¿Cómo funciona el servicio de Control Presupuestario y Previsiones de Tesorería?

Cómo funciona el servicio de Control Presupuestario y Previsiones de Tesorería.

Si tu empresa únicamente requiere de la implementación y mantenimiento de un Sistema de Control Presupuestario y un informe completo de Previsiones de tesorería, ahora puedes aprovechar esta única oportunidad ya que es un servicio que ofrezco como pack de forma independiente a los servicios completos de Controlling y Consultoría funcional de ODOO & Controlling.

¿Cómo trabajamos en el sistema de Control Presupuestario?

En primer lugar la única información que necesitamos de tu programa de gestión o ERP es el libro diario, es decir fecha contable, cuenta contable, nombre de la cuenta, debe y haber.

El resto de configuraciones las realizamos desde el sistema de control presupuestario.

¿Qué configuramos en el Control Presupuestario para empezar?

En primer lugar definimos las cuentas analíticas o partidas presupuestarias, con las que elaboramos un modelo único de Cuenta de Explotación para controlar posteriormente los resultados.

Una vez importado los diarios, podemos listar las cuentas contables utilizadas y mapearlas con las cuentas analítica o partidas presupuestarias.

Con esta configuración si hemos importado el diario del año anterior y meses del año actual, ya podemos obtener una Cuenta de Explotación comparativa entre los meses actuales Vs el mismo periodo del año anterior. Incluso podemos sacar únicamente una Cuenta de Explotación del año anterior.

El siguiente paso es definir el objetivo para el año en curso, lo ideal es hacerlo a finales del año anterior o a principio del año en curso, pero no importa, ya que al final será una referencia de lo que se quiere obtener.

El objetivo, es lo que denominamos PRESUPUESTO, y si lo definimos en marzo, podemos aprovechar que ya tenemos enero y febrero cerrados a nivel contable, por lo que tan solo tendremos que establecer el objetivo de 9 meses.

Lo más sencillo es basarse en datos contables del año anterior y ajustarlos para el año en curso.

Una vez establecido el objetivo, este tiene que ser inamovible.

Lo que sí que va a cambiar cada mes serán las previsiones.

Si el presupuesto se elabora en enero, tendremos un presupuesto de enero a diciembre.

Las previsiones en enero serán las mimas que el objetivo.

Pero ahora viene lo bueno, si revisamos las previsiones en febrero para todo el año, es decir de febrero a diciembre, estas previsiones deberían cambiar debido a factores externos como por ejemplo incremento de costes no contemplados en el presupuesto, incremento o reducción de ingresos y factores internos como decisiones y medidas a tomar.

Con las previsiones de marzo a diciembre y los datos reales de enero y febrero tendremos una visión muy aproximada de los ingresos, gastos, márgenes y rentabilidad que tendrá la empresa a final del año.

Estas previsiones + datos reales es lo que denominamos Full-Year Forecast (Previsión de todo el año)

Si el Full-Year Forecast lo comparamos contra el presupuesto que hemos definido inicialmente, podremos analizar las desviaciones respecto a lo que la empresa esperaba conseguir.

Todo esto lo hacemos de forma muy sencilla y práctica y de forma muy comprensible para la empresa.

Por ejemplo si la empresa no sabe cómo elaborar el objetivo (Presupuesto) para este año, es decir, que ajustes necesita aplicar respecto al año anterior con la finalidad de establecer un presupuesto alineado con su plan estratégico, no hay problema, siempre podemos tomar como referencia los datos del año anterior sin ajustes, lo que significaría que la empresa al menos quiere igualar o mejorar los resultados del año anterior, un objetivo como pueda ser cualquier otro.

Una vez al mes actualizamos los datos reales de la empresa y revisamos las previsiones de los meses que todavía no están cerrados, aquí es dónde la empresa participa activamente ya que es ella la que mejor sabe qué va a ocurrir con cada partida de ingresos y gastos.

El resultado de todo esto es una planificación y un control total sobre el resultado de la empresa en cualquier mes del año. Esto significa que no hay que esperar a cerrar contablemente el ejercicio para saber el resultado que va a tener.

Esto tiene muchas ventajas.

Ya que incluso en el año en curso ya se puede establecer una estrategia para el siguiente año.

Además de aplicar las medidas necesarias para promover mejoras internas que permitan alcanzar o superar los resultados deseados.

Las empresas en las que implementamos esta metodología, muy utilizada en empresas americanas, quedan sorprendidas de la gran utilidad que les aporta y los beneficios que les genera.

¿Cómo elaboramos las Previsiones de Tesorería?

Para realizar este informe sí que necesitamos que la empresa proporcione más información, tal como he comentado antes para la metodología de Control Presupuestario únicamente necesitamos el libro diario.

Sin embargo para las Previsiones de Tesorería necesitamos información de apuntes o facturas pendientes de cobrar y pagar. También necesitamos su posición bancaria a fecha de revisión del informe y la financiación dispuesta y disponible.

Para hacer más fiable las previsiones de tesorería adicionalmente se requiere por parte de la empresa que se incluyan todos los préstamos que tiene activos, las fechas de pago de devolución de los préstamos y los importes a pagar.

Y también todos aquellos pagos recurrentes que se sabe que va a tener pero que no están contabilizados en el sistema de gestión.

De todas formas, es información muy accesible en cualquier empresa y fácil de conseguir.

Este tipo de informes siempre se suele personalizar en función de la información disponible en la misma.

El informe se actualiza una vez al mes, esto lo realizamos nosotros o puede realizarlo la propia empresa con la formación adecuada.

Con este informe la empresa puede anticipar la liquidez que va a tener disponible los próximos meses sin necesidad de utilizar líneas de financiación o con la ayuda de líneas de financiación.

Es un informe ideal para saber si la empresa necesita más financiación, o si requiere prescindir de parte de la financiación disponible.

Y por supuesto, permite tomar decisiones respecto a cuánto dinero puede utilizar para cubrir gastos operativos, destinarlo a inversiones o a una hucha para futuras contingencias.

Aquí dispones más información sobre la metodología de Control Presupuestario que implementamos en las empresas y los informes de previsiones de tesorería.

Servicio Control Presupuestario & Previsiones Tesorería

Todo con un servicio completamente personalizado, con asesoramiento y cumpliendo los plazos establecidos para que la empresa pueda tomar decisiones acertadas que les permita mejorar sus resultados y optimizar su tesorería.

Más información sobre el Sistema de Control Presupuestario

Más información sobre el Sistema de Previsiones de Tesorería

Para más información aquí te dejo un vídeo de una versión anterior del Sistema de Control Presupuestario, los conceptos generales son similares por lo que te puedes ir familiarizando con esta metodología.

Descarga la DEMO de la versión 2kM15 en el siguiente botón.

Descarga Control Presupuestario Ytd FYFcst M15

Ejemplo Informes Control Presupuestario

J.A.T
Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.

R.M
La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.

Información ampliada sobre Sistema Control Presupuestario

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