Cómo puede ayudar un Programa de Sugerencias de Empleados a mejorar los procesos de la empresa

Cómo puede ayudar un Programa de Sugerencias de Empleados a mejorar los procesos de la empresa.

Muchas empresas se olvidan de que son los empleados los que trabajan el día a día en una determinada tarea los que mejor conocen cómo realizar su trabajo.

Cuando se pone en marcha un nuevo proceso son los empleados los que mejor feedback pueden proporcionar en el caso de que haya que mejorar o rectificarlo.

A pesar de que el implantador haya considerado todas las posibilidades y haya realizado testeos, los empleados son los que dedican un elevado número de horas a realizar esa tarea, por lo tanto los que pueden realizar un mejor testeo de la misma.

Por supuesto, hay que considerar ese feedback en términos objetivos, y en el caso de una aplicación global se debe de tratar de un cambio estandarizado.

Una vez los procesos están implantados y ya madurados, es decir que llevan un buen recorrido a lo largo del tiempo, los empleados son los que mejor conocen su funcionamiento, han dedicados muchísimas horas a esa tarea, por lo que están sobradamente capacitados para proponer mejoras. Detalles o ideas que a los responsables o diseñadores no se les había ocurrido.

Las ideas que puede generar un empleado pueden ser muy valiosas para la empresa ya sea para reducir costes, incrementar ventas, mejorar la seguridad de los empleados, mejorar las condiciones del entorno laboral, incluso por qué no, ideas sobre cómo mejorar las cualidades del producto o servicio.

En un mundo empresarial cada vez más automatizado y mecanizado, las ideas de los empleados pueden ser muy valiosas.

A modo de ejemplo os comentaré que muchas de las empresas fabricantes de automóviles tienen implantados programas de sugerencias de empleados, esto les permite ahorrar costes, un solo proceso tal vez no suponga un importante ahorro de costes, pero las ideas de muchos empleados pueden suponer un ahorro considerable a nivel global.

En una empresa del sector del automóvil, un empleado realizaba una tarea muy sencilla, cuando los automóviles terminaban el proceso de montaje y ya estaban listos para ir a la zona de almacenaje, este empleado realizaba la última operación que consistía en cerrar manualmente la puerta del maletero.

Este simple proceso empleaba a 3 empleados a lo largo de los 3 turnos que tenía la fábrica, tarea a la que dedicaban el 100% del tiempo de su jornada.

Uno de los empleados ideó un sistema mecánico muy simple con un coste de inversión muy bajo. Un artilugio con forma de brazo y una goma con forma de mano (desconozco los detalles técnicos) lo importante es que el vehículo cuando pasaba por el final de la línea el artilugio permitía cerrar suavemente sin ningún tipo de incidencia el maletero.

Esta sencilla idea, ahorraba 3 empleados a tiempo completo al día para realizar esta función. Imagina el importante ahorro que podía suponer al año.

Por supuesto, los empleados no eran despedidos sino reasignados a otras áreas en las que requería mayor necesidad de personal.

Y el empleado que tuvo la idea fue recompensado con un buen premio en función del valor que aportó su sugerencia.

Puede que esto no suponga un gran ahorro para una empresa tan grande, pero cuando muchos empleados tienen este tipo de ideas el ahorro acumulado en periodo de tiempo puede ser sustancial.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y con márgenes más bajos, conseguir ahorrar costes, mejorar procesos o formas de incrementar las ventas tiene un alto valor.

 

Problema programa sugerencia empleados

 

El problema, es que en muchas empresas no se escucha a los empleados por diversas razones, algunas de ellas tienen tan poco sentido como decir a los empleados que tener ideas no es parte de su trabajo, seguro que te suena de algo. Una gran oportunidad desaprovechada por la dirección, ya que podrían mejorar procesos a un coste cero o un coste muy bajo.

En muchas ocasiones la dirección tiene una percepción errónea de los empleados considerándolos meros instrumentos productivos incapaces de tener buenas ideas.

En otras empresas la dirección obtiene partido a coste cero de las ideas de los empleados, y esto les permite ser competitivas. Este es el caso de empleados comprometidos con la empresa y una dirección que les escucha y los considera un activo valioso para la compañía.

Pero no siempre los empleados están motivados para dar buenas ideas, por esa razón hay empresas que implementan un programa de sugerencias con recompensas. La empresa siempre tiene que ganar por lo que la recompensa tiene un coste inferior al beneficio que aporta la idea. Aun así, todos ganan, y los empleados tienen una motivación para aportar buenas ideas.

Para implantar un programa de sugerencias el sistema debe ser motivador, transparente y sencillo de aplicar.

Un equipo de revisión y aprobación de sugerencias puede dedicar una pequeña parte de su tiempo para analizarlas, evaluarlas y aprobarlas.

Los requisitos, las normas y quién puede optar a realizar una solicitud de una sugerencia debe estar establecido y debe ser muy claro para todas las partes.

 

 

En el siguiente ejemplo realizado con Excel puedes ver un formulario para gestionar la solicitud de sugerencias.

Si vas a implantar un programa de sugerencias puedes tomar este modelo Excel como base.

Si me preguntase una empresa cómo haría yo un sistema para controlar las solicitudes y las aprobaciones, yo utilizaría un software saas, es decir online o en la nube que permitiese a los empleados redactar las solicitudes y llegase un comunicado al equipo supervisor para analizarla y comunicar su decisión al solicitante.

Algo similar hicimos con el ERP ODOO pero para la comunicación solicitudes de pedidos de compra.

De todas formas, puedes echar un vistazo a la plantilla Excel gratuita para la solicitud de sugerencias o ideas de empleados.

Programa Sugerencias o Ideas Empleados Plantilla Excel Gratis

 

Programa Sugerencias o Ideas Empleados Plantilla Excel Gratis

 

English Version: How an Employee Suggestion Program can help improve company processes

Employee Suggestions Program Free Excel Template

 

Descarga aquí el archivo

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