Empezar la contabilidad en ODOO en un mes que no sea ENERO.
A la hora de poner en marcha la contabilidad en ODOO hay que tener en cuenta diversos factores como por ejemplo la configuración de los procesos, el plan contable, las cuentas de clientes y proveedores y algo fundamental para empezar con buen pie la implementación es el asiento de apertura.
El asiento de apertura es el asiento inverso al asiento de cierre del programa antiguo de contabilidad que utilices, posiblemente lo tengas que mapear ya que puede que el programa antiguo utilice subcuentas, mientras que ODOO utiliza genéricas y más importante aún es incluir el partner (contacto o empresa) con el mismo nombre registrado o importado en ODOO.
El asiento de apertura solo se importa una vez y sus saldos hacen referencia a facturas o documentos de cobro o pago de años anteriores, por lo que su correcta importación es fundamental para una implementación exitosa y evitar problemas con saldos futuros.
Si ya cuesta bastante trabajo empezar la contabilidad en ODOO el 1 de enero del año de la puesta en marcha, imaginaros si la empresa decide por cualquier razón o circunstancia empezar la contabilidad por ejemplo en el mes de abril o en junio.
Pensarías que con un asiento de apertura en este mes sería suficiente, pero esto conllevaría un problema a la hora de obtener los libros contables del ejercicio fiscal (balance situación, cuenta de pérdidas y ganancias…)
Esto sería un engorro ya que mitad de la contabilidad la tenderías en el programa antiguo y la otra mitad en ODOO, un verdadero follón a la hora de generar los libros.
Una opción por la que optan algunas empresas es un trabajo en paralelo con los 2 sistemas, así por un lado practican con ODOO y con el antiguo generan los libros.
Eso sí, la información contable en ambos sistemas debe cuadrar de lo contrario los saldos arrastrados serían erróneos.
Una segunda opción es cargar el asiento de apertura en enero y posteriormente importar todos los asientos hasta el mes que se va empezar en ODOO, pero con la estructura que requiere ODOO, es decir cuentas genéricas y parners (contactos / empresas)
Al importar también asientos de cobros y pagos, la empresa tiene una labor ardua para conciliarlos con facturas o documentos de cobro y pago.
Sin esta conciliación la empresa perdería un control importante a la hora de la futura gestión contable en ODOO.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del planning a seguir para empezar la contabilidad en un mes que no sea enero, en este caso ponemos como ejemplo el mes de abril.
Como veréis hay una combinación de asientos como el asiento de apertura, asientos cargados hasta abril y asientos contables en ODOO, todos ellos relacionados con sus respectivos códigos de conciliación.
En la siguiente imagen se muestra el balance de sumas y saldos del periodo resultante del ejemplo de asientos anterior. Al ser el saldo calculado cero demuestra que este cliente ha pagado todo lo que tenía pendiente.
Por último hay una tercera opción, la más sencilla de todas y la que genera menos trabajo. Únicamente 2 asientos para empezar. Una solución que genera correctamente el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias, y que permite empezar la contabilidad en ODOO cualquier mes del año.
Esta opción solo la aplico a mis clientes.
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