Analiza tus cuentas de resultados de forma analítica con estos ejemplos Excel.
La cuenta de pérdidas y ganancias no fue ideada con fines analíticos sino para la presentación de las cuentas anuales.
¿Qué hacen las empresas para saber sus resultados (beneficios o pérdidas) con el objetivo de analizarlos, controlarlos y para la toma de decisiones?
Las empresas confeccionan internamente La cuenta de Explotación o de Resultados analítica.
¿Qué diferencias existen entre la cuenta de explotación analítica y la cuenta de pérdidas y ganancias?
Ambas cuentas se nutren de la información contable de los grupos 6 (gastos) y 7 (ingresos), pero se diferencian en cuanto a estructura, presentación de la información, forma de analizarla y de procesar algunas partidas.
La Cuenta de Explotación analítica es una herramienta interna de la empresa cuya finalidad es reflejar el resultado real de la empresa.
La Cuenta de Explotación analítica es flexible en cuanto a su estructura, por lo que se podrá adaptar a la clasificación y estructura analítica de cada empresa, desde una PYME hasta una multinacional.
La Cuenta de explotación analítica permite un análisis mensual de la información, permite añadir gráficos y alertas.
La cuenta de explotación analítica permite la periodificación mensual de gastos reales anuales y la periodificación mensual de previsiones de gastos. Esto permite suavizar ciertos gastos, no tener picos y poder anticipar gastos que sabemos que van a ocurrir pero que tienen un efecto en todo el ejercicio. Por ejemplo, amortizaciones, variaciones de existencias…
La variación de existencias se suele contabilizar al final del ejercicio, pero su impacto en el resultado suele ser muy importante. Con la cuenta de explotación analítica la variación de existencias se puede registrar mensualmente sin necesidad de realizar asientos contables. Esto permite tener un reflejo real de los gastos de la empresa y por lo tanto un resultado más real que en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Yo ofrezco la confección de la cuenta de resultados analítica, con posibilidad de distinguir varias líneas de negocio o una cuenta de resultados analítica por empresa y la consolidada. Además ofrezco el servicio de actualizaciones mensuales y mantenimiento para que solo tengas que preocuparte de analizar los datos y tomar decisiones con ellos.
Como se puede observar en las imágenes la complejidad de elaboración y mantenimiento de la Cuenta de Explotación Analítica es mayor que la de una cuenta de pérdidas y ganancias debido a las posibilidades de adaptación y las necesidades de cada empresa.
Se trata por tanto de una herramienta fundamental en las empresas ya que proporciona información más precisa y real para evitar sustos o disgustos al final del ejercicio.
Muchas veces la contabilidad nos limita la forma de analizar la información, necesitamos algo más que un análisis de los estados financieros que nos pueda proporcionar el programa de contabilidad. Necesitamos ir más allá de la contabilidad financiera.
En muchos casos es necesario lo que los controllers también denominamos la Cuenta de Explotación Analítica o Cuenta de Pérdidas y Ganancias Analítica.
La mayoría de los profesionales que hace uso de información financiera para la toma de decisiones no son expertos contables, e interpretar unos estados financieros tal como los presenta un programa de contabilidad puede convertirse en una tarea titánica.
¿Por qué necesitamos una herramienta analítica que nos facilite el control y la toma de decisiones?
- Para analizar los resultados de las diferentes líneas de negocio
- Para clasificar y ordenar la información financiera de una forma que nos resulte más sencilla de interpretar
- Para utilizar un sistema ágil y dinámico que nos permita generar informes o un reporting rápidamente
- Para actualizar la información automáticamente
- Para adaptar la información financiera a la actividad y las necesidades de la empresa
- Para poder comparar las variaciones entre 2 periodos de tiempo con un sistema sencillo de selección de fechas
- Para periodificar y distribuir en un periodo determinado ciertos saldos contables
- Para contabilizar algún concepto fuera del programa de contabilidad, manteniéndolo controlado de forma transparente
- Para registrar y controlar previsiones de forma manual
Si queremos hilar más fino con la información financiera, si realmente queremos saber dónde y en qué ganamos o perdemos dinero, o si necesitamos clasificar la cuenta de pérdidas y ganancias adaptándola a la actividad y los objetivos de la empresa, entonces es necesario gestionar una Cuenta de Resultados Analítica o Cuenta de Explotación Analítica.
Vídeo de ejemplo de una Cuenta de Resultados Analítica
Aquí puedes ver más información sobre la Cuenta de Resultados Analítica
3 Ejemplos de Cuenta de Explotación Analítica
La ventaja de la contabilidad analítica es que nos da la libertad de presentar la información de acuerdo con el estilo de análisis y toma de decisiones, así como de los procesos y del sistema de costes implantado.
Esto significa que la misma información se puede presentar de forma diferente, pudiendo dar lugar a interpretaciones muy diferentes y a toma de decisiones distintas.
El primer caso es una Cuenta de Explotación Clásica a nivel analítico.
El margen bruto se presenta por categoría de productos de forma mensual y los costes fijos o de estructura se presentan de forma tradicional mes a mes.
La clasificación analítica de los costes de estructura depende del criterio elegido por cada empresa.
Con este sistema podemos analizar un resultado global mensual viendo de forma sencilla cómo se ha generado tanto por la influencia de los costes variables sobre el margen bruto y los costes de estructura.
El segundo caso utiliza el cálculo de costes Direct Costing, o lo que es lo mismo el resultado analítico está centrado solamente en la utilización de los costes variables.
Los costes fijos o de estructura se presentan de forma acumulada.
Se tiene en cuenta el resultado global pero a nivel de análisis cobra más importancia el variable. Un sistema muy utilizado en el sector de la automoción con uso intensivo de materiales y personal directo.
El tercer caso es un giro de 360º respecto a lo que estamos acostumbrados.
El margen bruto se presenta por familias de productos de forma acumulada para 1 año.
Y los costes de estructura, en este caso costes distribuidos por actividades (previamente repartidos) son distribuidos con un criterio lógico de reparto a cada familia de productos.
Lo que conseguimos con esta Cuenta de Explotación es analizar la rentabilidad de cada familia de productos con un sistema de reparto de costes de estructura completo.
De esta forma no sólo analizamos el coste de forma clásica (clasificación analítica) sino que vamos más allá y presentamos la información con una estructura por actividades.
Es interesante ver qué actividades aportan más o menos valor y qué actividades consiguen más o menos rentabilidad. Un sistema muy utilizado en el sector servicios.
Un mismo resultado, 3 formas completamente diferentes de analizarlo.
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