ODOO Cómo llevar la contabilidad al día en la Empresa

ODOO Cómo llevar la contabilidad al día en la Empresa.

Después de tantos años implementando ODOO, dando formación y soporte, todavía te encuentras con que hay empresas que no llevan la contabilidad al día con ODOO.

Algunas sí que lo hacen y valoran muchísimo haber alcanzado esta situación.

¿Por qué es necesario llevar la contabilidad al día en ODOO?

Muchas herramientas de Control de Gestión como el Control Presupuestario o las Previsiones de Tesorería requieren de un cierre contable rápido para poder analizar lo que ha ocurrido, lo que está ocurriendo y proyectar lo que va a pasar.

Para poder proporcionar información a la gerencia con la finalidad de tomar decisiones acertadas y hacer una empresa cada día más competitiva se requiere de información contable actualizada lo más rápido posible.

La mayoría de las herramientas de Control de Gestión se nutren de una parte de la información contable, el resto se gestiona de otra forma.

Si la información contable no está actualizada la dirección no dispone de la información necesaria para el control, el análisis, la planificación y la toma de decisiones.

Es incomprensible que haya empresas que lleven meses de demora en poder cerrar un mes contable.

Y también se dan situaciones que después de supuestamente haber cerrado un mes, todavía siguen registrando información contable de meses anteriores.

Cuando implemento las herramientas de Control Presupuestario y Previsiones de Tesorería sale a la luz problemas en procesos y procedimientos contables, entonces la empresa se da cuenta qué cosas tiene que arregla y mejorar.

Por eso siempre he comentado que estas herramientas de Control de Gestión no son fiscalizadoras, son herramientas que promueven la mejora continua, ya que facilitan la mejora de procesos y procedimientos que permiten generar información fiable en el momento adecuado para ayudar a la empresa a tomar decisiones.

Y mejores decisiones implican por sí mismas mejoras continuas, sobre todo si establecemos objetivos a conseguir.

En todas las empresas que he implementado el Control Presupuestario y las Previsiones de Tesorería, se han puesto manos a la obra para tener la información contable lo más pronto al día.

ODOO facilita mucho llevar una gestión y por lo tanto una contabilidad al día.

Siempre he dicho que la contabilidad en ODOO es consecuencia de la gestión, la mayoría de los asientos son automáticos derivados de la gestión de la empresa.

Por lo tanto, exceptuando algunos asientos manuales, el resto es automático. Lo que significa que la labora del contable en lugar de registrar asientos es controlar la información, los procesos y procedimientos.

La emisión y recepción de facturas generan automáticamente asientos, por lo que si todo está bien configurado, el contable tan solo tiene comprobar si los datos son correctos y validarlos.

En la mayoría de casos el contable no tiene que registrar datos de las facturas ya que estos se transfieren desde pedidos de venta, normalmente generado por los comerciales, o de compras, normalmente generado por un responsable de compras.

El tema de cobros y pagos es tal vez lo que pueda suponer un cuello de botella a la hora de llevar la contabilidad al día.

Creo que todos estaremos de acuerdo que con cierta frecuencia revisamos nuestras cuentas bancarias, y más ahora que desde la app del móvil disponemos de un acceso instantáneo.

Lo mismo ocurre en las empresas, lo normal es que se acceda con cierta frecuencia para comprobar los saldos bancarios que hay disponible.

Antes de existir ERPs como ODOO el contable tenía que imprimir los movimientos bancarios, contabilizarlos y relacionarlos manualmente en la hoja impresa con su respectivo documento de cobro o pago. Entonces sí que era normal que hubiese demora a la hora de llevar cobros y pagos al día debido a la gran cantidad de trabajo que generaba este proceso de comprobación, chequeo y registro contable.

Sin embargo los ERPs actuales permiten la importación de movimientos bancarios en el sistema de forma sencilla, incluso dependiendo de la versión que utilices, se pueden sincronizar automáticamente con el banco.

Una vez tenemos los movimientos bancarios en el sistema, esto se puede hacer una vez al día, la cantidad de movimientos a gestionar es muchísimo menor que si los importas una vez a la semana o una vez al mes.

Por lo tanto el contable puede dedicar unos minutos a “relacionar” el movimiento con su respectivo documento de cobro o pago, o en el caso de que no exista este documento contra una cuenta de gastos (por ejemplo comisiones o gastos bancarios)

El contable no tiene que registrar ningún asiento, ya que simplemente relacionando el movimiento bancario con su documento, el sistema genera automáticamente los asientos.

Como hemos visto, si todo se hace correctamente en la emisión y registro de facturas y en la gestión de cobros y pagos, el contable no ha tenido que registrar manualmente ningún asiento.

Este tipo de transacciones puede suponer más de 99% de los asientos de una empresa.

Asientos que el contable no ha tenido que registrar, todos se han generado automáticamente desde gestión.

Es cierto, que algunos asientos como el de nóminas se tienen que registrar manualmente, pero una vez registrado el primero, el resto de los meses se duplica el asiento y se modifican los importes.

Contabilizar nóminas debería de hacerse en el momento en el que se pagan.

Ya que la información la tienen lista, lo único que tienen que hacer es contabilizarla, y como normalmente la tienen lista en una plantilla Excel con las cuentas correspondientes el proceso es rápido y sencillo.

Otro posible cuello de botella es el control de las liquidaciones de impuestos. Pero si estos se han configurado correctamente, si se ha seguido correctamente el procedimiento en gestión y los informes desarrollados en módulos por la localización española de ODOO no tienen fallos, el proceso debería ser prácticamente automático.

Pero esto al fin y al cabo es una labor de control y no de contabilización.

La contabilización de las amortizaciones y de préstamos se pueden hacer directamente desde ODOO de forma automática.

Pero hay empresas que prefieren llevar una gestión y control fuera de ODOO y generar asientos manuales.

Sin problema, son asientos que no se realizan todos los días, y si la empresa lleva una buena gestión externa, al igual que con las nóminas, el registro de los asientos contables es bastante rápido.

Como veis, no hay excusas para llevar la información al día en ODOO, eso sí, hay que tenerlo bien diseñado, configurado, y tener bien definidos los procesos y procedimientos.

Esto se supone que lo debe hacer la empresa implantadora de ODOO, pero por diversas razones muchas empresas acuden a mi para ayudarles con este trabajo.

Así que si implementamos es un primer momento los sistemas de Control Presupuestario y Previsiones de Tesorería podemos detectar rápidamente cosas a mejorar en los procesos y procedimientos de ODOO para solucionarlos y en poco tiempo poder llevar una contabilidad al día.

Objetivo, que tal como he comentado, genera muchas ventajas y beneficios a las empresas que lo consiguen.

Guía completa sobre CONTABILIDAD ERP ODOO aquí. Tutoriales, ejemplos, módulos, trucos…