ERP ODOO. Qué es. Funciones y Consejos del mejor Open Source

¿Qué es ODOO?

ODOO es un ERP Open Source, esto significa que el código de programación es libre y no se paga licencias por su uso a la empresa creadora.

Siglas en inglés de Enterprise Resource Planning (ERP), sistema que integra interna y externamente información de gestión a lo largo de toda la compañía (Sistema de Gestión Integrado o Planificador de Recursos Empresariales)

Incluye CRM, contabilidad y finanzas, proyectos, fabricación, logística, mantenimiento, calidad, ventas y servicio al cliente, recursos humanos, B2B… El sistema ERP automatiza la integración de funcionalidades.

Su propósito es facilitar el flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa.

Actualmente muchas empresas utilizan software específico para cada función, lo que genera trabajos repetitivos, errores y falta de control tanto global como departamental de la empresa.

El ERP ODOO tiene una serie de funcionalidades base, para algunas empresas estas funcionalidades son suficientes pero otras empresas necesitan más funcionalidades, en la web de ODOO hay disponibles más de 5.000 módulos que amplían las funciones base del sistema.

Algunos de los módulos son gratuitos y otros son de pago. Aquí se pueden encontrar la mayoría de módulos disponibles https://www.odoo.com/apps

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Opiniones ERP ODOO de empresas y usuarios

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Áreas Clave en el ERP ODOO

Contabilidad ERP ODOO. Ejemplos, módulos, tutoriales y trucos

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Almacén e Inventario ERP ODOO. Tutoriales y ejemplos

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CRM, Ventas y Marketing ERP ODOO. Tutoriales y Ejemplos

CRM, Ventas, y Marketing ERP ODOO

Proyectos ERP ODOO. Ejemplos, módulos y tutoriales

Proyectos ERP ODOO

Módulos y Apps ERP ODOO. Las vas a necesitar para hacer que funcione el ERP

Si todavía no te has dado cuenta, y si no ya te lo comento yo, el ERP ODOO es un sistema de gestión integrado modular, además de ser open source, que es una de las características que más atrae a las empresas pensando que su coste va a ser muy bajo.

El que sea modular significa precisamente eso, que se tiene que implementar a base de módulos o apps, término que se utiliza sobre todo en lengua inglesa.

Para casi cualquier funcionalidad se necesita un módulo o app en ODOO, partiendo de las más básicas hasta llegar a las más avanzadas. Esto tiene sus ventajas e inconvenientes.

 

La ventaja del uso de los módulos o apps en ODOO es que puedes implantarlo como un Lego, puedes construirlo a medida únicamente con los módulos o apps que se necesitan, si no te dedicas a fabricar para qué instalar módulos o apps de fabricación, no tendría sentido, verdad?

Otra de las ventajas es que puedes construir módulos o apps a medida Aquí por ejemplo puedes ver un módulo avanzado para la importación y contabilización de nóminas, así como su preparación para ser pagadas vía transferencias sepa.

El inconveniente de utilizar módulos o apps es que puede que necesites alguna funcionalidad que no esté disponible y por lo tanto tengas que desarrollarla.

Este concepto es algo que no entienden la mayoría de empresas que consideran que cualquier módulo gratuito ofrecido por la comunidad debe cubrir completamente todas sus necesidades.

Si todavía no tienes instalado ODOO lo recomendable es que te informes sobre la modularidad de este ERP y así no llevarte sorpresas en el futuro.

Si ya tienes ODOO te habrás dado cuenta de la dependencia que tienes con la consultora técnica a la hora de añadir cualquier funcionalidad que necesites cubrir por muy básica que sea.

ODOO tiene a disposición de los desarrolladores miles de apps la mayoría gratuitas y otras de pago, aquí puedes consultarlas según la versión de ODOO con la que trabajes. https://www.odoo.com/apps

¿Por qué el ERP ODOO es el preferido por las PYMES?

La mayoría de los ERPs tienen como corazón el sistema contable, sin embargo, en el ERP ODOO la contabilidad se considera consecuencia de la gestión a la que está estrechamente vinculada, esto implica que cada operación monetaria registra un movimiento contable, por ejemplo, facturas de venta o de compra o cobros y pagos.

Si se controla la gestión se controla la contabilidad ya que el más del 95% de registros contables corresponden a facturas y tesorería.

 

¿Qué ocurre cuando el 95% de los procesos contables de la empresa están automatizados? En este caso la figura del contable deja de ser un registrador de información y pasa a ser un controlador y facilitador de información.

El contable dispone de más tiempo para lo que realmente aporta valor a la empresa que es el análisis de la información para conseguir mejoras, para ser más competitivos o tomar mejores decisiones.

Si se le reduce el trabajo administrativo al contable y se le dota de una función que aporta más rentabilidad a la empresa, en este caso muchas empresas dejan de considerar la tecnología un gasto y la empiezan a considerar un elemento estratégico clave que les puede ayudar a ser más competitivos y generar mejores resultados en el futuro.

Adicionalmente, con el ERP se puede relacionar la información contable con el resto de las operaciones de la empresa a través de las cuentas analíticas, esto puede suponer algo insignificante para algunas empresas, pero para otras es una información clave para su planificación, su control y su toma de decisiones, lo que las hace más competitivas.

 

Con el ERP ODOO además podrás controlar los movimientos de stock como si se trataran de asientos contables por lo que en todo momento se puede llevar una trazabilidad de lo que ha pasado y se puede disponer de información de stocks en tiempo real sin errores.

El ERP ODOO es además uno de los más flexibles del mercado por lo que se adapta como un guante a los procesos de cada empresa.

Las empresas que optan por el ERP ODOO no gastan en tecnología, invierten en un sistema de gestión duradero que les generará más competitividad, mejorará su gestión interna, mejorará su relación con clientes y proveedores, y en conjunto tendrá un impacto en la mejora de los resultados.

Caso Zubi Designs con ERP ODOO

¿Qué pasa después de la implantación del ERP ODOO?

Ya tienes instalado o implantado y funcionando el ERP ODOO ¿Y AHORA QUÉ?

 

Pues que posiblemente te encuentres con problemas a nivel contable.

Puede que desconozcas los procedimientos para cobrar por giros bancarios, pagarés de clientes o realizar pagos a través de confirming, pagarés a proveedores o transferencias SEPA.

Puede que necesites descontar pagarés y no sepas cómo hacerlo.

Puede que tengas que compensar facturas.

Es posible que tengas que conciliar cobros y pagos del año actual contra facturas del año anterior.

También es posible que no sepas cómo controlar efectos de facturas o apuntes pendientes de cobro o pago.

O desconozcas cómo controlar los saldos de la cuenta de un cliente o un proveedor.

O que no sepas utilizar a funcionalidad que permite la amortización automática de activos o la contabilización de préstamos a largo y corto plazo.

O que desconozcas los pasos a seguir para realizar un cierre contable.

En resumen, puede que vayas un poco perdido o estés estancado con los procedimientos contables del ERP ODOO.

 

Pero también es posible que no comprendas las relaciones entre la integración de áreas y el impacto que tienen entre ellas.

En otras palabras, la funcionalidad de gestión y operaciones vinculada a los aspectos económicos.

 

Puede que desconozcas cómo afectan los movimientos de stock al inventario real o al previsto.

O que no sepas cómo proceder a la hora de utilizar el CRM.

O la implicación de la valoración de las existencias en el cálculo de márgenes de los productos.

O cómo afecta el cálculo del coste de fabricación al valor de inventario y a la rentabilidad de productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta….

 

O cómo utilizar la información centralizada en el ERP ODOO para realizar informes de planificación, control, análisis y toma de decisiones.

Pero para llegar hasta aquí la información que proporcione el ERP debe ser fiable.

Por lo que primero hay que trabajar en que los procesos y procedimientos estén bien definidos para que los usuarios registren la información sin errores y así tener confianza en la calidad de los datos.

Una vez controlamos el flujo de información del ERP con la menor cantidad de fisuras posibles, es decir un control total del 99%, ya podemos empezar a trabajar en el área de controlling.

El ERP es una herramienta que contiene información muy valiosa para la empresa, información financiera e información operativa.

Con toda esta información podemos analizar el pasado, controlar el presente y prever el futuro.

Un control total de la empresa!!

 

De esta forma podemos implementar técnicas y metodologías avanzadas de controlling como por ejemplo un sistema de control presupuestario con proyecciones, previsiones de tesorería a 12 meses vista, cálculo de costes y márgenes presupuestados, cuadro de mando integral, informes de planificación, de análisis y de simulación avanzados.

O la implementación de un Business Intelligence para analizar de forma dinámica y simplificada los datos históricos registrados en el ERP.

Claves para implantar con éxito ERP ODOO

La implantación de un ERP es una inmejorable oportunidad para mejorar la organización interna de las empresas.

Un ERP sigue unos procesos lógicos que integran todas o casi todas las áreas de la empresa.

En la fase de implantación es recomendable que cada empleado tenga claro qué tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo, es fundamental crear una lista de funciones y asignarla a los distintos empleados tal como se muestra en el siguiente ejemplo.

claves éxito ERP ODOO

En este ejemplo se muestran funciones generales del ERP, lo ideal es detallar todavía más estas funciones hasta la mínima expresión, como por ejemplo si hay un error en un pedido quien se encarga de rectificarlo.

Para ello es conveniente crear procedimientos de todos los procesos y quién se va a encargar de ejecutarlo.

De esta forma se conseguirá tener un mayor conocimiento sobre el flujo de trabajo y los procesos internos de la empresa.

 

Si los responsables de los procesos siguen los procedimientos al pie de la letra no debería haber ningún problema, en caso de que existiesen problemas habría que identificar si la causa lo genera el sistema o el responsable.

Si la causa lo genera el sistema la empresa responsable de la implantación se encargará de solucionarlo, si lo genera el responsable hay que analizar por qué no está siguiendo el procedimiento establecido y por lo tanto tratar que lo cumpla.

Tanto la definición de funciones, asignación de tareas, redacción de procedimientos y control de los mismos son responsabilidad de la empresa, los consultores del ERP implantan la solución informática de acuerdo a los requisitos de la empresa por lo que no se puede esperar que los consultores sean los encargados de organizar internamente la empresa.

Es clave que en la empresa haya una figura encargada de la organización interna y de que se cumplan correctamente los procedimientos establecidos, así como la identificación y propuesta de mejoras que permitan a la empresa realizar optimizar sus recursos internos y generar información fiable y útil para la toma de decisiones.

En algunas la función del control la realiza el líder de la implantación del ERP en otras empresas la función la puede desempeñar el Controller, el responsable de Administración, el Director financiero, el gestor de Proyectos, el responsable de Calidad o en otros casos un consultor de negocios externo.

Sin una persona que organice internamente la empresa para la utilización del ERP y su control, la implantación, la puesta en marcha y el aprovechamiento de todo el potencial del ERP se complica.

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

La importancia del líder del proyecto en la implantación de cualquier ERP como ODOO

Para garantizar el éxito en la implantación de cualquier ERP es importante la designación por parte de la empresa de un líder o responsable del proyecto.

Una persona de la empresa con capacidad de coordinar y liderar la implantación.

 

¿Qué funciones debería realizar un líder o responsable de implantación de un ERP por parte de la empresa?

• Es recomendable que el responsable o director de proyecto tenga experiencia y conocimientos técnicos avanzados en gestión empresarial.

La implantación de un ERP no es únicamente un proyecto informático, es un proyecto de gestión empresarial que ayuda a mejorar los procesos y los flujos de trabajo de la empresa.

Los consultores del ERP desconocen los procesos y los flujos de trabajo de la empresa, el responsable del proyecto es el que debe proporcionarlos o comunicarlos a la empresa consultora.

Hay que tener en cuenta que un ERP es un sistema de gestión que integra todas o casi todas las áreas de la empresa, por lo que si el líder del proyecto es un experto contable sin conocimientos de otras áreas posiblemente estas puedan llegar a flaquear en el aprovechamiento o la correcta optimización que deberían tener.

 

• Se recomienda que el director de proyecto disponga del tiempo suficiente para poder revisar todas las fases que se van implantando.

En estos proyectos es fundamental cumplir con los plazos de entrega propuestos desde el inicio para que no se alargue más de lo necesario.

En muchas ocasiones se culpa a la empresa consultora de demoras en los plazos de entrega cuando en realidad es la empresa la que no aportado la información a migrar o no ha revisado los entregables o procesos cuando correspondía.

Es importante que el líder participe en la fase de diseño o análisis del ERP para reducir el nº de imprevistos durante la implantación.

 

• El director de proyecto es el nexo de unión entre la empresa y la empresa consultora.

La comunicación será lo más fluida posible en todo momento.

Es inviable que la empresa consultora tenga que tratar con cada empleado de la empresa de forma individual, cada empleado tendrá sus necesidades o requisitos, obviamente la función debe recaer en el líder o responsable del proyecto por parte de la empresa.

¿Es posible que haya responsables de proyecto en distintas áreas?

Es posible y recomendable pero siempre bajo supervisión y la aprobación de un único responsable.

Por ejemplo, si el responsable de fabricación solicita un determinado informe o una mejora de proceso, el líder del proyecto lo debería aprobar y tener conocimiento de la solicitud.

Estas son recomendaciones para cumplir los objetivos de implantación en cuanto a plazos de entrega y ítems a cubrir.

Excel y ERP ODOO inseparables compañeros de viaje

Muchos profesionales se empeñan en matar a Excel en la gestión de las empresas, sinceramente dudo que eso vaya a pasar alguna vez, cuando lo que realmente está ocurriendo es que los mejores ERPs del mercado, los más avanzados tecnológicamente dependen de Excel como complemento o parte del proceso de la implantación.

 

Excel es un excelente compañero de viaje de un ERP.

Es contradictorio que un ERP open source dependa de una herramienta privativa como Excel para muchos aspectos, en versiones antiguas del ERP costaba encontrar algún módulo relacionado con Excel, actualmente hay todo tipo de módulos que exportan a Excel, y esto es así porque las empresas lo demandan.

 

Cuando implantamos el ERP ODOO en una empresa una de las primeras cosas que nos preguntan los usuarios es cómo exportar listados a Excel Un patrón común en todas las empresas,

¿qué misterio lleva a todas las empresas querer exportar listados a Excel, no tienen suficiente con la información que proporciona el ERP?

¿En el ERP no se pueden realizar filtros, búsquedas y operaciones aritméticas?

¿No se supone que la implantación de un ERP va a reducir el uso de Excel en la gestión de la empresa?

Entonces, cuál es el motivo por el que todas las empresas necesitan exportar la información a Excel.

Pues por el motivo para el que Excel fue creado, para analizar, controlar la información y para tomar decisiones.

Las empresas están acostumbradas a utilizar Excel por su flexibilidad y rapidez, así que el ERP queda como una gran base de datos para gestionar información y automatizar procesos administrativos, pero ¿puede un ERP analizar la información igual que se analiza con Excel?

 

Excel es flexibilidad y rapidez.

Si por ejemplo necesito un informe que cruce información entre distintas áreas con Excel lo puedo obtener en muy poco tiempo.

Además necesito que el informe sea dinámico y esto me lo permiten las tablas dinámicas, pero además necesito automatizar ciertos aspectos y esto lo puedo realiza con macros.

El mismo informe integrado en el ERP posiblemente supongo un coste adicional, además del tiempo de elaboración puede durar días, semanas o meses.

 

¿Cómo se controla que la información del ERP sea correcta y fiable? Normalmente con Excel.

Muchas veces tenemos fe ciega en que la información del ERP es completamente correcta, sin embargo la realidad es todo lo contrario.

Un ERP es una poderosa herramienta, pero es compleja en su implantación y en su manejo, es fácil cometer todo tipo de errores en el sistema.

Por esta razón se recurre muchas veces a Excel para realizar comprobaciones, comparaciones, cruces y controles. Con Excel puedo rápidamente filtrar, agrupar, realizar operaciones aritméticas, cruzar información, poner alertas… y así comprobar que la información del ERP sea correcta.

¿Puedo en un ERP realizar simulaciones de datos para la toma de decisiones?

Posiblemente se puede, pero tal vez el esfuerzo y el coste económico supongan un obstáculo.

Así que normalmente utilizamos Excel para crear modelos de simulación de datos que nos permitan tomar decisiones, por ejemplo teniendo en cuenta históricos y previsiones.

Durante el proceso de implantación del ERP normalmente se requiere la importación de datos desde el programa antiguo, y esta función generalmente se realiza con Excel o CSV.

Y por último, es recomendable antes de poner en marcha un desarrollo para un ERP, realizar una simulación o un diseño y en muchos casos se suele utilizar Excel para tal fin.

Si funciona y está validado con Excel es más fácil trasladarlo al ERP.

 

Así que como veis Excel está más vivo que nunca, las nuevas versiones lo han dotado de una capacidad unas funcionalidades increíbles, pero hay que utilizarlo adecuadamente en lo que es un especialista.

Algunos usuarios me han solicitado que Excel funcione como un ERP (gestione almacenes, lleve la contabilidad…) y eso es técnicamente imposible.

Excel realiza aquellas funciones que un ERP no llega o supondrían un coste tan alto que no vale la pena la inversión.

Ambos sistemas son complementarios y no sustitutivos.

PROBLEMAS frecuentes que tienen SOLUCIÓN en empresas con ERP ODOO

Muchas empresas contactan conmigo porque muestro casos reales, tutoriales, trucos y consejos sobre el ERP ODOO en los que explico cosas que sus consultoras no han hecho duranta la implantación y tampoco después de la implantación.

Las empresas se dan cuenta que muchos de los usuarios no tienen ni idea de cómo utilizar correctamente el ERP, hay procesos mal configurados, o no están completos o faltan funcionalidades…

Si la consultora no les guía, la empresa no sabe si lo está haciendo bien o mal, si necesitan adaptar ciertas funciones, si necesitan módulos adicionales o desarrollos que generen rentabilidad a la empresa desde el punto de vista de reducción de costes o de incremento de ingresos.

 

Esta situación conlleva que haya muchos errores registrados en el ERP, información incompleta, estancamiento en ciertas actividades, falta de control….

 

Y en consecuencia esto genera inseguridad, incertidumbre, falta de confianza, pérdida de tiempo para la resolución de problemas, poca fiabilidad de la información….

Todo lo contrario a lo que se espera cuando se implanta uno de los mejores ERPs del mercado.

La empresa espera rentabilizar la inversión mejorando sus procesos, reduciendo trabajo administrativo y centralizando la información para aprovecharla con la finalidad de llevar una mejor gestión.

Una vez la información fluye correctamente a través de la empresa, los procesos y procedimientos se han definido, se han minimizado los errores, y todo empieza a ir sobre ruedas, la empresa se encuentra con una gigantesca base de datos que le sirve para la gestión del día a día, pero desconoce la forma de sacar partido a tanta valiosa información.

Aquí el Controller del ERP ODOO también juega un papel importante ya que es el que se encarga de proporcionar la información adecuada a la DIRECCIÓN que les permita no solo tomar decisiones en el presente sino aplicando técnicas y metodologías de proyecciones, anticipar el futuro para decidir acciones o medidas correctivas que mejoren los resultados y consigan que con el paso del tiempo la empresa sea cada vez más competitiva.

 

Muchas empresas con ERP ODOO (no todas) tienen los siguientes problemas o carencias:

⚠️ Falta de asesoramiento en el apartado funcional, de procesos y procedimientos

⚠️ Configuración errónea de funcionalidades clave

⚠️ Falta de apoyo en la puesta en marcha o a la hora de empezar a trabajar con el ERP

⚠️ Procesos no definidos correctamente o sin ser completados

⚠️ Falta de ayuda a la hora de corregir errores cometidos por los usuarios

⚠️ Carencia de funcionalidades necesarias para mejorar el control y el análisis

⚠️ Falta de comprensión en la relación entre las distintas áreas, falta de perspectiva global

⚠️ Carencia de herramientas complementarias y el asesoramiento adecuado para aprovechar la información del ERP con la finalidad de llevar un Control de Gestión y Financiero profesional

⚠️ Falta de coordinación entre los roles y las funcionalidades. ¿Quién tiene que realizar cierta función?

⚠️ Falta de coordinación y comunicación con la empresa consultora para la mejora continua del ERP

⚠️ Carencia de informes avanzados que permitan un control total del negocio, así como la planificación, previsión, presupuestación, análisis, simulaciones y la facilitación de información para una toma decisiones acertadas.

 

¿Todo esto te suena familiar si ya tienes ODOO, verdad?

Si esta es tu situación no desesperes, todavía hay tiempo para realizar mejoras que tengan un impacto positivo en la cuenta de resultados y permitan rentabilizar con creces la inversión en el ERP.

⚠️¿Tienes problemas a la hora de utilizar correctamente el ERP ODOO?⚠️

⚠️¿No dispones de las herramientas necesarias para tomar las decisiones correctas en tu empresa?⚠️

Por esta razón ofrezco el servicio de controlling especializado en el ERP ODOO, en el que ayudo a muchas empresas en el apartado funcional y a aprovechar la información del ERP para aplicar técnicas y modelos de Control de Gestión.

Aquí puedes ver más información sobre el servicio que proporciono de Controlling para el ERP ODOO.

¿Qué tipos de formación del ERP ODOO se suelen realizar?

Todos sabemos el gran esfuerzo que hay que dedicar a formar a los usuarios sobre los procedimientos que tienen que realizar en el ERP ODOO y el enorme tiempo que hay que dedicar con el alto coste que supone para la empresa consultora.

El primer tipo de formación que se suele dar es el que se realiza en casa del cliente, la típica charla formativa que puede durar de 2 a 4 horas cada sesión.

Si hay suerte y el usuario sigue despierto, posiblemente habrá asimilado el 10% de toda la información suministrada. Este tipo de formaciones suelen ser perfectas para justificar parte del coste del proyecto, pero improductivas de cara a que el usuario aprenda a utilizar un ERP.

El usuario una vez se ponga delante de la pantalla no tendrá ni idea de por dónde empezar ni qué hacer.

 

Tipo de formación One to One. Este tipo de formación representa un alto coste para la empresa consultora ya que tiene que destinar recursos para poder atender a los principales usuarios de la empresa cliente en formaciones individuales, además suelen ser en casa del cliente por lo que el coste es muy alto.

Este tipo de formaciones además de ser costosas, son peligrosas ya que casa usuario barre para su propia casa solicitando todo tipo de cambios según les convenga, estas solicitudes de cambios y de adaptaciones están argumentadas sin una visión global, de integración o de sinergias que puede aportar el ERP ODOO, por lo que el proyecto puede acabar siendo un tremendo fracaso.

 

Formación a través del líder del proyecto. Primero se forma al líder de la empresa cliente y este coordina la formación recibida con el resto de los usuarios.

Esta situación es la ideal ya que hay que dedicar pocos recursos y se le pasa la patata caliente al líder de la empresa, por lo que si algo sale mal siempre se le puede culpar a esta persona.

El problema es que los buenos líderes de proyectos son una especie en extinción por lo que lo más seguro es que acabes con un tipo de formación 1 to 1.

 

Formación la “biblia” de ODOO escrita y con cientos de diapositivas.

Todo documentado por escrito en un libro de cientos de páginas para justificar parte del coste del proyecto, un sistema que pasa la patata caliente a la empresa cliente, es costosa de realizar, difícil de digerir por parte de la empresa y poco flexible ante modificaciones, nuevas funciones, nuevos procedimientos…

El ERP ODOO es como un ser vivo que evoluciona a lo largo de la implantación y también una vez ha arrancado, por lo que tener que reescribir y reeditar la “biblia” es un trabajo arduo e improductivo para ambas partes.

 

Formación sobre la marcha. Se implanta el ERP, los empleados de la empresa cliente se tienen que enfrentar a un nuevo sistema, no han recibido ningún tipo de formación previa ya que la empresa consultora ha dedicado todos los esfuerzos y tiempo a implantar el ERP.

Así que hay que preparar un regimiento de empleados para dar servicio al cliente, te machacarán a correos, a llamadas telefónicas a cualquier hora del día, a video conferencias, formaciones 1 to 1, envío de documentos por escrito…

Un coste altísimo para la empresa consultora, que ni de cerca cubre la cuota de mantenimiento, este tipo de proyectos no suelen ser rentables.

 

Y por último la creación de video tutoriales, es el sistema que yo prefiero, ya que tiene un bajo coste de producción, son más fáciles de digerir y recordar que una charla o un documento escrito, el empleado lo puede visualizar todas las veces que necesite, le sirve de recordatorio para procedimientos que tenga que realizar con menos frecuencia, justifican parte del coste del proyecto y en el caso de que el procedimiento o la funcionalidad cambie siempre se puede hacer un nuevo video tutorial.

Una vez el usuario ha revisado el video tutorial, siempre se le puede acompañar con una formación práctica a través de video conferencia para las dudas que pueda tener.

De esta forma la empresa consultora con un bajo coste puede implementar un sistema de formación con éxito y dejar para el mantenimiento los bugs o los fallos que puedan cometer los usuarios y que hay que dedicar bastante tiempo a solucionar.

 

Pero ojo, no sirve con video tutoriales genéricos, lo ideal es hacerlo personalizado a cada empresa, con sus procedimientos, sus datos, sus permisos… Cada empresa es única, su ERP también lo es, por lo tanto la formación también debe ser individualizada.

Y en mi caso, además de los tutoriales a través de vídeo también los acompaño de asistencia guiada y personal, asistiendo al usuario en los procedimientos que va a utilizar.

 

La formación se entiende como un recordatorio de los procedimientos que tiene que realizar el usuario, no lo confundamos con toda la consultoría de diseño y de puesta en marcha que es otro tema que trato en los siguientes artículos.

Si no dispones de tiempo para realizar una formación personalizada a través de video tutoriales de los procedimientos de tu cliente puedes contactar conmigo para ahorrarte el trabajo y el coste y esfuerzo que puede suponer para tu empresa.

4 Razones por las que puede fracasar la implantación del ERP ODOO

Cuando decidimos implantar un ERP puede ocurrir que se fracase en el proceso.

Esto no suele ocurrir con frecuencia pero a veces pasa.

¿Qué se entiende por fracaso en la implantación de un ERP?

Normalmente un “fracaso” en la implantación ocurre cuando el cliente espera un resultado que no está obteniendo.

Una vez ocurre esta situación las empresas recurren a diversas decisiones, como por ejemplo continuar la implantación con otra empresa consultora, aparcar la implantación y continuar con el programa de gestión anterior o cambiar a un nuevo ERP.

Otras empresas se resignan con el resultado de la implantación y continúan con el ERP a pesar de no cumplir al 100% las expectativas.

razones fracaso implantación ERP ODOO

Como imaginareis todos los problemas tienen el mismo origen y denominador común “no cumplir con las expectativas” por esa razón hay que tener muy claro qué se quiere conseguir y trazar un plan de cómo conseguirlo.

A continuación, os comentaré 4 razones por las que puede fracasar la implantación del ERP ODOO:

 

Razón Nº 1. No informarse correctamente sobre las características, las necesidades y el funcionamiento del ERP ODOO.

Muchas empresas oyen o leen mensajes como “barato”, “sin licencias”, ”gratis”, “multidispositivo”, “multiusuario”… Pero se olvidan de lo realmente importante, ODOO es un ERP, es un sistema de gestión integral que implica a todas o casi todas las áreas clave de la empresa.

Puedes comparar el ERP ODOO con otros ERPs como NAVISION o SAP.

Antes de decidirte por un ERP infórmate todo lo que puedas sobre el mismo y averigua si cumple con los requisitos que tu empresa necesita.

El fracaso comienza cuando por falta de información la empresa piensa que el ERP ODOO realiza muchas funciones por defecto, o realiza sin necesidad de desarrollo las funciones que necesita.

Infórmate qué tiene el ERP ODOO de base, de módulos disponibles, de necesidades de desarrollo o adaptaciones, infórmate también sobre las necesidades de migración de datos, las plantillas, informes, los requisitos del hardware y el mantenimiento del sistema…

 

Razón Nº 2. No trasladar correctamente a la empresa consultora o al responsable técnico todas las necesidades que tiene la empresa respecto a las funcionalidades del ERP.

Esto además de ser causa de fracaso suele ser causa de conflicto entre la empresa y la consultora.

Muchas empresas deciden implantar con el método “sobre la marcha”, es decir, vamos incorporando funciones según se vaya viendo la situación.

Otras empresas dan por hecho funciones básicas en el estándar del ERP, pero se olvidan de que es un ERP internacional, de código abierto y que lanzan nuevas versiones cada año.

La cantidad de opciones de configuración y de parametrización son inmensas, y en consecuencia, si la empresa no indica a la consultora lo qué necesita, la consultora da por hecho que la empresa no lo necesita.

Esto puede dar lugar a que algo que la empresa considera clave, no se lo ha comunicado a la empresa consultora, la empresa consultora no lo ha incorporado en el presupuesto o en la lista de requisitos, la empresa una vez realizada la implantación lo solicita dando por hecho que estaba incluido y la empresa consultora se niega a incorporarlo en el presupuesto inicial teniendo que incorporarse en una ampliación, obviamente esto causa tensiones y conflictos que pueden perjudicar al conjunto de la implantación.

 

Razón Nº 3. La falta de un líder de la implantación por parte de la empresa.

Sin líder no hay organización, no hay supervisión, no hay testeos, no se avanza, se abandonan muchas actividades, no hay consenso…. Y todos estos ingredientes pueden hacer que la implantación fracase.

 

Razón Nº 4. La falta de actitud y cualidades técnicas de algunos empleados de la empresa a la hora de asumir el cambio del sistema.

Hay empleados que por diversas razones sabotean la implantación, negándose a contribuir, demorando actividades, no aceptando la formación…

También hay que tener en cuenta que poner en marcha un ERP es como ponerse por primera vez en el asiento de un fórmula 1, aunque sepas conducir, te vas a encontrar con un escenario completamente distinto a la conducción de un utilitario.

No es lo mismo gestionar un programa de contabilidad específico que la contabilidad integrada en la gestión de la empresa.

Esto no significa que sea más complicado, todo lo contrario, realmente es más sencillo ya que reduce enormemente el trabajo administrativo y elimina la duplicidad de trabajos, pero hay que saber manejarlo y comprenderlo, y para conseguirlo el personal clave debe tener la ilusión de que el cambio será para mejor.

¿Estás decepcionado o tienes problemas con tu implantación del ERP ODOO?

¿Has instalado el ERP ODOO por tu cuenta y te sientes decepcionado debido a que no funciona como esperabas? Tranquilo no eres el único…

La base de ODOO sirve para empresas con muy pocas exigencias o expectativas a nivel de gestión.

problemas erp odoo

Para conseguir que el ERP ODOO funcione correctamente hay que realizar las configuraciones adecuadas, las parametrizaciones correspondientes, instalar los módulos disponibles que se necesitan, desarrollar funcionalidades adaptadas a cada empresas… y lo más importante conseguir que el ERP vaya en línea con los objetivos que tiene la empresa como pueda ser reducir trabajo administrativo, mejorar el control de las operaciones, utilizar la información para tomar decisiones más precisas, controlar mejor las actividades de la empresa…

 

Conseguir todo esto requiere de un plan de trabajo que pasa por realizar un análisis de la empresa, modelar el diseño previo del ERP, realizar la ejecución óptima del diseño, validar por parte de la empresa de los avances en el proyecto, proporcionar la adecuada formación a los empleados y facilitar un excelente servicio de atención al cliente.

Junto a un equipo de programadores hemos retomado muchas implantaciones realizadas por las propias empresas, es decir implantaciones consideradas fallidas, debido a que la propia empresa no tiene la capacidad, los recursos adecuados o la experiencia y conocimientos necesarios para llevarlo a cabo.

Es posible que la empresa pueda llevarse una imagen negativa del ERP por desconocimiento de todo su potencial y por la experiencia fallida en la implantación.

Si es tu caso te animamos a que reconsideres la oportunidad de poner en marcha en tu empresa una de las mejores herramientas de gestión empresarial del mercado.

¿Necesitas arreglar o poner en marcha desde cero tu ERP ODOO?

¿Quieres saber hasta dónde puedes llegar con el ERP ODOO?

Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO

Como ya sabréis un ERP es un sistema que integra la información y procesos de distintas áreas de la empresa, un ERP está diseñado para que puedan trabajar usuarios de distintos departamentos de forma centralizada.

Al ser procesos centralizados, encadenados unos con otros y controlados a través de estados o fases cuando un usuario comete un error e intenta rectificarlo el usuario se da cuenta de que la rectificación no es tan fácil como pueda ser en un programa de gestión específico o una hoja de cálculo.

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En el ERP se antepone lo primero de todo la seguridad, por defecto el ERP está diseñado para que un usuario no modifique los datos registrado cuando le de la gana o lo convenga.

Si un usuario comete muchos fallos y tiene que estar continuamente corrigiendo la empresa debería aplicar acciones correctivas para evitar que ocurra.

 

Llevo ya unos cuantos años implantando el ERP ODOO en las empresas y en la mayoría de ellas el número de errores cometidos por los usuarios es altísimo.

La mayor parte de los usuarios se quejan de las dificultades que tienen a la hora de rectificar el error en el ERP.

Pero lo que no entienden es que el ERP está diseñado para evitar que cometas errores y que no puedas realizar modificaciones una vez registrada.

 

Imagina que los usuarios pudiesen modificar datos de movimientos de stock, facturas, asientos, cobros, pagos, sin ningún tipo de control.

Imagina que puedan modificar datos de facturas una vez emitidas o recibidas o habiendo liquidado los impuestos o habiendo presentado los libros oficiales

En un ERP participan muchos usuarios por lo que la seguridad de la información es lo primero, para conseguir que todo funcione correctamente es recomendable que los procesos, las funciones, los roles estén procedimentados.

Que cada usuario sepa exactamente lo que tiene que hacer, cómo y cuándo lo tiene que hacer.

 

Un ERP como ODOO funciona con estados, fases o etapas, antes de validar la información siempre hay una fase previa de revisión, control o chequeo, antes de pulsar al botón de confirmación o validación del proceso el usuario tiene todo el tiempo del mundo para revisar que la información es correcta. Pero las personas somos de gatillo fácil y solemos pulsar el botón antes de revisar que toda la información esté ok.

A pesar de que el ERP ODOO esté diseñado para que no puedas rectificar fácilmente y sin control la información validada, los partners y desarrolladores han tenido que quitar todas las restricciones de seguridad para que los usuarios puedan rectificar todos los errores cometidos.

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Cada vez que un usuario comete un error el tiempo y la pérdida de dinero que genera es considerable, por lo que la empresa debería aplicar métodos de control preventivos o como se suele utilizar en la terminología “lean” métodos poka-yoke para la prevención de errores.

 

Los errores más comunes que suelen cometer los usuarios en el ERP ODOO:

  • Crear una cuenta contable de forma errónea
  • Emitir una factura sin haber registrado el CIF correctamente en la ficha del cliente
  • No registrar correctamente los datos de un cliente o un proveedor
  • Duplicar un cliente o proveedor
  • Duplicar un producto o servicio
  • Configurar erróneamente un producto o servicio
  • Creación errónea por parte de usuarios de almacenes y ubicaciones
  • Configuración errónea por parte de usuarios de impuestos y mapeos
  • Confirmar un pedido de venta con datos erróneos
  • Validar un albarán con datos erróneos
  • Validar una factura de venta con datos erróneos
  • Registrar facturas de compras con datos erróneos
  • Falta de comprensión del funcionamiento de un ERP de gestión integral

Muchos de estos errores son fácilmente evitables si la empresa se organiza apropiadamente, si se asignan funciones y roles a los usuarios y si los usuarios tienen la formación adecuada para el trabajo que van a desarrollar en el ERP.

En próximos artículos hablaré sobre estos errores y cómo solucionarlos. Aunque tal como he comentado antes, la mejor forma de solventarlos es evitar que ocurran.

Qué es y cómo aplicar técnicas POKA-YOKE en la gestión del ERP ODOO

Poka-Yoke es un término japonés que significa “evitar errores” empleado habitualmente en la metodología Lean y en procesos de calidad del área de fabricación.

La finalidad de esta metodología es aplicar sistemas automáticos de detección de errores para eliminarlos y llegar así a un resultado de cero defectos.

Tradicionalmente esta metodología se ha aplicado en áreas de fabricación y calidad sin embargo se puede trasladar su filosofía a otras áreas de la empresa que requieran evitar o reducir errores como por ejemplo el área de administración o contabilidad.

Un error en el área de administración o contabilidad puede tener repercusiones no tan importantes como el área de fabricación pero puede generar cierto descontento con clientes y proveedores y un consumo de tiempo de arreglo del error que podría destinarse en actividades que aportan mayor valor a la empresa.

 

Todo lo relacionado con errores es un “waste” o “desperdicio”, una de las funciones del Controller es detectar desperdicios y minimizarlos o eliminarlos.

¿Son los errores evitables?

¿Por qué se generan los errores?

¿Se puede poner medios para evitar de forma automática los errores?

 

Pongamos por ejemplo el caso del ERP ODOO.

El ERP ODOO es un sistema de gestión muy potente y unos de los tecnológicamente más avanzados, es un ERP open source y su base es tan abierta que si no se configura y se gestiona adecuadamente puede dar lugar a muchos errores.

 

En el ERP ODOO por defecto se puede crear una ficha de cliente con exactamente los mismos datos que un cliente ya existente incluido el nombre, esto puede dar lugar a duplicidades de un mismo cliente o proveedor.

Y con fichas de clientes o proveedores duplicadas se puede generar o registrar facturas de un mismo cliente o proveedor con distintas fichas.

 

Si el error no se detecta puede dar lugar a confusiones en la información y se pueden tomar decisiones equivocadas. Por fortuna el ERP ODOO permite la fusión de empresas duplicadas, pero hay que detectarlas, comprobarlas y es una solución que se aplica una vez se detecta el error.

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Otro caso que se da en el ERP ODOO es que cuando se da de alta una empresa (cliente o proveedor) por defecto el sistema asigna una cuenta contable general.

Algunas empresas prefieren crear y asignar una cuenta contable específica.

 

El proceso de creación de una nueva cuenta contable para asignarla a la empresa se realiza de forma manual y esto puede generar errores como por ejemplo crear una cuenta con más o menos dígitos de los que corresponde o asignar el nombre de la cuenta en el campo código y viceversa.

Cuando el error es detectado hay que realizar rectificaciones a nivel contable y de facturas.

El tiempo que se pierde realizando estos arreglos es importante sobre todo si hay muchas facturas afectadas.

Con un simple mecanismo que evite errores a la hora de crear cuentas contables puede suponer a la empresa un importante ahorro de tiempo y en consecuencia de dinero sobre el tiempo desperdiciado a la hora de corregir los errores a posteriori.

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Si se pueden evitar errores en el ERP ODOO o cualquier proceso administrativo intenta poner mecanismos para que no ocurran. Corregir errores es un waste o desperdicio.

El trabajo administrativo no es una actividad que genera valor añadido a la empresa por lo que minimizar o eliminar errores es importante para tener un coste óptimo.

La metodología poka-yoke se puede aplicar en cualquier área de la empresa y el controller puede contribuir a su aplicación.

¿TODAVÍA NO TIENE TU EMPRESA UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO?

Servidor hosting para ERP ODOO ¿Es recomendable?

La gran duda ¿es mejor adquirir un servidor o alquilar un servicio de hosting para ERP ODOO, es decir trabajar con el ERP ODOO desde la nube?

A la mayoría de consultores nos interesa que tu ERP ODOO esté en un servidor externo o en la nube, no por una cuestión económica, sino por facilitarnos las tareas de instalación y mantenimiento.

Dependiendo del tamaño de la empresa y los recursos técnicos que disponga es conveniente valorar una opción u otra.

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Un servidor interno es igual de susceptible ante un ataque que uno externo, la diferencia está en cómo se gestione el servidor para evitar la entrada de intrusos.

Si el servidor interno tiene una puerta de salida a internet finalmente es como si el servicio de hosting estuviese en la nube.

Un servidor interno requiere mucho mantenimiento tanto de hardware como de software, y obviamente con el paso del tiempo va perdiendo prestaciones y quedando obsoleto, a más tiempo más necesidades de mantenimiento.

El ERP ODOO requiere de unas configuraciones específicas a nivel, si el servidor es interno el personal informático de la empresa o la empresa externa de mantenimiento informático tienen que realizar la correcta instalación.

Una mala configuración del servidor genera problemas a los consultores del ERP ODOO.

También es conveniente preparar el servidor para que haga diariamente copias de seguridad.

 

Si el servidor interno tiene un problema el ERP ODOO dejará de estar operativo hasta que se solucione, si la solución es rápida no hay problema, si la solución tarda la empresa puede quedar paralizada en muchos aspectos.

Con un servidor externo se puede replicar rápidamente en otra máquina y reducir al máximo el tiempo sin trabajar.

Con esto no quiere decir que no sea conveniente instalar ODOO en un servidor interno, hemos instalado muchos ERPs en servidores alojados en las empresas, tan solo analizamos las ventajas y desventajas entre una opción y otra.

 

Si tienes recursos dedicados y suficientes, o si no tienes una buena conexión a internet en la empresa, el servidor interno es una buena opción.

Si no quieres complicarte la vida, si no quieres realizar una inversión, y tienes un presupuesto modesto para el mantenimiento del servidor, el hosting o alojamiento en la nube es tal vez una mejor opción.

Errores que debes evitar como cliente a la hora de implantar el ERP ODOO

Hay muchos factores que pueden dar al traste una implantación del ERP ODOO, hay que tener en cuenta que ODOO es un ERP muy potente como puede ser NAVISION o SAP, no es un software sencillo de implantar, muchas empresas piensan que una vez instalado ya está listo para funcionar.

Hay que recordar que un ERP no es lo mismo que un programa de gestión específico (facturación, contabilidad…)

Un ERP integra todas o casi todas las áreas de la empresa de ahí su complejidad y a su vez su gran ventaja.

Por estas razones os explico en este artículo qué factores hay que tener en cuenta para no estrellarse y fracasar en la implantación del ERP ODOO.

 

  • Dar por hecho que la base del ERP ODOO cubrirá todas las necesidades de la empresa.

Es cierto que la base de ODOO es muy completa, por defecto puedes gestionar el CRM, realizar presupuestos comerciales y pedidos de venta, realizar movimientos de stock, facturar, realizar pedidos de compra, emitir y recibir facturas, y generar asientos contables. Pero una cosa es que se pueda realizar y otra configurarlo para que funcione adecuadamente.

ODOO es un ERP internacional por lo que es necesario recurrir a módulos de la comunidad para por ejemplo adaptarlo a la legislación contable del país.

Una vez instalas la base te das cuenta de todas las posibilidades que ofrece el ERP que son muchas, pero vas echando en falta muchas funcionalidades que facilitarían el trabajo o mejorarían la integración y la automatización de procesos.

Por esta razón hay miles de módulos creados por partners o desarrolladores, y algunos casos se requiere el desarrollo de funcionalidades a medida.

Recomendación: Averigua que ofrece ODOO de base, pruébalo y pregunta por aquellas funciones que eches de menos.

  • No averiguar antes de la implantación que puede realizar o no el ERP ODOO de base

Este error va en relación con el punto anterior, antes de plantearte la implantación del ERP ODOO estúdialo muy bien, infórmate todo lo que puedas o solicita un estudio o análisis de implantación para tu empresa.

Ten cuidado a la hora de dar todo por hecho, el ERP ODOO dispone de infinidad de funciones de base y de módulos de terceros, llegar a conocer todas y cada una de las funciones es imposible y más teniendo en cuenta que prácticamente cada año se lanza una nueva versión.

No te quedes tan solo con funcionalidades generales, intenta profundizar y averiguar todo el detalle que puedas conseguir.

 

  • Esperar que el ERP ODOO funcione exactamente igual que tu anterior programa de gestión.

Este es un error típico de concepto.

Las empresas están habituadas a trabajar el día a día con un sistema, está muy interiorizado en la cultura de la empresa. Cualquier cambio de sistema supone un pequeño trance en la forma que se hacían las cosas.

Por lo que de forma natural los usuarios intentan que el cambio no afecte a su rutina y a su día a día, por lo que buscan y comparan lo que realizaban anteriormente de forma mecánica en el nuevo sistema y cuando no lo encuentran llega la frustración y la típica frase “este sistema no vale para nada o no funciona”.

 

No esperes que el nuevo sistema funcione como el anterior, en primer lugar si cambias de un programa de gestión a un ERP deberás entender que son sistemas de información y gestión completamente diferentes.

En segundo lugar hay que tener en cuenta que la tecnología utilizada en el ERP ODOO es diferente a un programa de gestión de escritorio y por lo tanto muchas funcionalidades tienen el mismo fin pero se consiguen de diferente forma.

Recomendación: Si hay frustración generalizada ante el cambio la mejor medicina es la comprensión y la práctica, cuando antes empiecen los usuarios a practicar antes se reducirá la resistencia al cambio.

Los usuarios deben participar activamente en la implantación y comunicar al líder del proyecto todas aquellas cuestiones sobre las que tengan dudas o no tengan claro su funcionamiento.

 

  • Esperar que el ERP solucione problemas organizativos y de gestión en la empresa.

No esperes que el ERP haga milagros, el ERP es un reflejo del funcionamiento y la gestión de la empresa, por lo que si la empresa está desorganizada y no se gestiona correctamente el ERP tampoco lo hará.

La implantación de un ERP es una gran oportunidad para poner orden en la empresa, optimizar procesos, mejorar la gestión, reducir o eliminar actividades que no aportan valor… el ERP reflejará las mejoras en la empresa y podrás sacar mayor partido a sus sinergias y automatizaciones, obtendrás un mayor rendimiento del ERP.

 

  • Pensar que la empresa se tiene que adaptar al funcionamiento del ERP y no al revés.

Haz una prueba, descarga el ERP ODOO de base y practica un poco, una vez lo pruebes hazte la siguiente pregunta ¿Me puedo adaptar a esta forma de trabajar?

Lo más seguro es que pienses que no y tendrás toda la razón, tal como he comentado anteriormente el ERP ODOO tiene unas funcionalidades de base y muchísimos módulos de terceros que lo complementan, además de posibles desarrollos a medida, por lo tanto hay que tener claro cómo se quiere trabajar para adaptar el ERP ODOO a las necesidades de la empresa.

 

  • Pensar que el ERP es infalible y no puede cometer fallos.

Un ERP puede contener muchos fallos, son sistemas complejos con cientos de módulos instalados e integrados, por esta razón hay que testearlo todo minuciosamente, analizar todos los casos posibles y en caso de detectar algún fallo comunicarlo para que lo solucionen.

 

  • No realizar seguimiento en la fase de implantación y no realizar testeos de los avances del proyecto.

Si no se evalúa el proceso de implantación se entiende que todo el trabajo está siendo satisfactorio, puede ocurrir que una vez implantado y en el momento de la puesta en marcha te encuentres con sorpresas que podías haber evitado con anterioridad, correcciones en la fase de puesta en marcha pueden suponer retrasos en el lanzamiento y no cumplir los plazos pactados.

 

  • No tener bien definidos los objetivos de la implantación del ERP.

¿Por qué tu empresa necesita implantar un ERP?

¿Está la implantación del ERP alineada con los objetivos estratégicos de la empresa?

¿Va a ayudar el ERP a conseguir los objetivos de la empresa?

¿Hay una partida presupuestaria asignada a la implantación del ERP y su mantenimiento?

 

  • No haber hecho un análisis coste-beneficio de la implantación del ERP.

En relación con el apartado anterior hay que hacer números y calcular los beneficios estimados que aportará el ERP a la empresa, tanto directos como indirectos.

Recuerda que como he comentado anteriormente la implantación de un ERP es una gran oportunidad para mejorar internamente la organización de la empresa, mejorar los procesos y la gestión, por lo que esto generará beneficios indirectos de la implantación.

Después de haber calculado los beneficios analiza el tiempo que vas a necesitar para recuperar la inversión.

Si los números y los análisis son positivos, la inversión merecerá la pena.

 

  • No asignar un líder para la implantación del proyecto.

Una implantación sin un líder de proyecto claramente definido y asignado es una de las principales causas de los fracasos en la implantación de un ERP.

El líder organiza, revisa, comprueba, controla plazos, evalúa avances, comunica… Si no hay líder hay anarquía y por lo tanto caos.

 

  • No crear un listado de roles para cada uno de los usuarios de la empresa.

Si no se definen los roles se entiende que la empresa no tiene definidos los procedimientos internos que tienen que realizar cada uno de los usuarios.

¿Qué tiene que hacer el responsable de almacén? ¿y los encargados? ¿y los operarios?

¿Qué puede ver o registrar cada uno de ellos?

¿Todos los pueden realizar todo tipo de tareas, pueden ver toda la información del ERP, tienen acceso a configuraciones?

 

  • No haber creado un mapa de flujo de procesos que de visión del ERP en su conjunto o los procesos clave de la empresa.

Un mapa de procesos es fundamental para entender cómo va a funcionar el ERP una vez puesto en marcha.

Es una herramienta imprescindible en la fase de análisis ya que permite analizar gráfica y visualmente cómo se espera que trabaje el ERP.

 

  • No entender los mecanismos contables y el área económico-financiera del ERP

No funciona igual un programa de contabilidad específico que la contabilidad integrada en un ERP.

Muchos contables se pueden llevar un susto si no han entendido y asimilado previamente su funcionamiento y las posibilidades y mejoras que aporta la integración.

Tener la información contable integrada con el resto de operaciones facilita la gestión de funciones que tradicionalmente se llevaban de forma independiente al programa de gestión, una gran oportunidad para Controllers, analistas y directores que requieren de informes y procesos integrados.

 

  • Esperar que la empresa consultora organice los trabajos de la empresa cliente.

Es muy común que un usuario comente “dime cómo tengo que trabajar”, esto de por si ya da una idea de este tipo de error.

Los consultores no tienen que decir a los usuarios cómo tienen que realizar su trabajo, por eso he comentado previamente el tema de la organización interna de la empresa, la asignación de un líder, los mapas de procesos y la asignación de roles a los distintos usuarios.

La empresa consultora no tiene porque saber cómo funciona internamente la empresa por lo tanto no se puede esperar que le diga a un usuario cómo tiene que realizar su trabajo, sería una insensatez que algo así ocurriese.

 

  • Esperar que la empresa consultora realice trabajos no contemplados en la fase de diseño y no incluidos en el presupuesto de implantación.

La implantación de un ERP no es una barra libre en la que la empresa puede pedir la bebida que quiera habiendo pagado la entrada al local.

Por esa razón hay que realizar una fase de análisis y tener detallado todos los requerimientos.

Muchas empresas consultoras saben que la empresa siempre va a pedir cosas no contempladas en la fase de análisis por lo que trabajan con bolsa de horas, así se aseguran de no perder hasta la camisa en un proyecto y evitar las habituales confrontaciones con la empresa cuando no se dejan claras las condiciones.

  • Pensar que un ERP open source por tener una base gratuita y no tener que pagar licencias es un software barato.

A estas alturas imaginarás que no va a ser barato, así que no esperes una implantación operativa a un precio similar al de un programa de gestión específico.

Estamos hablado de un ERP que integra la información y los procesos de todas las áreas de la empresa no un software de gestión que realiza una función específica.

Implantar un ERP solo para llevar la facturación y la contabilidad es un gran error.

Piensa que un ERP puede llevar los siguientes trabajos a un consultor, análisis de requerimientos, instalación de la base, configuraciones iniciales, instalación de módulos adicionales, integración de módulos en los procesos, migración de datos, adaptación de formatos, creación de perfiles y roles, creación de plantillas, creación de formatos, desarrollos a medida, creación de informes, formación, soporte en la puesta en marcha.

 

  • Pensar que la versión más actual del ERP ODOO es la mejor.

Al ritmo que ODOO lanza nuevas versiones los consultores no tienen tiempo de adaptarse a los nuevos cambios ni migrar todos los módulos, por lo que hay versiones más maduras y estables que otras.

Infórmate sobre que última versión es la más madura, la que dispone de los módulos que necesitas y la experiencia del consultor con esa versión.

Por ejemplo los partners no tuvieron tiempo de adaptarse a la versión 9 y directamente pasaron de implantar la versión 8 a la 10, pocas implantaciones hay con la versión 9, cuando la versión 10 parecía estable ODOO lanzó la versión 11 que requiere menos adaptación que en versiones anteriores y es una versión más rápida y mejorada de la 10, pero hace unos meses lanzaron la 12 y la OCA todavía no ha tenido tiempo de migrar todos los módulos de la contabilidad española, y todo parece indicar que gran parte de las mejoras de la versión 12 respecto a la 11 se han realizado para versión Enterprise (versión que si que tiene un coste de licencia por usuario)

 

  • No entender los mecanismos de integración entre las distintas áreas incluidas en el ERP.

Esto es fundamental para comprender los beneficios que el ERP puede aportar a la empresa.

Una actividad en un área puede afectar al resto de áreas.

Por ejemplo un pedido de ventas mal registrado implica un envío erróneo de mercancía por parte del almacén al cliente y en consecuencia la emisión de una factura errónea.

 

  • No entender las capacidades de automatización y sinergias que proporciona un ERP, así como las ventajas de la integración.

Por ejemplo, por qué registrar cobros y pagos manuales cuando se pueden realizar a través de la importación de extractos bancarios.

Por qué crear cuentas contables únicas por cliente y proveedor cuando la integración permite ahorrarnos este paso administrativo y aun así llevar el mismo control contable con cuentas contables genéricas para todos los clientes o para todos los proveedores.

Estudia y aprovecha todas las posibilidades que ofrece la integración y la automatización.

 

  • Pensar que todos los informes que la empresa necesita están incluidos por defecto.

Un ERP es una gigantesca base de datos con toda la información de la empresa.

El ERP ofrece informes comunes en muchas empresas por defecto y además dispone de informes dinámicos parecidos a las tablas dinámicas de Excel para generar tus propios informes.

Pero cuando necesitamos relacionar campos entre distintos objetos, informes complejos, o sistemas de análisis más avanzados, hay que recurrir a desarrollos a medida.

Algunas empresas optan por informes desarrollados en el propio ERP, otras por exportar a Excel la información y generar sus propios informes, otras por conectar el ERP a sistemas de informes avanzados como Power BI o Pentaho…

Esto es decisión de cada empresa y depende mucho de las necesidades de cada una.

Cuantos más desarrollos o conectividad se requiera mayor será el coste.

 

  • Pensar que los informes que hay de base no necesitan arreglos.

Incluso los informes que ofrece de base pueden necesitar arreglos por parte de los desarrolladores.

Revísalos, compruébalos y decide si necesitan arreglos.

 

  • Pensar que un usuario de la empresa puede realizar cambios técnicos como por ejemplo modificar formatos, cambiar campos en las vistas, generar sus propios informes.

El ERP ODOO es un sistema muy avanzado tecnológicamente, pero a su vez es un sistema técnicamente muy complejo.

El usuario puede realizar pequeños cambios si tiene los conocimientos adecuados, pero cuidado la actualización de un módulo se puede llevar todos los cambios por delante, así que para hacer cambios estables es recomendable realizarlos desde módulos.

La empresa depende completamente de los desarrolladores para realizar cualquier cambio.

 

  • No tener en cuenta el hardware necesario para hacer funcionar óptimamente el sistema.

En todos estos años he vistos instalaciones de todo tipo, algunas realizadas en un PC de la empresa que hacía las funciones de servidor.

Se supone que el ERP va a soportar una gigantesca base de datos y un buen número de usuarios, asegúrate que el hardware lo va a hacer funcionar con garantías y no va a ralentizar el trabajo de los usuarios.

 

  • Implementar el ERP sobre la marcha, sin haber realizado un análisis o diseño previo.

Esto es jugársela a toda una carta.

Lo que puedes conseguir con este método es plazos extensos en la implantación, un coste mayor y posibles confrontaciones y conflictos con la empresa consultora.

 

  • No redactar procedimientos de trabajo de cada proceso para cada rol de usuario.

Si no se tiene claro qué pasos tiene que realizar cada usuario teniendo en cuenta todos los casos posibles lo más seguro es que el usuario se pase todo el día el teléfono preguntando a la empresa consultora o solicitando que le resuelva todas las dudas y problemas, lo que puede suponer un coste muy alto de mantenimiento y soporte para la empresa.

 

  • Esperar que la empresa consultora sea la responsable del éxito o el fracaso de la implantación del ERP

Las empresas consultoras tienen como objetivo vender y vender, y realizar los trabajos que le solicita el cliente.

Si el cliente se equivoca en la información aportada en la fase de análisis, si no asigna un líder, si no realiza seguimiento del proyecto, si no realiza testeos, si no sabe realmente cómo funciona el ERP ODOO, si no tiene claro lo que espera conseguir con el ERP, si tiene desorganización y una deficiente gestión interna, si no tiene claro los procedimientos de los empleados, si decide implantar el ERP sobre la marcha….

Posiblemente tenga bastantes papeletas de no llegar a implantar el ERP al 100% y no sacar partido a todo su potencial.

En este caso no se puede hacer responsable a la empresa consultora.

Se puede hacer responsable a la empresa consultora cuando se le solicita un trabajo y no lo hace correctamente o no lo hace en el plazo pactado.

Pero no se le puede hacer responsable del fracaso si todos los ingredientes no se han cocinado correctamente.

¿Qué funciones tiene una instalación básica del ERP ODOO?

Tal como he comentado en anteriores artículos el ERP ODOO consta de una base que ofrece la empresa ODOO con sede en Bélgica ya sea la versión Enterprise o la versión Community, y a esta base se le añaden módulos para adaptarlos a la legislación contable de cada país o para incrementar, mejorar o adaptar funcionalidades a los procesos de la empresa.

Cuando un partner de ODOO realiza una instalación lo normal es que instale la versión base de ODOO y los módulos de contabilidad de la localización española publicados por la OCA (ODOO Community Association)

 

¿Qué funciones puede realizar ODOO de base incluyendo los módulos de contabilidad de la localización española?

Aquí os dejo un listado, puede que falten algunas funcionalidades, pero he intentado recopilar las más importantes.

 

  • Chat interno
  • Planificación y control de actividades
  • Calendario
  • Gestión equipos de venta
  • Gestión contactos CRM
  • Gestión oportunidades comerciales
  • Planificar acciones comerciales en las oportunidades
  • Convertir una oportunidad en un presupuesto comercial
  • Enviar presupuestos comerciales por correo electrónico
  • Confirmar pedidos de venta desde presupuestos comerciales
  • Facturar desde pedidos de venta o de compra
  • Facturar desde cantidades entregadas o registrar facturas de compra desde cantidades recibidas
  • Enviar facturas por correo electrónico
  • Integración de facturación con contabilidad
  • Registrar cobros y pagos de forma manual o desde extractos bancarios o caja
  • Gestionar uno o varios almacenes
  • Gestionar proceso básico de entradas y salidas del almacén
  • Configuración rutas avanzadas almacén
  • Gestión abastecimiento a proveedores
  • Valorar inventario con coste estándar, coste medio o coste real
  • Registrar ajustes de inventario
  • Obtener el inventario y su valor en cualquier fecha
  • Realizar envíos y recepciones parciales
  • Controlar la trazabilidad a través de lotes
  • Gestionar diferentes tarifas de venta
  • Gestionar tarifas productos por proveedores
  • Gestionar diferentes medios de envío
  • Aplicar descuentos a clientes a través de tarifas
  • Definir la posición fiscal en la ficha de clientes y proveedores
  • Definir modo de pago en ficha de clientes y proveedores
  • Definir plazos de pago en ficha de clientes y proveedores
  • Controlar los vencimientos pendientes de cobro y pago
  • Generar ficheros SEPA
  • Gestionar pagarés emitidos y recibidos
  • Modelos de impuestos disponibles según localización española en la versión de ODOO
  • Libro mayor (informe OCA)
  • Balance sumas y saldos (informe OCA)
  • Balance situación (informe OCA)
  • Cuenta pérdidas y ganancias (informe OCA)
  • SII (suministro inmediato información)
  • Facturae – FACe (V11)
  • Control activos fijos
  • Gestión de tareas en proyectos
  • Planificar horas en las tareas de los proyectos
  • Registrar horas reales en las tareas de los proyectos
  • Crear lista de componentes para fabricación
  • Generar órdenes de fabricación bajo stock
  • Generar órdenes de fabricación bajo pedido
  • Realizar movimientos de stock en las órdenes de fabricación
  • Configurar operaciones para cálculo de tiempos estimados y reales trabajados por las máquinas
  • Gestión rutas fabricación
  • Gestionar datos de empleados
  • Registrar ausencias de empleados
  • Registrar gastos de empleados
  • Adjuntar documentos a cualquier objeto
  • Informes dinámicos con los campos incluidos de base en cada función
  • Informes estándar ODOO y OCA
  • Alta de usuarios y asignación de permisos y roles
  • Importación y exportación de datos

Ejemplo integración completa áreas de la empresa con ERP ODOO

En el siguiente vídeo muestro un ejemplo sencillo de integración completa con el ERP ODOO de las áreas CRM, ventas, compras, almacén, facturación y contabilidad.

En el vídeo realizo un ejemplo sencillo y rápido a través del cual generamos información en el CRM que se traslada al presupuesto comercial, al pedido de ventas, a la orden de entrega, a la factura de ventas, genera un pedido de compras, un documento de recepción de la mercancía, el registro de la factura de compra y sus respectivos asientos contables.

 

Como se puede observar en el vídeo el ejemplo está basado en un producto que no tiene stock y que las compras se generan en función de los pedidos de venta.

Todo el ERP es configurable y adaptable a las necesidades de cada empresa.

Con este vídeo podéis ver la capacidad de integración de áreas y funciones que tiene el ERP ODOO, se reduce el trabajo administrativo y mejora el control de los procesos, se centraliza la información para aprovechar todo su potencial en el análisis, control, planificación y toma de decisiones.

Tutoriales ERP ODOO

Test nivel ERP ODOO

Controller ERP ODOO

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Implantaciones ODOO España

PROBLEMAS frecuentes que tienen SOLUCIÓN en empresas con ERP ODOO

Qué pasa después de la implantación del ERP ODOO

 

 

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Vídeos Tutoriales y Trucos ERP ODOO

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