceso habrá generado un ahorro y un incremento del beneficio de la empresa, si se cuantificase y se comparase con la inversión realizada en el ERP únicamente en este proceso se podría evaluar si vale la pena o no realizar el cambio.

 

Muchas empresas han dado el salto, han evaluado el coste-beneficio de la inversión de un nuevo ERP y están disfrutando de los beneficios.

Ventajas de alto valor que aporta el ERP ODOO a las empresas

1) Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa, tanto en el registro de datos como en el procesamiento de la información para el control, el análisis y la toma de decisiones. Procesos integrados y automatizados. Ahorro económico y mejora de eficiencia.

2) Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos, eliminación de los dobles trabajos, retrabajos y reducción de registros de forma manual.

Elimina lo que no es importante para la actividad de la empresa. Elimina o reduce aquello que no aporta valor a la empresa. ¿Has considerado el tiempo que dedicas a la gestión de algo tan sencillo como los gastos de los empleados? ¿O por ejemplo la gestión del coste del personal para el análisis de datos y su tratamiento contable?

3) Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling, con la finalidad de mejorar las decisiones financieras y estratégicas.

Imagina tener la información contable de bancos al día con una simple importación del extracto bancario al ERP, pero no solo eso, imagina poder hacer previsiones de tesorería para saber los fondos futuros en los próximos meses.

4) Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real y de forma automatizada para controlar y analizar de forma simplificada los aspectos clave del negocio y del funcionamiento interno de la empresa.

5) Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información, como por ejemplo a la hora de llevar un control del stock o la ausencia de empleados, ya sea por vacaciones u otras causas.

6) Eliminar el uso de hojas de cálculo y bases de datos independientes que pueden conducir a errores y a pérdidas de información.

Las hojas Excel son de gran utilidad para ciertas funciones, pero su uso para la gestión de aspectos clave de la empresa que necesitan de integración con otras áreas puede suponer grandes pérdidas de tiempo de proceso de información, pérdida de tiempo en el mantenimiento de las hojas de cálculo y elevado tiempo de formación en aquellos usuarios no habituados a este tipo de herramientas.

7) Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario.

Curva de aprendizaje muy baja. La gestión deja de ser exclusiva e independiente de cada usuario y pasar a formar parte del conjunto de la empresa. Esto permite trabajar a la empresa en equipo. Por ejemplo, cualquier usuario puede aprender contabilidad en el ERP sin ser especialista. Esto implica una reducción de costes de formación en temas de gestión.

8) Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios, o el control de la rentabilidad prevista y real de una fabricación o un proyecto, así como la posibilidad de obtener informes de rentabilidad de proyectos, clientes o canales de venta (equipo comercial, venta online, ferias, campañas…) Esto mejora la precisión del análisis y la toma de decisiones.

9) Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online. Incremento de la productividad del equipo comercial, mejora de la captación de leads o contactos y el seguimiento de las acciones comerciales, así como la facilidad a la hora de elaborar presupuestos de venta. Mejora de la inteligencia comercial y la toma de decisiones de aspectos clave en el área comercial y de marketing.

10) Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada, al ser un sistema muy sencillo de utilizar y manejar y que no requiere esfuerzos para la obtención de información que facilitan su trabajo del día a día.
El personal se siente más involucrado en la gestión de la empresa.

11) Mejorar la comunicación entre el personal de la empresa.

Se evitan errores de comunicación, exceso de emails, reuniones innecesarias, se evita la comunicación en papel, en definitiva, mejora la coordinación interdepartamental.

12) El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa.

Facilita la comunicación de las buenas prácticas y facilita la metodología de mejora continua (tradicionalmente exclusivo de las grandes multinacionales que cada vez más pequeñas y medianas empresas están adoptando)

13) El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones, así como la adaptación a cambios en procedimientos de trabajo o incorporación de nuevos procedimientos.

 

Ya has visto que el ERP no es solo una gran máquina para llevar la gestión integral de la empresa, sino que es un sistema que facilita la mejora continua de las organizaciones y por lo tanto es una inversión que genera una importante rentabilidad de forma directa e indirecta.

Las empresas necesitan mejorar continuamente para poder competir en un entorno tan complejo y agresivo como el actual.

Comparación ERP ODOO Vs SAP Business One

Los precios de ODOO que se publican en este artículo son los correspondientes a la versión entreprise que ODOO ofrece que difieren del presupuesto de implantación y condiciones que puede aplicar cada partner ofreciendo la versión enterprise o la community.

Algunas empresas que trabajan con el ERP ODOO

Empresas-que-trabajan-con-ERP-ODOO

Ejemplos mapas de procesos implantación ERP ODOO

Cuando se decide implantar cualquier sistema de gestión, aplicación, sistema de control o reporting es conveniente elaborar un esquema o mapa que nos ayude a tener una perspectiva global de cómo debería funcionar el sistema.
De forma gráfica y visual es más sencillo ver todo el proceso completo, desde el flujo de trabajo principal hasta funciones más detalladas.

Sobre todo es recomendable realizar este tipo de esquemas en el diseño de los flujos de trabajo de un ERP en el que hay que integrar varias áreas, de esta forma en un simple gráfico se puede ver la relación de los trabajos y los procesos entre las distintas áreas.

En un principio conviene realizar el esquema o mapa de procesos a nivel general, pero también es recomendable realizarlo por funciones y cuando se diseña un desarrollo a medida.
Cuanto más gráfico sea el esquema mejor se entenderá todo el proceso y más sencillo será trasladarlo a funciones más detalladas y en consecuencia más facilidad para el desarrollador, para el integrador y para la validación del modelo por parte del cliente.

En las siguientes imágenes os dejo algunos ejemplos de mapas de procesos o flujos de trabajo diseñados para el ERP ODOO, como podréis ver algunos son de áreas clave generales y otros de funciones más específicas. Mejor verlo así que un listado de funciones en un Word, ¿verdad?

 

Ejemplo-mapa-procesos-diseño-áreas-clave-proyecto-ERP-ODOO

Ejemplo-proceso-contable-ERP-ODOO

ejemplo-rutas-centros-y-operaciones-ERP-ODOO

Ejemplo-mapa-procesos-con-conectividad-ERP-ODOO

Mapa-procesos-general-ERP-ODOO

Ejemplo-proceso-control-stock-fabricación-ERP-ODOO

Ejemplo-Escandallos-lista-de-componentes-y-conjuntos-ERP-ODOO

Ejemplo-de-un-proceso-específico-de-almacén-ERP-ODOO

 

Ejemplo-proceso-planificación-y-control-rentabilidad-proyectos-ERP-ODOO

Ejemplo-proceso-facturación-desde-proyecto-contrato-ERP-ODOO

¿Debe adaptarse el ERP como ODOO a los procesos de las empresas?

La pregunta clave es ¿se tiene que adaptar la empresa al sistema de información o el ERP a la empresa?

Después de tantos años me da la impresión que las opiniones de las empresas se dividen en partes iguales a cada respuesta.

Hay empresas que piensan que seguir lo impuesto por un software les va a facilitar la gestión, un software cerrado normalmente recoge los procedimientos habituales en la mayoría de empresa, ¿pero de verdad hay procedimientos estándar para todas las empresas?

Los únicos procedimientos estandarizados son los impuestos por la normativa contable, el resto dependerán de muchos factores, como la actividad de la empresa, el sector, el tamaño, la localización, la cultura corporativa, el estilo de dirección, la misión y objetivos de la empresa, la experiencia en gestión, el plan de negocio, la financiación…. Y sobre todo la estrategia.

Si tomamos todas estas variables de una empresa y las intentamos comparar con las de una empresa similar posiblemente sean muy diferentes y por lo tanto tengan necesidades de gestión completamente opuestas. ¿En este caso sirve el mismo mapa de procesos para una empresa que para la otra? Tal vez lo único con lo que podamos comparar ambas empresas de forma objetiva sean los ratios financieros proporcionados por los balances de situación.

 

 

Si el mapa de procesos es diferente para las 2 empresas, ¿deberían estas empresas trabajar con la misma aplicación de gestión? ¿O se debería de adaptar según sus necesidades?

¿Sirven los mismos indicadores de gestión para una empresa que para la otra? ¿Les interesa controlar lo mismo?

Recordemos que la necesidad de implantación de un ERP viene condicionada por un planteamiento estratégico. Por ejemplo si mi objetivo es “crecer con rentabilidad”, el planteamiento podría ser ¿mi sistema de gestión es escalable? Es decir ¿puedo por ejemplo controlar a todos los comerciales actuales y futuros de la empresa? ¿Conozco la rentabilidad de mis productos, clientes, canales, comerciales…? ¿Cómo puedo controlar a la vez el crecimiento y la rentabilidad? ¿Qué impacto va a tener el crecimiento en la cuenta de resultados?

Por ejemplo, para crecer con rentabilidad necesito ajustar mis costes de fabricación, ¿dispongo de la herramienta adecuada para controlar mi fabricación, la productividad y los costes de los productos originados de la fabricación’

La estrategia de cada empresa va a ser completamente diferente, por muy parecida que sea la empresa.

El ERP tiene que tener la flexibilidad adecuada para adaptarse a la empresa y a su estrategia.

Por ejemplo, si la empresa tiene tensiones de tesorería, tal vez se tenga que plantear revisar su calendario de facturación y revisar las condiciones y plazos con sus clientes y proveedores.

La adaptación en el diseño inicial a los procesos de la empresa permitirá conseguir los objetivos definidos en el plan estratégico. El ERP se moldeará según vayan cambiando el plan.

¿Qué pasa después de la implantación del ERP ODOO?

Ya tienes instalado o implantado y funcionando el ERP ODOO ¿Y AHORA QUÉ?

 

Pues que posiblemente te encuentres con problemas a nivel contable.

Puede que desconozcas los procedimientos para cobrar por giros bancarios, pagarés de clientes o realizar pagos a través de confirming, pagarés a proveedores o transferencias SEPA.

Puede que necesites descontar pagarés y no sepas cómo hacerlo.

Puede que tengas que compensar facturas.

Es posible que tengas que conciliar cobros y pagos del año actual contra facturas del año anterior.

También es posible que no sepas cómo controlar efectos de facturas o apuntes pendientes de cobro o pago.

O desconozcas cómo controlar los saldos de la cuenta de un cliente o un proveedor.

O que no sepas utilizar a funcionalidad que permite la amortización automática de activos o la contabilización de préstamos a largo y corto plazo.

O que desconozcas los pasos a seguir para realizar un cierre contable.

En resumen, puede que vayas un poco perdido o estés estancado con los procedimientos contables del ERP ODOO.

 

Pero también es posible que no comprendas las relaciones entre la integración de áreas y el impacto que tienen entre ellas.

En otras palabras, la funcionalidad de gestión y operaciones vinculada a los aspectos económicos.

 

Puede que desconozcas cómo afectan los movimientos de stock al inventario real o al previsto.

O que no sepas cómo proceder a la hora de utilizar el CRM.

O la implicación de la valoración de las existencias en el cálculo de márgenes de los productos.

O cómo afecta el cálculo del coste de fabricación al valor de inventario y a la rentabilidad de productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta….

 

O cómo utilizar la información centralizada en el ERP ODOO para realizar informes de planificación, control, análisis y toma de decisiones.

Pero para llegar hasta aquí la información que proporcione el ERP debe ser fiable.

Por lo que primero hay que trabajar en que los procesos y procedimientos estén bien definidos para que los usuarios registren la información sin errores y así tener confianza en la calidad de los datos.

Una vez controlamos el flujo de información del ERP con la menor cantidad de fisuras posibles, es decir un control total del 99%, ya podemos empezar a trabajar en el área de controlling.

El ERP es una herramienta que contiene información muy valiosa para la empresa, información financiera e información operativa.

Con toda esta información podemos analizar el pasado, controlar el presente y prever el futuro.

Un control total de la empresa!!

 

De esta forma podemos implementar técnicas y metodologías avanzadas de controlling como por ejemplo un sistema de control presupuestario con proyecciones, previsiones de tesorería a 12 meses vista, cálculo de costes y márgenes presupuestados, cuadro de mando integral, informes de planificación, de análisis y de simulación avanzados.

O la implementación de un Business Intelligence para analizar de forma dinámica y simplificada los datos históricos registrados en el ERP.

Control Financiero ERP ODOO

Herramientas de análisis, control y toma de decisiones del ERP ODOO

El ERP ODOO es una de las herramientas de gestión empresarial más moldeable, adaptable, personalizable y dinámicas que existe actualmente.

Su tecnología de acceso web, la posibilidad de instalar en la nube, el acceso desde cualquier dispositivo con acceso a internet, su seguridad de acceso y control de permisos, su capacidad de integración y conexión con herramientas externas, su base de datos robusta y fiable, la no existencia de licencias, la cantidad de desarrolladores y partners.

Hace que sea una de las alternativas de gestión más demandadas tanto por pequeñas, medianas y grandes empresas.

Pero además de todo esto, lo que hace muy atractivo el ERP ODOO para aquellas empresas que quieran exprimir al máximo el potencial de un ERP es su capacidad de generar herramientas de análisis, control y toma de decisiones.

Muchas de estas herramientas tienen que adaptarse a las necesidades, forma de trabajar y estilo de dirección y de control de cada empresa, por lo que es necesario un ERP dinámico que permita cualquier cambio y moldeado de forma rápida.

Por ejemplo supongamos que su empresa necesita un sistema de costes que le permita calcular en tiempo real el coste de sus productos o el coste de ventas de sus clientes para conocer la rentabilidad de un periodo, en este caso no todas las empresas calculan el coste de forma similar.

Depende del tipo de actividad, del sector, del estilo de dirección, de la visión del controller o responsable financiero, de las características de los productos, del tipo de información a procesar, del sistema de costes elegido…

En este caso es necesario adaptar todo el sistema a la particularidad y necesidad de cada empresa y esto el ERP ODOO lo hace a la perfección.

Aquí es donde entra la habilidad, experiencia y conocimiento de cada consultor, desarrollador o partner de ODOO, ya que además de conocimientos técnicos son necesarios conocimientos de gestión empresarial y de controlling.

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

Tengo la experiencia y conocimientos tanto técnicos como de control de gestión para adaptar las herramientas de análisis, control y toma de decisiones a cada empresa.

Herramientas de control e información contable para ERP ODOO

  • Libro diario
  • Libro mayor
  • Balance de sumas y saldos (1 dígito, 3 dígitos y completo)
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Balance de Situación
  • Informes y control de impuestos

Herramientas de control de gestión para ERP ODOO

  • Cuenta de resultados analítica
  • Sistemas de costes (Direct costing, full costing, Activity based costing…)
  • Informes de rentabilidad de productos, clientes, canales de venta, mercados, zonas geográficas…
  • Cuadros de mando y dashboards (Control KPIs – Indicadores Clave de Gestión, fijación y control de objetivos)
  • Elaboración de presupuestos y control de desviaciones
  • Previsiones de ingresos y gastos

Herramientas financieras para ERP ODOO

  • Planificación y control de tesorería
  • Ratios financieros (liquidez, endeudamiento, periodo medio cobro, periodo medio pago, fondo maniobra, NOF – Necesidades Operativas Fondos, rentabilidad económica-financiera…)

Herramientas comerciales para ERP ODOO

  • Embudo de ventas
  • Informes detallados de facturación
  • Informes de operaciones comerciales
  • ABC Ventas y rentabilidad (productos, clientes, canales, mercados…)
  • Control costes de ventas
  • Simuladores de precios de venta
  • Control plazos de entrega
  • Índice satisfacción de clientes

Herramientas de operaciones para ERP ODOO

  • Control de stock y valoración de inventario (FIFO, LIFO, PMP, coste estándar, último coste compra…)
  • Rotación y cobertura de stocks
  • Rendimientos fabricación
  • OEE (Overall Equipment Efficiency)
  • Control de tiempos

Herramientas Recursos Humanos para ERP ODOO

  • Encuestas de valoración
  • Control de horas
  • Análisis de rendimientos
  • Simulador de costes de empleados

Adicionalmente los datos de todas las tablas pueden filtrarse y agruparse, así como buscar cualquier dato de forma rápida.

ODOO incorpora su propio sistema Business Intelligence para para el análisis de la información de cualquier área del ERP.

¿Qué esperas conseguir con la implantación del ERP ODOO?

Esta simple pregunta es una de las más importantes que hay que responder a la hora de decidir un cambio de ERP o la implantación de un ERP que integre todas las áreas clave de la empresa.

Meditar sobre lo que se espera conseguir con la implantación del ERP es un ejercicio de reflexión que debe realizar la empresa, una inversión que debería estar incluida en el plan estratégico y bien analizada desde el punto de vista coste – beneficio.

 

¿Por qué hay que cuestionarse los objetivos de la implantación del ERP ODOO?

En primer lugar, un ERP es un sistema diseñado a medida para cada empresa en función de sus objetivos y necesidades, si lo que pretendes es facturas y llevar la contabilidad hay programas específicos que lo hacen muy bien.

Sin embargo, si lo que necesitas es integrar todas tus áreas clave en un mismo sistema que permita reducir trabajo administrativo, proporcionar información en tiempo real para la toma de decisiones, incorporar herramientas de control de gestión y análisis (sistema de costes, previsiones, cuadro de mando, business intelligence, inteligencia comercial…) el ERP ODOO es el sistema que necesitas.

 

mapa procesos implantación erp odoo

 

Si el objetivo es llevar la contabilidad al día es necesario un sistema integrado como el ERP ODOO que automatice los procesos y permita controlar la información contable en tiempo real (hay que tener en cuenta que la información contable es consecuencia de la actividad diaria de la empresa, por lo que tiene más sentido que esté vinculada a la misma)

Lo mismo pasa con el control del stock, también es consecuencia de las operaciones diarias de la empresa, como son pedidos de venta, compras, albaranes de entrada, salida, movimientos internos…

 

¿Sientes que tus procesos tienen potencial de mejora?

¿Crees que puedes sacar más provecho a los recursos de tu empresa y ser más eficiente y generar un impacto positivo en la cuenta de resultados?

 

El ERP es una herramienta que bien implantada ayuda en gran medida a la generación de resultados positivos en la cuenta de resultados si bien esta depende de muchísimas variables independientemente de la implantación o no del ERP.

Meditación-objetivos-implantación-ERP-ODOO

Nuestra recomendación como consultores de implantación del ERP ODOO es que hagas un listado de todo aquello que esperas obtener con la implantación del ERP e intentes valorarlo económicamente como por ejemplo

Incremento de la cifra de negocio gracias a la ayuda del CRM debido a que puedo mejorar la tasa de conversión de leads o contactos en oportunidades, y mejorar la tasa de conversión de oportunidades a presupuestos.

Mejorar la rentabilidad de mis proyectos ya que si puedo hacer previsiones de costes y de ingresos e intento que se cumpla puedo controlar la rentabilidad global de la empresa con antelación y así poder tomar mejores decisiones.

– Si elimino la gestión de hojas de cálculo satélite e integro las herramientas en el ERP la información queda a disposición de la empresa de forma estandarizada en la que pueden participar varios usuarios en lugar de quedar a merced del control y gestión por parte de un solo usuario.

– Si controlo el stock real y el stock futuro y establezco reglas de stock puedo optimizar la gestión de compras y de esta forma puedo mejorar el estado de la tesorería y reducir costes de obsolescencia y financieros.

 

Estos son solo algunos ejemplos de un ejercicio de reflexión sobre lo que espero obtener con la implantación del ERP ODOO.

Cómo ayuda el ERP ODOO a incrementar las ventas de la empresa

Las ventas las realizan las personas, la tecnología por sí sola no vende, a pesar de ello para vender es necesario estar bien informado, anticipar lo que el cliente o el potencial cliente necesita o pueda resolver su problema.

Los comerciales necesitan llevar en todo momento la información con ellos, acceder rápidamente y realizar anotaciones sin complejidades.

CRM-oportunidasdes-ERP-ODOO

El equipo comercial necesita disponer información online en todo momento, para preparar bien las visitas, presentar presupuestos competitivos y ofertas con gancho.

El equipo comercial no puede caminar a ciegas o ser ineficiente.

Las empresas actualmente no se pueden permitir la ineficiencia en los equipos comerciales.

Fichas técnicas de los productos, buenas prácticas compartidas por otros comerciales, rentabilidad objetivo, stock disponible a corto plazo, stock disponible a largo plazo, productos con poca rotación para utilizar en ofertas, información del potencial cliente, historial de contactos, acciones comerciales realizadas y prepuestos presentados…

Avisos de clientes que no han comprado en los últimos meses, avisos de cambio de tendencia de compra por parte de los clientes…

Planificación de visitas, de campañas, de ofertas, de lanzamiento de nuevos productos…

Reporting online en tiempo real del área de ventas, productos más vendidos o menos, clientes más rentables o menos, acciones comerciales realizadas, oportunidades conseguidas…

Estos casos son ejemplos de la información que necesita manejar el equipo comercial para incrementar las ventas en la empresa.

Un ejemplo muy sencillo, sin información puede que se esté ofreciendo un producto similar a un precio muy superior al de la competencia sin ningún argumento adicional que lo diferencie y lo haga único.

¿Y si en el sistema tuviésemos los precios de la competencia y las características principales del producto? Posiblemente jugaríamos con más ventaja!!

Análisis-pedidos-ventas-ERP-ODOO

De esto se trata, de utilizar la información para adelantarnos a los rivales en todas las acciones comerciales.

Información configurada a medida para cada empresa y preparada para ser tratada en tiempo real.

¿Vas a utilizar la información para vender más y mejorar o te quedarás esperando a recibir pedidos?

Cómo ayuda el ERP ODOO a mejorar los procesos internos de las empresas

En qué puede ayudar un ERP como Odoo en la mejora de procesos en una empresa pequeña.

En todo proyecto que abordamos solemos hacer un análisis de los procesos del área a tratar o de la empresa en su conjunto.

Tanto el objetivo de implantación de un ERP o de una aplicación de gestión para un área o función específica como el análisis de procesos (mejor se si visualiza en un mapa o esquema) son clave para el éxito de la puesta en marcha.

 

Los factores que intervienen en el éxito de la implantación de cualquier sistema de información son:

EL objetivo: ¿Para qué quiero un ERP? ¿Vale la pena cambiar de sistema de información? ¿Tengo claro que quiero gestionar y cómo lo voy a hacer?

Esta cuestión por muy obvia que parezca es la clave de todo el éxito.

Normalmente implantamos algo por una necesidad o una carencia ¿o tal vez nos dejemos llevar por una recomendación o porque lo tiene el vecino o un amigo?

En nuestro caso tenemos claro que el ERP o la aplicación de gestión van a ser parte del CORE de la toma de decisiones de la empresa y por tanto parte de la estrategia.

El Análisis de Procesos: Cómo estoy y que hago actualmente, y la pregunta clave, ¿va a mejorar el ERP este proceso?

De esto se trata, de MEJORAR… si mejoramos ganamos tiempo, ahorramos costes, somos más rápidos, damos mejor servicio, los clientes están más contentos, los clientes nos compran más, hacemos clientes nuevos y en definitiva ganamos más dinero, por lo que si todo va bien habremos rentabilizado con creces la inversión en el ERP.

 

Ejemplo-mapa-procesos-ERP

 

¿Por qué va el ERP a mejorar los procesos? La finalidad del ERP es integrar todas las áreas de la empresa en un solo sistema, con esto ya ganamos eficiencia y por lo tanto tiempo, los procesos se simplifican y estandarizan, ganando más eficiencia, tiempo y ahorro de costes.

Tenemos mayor control de lo que pasa en la empresa, reducimos fallos y detectamos rápidamente desviaciones. Incrementamos la información para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones, es decir tomamos mejores decisiones.

Normalmente los procesos no se suelen revisar con frecuencia, por lo que no sabemos si lo que hacemos se puede hacer mejor o de una forma más sencilla, la implantación del ERP es el momento ideal para volver a revisar los procesos.

El líder del proyecto. En todo proyecto de implantación tiene que haber un líder que coordine y que tome decisiones. No es necesario que esta persona conozca todas las áreas de la empresa, normalmente se trabaja en detalle con el responsable de cada área, pero el líder del proyecto debe estar informado y al tanto de todo lo que ocurre. Es el enlace de la empresa con los consultores.

Normalmente los responsables de área miran más hacia su terreno que por el conjunto de la empresa, ley de supervivencia… esto puede hacer que el proyecto se desequilibre por alguna de sus patas, aquí es donde interviene el líder del proyecto para volver a enderezarlo.

Por ejemplo puede que el área de ventas requiera unas funciones incompatibles con el área de administración, puede que incremente el tiempo de administración y no se consiga mucho beneficio en global.

El líder pone orden, negocia con ventas y llegan a un acuerdo para que la empresa en su conjunto salga beneficiada.

Objetivo, proceso y líder, 3 ingredientes básicos para el buen éxito de una implantación.

Claves para implantar con éxito ERP ODOO

La implantación de un ERP es una inmejorable oportunidad para mejorar la organización interna de las empresas.

Un ERP sigue unos procesos lógicos que integran todas o casi todas las áreas de la empresa.

En la fase de implantación es recomendable que cada empleado tenga claro qué tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo, es fundamental crear una lista de funciones y asignarla a los distintos empleados tal como se muestra en el siguiente ejemplo.

claves éxito ERP ODOO

En este ejemplo se muestran funciones generales del ERP, lo ideal es detallar todavía más estas funciones hasta la mínima expresión, como por ejemplo si hay un error en un pedido quien se encarga de rectificarlo.

Para ello es conveniente crear procedimientos de todos los procesos y quién se va a encargar de ejecutarlo.

De esta forma se conseguirá tener un mayor conocimiento sobre el flujo de trabajo y los procesos internos de la empresa.

 

Si los responsables de los procesos siguen los procedimientos al pie de la letra no debería haber ningún problema, en caso de que existiesen problemas habría que identificar si la causa lo genera el sistema o el responsable.

Si la causa lo genera el sistema la empresa responsable de la implantación se encargará de solucionarlo, si lo genera el responsable hay que analizar por qué no está siguiendo el procedimiento establecido y por lo tanto tratar que lo cumpla.

Tanto la definición de funciones, asignación de tareas, redacción de procedimientos y control de los mismos son responsabilidad de la empresa, los consultores del ERP implantan la solución informática de acuerdo a los requisitos de la empresa por lo que no se puede esperar que los consultores sean los encargados de organizar internamente la empresa.

Es clave que en la empresa haya una figura encargada de la organización interna y de que se cumplan correctamente los procedimientos establecidos, así como la identificación y propuesta de mejoras que permitan a la empresa realizar optimizar sus recursos internos y generar información fiable y útil para la toma de decisiones.

En algunas la función del control la realiza el líder de la implantación del ERP en otras empresas la función la puede desempeñar el Controller, el responsable de Administración, el Director financiero, el gestor de Proyectos, el responsable de Calidad o en otros casos un consultor de negocios externo.

Sin una persona que organice internamente la empresa para la utilización del ERP y su control, la implantación, la puesta en marcha y el aprovechamiento de todo el potencial del ERP se complica.

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

La importancia del líder del proyecto en la implantación de cualquier ERP como ODOO

Para garantizar el éxito en la implantación de cualquier ERP es importante la designación por parte de la empresa de un líder o responsable del proyecto.

Una persona de la empresa con capacidad de coordinar y liderar la implantación.

 

¿Qué funciones debería realizar un líder o responsable de implantación de un ERP por parte de la empresa?

• Es recomendable que el responsable o director de proyecto tenga experiencia y conocimientos técnicos avanzados en gestión empresarial.

La implantación de un ERP no es únicamente un proyecto informático, es un proyecto de gestión empresarial que ayuda a mejorar los procesos y los flujos de trabajo de la empresa.

Los consultores del ERP desconocen los procesos y los flujos de trabajo de la empresa, el responsable del proyecto es el que debe proporcionarlos o comunicarlos a la empresa consultora.

Hay que tener en cuenta que un ERP es un sistema de gestión que integra todas o casi todas las áreas de la empresa, por lo que si el líder del proyecto es un experto contable sin conocimientos de otras áreas posiblemente estas puedan llegar a flaquear en el aprovechamiento o la correcta optimización que deberían tener.

 

• Se recomienda que el director de proyecto disponga del tiempo suficiente para poder revisar todas las fases que se van implantando.

En estos proyectos es fundamental cumplir con los plazos de entrega propuestos desde el inicio para que no se alargue más de lo necesario.

En muchas ocasiones se culpa a la empresa consultora de demoras en los plazos de entrega cuando en realidad es la empresa la que no aportado la información a migrar o no ha revisado los entregables o procesos cuando correspondía.

Es importante que el líder participe en la fase de diseño o análisis del ERP para reducir el nº de imprevistos durante la implantación.

 

• El director de proyecto es el nexo de unión entre la empresa y la empresa consultora.

La comunicación será lo más fluida posible en todo momento.

Es inviable que la empresa consultora tenga que tratar con cada empleado de la empresa de forma individual, cada empleado tendrá sus necesidades o requisitos, obviamente la función debe recaer en el líder o responsable del proyecto por parte de la empresa.

¿Es posible que haya responsables de proyecto en distintas áreas?

Es posible y recomendable pero siempre bajo supervisión y la aprobación de un único responsable.

Por ejemplo, si el responsable de fabricación solicita un determinado informe o una mejora de proceso, el líder del proyecto lo debería aprobar y tener conocimiento de la solicitud.

Estas son recomendaciones para cumplir los objetivos de implantación en cuanto a plazos de entrega y ítems a cubrir.

Cuadro de Mando Integral en el ERP ODOO. Análisis y control de Indicadores Clave

Una de las funciones más destacables de un cuadro de mando es el poder controlar los indicadores de forma rápida y gráfica, así podemos detectar visualmente lo que va bien y lo que va mal sin tener que procesar informes más complejos o elaborados.

Un tipo de gráfico que se suele utilizar de forma habitual en los cuadros de mando son los gráficos Gauge, este tipo de gráfico representa muy bien el progreso de un medible respecto a un objetivo o un valor comparativo.

En el gráfico se muestra el porcentaje de progreso con alerta de colores degradados desde el rojo, pasando por el amarillo hasta el verde en función del estado del medible comparado con el objetivo u otro valor comparativo.

En el Cuadro de Mando de indicadores clave para ERP ODOO se puede comparar para el periodo seleccionado los datos reales vs el objetivo, los datos reales acumulados vs el objetivo acumulado, los datos reales vs el año anterior y los datos reales acumulados vs el año anterior acumulado.

Los indicadores se pueden agrupar por categorías, responsables… se pueden filtrar y buscar, así como acceder rápidamente a la información más detallada de cada indicador.

En las siguientes imágenes adjuntas se presenta de forma simplificada algunos aspectos del funcionamiento del Cuadro de Mando de Indicadores clave o KPIs.

A través del Cuadro de Mando se pueden definir objetivos para compararlos con los datos reales de los indicadores clave calculados de forma automática y al mismo tiempo compararlos con los datos del año anterior.

 

Este sistema del ERP ODOO no es un módulo que se pueda instalar fácilmente, cada Indicador clave requiere la configuración y parametrización ya que no todos se comportan de la misma y cada uno requiere un tratamiento y cualidades diferentes. Nosotros desarrollamos las fórmulas de cálculo de los indicadores para que se puedan actualizar de forma automática.

Con este sistema evitarás confeccionar plantillas complejas en Excel, ahorrarás mucho tiempo administrativo que podrás dedicar a lo que realmente es importante: controlar, analizar y tomar decisiones.

Despreocúpate del trabajo duro del mantenimiento del Cuadro de Mando y preocúpate en gestionar los resultados.

Creación-de-Indicadores-y-registro-objetivos-ERP-ODOO

Indicadores-CMI-entrada-datos-ERP-ODOO

Análisis-periodo-indicadores-ERP-ODOO

Indicadores-BSC-actualización-datos-reales-ERP-ODOO

KPI-datos-reales-información-ERP-ODOO

Indicadores-dashboard-real-vs-objetivo-comparación-ERP-ODOO

KPIs-dashboard-agrupación-por-categorías-ERP-ODOO

Real-Vs-presupuesto-acumulado-dashboard-gráficos-gauge-ERP-ODOO

Real-vs-anterior-análisis-ERP-ODOO-KPIs-dashboard

KPI-BSC-selección-imprimir-ERP-ODOO

Indicadores-CMI-PDF-informe-ERP-ODOO

Excel y ERP ODOO inseparables compañeros de viaje

Muchos profesionales se empeñan en matar a Excel en la gestión de las empresas, sinceramente dudo que eso vaya a pasar alguna vez, cuando lo que realmente está ocurriendo es que los mejores ERPs del mercado, los más avanzados tecnológicamente dependen de Excel como complemento o parte del proceso de la implantación.

 

Excel es un excelente compañero de viaje de un ERP.

Es contradictorio que un ERP open source dependa de una herramienta privativa como Excel para muchos aspectos, en versiones antiguas del ERP costaba encontrar algún módulo relacionado con Excel, actualmente hay todo tipo de módulos que exportan a Excel, y esto es así porque las empresas lo demandan.

 

Cuando implantamos el ERP ODOO en una empresa una de las primeras cosas que nos preguntan los usuarios es cómo exportar listados a Excel Un patrón común en todas las empresas,

¿qué misterio lleva a todas las empresas querer exportar listados a Excel, no tienen suficiente con la información que proporciona el ERP?

¿En el ERP no se pueden realizar filtros, búsquedas y operaciones aritméticas?

¿No se supone que la implantación de un ERP va a reducir el uso de Excel en la gestión de la empresa?

Entonces, cuál es el motivo por el que todas las empresas necesitan exportar la información a Excel.

Pues por el motivo para el que Excel fue creado, para analizar, controlar la información y para tomar decisiones.

Las empresas están acostumbradas a utilizar Excel por su flexibilidad y rapidez, así que el ERP queda como una gran base de datos para gestionar información y automatizar procesos administrativos, pero ¿puede un ERP analizar la información igual que se analiza con Excel?

 

Excel es flexibilidad y rapidez.

Si por ejemplo necesito un informe que cruce información entre distintas áreas con Excel lo puedo obtener en muy poco tiempo.

Además necesito que el informe sea dinámico y esto me lo permiten las tablas dinámicas, pero además necesito automatizar ciertos aspectos y esto lo puedo realiza con macros.

El mismo informe integrado en el ERP posiblemente supongo un coste adicional, además del tiempo de elaboración puede durar días, semanas o meses.

 

¿Cómo se controla que la información del ERP sea correcta y fiable? Normalmente con Excel.

Muchas veces tenemos fe ciega en que la información del ERP es completamente correcta, sin embargo la realidad es todo lo contrario.

Un ERP es una poderosa herramienta, pero es compleja en su implantación y en su manejo, es fácil cometer todo tipo de errores en el sistema.

Por esta razón se recurre muchas veces a Excel para realizar comprobaciones, comparaciones, cruces y controles. Con Excel puedo rápidamente filtrar, agrupar, realizar operaciones aritméticas, cruzar información, poner alertas… y así comprobar que la información del ERP sea correcta.

¿Puedo en un ERP realizar simulaciones de datos para la toma de decisiones?

Posiblemente se puede, pero tal vez el esfuerzo y el coste económico supongan un obstáculo.

Así que normalmente utilizamos Excel para crear modelos de simulación de datos que nos permitan tomar decisiones, por ejemplo teniendo en cuenta históricos y previsiones.

Durante el proceso de implantación del ERP normalmente se requiere la importación de datos desde el programa antiguo, y esta función generalmente se realiza con Excel o CSV.

Y por último, es recomendable antes de poner en marcha un desarrollo para un ERP, realizar una simulación o un diseño y en muchos casos se suele utilizar Excel para tal fin.

Si funciona y está validado con Excel es más fácil trasladarlo al ERP.

 

Así que como veis Excel está más vivo que nunca, las nuevas versiones lo han dotado de una capacidad unas funcionalidades increíbles, pero hay que utilizarlo adecuadamente en lo que es un especialista.

Algunos usuarios me han solicitado que Excel funcione como un ERP (gestione almacenes, lleve la contabilidad…) y eso es técnicamente imposible.

Excel realiza aquellas funciones que un ERP no llega o supondrían un coste tan alto que no vale la pena la inversión.

Ambos sistemas son complementarios y no sustitutivos.

¿Cuál es el coste del ERP ODOO y cuándo se rentabiliza la inversión? El caso del área económico-financiera y contable.

Antes de analizar el coste del ERP ODOO piensa en los beneficios de la implantación de un sistema de gestión de la información de la empresa de este tipo.

Este tipo de sistema no es un software paquetizado normal, está diseñado para ahorrar dinero a la empresa, mejorar sus procesos, mejorar el control y el análisis de la información y ayudar con información precisa y fiable en tiempo real en la toma de decisiones.

¿Cuántos libros Excel utilizas actualmente para procesar información clave de la empresa?

¿Cuánto tiempo tardas en actualizar y mantener las hojas de cálculo?

¿Llevas la contabilidad al día? Llevarla al día no me refiero a tenerla con 1 mes o 2 meses de demora, me refiero a llevarla con 1 o 2 días o una semana como máximo.

¿Cuánto tiempo tarda el contable en emitir o recibir facturas, generar los asientos, contabilizar y puntear los bancos?

En el ERP ODOO todos estos procesos se realizan de forma automatizada, el trabajo administrativo de registro de datos prácticamente desaparece.

La figura del contable tiende a convertirse en un Controller o Responsable Financiero.

 

Un contable registrando datos realmente no aporta valor o aporta muy poco valor a la empresa, no produce, no vende, no aporta información para la toma de decisiones.

De hecho, muchas empresas tienen externalizada la función contable.

Un controller o un Responsable Financiero sin embargo tienen una función clave en la empresa ya que facilitan información a la dirección o a los responsables de área para tomar decisiones clave sobre fijación de precios, control de márgenes, reducción de costes, rentabilidad de las inversiones, disponibilidad de fondos, necesidades de financiación…

Para que la función del controller o responsable financiero se pueda efectuar correctamente la empresa necesita la herramienta adecuada para que puedan desarrollar su función.

Necesitan información actualizada y fiable, información contable y del resto de áreas. Necesitan tener la contabilidad al día para por ejemplo poder realizar previsiones de tesorería.

Si el saldo de bancos, clientes y proveedores, y la conciliación de facturas no se lleva al día difícilmente se va a poder hacer una previsión de tesorería a corto o medio plazo.

Sin una planificación de tesorería es difícil tomar decisiones estratégicas, decisiones sobre inversiones, contrataciones o de carácter comercial.

¿Cómo sabes la financiación que necesitas realmente si no llevas la información al día y haces previsiones?

¿Tienes unos costes financieros elevados que reducen tu margen de explotación?

¿Cómo sabes la deuda de tus clientes y tus compromisos de pagos?

¿Qué información vas a llevar a la entidad financiera para que te concedan la financiación que necesitas?

 

Muchas empresas (gerentes, socios, bancos…) necesitan conocer los costes reales de sus productos o servicios en tiempo real, necesitan saber la rentabilidad de sus productos, clientes, empleados o proyectos ahora, no dentro de 2 o 3 meses, cuando el tiempo ya ha sido historia, lo importante es lo que acaba de ocurrir recientemente y lo que ocurrirá mañana y dentro de unos meses.

Cada vez más empresas utilizan un Cuadro de Mando para gestionar su estrategia, la actualización de los KPIs debe ser lo más automatizada posible y en tiempo real.

Un gerente no puede tomar decisiones ni controlar los objetivos con 3 meses de demora.

Haz ahora un resumen de todos los ahorros, las mejoras y la ayuda que puede aportar solamente al área económico-financiera de la empresa, imagina el beneficio que puede aportar añadiendo el resto de áreas de la empresa.

El coste de un proyecto de ODOO puede llegar a ser inferior al coste de un año del trabajador de una empresa (el coste del proyecto depende de muchos factores y de las funcionalidades que necesita cada empresa)

 

Los beneficios del ERP ODOO se empiezan a notar desde el momento de la implantación por lo que algunas empresas en uno o dos meses ya han amortizado la inversión, a partir de entonces la empresa que lo ha implantado correctamente y lo tiene optimizado solo genera rentabilidad.

 

La curva de aprendizaje del ERP ODOO es muy rápida debido a su sencillez, a la automatización de los procesos, a la obtención de forma automática de la información y al soporte de la empresa consultora del ERP.

 

Haz cálculos y verás la gran ventaja de disponer de unas de las mejores herramientas de gestión del mercado en tu empresa.

Cómo calcular el Plazo de Recuperación de Inversión ERP ODOO

Para simplificar el cálculo de indicadores como el ROI, VAN o TIR, he desollado una plantilla Excel con la que podrás calcular fácilmente el plazo de la recuperación de la inversión en la implantación del ERP ODOO así como el impacto económico positivo que deja en la empresa.

Al final de este artículo podrás descargar gratuitamente la plantilla.

 

Cálculo-plazo-recuperación-inversión-ERP-ODOO

El retorno de la inversión de un ERP es generado por el valor económico obtenido por la mejora de los procesos aportados por la implantación del sistema.

 

Un ERP como el caso de ODOO, que integra casi la totalidad de las funciones de gestión que puede necesitar una empresa, las mejoras que puede aportar son las siguientes:

  • Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa, tan en el registro de datos como en el procesamiento de la información para el control, el análisis y la toma de decisiones.
  • Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos, eliminación de los dobles trabajos, los retrabajos y reducción de los registros manuales.
  • Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling, con la finalidad de mejorar las decisiones financieras.
  • Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real y automatizada para controlar y analizar de forma simplificada los aspectos clave del negocio y del funcionamiento interno de la empresa.
  • Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información, como por ejemplo a la hora de llevar un control del stock o la ausencia de empleados, ya sea por vacaciones u otras causas.
  • Eliminar el uso satélite de hojas de cálculo y bases de datos que pueden conducir a errores y a pérdidas de información.
  • Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario. Curva de aprendizaje muy baja. La gestión deja de ser exclusiva e independiente de cada usuario y pasar a formar parte del conjunto de la empresa. Esto permite trabajar a la empresa en equipo. Por ejemplo, cualquier usuario puede aprender contabilidad en el ERP sin ser especialista. Esto implica una reducción de costes de formación en temas de gestión.
  • Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios, o el control de la rentabilidad prevista y real de una fabricación o un proyecto, así como la posibilidad de obtener informes de rentabilidad de proyectos, clientes o canales de venta (equipo comercial, venta online, ferias, campañas…) Esto mejora la precisión del análisis y la toma de decisiones.
  • Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online. Incremento de la productividad del equipo comercial, mejora de la captación de leads o contactos y el seguimiento de las acciones comerciales, así como la facilidad a la hora de elaborar presupuestos de venta. Mejora de la inteligencia comercial y la toma de decisiones de aspectos clave en el área comercial y de marketing.
  • Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada, al ser un sistema muy sencillo de utilizar y manejar y que no requiere esfuerzos para la obtención de información que facilitan su trabajo del día a día. El personal se siente más involucrado en la gestión de la empresa.
  • Mejora de la comunicación entre el personal de la empresa. Se evitan errores de comunicación, exceso de emails, reuniones innecesarias, se evita la comunicación en papel, en definitiva, mejora la coordinación interdepartamental.
  • El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa. Facilita la comunicación de las buenas prácticas y facilita la metodología de mejora continua (tradicionalmente exclusivo de las grandes multinacionales que cada vez más pequeñas y medianas empresas están adoptando)
  • El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones, así como la adaptación a cambios en procedimientos de trabajo o incorporación de nuevos procedimientos.

Todas estas mejoras son difíciles de cuantificar por parte de la empresa consultora en la implantación del ERP ODOO, lo habitual es que la empresa que decide llevar a cabo la implantación del ERP haga un ejercicio de estudio de la situación en la que se encuentra y qué mejoras cuantificables esperan obtener con el ERP.

Cada empresa es la que mejor conoce su actividad, sus procesos, sus recursos y el valor de los mismos.

Nadie mejor que el que trabaja en una empresa puede saber dónde y cómo se puede ahorrar dinero y qué se puede hacer para incrementar las ventas de forma rentable.

 

Sería muy atrevido afirmar que el impacto de una mejora sustancial en la cuenta de resultados es debido a la implantación del ERP ODOO.

Un impacto positivo en la cuenta de resultados depende de muchísimos factores y variables, una implantación exitosa del ERP ODOO puede contribuir en gran medida a este resultado para hay que tener en cuenta el resto de factores.

En la siguiente plantilla que puedes descargar de forma gratuita puedes realizar un cálculo del plazo de recuperación de la inversión en el ERP ODOO y calcular el efectivo neto generado por las mejoras del ERP a los 2 años de la implantación descontando la inversión inicial.

Los datos mostrados en el ejemplo son ficticios por lo que solo hay que tomarlos como lo que son, un ejemplo.

Descarga aquí el archivo

PROBLEMAS frecuentes que tienen SOLUCIÓN en empresas con ERP ODOO

Muchas empresas contactan conmigo porque muestro casos reales, tutoriales, trucos y consejos sobre el ERP ODOO en los que explico cosas que sus consultoras no han hecho duranta la implantación y tampoco después de la implantación.

Las empresas se dan cuenta que muchos de los usuarios no tienen ni idea de cómo utilizar correctamente el ERP, hay procesos mal configurados, o no están completos o faltan funcionalidades…

Si la consultora no les guía, la empresa no sabe si lo está haciendo bien o mal, si necesitan adaptar ciertas funciones, si necesitan módulos adicionales o desarrollos que generen rentabilidad a la empresa desde el punto de vista de reducción de costes o de incremento de ingresos.

 

Esta situación conlleva que haya muchos errores registrados en el ERP, información incompleta, estancamiento en ciertas actividades, falta de control….

 

Y en consecuencia esto genera inseguridad, incertidumbre, falta de confianza, pérdida de tiempo para la resolución de problemas, poca fiabilidad de la información….

Todo lo contrario a lo que se espera cuando se implanta uno de los mejores ERPs del mercado.

La empresa espera rentabilizar la inversión mejorando sus procesos, reduciendo trabajo administrativo y centralizando la información para aprovecharla con la finalidad de llevar una mejor gestión.

Una vez la información fluye correctamente a través de la empresa, los procesos y procedimientos se han definido, se han minimizado los errores, y todo empieza a ir sobre ruedas, la empresa se encuentra con una gigantesca base de datos que le sirve para la gestión del día a día, pero desconoce la forma de sacar partido a tanta valiosa información.

Aquí el Controller del ERP ODOO también juega un papel importante ya que es el que se encarga de proporcionar la información adecuada a la DIRECCIÓN que les permita no solo tomar decisiones en el presente sino aplicando técnicas y metodologías de proyecciones, anticipar el futuro para decidir acciones o medidas correctivas que mejoren los resultados y consigan que con el paso del tiempo la empresa sea cada vez más competitiva.

 

Muchas empresas con ERP ODOO (no todas) tienen los siguientes problemas o carencias:

⚠️ Falta de asesoramiento en el apartado funcional, de procesos y procedimientos

⚠️ Configuración errónea de funcionalidades clave

⚠️ Falta de apoyo en la puesta en marcha o a la hora de empezar a trabajar con el ERP

⚠️ Procesos no definidos correctamente o sin ser completados

⚠️ Falta de ayuda a la hora de corregir errores cometidos por los usuarios

⚠️ Carencia de funcionalidades necesarias para mejorar el control y el análisis

⚠️ Falta de comprensión en la relación entre las distintas áreas, falta de perspectiva global

⚠️ Carencia de herramientas complementarias y el asesoramiento adecuado para aprovechar la información del ERP con la finalidad de llevar un Control de Gestión y Financiero profesional

⚠️ Falta de coordinación entre los roles y las funcionalidades. ¿Quién tiene que realizar cierta función?

⚠️ Falta de coordinación y comunicación con la empresa consultora para la mejora continua del ERP

⚠️ Carencia de informes avanzados que permitan un control total del negocio, así como la planificación, previsión, presupuestación, análisis, simulaciones y la facilitación de información para una toma decisiones acertadas.

 

¿Todo esto te suena familiar si ya tienes ODOO, verdad?

Si esta es tu situación no desesperes, todavía hay tiempo para realizar mejoras que tengan un impacto positivo en la cuenta de resultados y permitan rentabilizar con creces la inversión en el ERP.

⚠️¿Tienes problemas a la hora de utilizar correctamente el ERP ODOO?⚠️

⚠️¿No dispones de las herramientas necesarias para tomar las decisiones correctas en tu empresa?⚠️

Por esta razón ofrezco el servicio de controlling especializado en el ERP ODOO, en el que ayudo a muchas empresas en el apartado funcional y a aprovechar la información del ERP para aplicar técnicas y modelos de Control de Gestión.

Aquí puedes ver más información sobre el servicio que proporciono de Controlling para el ERP ODOO.

¿Qué tipos de formación del ERP ODOO se suelen realizar?

Todos sabemos el gran esfuerzo que hay que dedicar a formar a los usuarios sobre los procedimientos que tienen que realizar en el ERP ODOO y el enorme tiempo que hay que dedicar con el alto coste que supone para la empresa consultora.

El primer tipo de formación que se suele dar es el que se realiza en casa del cliente, la típica charla formativa que puede durar de 2 a 4 horas cada sesión.

Si hay suerte y el usuario sigue despierto, posiblemente habrá asimilado el 10% de toda la información suministrada. Este tipo de formaciones suelen ser perfectas para justificar parte del coste del proyecto, pero improductivas de cara a que el usuario aprenda a utilizar un ERP.

El usuario una vez se ponga delante de la pantalla no tendrá ni idea de por dónde empezar ni qué hacer.

 

Tipo de formación One to One. Este tipo de formación representa un alto coste para la empresa consultora ya que tiene que destinar recursos para poder atender a los principales usuarios de la empresa cliente en formaciones individuales, además suelen ser en casa del cliente por lo que el coste es muy alto.

Este tipo de formaciones además de ser costosas, son peligrosas ya que casa usuario barre para su propia casa solicitando todo tipo de cambios según les convenga, estas solicitudes de cambios y de adaptaciones están argumentadas sin una visión global, de integración o de sinergias que puede aportar el ERP ODOO, por lo que el proyecto puede acabar siendo un tremendo fracaso.

 

Formación a través del líder del proyecto. Primero se forma al líder de la empresa cliente y este coordina la formación recibida con el resto de los usuarios.

Esta situación es la ideal ya que hay que dedicar pocos recursos y se le pasa la patata caliente al líder de la empresa, por lo que si algo sale mal siempre se le puede culpar a esta persona.

El problema es que los buenos líderes de proyectos son una especie en extinción por lo que lo más seguro es que acabes con un tipo de formación 1 to 1.

 

Formación la “biblia” de ODOO escrita y con cientos de diapositivas.

Todo documentado por escrito en un libro de cientos de páginas para justificar parte del coste del proyecto, un sistema que pasa la patata caliente a la empresa cliente, es costosa de realizar, difícil de digerir por parte de la empresa y poco flexible ante modificaciones, nuevas funciones, nuevos procedimientos…

El ERP ODOO es como un ser vivo que evoluciona a lo largo de la implantación y también una vez ha arrancado, por lo que tener que reescribir y reeditar la “biblia” es un trabajo arduo e improductivo para ambas partes.

 

Formación sobre la marcha. Se implanta el ERP, los empleados de la empresa cliente se tienen que enfrentar a un nuevo sistema, no han recibido ningún tipo de formación previa ya que la empresa consultora ha dedicado todos los esfuerzos y tiempo a implantar el ERP.

Así que hay que preparar un regimiento de empleados para dar servicio al cliente, te machacarán a correos, a llamadas telefónicas a cualquier hora del día, a video conferencias, formaciones 1 to 1, envío de documentos por escrito…

Un coste altísimo para la empresa consultora, que ni de cerca cubre la cuota de mantenimiento, este tipo de proyectos no suelen ser rentables.

 

Y por último la creación de video tutoriales, es el sistema que yo prefiero, ya que tiene un bajo coste de producción, son más fáciles de digerir y recordar que una charla o un documento escrito, el empleado lo puede visualizar todas las veces que necesite, le sirve de recordatorio para procedimientos que tenga que realizar con menos frecuencia, justifican parte del coste del proyecto y en el caso de que el procedimiento o la funcionalidad cambie siempre se puede hacer un nuevo video tutorial.

Una vez el usuario ha revisado el video tutorial, siempre se le puede acompañar con una formación práctica a través de video conferencia para las dudas que pueda tener.

De esta forma la empresa consultora con un bajo coste puede implementar un sistema de formación con éxito y dejar para el mantenimiento los bugs o los fallos que puedan cometer los usuarios y que hay que dedicar bastante tiempo a solucionar.

 

Pero ojo, no sirve con video tutoriales genéricos, lo ideal es hacerlo personalizado a cada empresa, con sus procedimientos, sus datos, sus permisos… Cada empresa es única, su ERP también lo es, por lo tanto la formación también debe ser individualizada.

Y en mi caso, además de los tutoriales a través de vídeo también los acompaño de asistencia guiada y personal, asistiendo al usuario en los procedimientos que va a utilizar.

 

La formación se entiende como un recordatorio de los procedimientos que tiene que realizar el usuario, no lo confundamos con toda la consultoría de diseño y de puesta en marcha que es otro tema que trato en los siguientes artículos.

Si no dispones de tiempo para realizar una formación personalizada a través de video tutoriales de los procedimientos de tu cliente puedes contactar conmigo para ahorrarte el trabajo y el coste y esfuerzo que puede suponer para tu empresa.

4 Razones por las que puede fracasar la implantación del ERP ODOO

Cuando decidimos implantar un ERP puede ocurrir que se fracase en el proceso.

Esto no suele ocurrir con frecuencia pero a veces pasa.

¿Qué se entiende por fracaso en la implantación de un ERP?

Normalmente un “fracaso” en la implantación ocurre cuando el cliente espera un resultado que no está obteniendo.

Una vez ocurre esta situación las empresas recurren a diversas decisiones, como por ejemplo continuar la implantación con otra empresa consultora, aparcar la implantación y continuar con el programa de gestión anterior o cambiar a un nuevo ERP.

Otras empresas se resignan con el resultado de la implantación y continúan con el ERP a pesar de no cumplir al 100% las expectativas.

razones fracaso implantación ERP ODOO

Como imaginareis todos los problemas tienen el mismo origen y denominador común “no cumplir con las expectativas” por esa razón hay que tener muy claro qué se quiere conseguir y trazar un plan de cómo conseguirlo.

A continuación, os comentaré 4 razones por las que puede fracasar la implantación del ERP ODOO:

 

Razón Nº 1. No informarse correctamente sobre las características, las necesidades y el funcionamiento del ERP ODOO.

Muchas empresas oyen o leen mensajes como “barato”, “sin licencias”, ”gratis”, “multidispositivo”, “multiusuario”… Pero se olvidan de lo realmente importante, ODOO es un ERP, es un sistema de gestión integral que implica a todas o casi todas las áreas clave de la empresa.

Puedes comparar el ERP ODOO con otros ERPs como NAVISION o SAP.

Antes de decidirte por un ERP infórmate todo lo que puedas sobre el mismo y averigua si cumple con los requisitos que tu empresa necesita.

El fracaso comienza cuando por falta de información la empresa piensa que el ERP ODOO realiza muchas funciones por defecto, o realiza sin necesidad de desarrollo las funciones que necesita.

Infórmate qué tiene el ERP ODOO de base, de módulos disponibles, de necesidades de desarrollo o adaptaciones, infórmate también sobre las necesidades de migración de datos, las plantillas, informes, los requisitos del hardware y el mantenimiento del sistema…

 

Razón Nº 2. No trasladar correctamente a la empresa consultora o al responsable técnico todas las necesidades que tiene la empresa respecto a las funcionalidades del ERP.

Esto además de ser causa de fracaso suele ser causa de conflicto entre la empresa y la consultora.

Muchas empresas deciden implantar con el método “sobre la marcha”, es decir, vamos incorporando funciones según se vaya viendo la situación.

Otras empresas dan por hecho funciones básicas en el estándar del ERP, pero se olvidan de que es un ERP internacional, de código abierto y que lanzan nuevas versiones cada año.

La cantidad de opciones de configuración y de parametrización son inmensas, y en consecuencia, si la empresa no indica a la consultora lo qué necesita, la consultora da por hecho que la empresa no lo necesita.

Esto puede dar lugar a que algo que la empresa considera clave, no se lo ha comunicado a la empresa consultora, la empresa consultora no lo ha incorporado en el presupuesto o en la lista de requisitos, la empresa una vez realizada la implantación lo solicita dando por hecho que estaba incluido y la empresa consultora se niega a incorporarlo en el presupuesto inicial teniendo que incorporarse en una ampliación, obviamente esto causa tensiones y conflictos que pueden perjudicar al conjunto de la implantación.

 

Razón Nº 3. La falta de un líder de la implantación por parte de la empresa.

Sin líder no hay organización, no hay supervisión, no hay testeos, no se avanza, se abandonan muchas actividades, no hay consenso…. Y todos estos ingredientes pueden hacer que la implantación fracase.

 

Razón Nº 4. La falta de actitud y cualidades técnicas de algunos empleados de la empresa a la hora de asumir el cambio del sistema.

Hay empleados que por diversas razones sabotean la implantación, negándose a contribuir, demorando actividades, no aceptando la formación…

También hay que tener en cuenta que poner en marcha un ERP es como ponerse por primera vez en el asiento de un fórmula 1, aunque sepas conducir, te vas a encontrar con un escenario completamente distinto a la conducción de un utilitario.

No es lo mismo gestionar un programa de contabilidad específico que la contabilidad integrada en la gestión de la empresa.

Esto no significa que sea más complicado, todo lo contrario, realmente es más sencillo ya que reduce enormemente el trabajo administrativo y elimina la duplicidad de trabajos, pero hay que saber manejarlo y comprenderlo, y para conseguirlo el personal clave debe tener la ilusión de que el cambio será para mejor.

¿Estás decepcionado o tienes problemas con tu implantación del ERP ODOO?

¿Has instalado el ERP ODOO por tu cuenta y te sientes decepcionado debido a que no funciona como esperabas? Tranquilo no eres el único…

La base de ODOO sirve para empresas con muy pocas exigencias o expectativas a nivel de gestión.

problemas erp odoo

Para conseguir que el ERP ODOO funcione correctamente hay que realizar las configuraciones adecuadas, las parametrizaciones correspondientes, instalar los módulos disponibles que se necesitan, desarrollar funcionalidades adaptadas a cada empresas… y lo más importante conseguir que el ERP vaya en línea con los objetivos que tiene la empresa como pueda ser reducir trabajo administrativo, mejorar el control de las operaciones, utilizar la información para tomar decisiones más precisas, controlar mejor las actividades de la empresa…

 

Conseguir todo esto requiere de un plan de trabajo que pasa por realizar un análisis de la empresa, modelar el diseño previo del ERP, realizar la ejecución óptima del diseño, validar por parte de la empresa de los avances en el proyecto, proporcionar la adecuada formación a los empleados y facilitar un excelente servicio de atención al cliente.

Junto a un equipo de programadores hemos retomado muchas implantaciones realizadas por las propias empresas, es decir implantaciones consideradas fallidas, debido a que la propia empresa no tiene la capacidad, los recursos adecuados o la experiencia y conocimientos necesarios para llevarlo a cabo.

Es posible que la empresa pueda llevarse una imagen negativa del ERP por desconocimiento de todo su potencial y por la experiencia fallida en la implantación.

Si es tu caso te animamos a que reconsideres la oportunidad de poner en marcha en tu empresa una de las mejores herramientas de gestión empresarial del mercado.

¿Necesitas arreglar o poner en marcha desde cero tu ERP ODOO?

¿Quieres saber hasta dónde puedes llegar con el ERP ODOO?

Ahorrar Dinero y Trabajo con ERP ODOO

Cómo ahorra un ERP trabajo administrativo en la empresa

¿Realmente se ahorra con un ERP tiempo de trabajo administrativo?

O es una ilusión para vender soluciones que no necesita la empresa.

Antes que nada comentar que un ERP por sí solo no hace milagros, un ERP es un reflejo de las actividades de la empresa integradas en una única solución diseñada para reducir y simplificar el trabajo.

 

En la implantación y el manejo del ERP participan 2 grupos de personas.

El grupo de las personas que van a hacer uso del ERP (tanto los que realizan el input o introducción de datos como los que utilizan el output o control, análisis y toma de decisiones con la información que proporciona el ERP) y el grupo que traslada la actividad de la empresa al sistema y lo pone en marcha, es decir el equipo de consultores (informáticos y de gestión)

Ahorro-trabajo-administrativo-ERP

La comunicación e interacción entre los 2 grupos de personas es fundamental para que un ERP haga lo que está previsto que realice.

El grupo de los usuarios debe entender el concepto general de un ERP, las razones de su utilización.

En un ERP todo está integrado y esto es complicado de entender cuando un usuario solamente conoce su ámbito de actuación.

Si el usuario no entiende la conexión de su área con el resto de la empresa y las implicaciones que tienen sus accionen en otras áreas, lo más  seguro es que rechace el nuevo sistema y ponga trabas a la hora de integrar su área con el resto.

 

Un ERP se implanta para incrementar el control de aquellas actividades que en la actualidad no se controlan y para integrar en un solo sistema todas las herramientas de información que hay en la empresa y que generan trabajos duplicados e innecesarios o falta de fiabilidad debido a la no integración con el resto de áreas.

 

Un ERP sigue un proceso lógico y natural de lo que ocurre en la empresa por lo que cada paso y fase tiene su razón de ser. Por lo tanto todas las fases son importantes y se tienen que tener en cuenta.

Demasiados atajos en las fases puede llevar a una pérdida de control del proceso o complejidad a la hora de deshacer errores o equivocaciones.

Es recomendable los atajos en las fases en su justa medida.

En alguna ocasión algunos usuarios nos han comentado que el ERP les generaba más trabajo.

 

La situación previa a la implantación del ERP era la siguiente: Una empresa en la que no llevaban control de stock, no llevaban gestión de trazabilidad.

Los movimientos de fabricación los anotaban en una hoja de cálculo, los albaranes los emitían redactados a mano en formato papel sin que quedasen registrados en ningún sistema informático.

Las facturas se generaban con la información de los albaranes hechos a mano y posteriormente se hacía el asiento contable en el programa de contabilidad.

 

Con la implantación del ERP se estableció primero generar el pedido de venta para con 2 clics generar el movimiento de stock y el albarán de salida valorado y con un clic generar la factura y automáticamente el asiento de venta.

La información solamente se introducía 1 vez, en el pedido de venta, el resto de pasos se generaban automáticamente.

Además de reducir un 80% el tiempo de trabajo administrativo se genera control sobre stocks y la trazabilidad (actividades que antes no controlaban)

 

A pesar de lo obvio de la reducción de tiempo en el proceso global y en el control de aquellos procesos que no controlaban, el usuario consideraba que el nuevo sistema le generaba más trabajo ya que tenía que hacer varios clicks que antes no hacía en la misma fase.

A priori puede parecer que el nuevo sistema genera más trabajo, pero la razón es simple, ahora empiezan a controlar cosas que antes no hacían y esta situación por lógica genera fases que antes no tenían, pero en el conjunto no implica mayor cantidad de trabajo sino todo lo contrario.

 

En cuestión de una semana el usuario ha reconocido las bondades del nuevo sistema.

Ahorro de tiempo en trabajo administrativo y generación de informes.

Enorme incremento del control de la empresa.

Contabilidad ERP ODOO. Automatiza los procesos y ahorra trabajo administrativo

La contabilidad en ODOO está diseñada para que los procesos administrativos estén lo más automatizados posibles. El trabajo de contabilizar se sustituye por el trabajo de analizar y controlar la contabilidad.

 

La contabilidad en su mayor parte es consecuencia de las operaciones normales de la empresa como facturar ventas, registrar facturas de compras, cobrar facturas de venta y pagar facturas de compra.

En menor medida hay asientos que no son generados a través de facturas de compras o de ventas como pueden ser liquidaciones de impuestos o nóminas.

 

Estos asientos también se pueden automatizar en caso de que el tiempo que ahorra sea mayor que el coste de la automatización, en caso de no tener la necesidad de ser automatizados ODOO permite la creación sencilla de asientos manuales con una recurrencia temporal o simplemente con la función duplicar y cambiando los importes del nuevo asiento.

¿Te imaginas no tener que contabilizar nunca más asientos de facturas y de cobros y pagos?

 

Como se puede observar en el mapa de procesos contables desde las facturas de venta y de compra se generan los asientos contables. Tanto las cuentas contables se definen por defecto en el producto, el cliente y el impuesto, aunque se pueden modificar en la factura o en el asiento.

Contabilidad-con-ODOO-ERP-Open-Source-código-abierto

El asiento también incorpora los datos referentes a la fecha de vencimiento del cobro o del pago, datos originados en la factura, por lo que el mismo asiento se convierte en un documento a cobrar o a pagar.

Desde los apuntes del asiento se genera el listado de vencimientos con sus respectivos estados (pendientes, cobrado, pagado…) y la forma de cobro o pago que se ha definido previamente.

Ejemplo-factura-ventas-ODOO-ERP
Acceso-a-asiento-contable-desde-la-factura-ODOO-ERP
Asiento-contable-automático-desde-factura-ODOO-ERP

El listado de vencimientos, así como otro tipo de datos (saldos bancarios, vencimientos cobros y pagos a realizar sin factura…) es lo que se utiliza para llevar una planificación de tesorería.

Desde las facturas y los asientos contables se genera el libro de IVA y los modelos de impuestos necesarios.

Y con los asientos generados por las facturas, los asientos de cobros y pagos generados a través de la conciliación de los extractos bancarios y caja y los asientos manuales se generan los principales informes contables (libro mayor, balance de sumas y saldos, balance de situación, PyG…)

Debido a la automatización de asientos a través de las facturas, los cobros y los pagos, es posible que la numeración de asientos no tenga una relación secuencial con las fechas contables, tal como obliga la legislación, por lo que a la hora de realizar el cierre anual hay una función que renumera todos los asientos en relación a la fecha contable.

Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO

Como ya sabréis un ERP es un sistema que integra la información y procesos de distintas áreas de la empresa, un ERP está diseñado para que puedan trabajar usuarios de distintos departamentos de forma centralizada.

Al ser procesos centralizados, encadenados unos con otros y controlados a través de estados o fases cuando un usuario comete un error e intenta rectificarlo el usuario se da cuenta de que la rectificación no es tan fácil como pueda ser en un programa de gestión específico o una hoja de cálculo.

errores-usuarios-erp-odoo

En el ERP se antepone lo primero de todo la seguridad, por defecto el ERP está diseñado para que un usuario no modifique los datos registrado cuando le de la gana o lo convenga.

Si un usuario comete muchos fallos y tiene que estar continuamente corrigiendo la empresa debería aplicar acciones correctivas para evitar que ocurra.

 

Llevo ya unos cuantos años implantando el ERP ODOO en las empresas y en la mayoría de ellas el número de errores cometidos por los usuarios es altísimo.

La mayor parte de los usuarios se quejan de las dificultades que tienen a la hora de rectificar el error en el ERP.

Pero lo que no entienden es que el ERP está diseñado para evitar que cometas errores y que no puedas realizar modificaciones una vez registrada.

 

Imagina que los usuarios pudiesen modificar datos de movimientos de stock, facturas, asientos, cobros, pagos, sin ningún tipo de control.

Imagina que puedan modificar datos de facturas una vez emitidas o recibidas o habiendo liquidado los impuestos o habiendo presentado los libros oficiales

En un ERP participan muchos usuarios por lo que la seguridad de la información es lo primero, para conseguir que todo funcione correctamente es recomendable que los procesos, las funciones, los roles estén procedimentados.

Que cada usuario sepa exactamente lo que tiene que hacer, cómo y cuándo lo tiene que hacer.

 

Un ERP como ODOO funciona con estados, fases o etapas, antes de validar la información siempre hay una fase previa de revisión, control o chequeo, antes de pulsar al botón de confirmación o validación del proceso el usuario tiene todo el tiempo del mundo para revisar que la información es correcta. Pero las personas somos de gatillo fácil y solemos pulsar el botón antes de revisar que toda la información esté ok.

A pesar de que el ERP ODOO esté diseñado para que no puedas rectificar fácilmente y sin control la información validada, los partners y desarrolladores han tenido que quitar todas las restricciones de seguridad para que los usuarios puedan rectificar todos los errores cometidos.

típicos-errores-cometidos-por-usuarios-ERP-ODOO

Cada vez que un usuario comete un error el tiempo y la pérdida de dinero que genera es considerable, por lo que la empresa debería aplicar métodos de control preventivos o como se suele utilizar en la terminología “lean” métodos poka-yoke para la prevención de errores.

 

Los errores más comunes que suelen cometer los usuarios en el ERP ODOO:

  • Crear una cuenta contable de forma errónea
  • Emitir una factura sin haber registrado el CIF correctamente en la ficha del cliente
  • No registrar correctamente los datos de un cliente o un proveedor
  • Duplicar un cliente o proveedor
  • Duplicar un producto o servicio
  • Configurar erróneamente un producto o servicio
  • Creación errónea por parte de usuarios de almacenes y ubicaciones
  • Configuración errónea por parte de usuarios de impuestos y mapeos
  • Confirmar un pedido de venta con datos erróneos
  • Validar un albarán con datos erróneos
  • Validar una factura de venta con datos erróneos
  • Registrar facturas de compras con datos erróneos
  • Falta de comprensión del funcionamiento de un ERP de gestión integral

Muchos de estos errores son fácilmente evitables si la empresa se organiza apropiadamente, si se asignan funciones y roles a los usuarios y si los usuarios tienen la formación adecuada para el trabajo que van a desarrollar en el ERP.

En próximos artículos hablaré sobre estos errores y cómo solucionarlos. Aunque tal como he comentado antes, la mejor forma de solventarlos es evitar que ocurran.

Qué es y cómo aplicar técnicas POKA-YOKE en la gestión del ERP ODOO

Poka-Yoke es un término japonés que significa “evitar errores” empleado habitualmente en la metodología Lean y en procesos de calidad del área de fabricación.

La finalidad de esta metodología es aplicar sistemas automáticos de detección de errores para eliminarlos y llegar así a un resultado de cero defectos.

Tradicionalmente esta metodología se ha aplicado en áreas de fabricación y calidad sin embargo se puede trasladar su filosofía a otras áreas de la empresa que requieran evitar o reducir errores como por ejemplo el área de administración o contabilidad.

Un error en el área de administración o contabilidad puede tener repercusiones no tan importantes como el área de fabricación pero puede generar cierto descontento con clientes y proveedores y un consumo de tiempo de arreglo del error que podría destinarse en actividades que aportan mayor valor a la empresa.

 

Todo lo relacionado con errores es un “waste” o “desperdicio”, una de las funciones del Controller es detectar desperdicios y minimizarlos o eliminarlos.

¿Son los errores evitables?

¿Por qué se generan los errores?

¿Se puede poner medios para evitar de forma automática los errores?

 

Pongamos por ejemplo el caso del ERP ODOO.

El ERP ODOO es un sistema de gestión muy potente y unos de los tecnológicamente más avanzados, es un ERP open source y su base es tan abierta que si no se configura y se gestiona adecuadamente puede dar lugar a muchos errores.

 

En el ERP ODOO por defecto se puede crear una ficha de cliente con exactamente los mismos datos que un cliente ya existente incluido el nombre, esto puede dar lugar a duplicidades de un mismo cliente o proveedor.

Y con fichas de clientes o proveedores duplicadas se puede generar o registrar facturas de un mismo cliente o proveedor con distintas fichas.

 

Si el error no se detecta puede dar lugar a confusiones en la información y se pueden tomar decisiones equivocadas. Por fortuna el ERP ODOO permite la fusión de empresas duplicadas, pero hay que detectarlas, comprobarlas y es una solución que se aplica una vez se detecta el error.

clientes-duplicados-ERP-ODOO

 

Otro caso que se da en el ERP ODOO es que cuando se da de alta una empresa (cliente o proveedor) por defecto el sistema asigna una cuenta contable general.

Algunas empresas prefieren crear y asignar una cuenta contable específica.

 

El proceso de creación de una nueva cuenta contable para asignarla a la empresa se realiza de forma manual y esto puede generar errores como por ejemplo crear una cuenta con más o menos dígitos de los que corresponde o asignar el nombre de la cuenta en el campo código y viceversa.

Cuando el error es detectado hay que realizar rectificaciones a nivel contable y de facturas.

El tiempo que se pierde realizando estos arreglos es importante sobre todo si hay muchas facturas afectadas.

Con un simple mecanismo que evite errores a la hora de crear cuentas contables puede suponer a la empresa un importante ahorro de tiempo y en consecuencia de dinero sobre el tiempo desperdiciado a la hora de corregir los errores a posteriori.

errores-comunes-creación-cuentas-contables-ERP-ODOO

Si se pueden evitar errores en el ERP ODOO o cualquier proceso administrativo intenta poner mecanismos para que no ocurran. Corregir errores es un waste o desperdicio.

El trabajo administrativo no es una actividad que genera valor añadido a la empresa por lo que minimizar o eliminar errores es importante para tener un coste óptimo.

La metodología poka-yoke se puede aplicar en cualquier área de la empresa y el controller puede contribuir a su aplicación.

¿TODAVÍA NO TIENE TU EMPRESA UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO?

Servidor hosting para ERP ODOO ¿Es recomendable?

La gran duda ¿es mejor adquirir un servidor o alquilar un servicio de hosting para ERP ODOO, es decir trabajar con el ERP ODOO desde la nube?

A la mayoría de consultores nos interesa que tu ERP ODOO esté en un servidor externo o en la nube, no por una cuestión económica, sino por facilitarnos las tareas de instalación y mantenimiento.

Dependiendo del tamaño de la empresa y los recursos técnicos que disponga es conveniente valorar una opción u otra.

servidor-hosting-para-ERP-ODOO

Un servidor interno es igual de susceptible ante un ataque que uno externo, la diferencia está en cómo se gestione el servidor para evitar la entrada de intrusos.

Si el servidor interno tiene una puerta de salida a internet finalmente es como si el servicio de hosting estuviese en la nube.

Un servidor interno requiere mucho mantenimiento tanto de hardware como de software, y obviamente con el paso del tiempo va perdiendo prestaciones y quedando obsoleto, a más tiempo más necesidades de mantenimiento.

El ERP ODOO requiere de unas configuraciones específicas a nivel, si el servidor es interno el personal informático de la empresa o la empresa externa de mantenimiento informático tienen que realizar la correcta instalación.

Una mala configuración del servidor genera problemas a los consultores del ERP ODOO.

También es conveniente preparar el servidor para que haga diariamente copias de seguridad.

 

Si el servidor interno tiene un problema el ERP ODOO dejará de estar operativo hasta que se solucione, si la solución es rápida no hay problema, si la solución tarda la empresa puede quedar paralizada en muchos aspectos.

Con un servidor externo se puede replicar rápidamente en otra máquina y reducir al máximo el tiempo sin trabajar.

Con esto no quiere decir que no sea conveniente instalar ODOO en un servidor interno, hemos instalado muchos ERPs en servidores alojados en las empresas, tan solo analizamos las ventajas y desventajas entre una opción y otra.

 

Si tienes recursos dedicados y suficientes, o si no tienes una buena conexión a internet en la empresa, el servidor interno es una buena opción.

Si no quieres complicarte la vida, si no quieres realizar una inversión, y tienes un presupuesto modesto para el mantenimiento del servidor, el hosting o alojamiento en la nube es tal vez una mejor opción.

Errores que debes evitar como cliente a la hora de implantar el ERP ODOO

Hay muchos factores que pueden dar al traste una implantación del ERP ODOO, hay que tener en cuenta que ODOO es un ERP muy potente como puede ser NAVISION o SAP, no es un software sencillo de implantar, muchas empresas piensan que una vez instalado ya está listo para funcionar.

Hay que recordar que un ERP no es lo mismo que un programa de gestión específico (facturación, contabilidad…)

Un ERP integra todas o casi todas las áreas de la empresa de ahí su complejidad y a su vez su gran ventaja.

Por estas razones os explico en este artículo qué factores hay que tener en cuenta para no estrellarse y fracasar en la implantación del ERP ODOO.

 

  • Dar por hecho que la base del ERP ODOO cubrirá todas las necesidades de la empresa.

Es cierto que la base de ODOO es muy completa, por defecto puedes gestionar el CRM, realizar presupuestos comerciales y pedidos de venta, realizar movimientos de stock, facturar, realizar pedidos de compra, emitir y recibir facturas, y generar asientos contables. Pero una cosa es que se pueda realizar y otra configurarlo para que funcione adecuadamente.

ODOO es un ERP internacional por lo que es necesario recurrir a módulos de la comunidad para por ejemplo adaptarlo a la legislación contable del país.

Una vez instalas la base te das cuenta de todas las posibilidades que ofrece el ERP que son muchas, pero vas echando en falta muchas funcionalidades que facilitarían el trabajo o mejorarían la integración y la automatización de procesos.

Por esta razón hay miles de módulos creados por partners o desarrolladores, y algunos casos se requiere el desarrollo de funcionalidades a medida.

Recomendación: Averigua que ofrece ODOO de base, pruébalo y pregunta por aquellas funciones que eches de menos.

  • No averiguar antes de la implantación que puede realizar o no el ERP ODOO de base

Este error va en relación con el punto anterior, antes de plantearte la implantación del ERP ODOO estúdialo muy bien, infórmate todo lo que puedas o solicita un estudio o análisis de implantación para tu empresa.

Ten cuidado a la hora de dar todo por hecho, el ERP ODOO dispone de infinidad de funciones de base y de módulos de terceros, llegar a conocer todas y cada una de las funciones es imposible y más teniendo en cuenta que prácticamente cada año se lanza una nueva versión.

No te quedes tan solo con funcionalidades generales, intenta profundizar y averiguar todo el detalle que puedas conseguir.

 

  • Esperar que el ERP ODOO funcione exactamente igual que tu anterior programa de gestión.

Este es un error típico de concepto.

Las empresas están habituadas a trabajar el día a día con un sistema, está muy interiorizado en la cultura de la empresa. Cualquier cambio de sistema supone un pequeño trance en la forma que se hacían las cosas.

Por lo que de forma natural los usuarios intentan que el cambio no afecte a su rutina y a su día a día, por lo que buscan y comparan lo que realizaban anteriormente de forma mecánica en el nuevo sistema y cuando no lo encuentran llega la frustración y la típica frase “este sistema no vale para nada o no funciona”.

 

No esperes que el nuevo sistema funcione como el anterior, en primer lugar si cambias de un programa de gestión a un ERP deberás entender que son sistemas de información y gestión completamente diferentes.

En segundo lugar hay que tener en cuenta que la tecnología utilizada en el ERP ODOO es diferente a un programa de gestión de escritorio y por lo tanto muchas funcionalidades tienen el mismo fin pero se consiguen de diferente forma.

Recomendación: Si hay frustración generalizada ante el cambio la mejor medicina es la comprensión y la práctica, cuando antes empiecen los usuarios a practicar antes se reducirá la resistencia al cambio.

Los usuarios deben participar activamente en la implantación y comunicar al líder del proyecto todas aquellas cuestiones sobre las que tengan dudas o no tengan claro su funcionamiento.

 

  • Esperar que el ERP solucione problemas organizativos y de gestión en la empresa.

No esperes que el ERP haga milagros, el ERP es un reflejo del funcionamiento y la gestión de la empresa, por lo que si la empresa está desorganizada y no se gestiona correctamente el ERP tampoco lo hará.

La implantación de un ERP es una gran oportunidad para poner orden en la empresa, optimizar procesos, mejorar la gestión, reducir o eliminar actividades que no aportan valor… el ERP reflejará las mejoras en la empresa y podrás sacar mayor partido a sus sinergias y automatizaciones, obtendrás un mayor rendimiento del ERP.

 

  • Pensar que la empresa se tiene que adaptar al funcionamiento del ERP y no al revés.

Haz una prueba, descarga el ERP ODOO de base y practica un poco, una vez lo pruebes hazte la siguiente pregunta ¿Me puedo adaptar a esta forma de trabajar?

Lo más seguro es que pienses que no y tendrás toda la razón, tal como he comentado anteriormente el ERP ODOO tiene unas funcionalidades de base y muchísimos módulos de terceros que lo complementan, además de posibles desarrollos a medida, por lo tanto hay que tener claro cómo se quiere trabajar para adaptar el ERP ODOO a las necesidades de la empresa.

 

  • Pensar que el ERP es infalible y no puede cometer fallos.

Un ERP puede contener muchos fallos, son sistemas complejos con cientos de módulos instalados e integrados, por esta razón hay que testearlo todo minuciosamente, analizar todos los casos posibles y en caso de detectar algún fallo comunicarlo para que lo solucionen.

 

  • No realizar seguimiento en la fase de implantación y no realizar testeos de los avances del proyecto.

Si no se evalúa el proceso de implantación se entiende que todo el trabajo está siendo satisfactorio, puede ocurrir que una vez implantado y en el momento de la puesta en marcha te encuentres con sorpresas que podías haber evitado con anterioridad, correcciones en la fase de puesta en marcha pueden suponer retrasos en el lanzamiento y no cumplir los plazos pactados.

 

  • No tener bien definidos los objetivos de la implantación del ERP.

¿Por qué tu empresa necesita implantar un ERP?

¿Está la implantación del ERP alineada con los objetivos estratégicos de la empresa?

¿Va a ayudar el ERP a conseguir los objetivos de la empresa?

¿Hay una partida presupuestaria asignada a la implantación del ERP y su mantenimiento?

 

  • No haber hecho un análisis coste-beneficio de la implantación del ERP.

En relación con el apartado anterior hay que hacer números y calcular los beneficios estimados que aportará el ERP a la empresa, tanto directos como indirectos.

Recuerda que como he comentado anteriormente la implantación de un ERP es una gran oportunidad para mejorar internamente la organización de la empresa, mejorar los procesos y la gestión, por lo que esto generará beneficios indirectos de la implantación.

Después de haber calculado los beneficios analiza el tiempo que vas a necesitar para recuperar la inversión.

Si los números y los análisis son positivos, la inversión merecerá la pena.

 

  • No asignar un líder para la implantación del proyecto.

Una implantación sin un líder de proyecto claramente definido y asignado es una de las principales causas de los fracasos en la implantación de un ERP.

El líder organiza, revisa, comprueba, controla plazos, evalúa avances, comunica… Si no hay líder hay anarquía y por lo tanto caos.

 

  • No crear un listado de roles para cada uno de los usuarios de la empresa.

Si no se definen los roles se entiende que la empresa no tiene definidos los procedimientos internos que tienen que realizar cada uno de los usuarios.

¿Qué tiene que hacer el responsable de almacén? ¿y los encargados? ¿y los operarios?

¿Qué puede ver o registrar cada uno de ellos?

¿Todos los pueden realizar todo tipo de tareas, pueden ver toda la información del ERP, tienen acceso a configuraciones?

 

  • No haber creado un mapa de flujo de procesos que de visión del ERP en su conjunto o los procesos clave de la empresa.

Un mapa de procesos es fundamental para entender cómo va a funcionar el ERP una vez puesto en marcha.

Es una herramienta imprescindible en la fase de análisis ya que permite analizar gráfica y visualmente cómo se espera que trabaje el ERP.

 

  • No entender los mecanismos contables y el área económico-financiera del ERP

No funciona igual un programa de contabilidad específico que la contabilidad integrada en un ERP.

Muchos contables se pueden llevar un susto si no han entendido y asimilado previamente su funcionamiento y las posibilidades y mejoras que aporta la integración.

Tener la información contable integrada con el resto de operaciones facilita la gestión de funciones que tradicionalmente se llevaban de forma independiente al programa de gestión, una gran oportunidad para Controllers, analistas y directores que requieren de informes y procesos integrados.

 

  • Esperar que la empresa consultora organice los trabajos de la empresa cliente.

Es muy común que un usuario comente “dime cómo tengo que trabajar”, esto de por si ya da una idea de este tipo de error.

Los consultores no tienen que decir a los usuarios cómo tienen que realizar su trabajo, por eso he comentado previamente el tema de la organización interna de la empresa, la asignación de un líder, los mapas de procesos y la asignación de roles a los distintos usuarios.

La empresa consultora no tiene porque saber cómo funciona internamente la empresa por lo tanto no se puede esperar que le diga a un usuario cómo tiene que realizar su trabajo, sería una insensatez que algo así ocurriese.

 

  • Esperar que la empresa consultora realice trabajos no contemplados en la fase de diseño y no incluidos en el presupuesto de implantación.

La implantación de un ERP no es una barra libre en la que la empresa puede pedir la bebida que quiera habiendo pagado la entrada al local.

Por esa razón hay que realizar una fase de análisis y tener detallado todos los requerimientos.

Muchas empresas consultoras saben que la empresa siempre va a pedir cosas no contempladas en la fase de análisis por lo que trabajan con bolsa de horas, así se aseguran de no perder hasta la camisa en un proyecto y evitar las habituales confrontaciones con la empresa cuando no se dejan claras las condiciones.

  • Pensar que un ERP open source por tener una base gratuita y no tener que pagar licencias es un software barato.

A estas alturas imaginarás que no va a ser barato, así que no esperes una implantación operativa a un precio similar al de un programa de gestión específico.

Estamos hablado de un ERP que integra la información y los procesos de todas las áreas de la empresa no un software de gestión que realiza una función específica.

Implantar un ERP solo para llevar la facturación y la contabilidad es un gran error.

Piensa que un ERP puede llevar los siguientes trabajos a un consultor, análisis de requerimientos, instalación de la base, configuraciones iniciales, instalación de módulos adicionales, integración de módulos en los procesos, migración de datos, adaptación de formatos, creación de perfiles y roles, creación de plantillas, creación de formatos, desarrollos a medida, creación de informes, formación, soporte en la puesta en marcha.

 

  • Pensar que la versión más actual del ERP ODOO es la mejor.

Al ritmo que ODOO lanza nuevas versiones los consultores no tienen tiempo de adaptarse a los nuevos cambios ni migrar todos los módulos, por lo que hay versiones más maduras y estables que otras.

Infórmate sobre que última versión es la más madura, la que dispone de los módulos que necesitas y la experiencia del consultor con esa versión.

Por ejemplo los partners no tuvieron tiempo de adaptarse a la versión 9 y directamente pasaron de implantar la versión 8 a la 10, pocas implantaciones hay con la versión 9, cuando la versión 10 parecía estable ODOO lanzó la versión 11 que requiere menos adaptación que en versiones anteriores y es una versión más rápida y mejorada de la 10, pero hace unos meses lanzaron la 12 y la OCA todavía no ha tenido tiempo de migrar todos los módulos de la contabilidad española, y todo parece indicar que gran parte de las mejoras de la versión 12 respecto a la 11 se han realizado para versión Enterprise (versión que si que tiene un coste de licencia por usuario)

 

  • No entender los mecanismos de integración entre las distintas áreas incluidas en el ERP.

Esto es fundamental para comprender los beneficios que el ERP puede aportar a la empresa.

Una actividad en un área puede afectar al resto de áreas.

Por ejemplo un pedido de ventas mal registrado implica un envío erróneo de mercancía por parte del almacén al cliente y en consecuencia la emisión de una factura errónea.

 

  • No entender las capacidades de automatización y sinergias que proporciona un ERP, así como las ventajas de la integración.

Por ejemplo, por qué registrar cobros y pagos manuales cuando se pueden realizar a través de la importación de extractos bancarios.

Por qué crear cuentas contables únicas por cliente y proveedor cuando la integración permite ahorrarnos este paso administrativo y aun así llevar el mismo control contable con cuentas contables genéricas para todos los clientes o para todos los proveedores.

Estudia y aprovecha todas las posibilidades que ofrece la integración y la automatización.

 

  • Pensar que todos los informes que la empresa necesita están incluidos por defecto.

Un ERP es una gigantesca base de datos con toda la información de la empresa.

El ERP ofrece informes comunes en muchas empresas por defecto y además dispone de informes dinámicos parecidos a las tablas dinámicas de Excel para generar tus propios informes.

Pero cuando necesitamos relacionar campos entre distintos objetos, informes complejos, o sistemas de análisis más avanzados, hay que recurrir a desarrollos a medida.

Algunas empresas optan por informes desarrollados en el propio ERP, otras por exportar a Excel la información y generar sus propios informes, otras por conectar el ERP a sistemas de informes avanzados como Power BI o Pentaho…

Esto es decisión de cada empresa y depende mucho de las necesidades de cada una.

Cuantos más desarrollos o conectividad se requiera mayor será el coste.

 

  • Pensar que los informes que hay de base no necesitan arreglos.

Incluso los informes que ofrece de base pueden necesitar arreglos por parte de los desarrolladores.

Revísalos, compruébalos y decide si necesitan arreglos.

 

  • Pensar que un usuario de la empresa puede realizar cambios técnicos como por ejemplo modificar formatos, cambiar campos en las vistas, generar sus propios informes.

El ERP ODOO es un sistema muy avanzado tecnológicamente, pero a su vez es un sistema técnicamente muy complejo.

El usuario puede realizar pequeños cambios si tiene los conocimientos adecuados, pero cuidado la actualización de un módulo se puede llevar todos los cambios por delante, así que para hacer cambios estables es recomendable realizarlos desde módulos.

La empresa depende completamente de los desarrolladores para realizar cualquier cambio.

 

  • No tener en cuenta el hardware necesario para hacer funcionar óptimamente el sistema.

En todos estos años he vistos instalaciones de todo tipo, algunas realizadas en un PC de la empresa que hacía las funciones de servidor.

Se supone que el ERP va a soportar una gigantesca base de datos y un buen número de usuarios, asegúrate que el hardware lo va a hacer funcionar con garantías y no va a ralentizar el trabajo de los usuarios.

 

  • Implementar el ERP sobre la marcha, sin haber realizado un análisis o diseño previo.

Esto es jugársela a toda una carta.

Lo que puedes conseguir con este método es plazos extensos en la implantación, un coste mayor y posibles confrontaciones y conflictos con la empresa consultora.

 

  • No redactar procedimientos de trabajo de cada proceso para cada rol de usuario.

Si no se tiene claro qué pasos tiene que realizar cada usuario teniendo en cuenta todos los casos posibles lo más seguro es que el usuario se pase todo el día el teléfono preguntando a la empresa consultora o solicitando que le resuelva todas las dudas y problemas, lo que puede suponer un coste muy alto de mantenimiento y soporte para la empresa.

 

  • Esperar que la empresa consultora sea la responsable del éxito o el fracaso de la implantación del ERP

Las empresas consultoras tienen como objetivo vender y vender, y realizar los trabajos que le solicita el cliente.

Si el cliente se equivoca en la información aportada en la fase de análisis, si no asigna un líder, si no realiza seguimiento del proyecto, si no realiza testeos, si no sabe realmente cómo funciona el ERP ODOO, si no tiene claro lo que espera conseguir con el ERP, si tiene desorganización y una deficiente gestión interna, si no tiene claro los procedimientos de los empleados, si decide implantar el ERP sobre la marcha….

Posiblemente tenga bastantes papeletas de no llegar a implantar el ERP al 100% y no sacar partido a todo su potencial.

En este caso no se puede hacer responsable a la empresa consultora.

Se puede hacer responsable a la empresa consultora cuando se le solicita un trabajo y no lo hace correctamente o no lo hace en el plazo pactado.

Pero no se le puede hacer responsable del fracaso si todos los ingredientes no se han cocinado correctamente.

¿Qué funciones tiene una instalación básica del ERP ODOO?

Tal como he comentado en anteriores artículos el ERP ODOO consta de una base que ofrece la empresa ODOO con sede en Bélgica ya sea la versión Enterprise o la versión Community, y a esta base se le añaden módulos para adaptarlos a la legislación contable de cada país o para incrementar, mejorar o adaptar funcionalidades a los procesos de la empresa.

Cuando un partner de ODOO realiza una instalación lo normal es que instale la versión base de ODOO y los módulos de contabilidad de la localización española publicados por la OCA (ODOO Community Association)

 

¿Qué funciones puede realizar ODOO de base incluyendo los módulos de contabilidad de la localización española?

Aquí os dejo un listado, puede que falten algunas funcionalidades, pero he intentado recopilar las más importantes.

 

  • Chat interno
  • Planificación y control de actividades
  • Calendario
  • Gestión equipos de venta
  • Gestión contactos CRM
  • Gestión oportunidades comerciales
  • Planificar acciones comerciales en las oportunidades
  • Convertir una oportunidad en un presupuesto comercial
  • Enviar presupuestos comerciales por correo electrónico
  • Confirmar pedidos de venta desde presupuestos comerciales
  • Facturar desde pedidos de venta o de compra
  • Facturar desde cantidades entregadas o registrar facturas de compra desde cantidades recibidas
  • Enviar facturas por correo electrónico
  • Integración de facturación con contabilidad
  • Registrar cobros y pagos de forma manual o desde extractos bancarios o caja
  • Gestionar uno o varios almacenes
  • Gestionar proceso básico de entradas y salidas del almacén
  • Configuración rutas avanzadas almacén
  • Gestión abastecimiento a proveedores
  • Valorar inventario con coste estándar, coste medio o coste real
  • Registrar ajustes de inventario
  • Obtener el inventario y su valor en cualquier fecha
  • Realizar envíos y recepciones parciales
  • Controlar la trazabilidad a través de lotes
  • Gestionar diferentes tarifas de venta
  • Gestionar tarifas productos por proveedores
  • Gestionar diferentes medios de envío
  • Aplicar descuentos a clientes a través de tarifas
  • Definir la posición fiscal en la ficha de clientes y proveedores
  • Definir modo de pago en ficha de clientes y proveedores
  • Definir plazos de pago en ficha de clientes y proveedores
  • Controlar los vencimientos pendientes de cobro y pago
  • Generar ficheros SEPA
  • Gestionar pagarés emitidos y recibidos
  • Modelos de impuestos disponibles según localización española en la versión de ODOO
  • Libro mayor (informe OCA)
  • Balance sumas y saldos (informe OCA)
  • Balance situación (informe OCA)
  • Cuenta pérdidas y ganancias (informe OCA)
  • SII (suministro inmediato información)
  • Facturae – FACe (V11)
  • Control activos fijos
  • Gestión de tareas en proyectos
  • Planificar horas en las tareas de los proyectos
  • Registrar horas reales en las tareas de los proyectos
  • Crear lista de componentes para fabricación
  • Generar órdenes de fabricación bajo stock
  • Generar órdenes de fabricación bajo pedido
  • Realizar movimientos de stock en las órdenes de fabricación
  • Configurar operaciones para cálculo de tiempos estimados y reales trabajados por las máquinas
  • Gestión rutas fabricación
  • Gestionar datos de empleados
  • Registrar ausencias de empleados
  • Registrar gastos de empleados
  • Adjuntar documentos a cualquier objeto
  • Informes dinámicos con los campos incluidos de base en cada función
  • Informes estándar ODOO y OCA
  • Alta de usuarios y asignación de permisos y roles
  • Importación y exportación de datos

Ejemplo integración completa áreas de la empresa con ERP ODOO

En el siguiente vídeo muestro un ejemplo sencillo de integración completa con el ERP ODOO de las áreas CRM, ventas, compras, almacén, facturación y contabilidad.

En el vídeo realizo un ejemplo sencillo y rápido a través del cual generamos información en el CRM que se traslada al presupuesto comercial, al pedido de ventas, a la orden de entrega, a la factura de ventas, genera un pedido de compras, un documento de recepción de la mercancía, el registro de la factura de compra y sus respectivos asientos contables.

 

Como se puede observar en el vídeo el ejemplo está basado en un producto que no tiene stock y que las compras se generan en función de los pedidos de venta.

Todo el ERP es configurable y adaptable a las necesidades de cada empresa.

Con este vídeo podéis ver la capacidad de integración de áreas y funciones que tiene el ERP ODOO, se reduce el trabajo administrativo y mejora el control de los procesos, se centraliza la información para aprovechar todo su potencial en el análisis, control, planificación y toma de decisiones.

Descarga Documentación Servicio Asesoramiento ERP ODOO + Controlling

Tutoriales ERP ODOO

Test nivel ERP ODOO

Controller ERP ODOO

⚠️¿Tienes problemas a la hora de utilizar correctamente el ERP ODOO?⚠️

⚠️¿No dispones de las herramientas necesarias para tomar las decisiones correctas en tu empresa?⚠️

Implantaciones ODOO España

PROBLEMAS frecuentes que tienen SOLUCIÓN en empresas con ERP ODOO

Qué pasa después de la implantación del ERP ODOO

Excel Planificación de la Demanda para optimizar Compras y Abastecimientos de Stock

 

Todos los vídeos sobre ERP ODOO publicados en mi Canal de Youtube

Vídeos Tutoriales y Trucos ERP ODOO

Vídeos Contabilidad ERP ODOO

Vídeos Power BI ERP ODOO

Vídeos Caso Práctico ERP ODOO

Más información sobre ERP ODOO

Si necesitas implantación, formación, mantenimiento, análisis y diseño, no dudes en contactar conmigo

Formas de Contacto

ODOO ESPAÑA, ODOO MADRID, ODOO BARCELONA

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies