ERP ODOO Contabilidad. Ejemplos, módulos, tutoriales y trucos

ERP ODOO Contabilidad. Ejemplos, módulos, tutoriales y trucos.

En esta página encontrarás muchos módulos, apps, ejemplos, tutoriales y trucos relacionados con el área de contabilidad y facturación del ERP ODOO.

Todo lo que necesitas saber sobre la gestión de Contabilidad con el ERP ODOO lo puedes encontrar aquí.

Lo que raramente los consultores informáticos te van a explicar o incluso proporcionar formación.

¿De qué te sirve tener ODOO, uno de los mejores ERPs del mercado, si luego no aprovechas su información para Planificar, Controlar, Analizar y Tomar Decisiones?

Controller especializado en ODOO

Asesoramiento, formación y soporte funcional de ODOO
Diseño y mejora de procesos de ODOO
Implementación y mantenimiento de herramientas y técnica de Controlling para ODOO
(Control y Análisis de Costes, Control de márgenes y rentabilidades, Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario, Previsiones de Tesorería Avanzadas, planificación de procesos fabricación, almacén, carga de trabajos, informes de Control de Gestión Avanzados y otras técnicas y métodos de Controlling….)

La mayor guía sobre CONTABILIDAD del ERP ODOO

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Contabilidad ERP ODOO ocultar

1 Empezando a trabajar con la contabilidad española en el ERP ODOO

2 Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO

3 ¿ODOO solo para facturar y llevar la contabilidad, es un error?

4 Ayuda en Contabilidad ERP ODOO

Empezando a trabajar con la contabilidad española en el ERP ODOO

En el siguiente vídeo explico de forma introductoria la función de la contabilidad en un ERP como ODOO.

Tal como comento en el vídeo, los ERPs son sistemas internacionales, se pueden implantar en cualquier país, lo que normalmente difiere su implantación en cada país, además del idioma y la moneda es el sistema contable.

El sistema contable en España ha sido desarrollado de forma fantástica por un grupo de partners, el sistema contable español puede que sea uno de los mejor desarrollados en ODOO, y no ha sido nada fácil ya que la contabilidad española y la forma de trabajar de las empresas españolas tiene muchas particularidades.

La contabilidad del ERP ODOO está completamente integrada en la gestión de la empresa lo que permite ahorrar mucho trabajo administrativo, centrando más los esfuerzos en la parte eficiente del trabajo como es el control, el análisis y la toma de decisiones.

A algunos contables este cambio de forma de trabajar le puede resultar compleja a priori, sin embargo con un poco de práctica y de comprensión del sistema, el cambio supone reducción de carga de trabajo del contable, información en tiempo real para la empresa e información muy valiosa que se puede cruzar con información operática o extra contable.

Después de todo esto que os he contado, aquí tenéis el vídeo de la introducción a la contabilidad española con el ERP ODOO.

Si alguno tiene problemas con el sistema contable en ODOO a partir de la versión 8 podéis contactar conmigo y si os interesa tal vez podamos trabajar juntos.

Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO

Para aquellas empresas que no están acostumbradas a trabajar con un ERP el área contable les puede resultar un tanto confusa debido a que la contabilidad de un ERP está integrada y es parte de la gestión del resto de áreas de la empresa, esto puede dar lugar a un primer rechazo si no se entiende cómo funciona y el por qué funciona de esta manera.

En este artículo trato de explicar lo más sencillo posible el cómo y el por qué, y qué ventajas representa respecto a programas no integrados.

¿En qué cambia la contabilidad respecto de un ERP como ODOO (sistema de gestión integrado) respecto al clásico programa de contabilidad específico?

El ERP ODOO persigue la optimización y la automatización de los procesos.
El área contable no es el corazón del ERP, hay empresas que trabajan con el ERP ODOO sin la función de contabilidad.
La contabilidad es consecuencia de la gestión, en decir, la contabilidad se puede controlar desde las operaciones del ERP ODOO.
La contabilidad además de utilizarse para elaborar los libros legales va más allá, también se utiliza para ayudar a gestionar las empresas relacionando la información contable con las operaciones.
En el ERP ODOO la contabilidad no se utiliza para clasificar para eso está la gestión, así se consiguen sinergias y se evitan trabajos adicionales innecesarios.

¿Qué quiere decir que el ERP ODOO persigue la optimización y automatización de procesos?

El ERP ODOO evita repetir la información y duplicar trabajos.

La contabilidad empieza cuando se da de alta un cliente.

El cliente se puede haber originado como un contacto en el CRM,

¿es necesario crear una cuenta contable para este cliente? No, la cuenta contable viene dada por defecto y es una cuenta contable de cliente genérica, aquí es cuando los contables puristas se llevan la mano a la cabeza,

¿una única cuenta contable para todos los clientes? ¿Y cómo se identifican los clientes?

Los clientes trasladan su información a la contabilidad, en un asiento contable siempre aparecerá el nombre del cliente.

Como se puede ver en la siguiente imagen a la hora de dar de alta un cliente no hay que asignarle ninguna cuenta ya que por defecto tiene asignada una genérica.

En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de un asiento contable originado por una factura, en el campo Empresa de los apuntes del asiento aparece el cliente.

campo-cliente-en-asiento-contable-ERP-ODOO

Esta información se utilizará para controlar saldos sin necesidad de abrir un informe contable.

Como se puede ver en la siguiente imagen en la propia ficha del cliente se controlan los saldos contables, esto es así porque la información de gestión y la contable están completamente integradas, las barreras entre funciones desaparecen, solo hay una única función que es la gestión global de la empresa.

En el caso de que una empresa sea cliente y proveedor al mismo tiempo, ¿es necesario abrir una ficha para el cliente y otra si es proveedor? No es necesario y generaría errores.

La ficha de cliente en realidad se denomina ficha de empresa ya que una empresa puede ser cliente, proveedor o ambos casos al mismo tiempo.

En las siguientes imágenes se muestra cómo una empresa es cliente y proveedor al mismo tiempo y no hemos tenido que crear cuenta contable alguna.

cliente-proveedor-ficha-empresa-ERP-ODOO

Ahora generamos una factura para la empresa que hemos creado y como se puede ver en las imágenes el asiento contable se ha generado y validado automáticamente.

El asiento es consecuencia de la operación Validar la factura.

Desde la propia ficha de la empresa se pueden llevar los controles contables de la misma.

Se puede por ejemplo sacar un listado de todos los apuntes contables relacionados con la misma, se puede controlar aquellos apuntes pendientes de cobro o de pago o se puede acceder directamente a sus facturas.

control-apuntes-contables-desde-la-ficha-empresa-ERP-ODOO

Desde la propia factura se pueden controlar los cobros y pagos, por lo que no hace falta controlarlos desde un mayor.

Si todo se ha realizado correctamente el mayor coincidirá con la información controlada en gestión.

En la propia factura se indica el importe pendiente de adeudo y su estado.

acceso-a-facturas-emitidas-desde-ficha-empresa-ERP-ODOO

control-contable-desde-facturas-ERP-ODOO

¿Qué ocurre con los plazos de pago?

En el ERP ODOO el modo de pago y el plazo de pago están separados y lo recomendable es configurarlo en la ficha de la empresa, de esta manera aparecerán por defecto en los pedidos y facturas,

¿significa esto que no se puede cambiar en la factura el modo y el plazo de pago? No, por supuesto que se puede cambiar en caso de ser necesario.

¿Tiene algún efecto el modo de pago y el plazo de pago en la contabilidad?

El plazo de pago genera vencimientos en los apuntes contables tal como se muestra en las siguientes imágenes.

modo-pago-y-plazo-pago-ficha-empresa-ERP-ODOO

Efecto-plazo-de-pago-en-asiento-contable-ERP-ODOO

control-de-vencimientos-desde-ficha-empresa-ERP-ODOO

Al igual que en la ficha de empresa configuramos apartados relacionados con la contabilidad para la automatización, lo mismo se hace con la ficha de productos.

Como hemos comentado antes en el ERP ODOO información contable no se utiliza para clasificar, esto se realiza desde gestión.

Como se puede ver en las siguientes imágenes en la ficha del producto podemos asignar una cuenta contable de ingresos y otra de gastos ya que un producto puede ser comprado, vendido o ambos casos.

También se puede asignar un impuesto o varios por producto tanto para la venta como para la compra.

A la hora de automatizar los impuestos en los pedidos y/o facturas, el ERP asigna el impuesto del producto y en segundo lugar la posición fiscal en la ficha de la empresa.

La posición fiscal es un mapeo de impuestos, es decir sustituye el impuesto original por el correspondiente a la posición fiscal asignada (intracomunitarios, exportaciones, recargo equivalencia, retenciones IRPF…)

clasificación-de-productos-por-categorías-ERP-ODOO

asignación-cuenta-contable-e-impuestos-por-productos-ERP-ODOO

cuenta-contable-producto-en-líneas-facturas-ERP-ODOO

¿Cómo se contabilizan los cobros y los pagos?

¿Se tienen que hacer asientos manuales? No, lo que se realiza es una gestión de los movimientos bancarios y de caja y en consecuencia se generan automáticamente los asientos contables.

Como esto es un tema un poco más extenso lo mejor es que accedáis el tutorial a través de la siguiente página.

Ver tutoriales ERP ODOO

Otro ejemplo de automatización contable sería la contabilización de activos fijos y la importación de nóminas para su contabilización automática y su gestión, esto último lo podéis revisar pulsando aquí.

Después de todo esto, ¿es posible controlar la contabilidad de forma clásica y obtener los libros legales?

Por supuesto, se puede consultar el libro mayor, el libro diario, el balance de sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias e informes de los distintos modelos de impuestos.

Ver aquí Balance situación ERP ODOO

Ver aquí Cuenta PyG ERP ODOO

Ya has visto que un ERP optimiza los trabajos, automatiza gran parte de los procesos y centraliza la información para poder combinar información contable y financiera con información operativa o no financiera.

¿Esto implica que el trabajo del contable va a reducirse?

Lo que se reduce del trabajo del contable son aquellas actividades que no aportan valor como la introducción de asientos de forma manual.

También beneficia a la empresa en tener la información contable al día para poder analizarla para tomar mejores decisiones.

Con un ERP el contable reduce su trabajo administrativo para incrementar su tiempo en análisis y control y facilitar información clave a la gerencia para tomar mejores decisiones, con el ERP el contable dedicará su tiempo a funciones que aportan un gran valor a la empresa.

¿ODOO solo para facturar y llevar la contabilidad, es un error?

Me sorprende que haya empresas que me consulten sobre el ERP ODOO únicamente para una implantación del área de facturación y contabilidad.

En primer lugar, se considera ERP a un programa de gestión que integra al menos 3 áreas de la empresa, por lo que implantar facturación y contabilidad en realidad correspondería con una sola área que es la de administración.

Esto significa que no estarías aprovechando las ventajas de un ERP y simplemente estarías implantando un programa de gestión específico para administración.

Solo por la instalación del ERP, la configuración y la migración de datos te va a costar una pasta, luego tendrás otros costes como el servidor y el mantenimiento.

Y puede que al final te lleves una gran decepción porque la contabilidad de ODOO está diseñada para una integración completa con el resto de áreas de la empresa y de base está construida para funcionar con cualquier tipo de empresa de cualquier país, esto significa que necesitas módulos específicos de la contabilidad de cada país.

Estos módulos dependen del desarrollo por parte de terceros y de la comunidad, muchas de las funcionalidades básicas estás disponibles, pero puede que eches de menos alguna específica y si no está disponible te tocará pagar por el desarrollo si quieres disponer de ella.

No es de extrañar que cuando ODOO lanza una nueva versión, los módulos de la localización española tarden en estar disponibles, incluso puede que salten a la versión siguiente.

La política comercial de ODOO no tiene porque tener relación con la capacidad de adaptación de módulos de la comunidad.

Los módulos contables de terceros y la comunidad están adaptados al flujo de procesos estándar del ERP ODOO.

Esto significa que algunos procesos contables como por ejemplo generar efectos a cobrar o descontar efectos no va a seguir el procedimiento según el Plan General Contable si lo que necesitas es la automatización, la conciliación y el control.

Si necesitas seguir el mismo procedimiento que el Plan General Contable lo vas a tener que contabilizar de forma manual, pero tendrás que ser un experto en conciliaciones manuales si luego quieres controlar lo que está pendiente de cobro.

Vídeos Contabilidad ERP ODOO

Además, debido a la tecnología que utiliza el ERP ODOO dependerás completamente de la empresa consultora para todo, desde la instalación de un módulo, el formato de las facturas, la elaboración de informes personalizados…

No esperes que un ERP open source te salga gratis ni barato, esto es un negocio para las empresas consultoras.

Antes de utilizar ODOO únicamente para para facturación y contabilidad, analiza bien las funcionalidades que necesitas y las que tiene disponible ODOO, a ser posible solicita a la empresa consultora una DEMO con todos los requisitos actualmente disponibles en la versión que quieres implantar.

ODOO está diseñado para que puedas integrar la facturación y contabilidad con otras áreas clave de la empresa como el CRM, gestión de proyectos, almacén, fabricación, conexión con tiendas online, B2B….

Y con un buen diseño de los procesos, una planificación de procedimientos y roles de usuario, con el sistema adaptado a tu negocio, es uno de los mejores ERPs del mercado.

Pero si solo necesitas llevar facturación y contabilidad en la nube, en mi opinión hay programas especializados que posiblemente se ajusten mejor a tus necesidades y la inversión a realizar sea mucho menor.

Aquí puedes ver información sobre el ERP Holded por poner un ejemplo.

No digo que esta sea la mejor opción, además no tengo ningún tipo de relación comercial con esta empresa.

Al final la evaluación del ERP o programa de gestión a elegir y el análisis del retorno de la inversión dependen de la empresa.

Actualmente estoy testeando este ERP dando mi visión sobre sus funcionalidades desde el punto de vistas de un usuario que no ha tenido una experiencia previa con el mismo y no se ha documentado sobre su funcionamiento.

Ayuda en Contabilidad ERP ODOO

Seamos sinceros hay momentos en que la contabilidad en el ERP ODOO es peor que un dolor de muelas.

Si estás en una versión antigua como la 8, ya no te cuento la v7, posiblemente estés dejándote hasta la última neurona y la poca calma que te queda en controlarlo todo, en cuadrarlo todo y conseguir cerrar el ejercicio sin incidentes.

Hasta los contables más experimentados sufren los procesos contables del ERP ODOO y no consiguen encajar todas las piezas, un sistema que se supone que debe ayudar y automatizar los procesos está haciendo perder un valioso tiempo y dinero a la empresa.

Como he comentado en otros artículos o vídeos, la contabilidad del ERP ODOO no es el core del ERP, es consecuencia de la gestión, casi todos los asientos contables se generan de forma automática desde facturas o desde movimientos bancarios o de caja, por esta razón es fundamental una buena configuración previa de los parámetros que pueden influir en su correcto funcionamiento.

Esto significa que si está bien configurado y los procesos se realizan correctamente la mayor parte de la contabilidad se puede controlar desde gestión, es decir facturas emitidas y recibidas, saldos de clientes y proveedores, y saldos bancarios o de caja.

Siempre habrá que realizar algunos asientos manuales, como los de nóminas (aunque también se pueden automatizar siempre y cuando le convenga a la empresa) y los de liquidación de impuestos, o algunos asientos de regularización.

El ERP ODOO adolece de tener documentación escasa sobre cómo proceder en la gestión contable y de cualquier otra área del ERP.

Además cada empresa puede tener flujos de trabajo distintos, lo que implica configuraciones y parametrizaciones distintas.

Si todavía tienes que realizar cierres contables, te habrás encontrado que es un quebradero de cabeza.

Los informes no lo son menos, sobre todo en versiones como la 8.

Si tu empresa genera muchos apuntes, seguro que tardas una eternidad en obtener los informes.

Algunos incluso no son los que espera un contable obtener como el caso del balance de sumas y saldos, un informe fundamental para el control contable.

Y a la hora de sacar los apuntes en el mayor también puede dar más de un dolor de cabeza, incluida la falta del código de conciliación para pode relacionar fácilmente los cobros y pagos con sus respectivos documentos de cobro o de pago (normalmente facturas…)

Por mucho que sepas de contabilidad hay que entender (o haberte peleado con muchos proyectos de ODOO) para conseguir que los procesos y el control contable funcione correctamente y proporcione los beneficios para los que fue diseñado; ahorro de tiempo administrativo, automatización de procesos, integración con el resto de áreas, mayor control…lo que permite al contable centrarse en tareas de análisis, planificación y toma de decisiones.

En versiones posteriores a la 8, se han realizado muchas mejoras en core contable del ERP ODOO, facilitando los procesos y el control, mejorando los informes, incrementando la velocidad de cálculo, además a partir de la versión 11 se ha prescindido del proceso de cierre contable lo que reduce aún más el tiempo de trabajo administrativo sin afectar de ninguna forma a los informes contables necesarios (en este caso la comunidad ha adoptado la metodología que sigue el ERP SAP respecto al cierre contable)

Mi consejo antes de empezar a implantar o trabajar el área contable en el ERP ODOO es realizar una configuración y un flujo de procesos en una base de datos de pruebas o testeo y una vez tienes clara la operativa y los controles, trasladarlo a la base de datos oficial con una hoja de ruta que indique paso a paso todas tareas a realizar y posteriormente tener los procedimientos bien definidos y conseguir que se ejecuten correctamente.

Esto puede suponer un doble trabajo, pero si en la base de datos de pruebas engrasáis bien la maquinaria, el traslado a la oficial no llevará mucho tiempo y os aseguraréis de que no os encontraréis futuros problemas que os puedan hacer perder un tiempo muy valioso, a fin de cuentas tiempo es dinero.

Si estáis atascados con los procesos contables de ODOO o de otra área,

si habéis perdido el control del ERP. Podéis contactar conmigo para echarle un vistazo a vuestro ERP y así proponeros qué soluciones podéis aplicar para salir del atolladero.