Facturación con ODOO

Facturación con ODOO.

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1 Control Facturas y Asientos Contables ERP ODOO

2 Facturas Rectificativas ERP ODOO

3 Eliminando o modificando una factura emitida con el ERP ODOO

4 Fusión Facturas ERP ODOO

5 Con el ERP ODOO puedes configurar varias secuencias de facturas de ventas

6 Facturar Cantidades Entregadas Vs Albaranes ERP ODOO

7 Solución al Control de Vencimientos desde Facturas ERP ODOO

8 Pasos para compensar facturas entre clientes y proveedores con ERP ODOO

Control Facturas y Asientos Contables ERP ODOO

Cómo llevar el control contable de las facturas de clientes con el ERP ODOO.

Como se puede ver en el siguiente vídeo, el ERP ODOO es un sistema integrado, la contabilidad de las facturas empieza desde el momento que damos de alta un cliente, también parametrizamos la cuenta contable de ingresos en la ficha del producto así como los impuestos.

Cuando se emite la factura los datos parametrizados en la ficha del cliente y del producto se trasladan a la misma, una vez validada la factura se genera automáticamente el asiento contable.

Los controles de los saldos pendientes de las facturas y del cliente los podemos realizar desde las propias facturas, desde el listado de efectos y para los usuarios más contables desde el libro mayor.

Como se puede observar en el vídeo la contabilidad está completamente integrada en la gestión lo que permite un mayor control y una reducción considerable del tiempo de los procesos contables y administrativos.

Facturas Rectificativas ERP ODOO

Cómo generar facturas rectificativas directamente desde las facturas emitidas ERP ODOO.

Otra de las cuestiones que me realizan muchos contables sobre el ERP ODOO es en relación la creación de facturas rectificativas sobre las facturas emitidas y su compensación o conciliación sobre la factura original.

Hay que tener en cuenta que la creación de facturas rectificativas se puede dar en 2 casos:

En el caso de que una empresa tenga almacén, genere movimientos de entradas y salidas de artículos y realice control de stock, la factura rectificativa de un cliente normalmente vendrá precedida por la devolución de material o mercancía. En este caso desde la propia devolución se podrá generar la factura rectificativa.
En el caso de que se tenga que hacer una rectificación de la factura emitida sin relación a una devolución de material o mercancía.

En este caso se realizará tal como muestro en el vídeo. En el vídeo se muestran varios ejemplos con bastante detalle e intento abarcar casi todas las opciones que se pueden dar en una empresa.

Eliminando o modificando una factura emitida con el ERP ODOO

El ERP ODOO está preparado de forma estándar para que no se pueda eliminar o modificar una factura ya emitida y entregada al cliente.

Y realmente así es como debería funcionar ya que para eliminar o modificar la factura original emitida por ley se debería realizar una factura rectificativa que modifique o compense totalmente la original.

Pero a pesar de esto es una práctica habitual en las empresas la necesidad de eliminar o modificar facturas ya emitidas directamente sin la realización de facturas rectificativas.

Como el estándar del ERP ODOO esto no lo permite hay que instalar un módulo de terceros para poder realizar esta función.

Una vez instalado el módulo y configurados los diarios correspondientes ya podemos eliminar o modificar una factura emitida simplemente pulsando el botón cancelar, en el caso de la eliminación pulsaremos suprimir, peor cuidado aquí con la secuencia de la factura, para arreglar la secuencia deberemos realizarlo manualmente.

Para modificar la factura pulsaremos cambiar a borrador, la factura cancelada y en borrador mantiene el mismo número que cuando fue emitida, por lo tanto una vez hechos los cambios volveremos a validarla y el número de factura se mantendrá.

Si la factura ya estuviera pagada el proceso se complica, se puede modificar rompiendo la conciliación, pero lo recomendable es realizar una factura rectificativa.

Todo esto lo explico con ejemplos en el siguiente vídeo.

Fusión Facturas ERP ODOO

Cómo realizar una fusión de facturas con el ERP ODOO.

En primer lugar para realizar esta función es necesario descargar el módulo correspondiente en las ODOO Apps.

Para que funcione correctamente la fusión, las facturas deben estar en estado borrador, deben pertenecer a la misma empresa, deben tener la misma dirección de facturación y deben tener asignado el mismo comercial.

Para realizar la operación es tan sencillo como seleccionar las facturas y pulsar la opción fusionar.

En el siguiente vídeo muestro un caso de una empresa del sector limpieza, pero es aplicable a empresas de cualquier actividad.

Con el ERP ODOO puedes configurar varias secuencias de facturas de ventas

A algunas empresas por la razón que sea necesitan crear varias secuencias según el tipo de factura, en el ERP ODOO se pueden crear distintos diarios de ventas y a cada diario asignarle un número o código secuencial.

En el vídeo muestro cómo crear secuencias anuales y mensuales utilizando sufijos. También explico cómo utilizar el campo medida de secuencia y el campo incremento, así como la utilización del campo prefijo.

En el vídeo muestro cómo cambiar el diario en la factura para que cambie de secuencia.

El diario normalmente se origina en el pedido de venta y se traslada posteriormente a la factura.

El mismo sistema es valido para facturas de compra.

Facturar Cantidades Entregadas Vs Albaranes ERP ODOO

Diferencias a la hora de facturar cantidades entregadas o albaranes a partir de la versión 10.

En versiones anteriores los pedidos generaban albaranes de entrega y estos albaranes se podían seleccionar para 05generar la factura. A partir de la versión 9 el ERP ODOO cambia la forma de facturar albaranes, y el sistema de facturación se controla desde los pedidos a través de las cantidades entregadas.

En el caso de tener que facturar albaranes de distintos pedidos y en el caso de entregas parciales en mi opinión el control sobre la facturación se reduce.

Hay diferentes opiniones al respecto, hay consultores que prefieren el cambio y los hay que preferimos en anterior sistema.

Independientemente de la preferencia de los consultores por un sistema u otro, las empresas españolas están acostumbradas a facturar seleccionando albaranes y no a través de las cantidades entregadas en los pedidos.

El cambio al nuevo sistema no ha encajado bien en muchas empresas. Hay que entender que el ERP ODOO mira por la aplicación de forma global sin considerar la casuística especial de cada país.

En mi opinión considero que hay que facilitar a las empresas el trabajo y reducir el proceso de cambio a lo mínimo. Por esa razón me empeñé en desarrollar el mismo sistema de facturación por albaranes que había en versiones anteriores a la 9 pero aplicado a partir de la versión 10.

En el siguiente vídeo muestro cómo funciona el sistema de facturación de albaranes en la versión 10 en detrimento del sistema de facturación de cantidades entregadas en los pedidos.

El mismo sistema es aplicable a los albaranes de entrada o recepción de proveedores.

Si tu empresa no se ha llegado a habituar al sistema de facturación por cantidades entregadas o recibidas a partir de la versión 10 contacta conmigo.

Solución al Control de Vencimientos desde Facturas ERP ODOO

Cuando se emite una factura a un cliente uno de los aspectos que nos interesa controlar es en qué fecha va a pagar el cliente.

Si el cliente paga al contado o en el momento de recepción de la factura, por ejemplo vía transferencia, entonces no tenemos que preocuparnos por controlar nada.

Pero si está previsto que el cliente pague en una fecha posterior a la emisión a la factura o en varios plazos, en estos casos sí que necesitamos un fuerte control para evitar que se nos quede colgado u olvidado algún vencimiento.

Es habitual que los clientes aplacen sus pagos, al igual que las empresas aplazan sus pagos con los proveedores.

Por lo que si hay miles de facturas emitidas y recibidas, con diferentes fechas de vencimientos, plazos y formas de pago, la gestión se hace más compleja y la necesidad de un control es mayor.

Ya sabemos que cuando se emite una factura, automáticamente se genera el asiento contable de la misma con sus respectivos apuntes.

En función del plazo de pago que tengamos definido, automáticamente se calcularán las fechas de vencimiento de la factura y estas se trasladarán a los apuntes contables.

Pero también hay un campo en la factura que muestra la fecha de vencimiento a modo informativo y de control, que en teoría debe de coincidir con la del apunte contable que es la que se utiliza tanto para el control contable como para la conciliación de cobros y pagos o para la automatización o financiación de los mismos (giros, pagarés, confirmings…)

Muchas empresas utilizan la información del vencimiento que se muestra en el campo de la factura para llevar un control.

Esto puede ser válido en el caso de que solo haya un plazo de pago, pero en el caso de que haya varios plazos de pago esta información está incompleta ya que solo se muestra el vencimiento más antiguo.

Por lo que si por ejemplo la factura tiene 3 vencimientos (30, 60 y 90 días) en el campo de la factura solo se mostrará uno de ellos, sin embargo en los apuntes contables de la misma se mostrarán los 3.

Por otro lado, la fecha de vencimiento de la factura es un cálculo automático en función del plazo de pago definido, por lo que si intentamos modificar manualmente ese vencimiento no podremos hacerlo.

En el siguiente vídeo se muestran las soluciones a aplicar para resolver estos obstáculos o inconvenientes que pueden presentar para algunas empresas con el estándar del ERP ODOO.

En primer lugar se muestra un módulo que permite la modificación de forma manual del vencimiento de una factura independientemente del cálculo automático realizado por el plazo de pago.

Y en segundo lugar se propone un módulo que muestra todos los vencimientos múltiples de una factura, cosa que no hace el estándar, equivalentes a los que se han trasladado a los apuntes contables.

De esta forma el control de vencimientos tanto a nivel de factura como a nivel de apuntes contables está sincronizado y es total (es un doble control automático)

Por lo que podremos evitar posibles fallos y mejorar la gestión de la tesorería en la empresa.

Pasos para compensar facturas entre clientes y proveedores con ERP ODOO

Para poder compensar facturas entre clientes y proveedores en el ERP ODOO en primer lugar la empresa debe ser un cliente y un proveedor al mismo tiempo.

Si la empresa tiene una ficha de cliente por un lado y una ficha de proveedor por otro, es decir la empresa está duplicada, no se podrán realizar compensaciones.

El siguiente paso para compensar obviamente es haber emitido facturas al cliente y haberlas recibido del proveedor, que en este caso son la misma empresa.

Un punto importante sobre la compensación es tener instalado el módulo correspondiente que realiza esta función, disponible en las versiones superiores a la 8.

Para compensar accedemos a los apuntes contables de la empresa desde la propia ficha de la empresa.

Filtramos por «No Conciliado», el sistema nos mostrará los apuntes de las cuentas a cobrar y a pagar pendiente de conciliar (es decir todavía no se han cobrado o pagado)

Seleccionamos los apuntes de las facturas de venta y de compra a compensar y en Acción pulsaríamos la opción compensar.

Al pulsar compensar el sistema nos muestra el saldo de diferencia de la compensación, si es total el saldo será cero, de lo contrario se mostrará la diferencia.

Y se tendrá que seleccionar el diario para generar el asiento de compensación.

La acción compensar lo que hace es generar un asiento que compensa las cuentas 430 y 400 de esta empresa y las concilia.

Por lo que en la información de cobros y pagos de las facturas compensadas podremos ver los apuntes generados por el asiento de compensación.