Inventario y Almacén en Holded

Inventarios y almacén Holded.

Control de inventario ERP Holded. Opiniones y tutoriales

Testeo realizado en el ERP Holded para el control del inventario, control de stocks o gestión de almacén con la versión gratuita, sin funcionalidades premium adicionales.

El testeo es el proceso más simple que puede tener un almacén: entrada de productos, almacenaje y entrega de productos al cliente.

Para gestionar mejor tanto la entrada como la salida de materiales, utilizamos los pedidos de compra y de venta.

En compras no tenemos otra opción que utilizar los pedidos de compra, ya que no he encontrado la posibilidad de registrar directamente los albaranes recibidos por parte del proveedor.

Por lo visto, lo que en otros ERPs se muestra como documentos de movimientos de entrada al almacén, en el ERP Holded se realiza por detrás sin dar al usuario la posibilidad de gestionarlo directamente.

Al final, el resultado es el mismo. El problema puede aparecer si la empresa necesita imprimir el documento de recepción de productos.

El proceso consiste en generar un pedido de compra, seleccionando el proveedor y los productos. Los productos deben estar definidos previamente, por lo que si no lo están habrá que darlos de alta.

Desde el pedido de compra se controla la recepción de productos, que puede ser total o parcial, y la recepción de la factura o facturas del proveedor.

Como he comentado en ocasiones anteriores, actualmente desde las facturas no se pueden generar varios vencimientos, pero sí puedes desde un pedido de compra o de venta hacer una previsión de facturas, cada una con su respectiva fecha de vencimiento.

Una vez se reciben los productos del proveedor, se pulsa “Recibir unidades” y se añaden las unidades recibidas. Puede tratarse de una recepción parcial del pedido o de una recepción total.

Las unidades recibidas quedan reflejadas en el stock del producto. Esto es fácil de controlar desde la propia ficha del producto. Además, podemos utilizar el historial del stock para ver todos los movimientos.

El coste de valoración del stock se calcula con el método coste medio cuando se registra la factura de los productos recibidos.

Hasta que no se contabiliza la factura, el producto no se muestra valorado en el stock.

Si realizas una recepción completa y pulsas el botón “Facturar todo”, el coste se valora correctamente.

Si realizas una recepción parcial y contabilizas la factura de esa recepción, el coste no se calcula correctamente. Lo he comprobado con varios ejemplos.

Es decir, si realizas un pedido de 100 unidades a 10 euros, recepcionas 50 y recibes la factura del proveedor de las 50 unidades a 10 euros, el sistema en algunos casos ha calculado el coste unitario del stock de las 50 unidades a 5 euros y en otras ocasiones a 7,50 euros, cuando debería ser 10 euros.

Independientemente de la cantidad recepcionada, el coste unitario sigue siendo el mismo.

Una vez almacenado y valorado el stock, si un cliente nos hace un pedido, la mejor práctica es registrar el pedido del cliente. En este caso también podemos realizar entregas parciales o completas.

A diferencia de los pedidos de compra, los pedidos de venta sí generan albaranes que se pueden imprimir para ser adjuntados junto al producto a entregar.

Otra diferencia importante es que, además de poder facturar las entregas directamente desde los pedidos, también podemos hacerlo desde los albaranes.

Incluso podemos agrupar varios albaranes en una misma factura, algo bastante habitual en la forma de proceder de las empresas españolas.

Al igual que podemos llevar un control de los movimientos de entrada desde la ficha del producto, también podemos llevar un control de los movimientos de salida, controlando en todo momento el saldo generado por el movimiento.

En el caso de tener que realizar un ajuste de inventario, a diferencia de otros ERPs que permiten registrar directamente la cantidad real existente y que el programa realice los cálculos, en el ERP Holded tenemos que ajustar de forma manual el stock.

Es decir, si hay 2 unidades más, añadiremos esas unidades al stock actual. Y si hay 2 unidades menos, tendremos que descontarlas con signo negativo del saldo actual.

Esto puede ser un poco lioso para aquellas empresas que requieran muchos ajustes de stock en muchos productos.

Otra función que me ha llamado la atención es la dificultad a la hora de realizar una devolución de productos, tanto de venta como de compra.

Al final he utilizado un sistema lógico en el testeo: utilizar un pedido de compra para la devolución de una venta, indicándolo en las etiquetas y cambiando la numeración del pedido para poder identificarlo.

Además, como el ERP nos permite hacer pedidos de compra a clientes, he considerado que sería el método más práctico.

Otra opción hubiese sido hacer un pedido de venta con cantidades negativas. El resultado es el mismo.

Al menos yo no he encontrado otro método para hacerlo.

El problema es que, independientemente de que utilices un pedido de compra o de venta para realizar la devolución de la venta, no se puede emitir una factura rectificativa asociada a la devolución si ya se ha emitido la factura original.

La factura rectificativa se debe realizar de forma manual, por lo que se pierde la trazabilidad respecto a la devolución.

Aquí os dejo los dos vídeos relacionados con el control de inventario básico y las devoluciones de stock con el ERP Holded.

En próximos vídeos trataré de llevar el control de inventario a un nivel más avanzado.

Vídeo Control Inventario básico ERP Holded

Vídeo ERP Holded devoluciones stock y valor coste productos

Link para crear una cuenta gratuita en ERP Holded

Más información sobre ERP Holded