Ejemplo sobre cómo reducir con ayuda de Exel el trabajo administrativo en Cuadrante horas empresa servicios.

Este es otro caso de mejora de procesos para la reducción de trabajo administrativo y en consecuencia una reducción de costes con una aplicación de Cuadrante de horas de una empresa del sector servicios.

Esta empresa consumía una gran cantidad de horas para registrar y procesar las horas trabajadas de sus empleados en cada servicio con la finalidad de controlar los pagos a los empleados, los costes y la rentabilidad de cada servicio.

La empresa disponía de una plantilla Excel por cada servicio que vinculaba con fórmulas a otro libro Excel para la acumulación de datos mensuales, también vinculaba otros libros con datos relacionados con empleados y clientes, todo este sistema le genera una enorme pérdida de tiempo, además de los errores que cometía el sistema, el fallo en las fórmulas y poca fiabilidad a la hora de actualizar los datos ocasionaba una gran cantidad de tiempo en revisiones.

El gerente de la empresa me propuso buscar una mejora a la situación actual y después de un par de versiones y de evoluciones del sistema finalmente di con la solución adecuada para las necesidades de la empresa.

En un único archivo que contiene tablas maestras de empleados y clientes se registran las horas trabajadas de los empleados en un mes, además el archivo dispone de los informes necesarios para el control de horas y el análisis de la rentabilidad de los servicios, así como otra serie de indicadores. Una vez completado el registro de datos mensuales, el archivo envía los datos a un fichero con información anual para generar informes y al mismo tiempo genera una copia de seguridad en una carpeta y borra los datos del archivo de registro para completar las horas de los servicios del mes siguiente.

Un proceso que dedicaban varias horas al día se ha reducido a minutos, el ahorro de tiempo y dinero es considerable, pero es que además dispone de informes que le ayudan a controlar mejor la actividad e indicadores que le facilitan enormemente la toma de decisiones. La inversión se ha amortizado en un par de semanas por lo que a partir de ese momento son todo beneficios para la empresa.

El proyecto se implantó en el plazo de un mes, se podía haber reducido pero hubo que realizar varias versiones.

Muchos de los procesos que tenemos en las empresas se pueden mejorar, reduciendo tiempo y costes, aunque haya procesos que dedicas una hora al día reducirlo por ejemplo a una hora a la semana supone un importante ahorro, si sumas la cantidad de tiempo dedicada a todos los procesos y reduces el tiempo en cada uno de ellos no solo ahorrarás dinero sino que se podrá destinar el tiempo a actividades que aporten más valor a la empresa. Mantener sistemas de información no aporta valor, utilizar la información del sistema para analizar, controlar, mejorar y tomar decisiones aporta muchísimo valor.

Hay empresas que optan por aplicar sistemas de costes ABC (Activity based costing) para analizar el coste de las actividades con la finalidad de reducir o minimizar aquellas que no aportan valor a la empresa.

Aquí os dejo el vídeo del sistema de mejora que se implantó para el registro de horas en cuadrantes y controlar la rentabilidad de los servicios de la empresa.

Si tu empresa tiene procesos que se pueden mejorar ponte en contacto conmigo.