Control Financiero Claves y Valor que aporta

Control Financiero Claves y Valor que aporta.

Para entender cuáles son las claves y el valor del Control Financiero en las empresas os muestro el siguiente esquema.

La Clave Nº 1, la principal de todas es la LIQUIDEZ. Esta clave es fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa, es la gasolina que permite su funcionamiento. Sin liquidez una empresa no puede funcionar. Para que una empresa funcione y ejerza su actividad necesita poder pagar a sus empleados y a sus proveedores… Incluso si eres un autoemprendedor que acaba de comenzar su actividad necesitarás liquidez no solo para emprender sino para vivir.

La liquidez se obtiene de 2 formas, con rentabilidad, es decir que la empresa genere beneficios por lo que los ingresos que obtenga deberán ser superiores a los gatos, pero ojo con esto ya que generar ingresos no significa que los vayas a cobrar inmediatamente, hay empresas que ingresan mucho pero cobran más tarde (si no que le pregunten a aquellas empresas que trabajan con la administración pública) y en cuanto a los gastos tampoco significa que los tengas que pagar inmediatamente, muchos proveedores ofrecen pagos aplazados como mejores condiciones para conseguir más ventas. Por lo que además de obtener una rentabilidad positiva hay que controlar el flujo del cash-flow para obtener la liquidez necesaria.

Si una empresa no tiene la rentabilidad suficiente necesitará recurrir a financiación, ya sea propia o externa.

La liquidez dependerá del estado en el que se encuentre la empresa. Una empresa que está empezando y que casi no genera ingresos, estará en situaciones de pérdidas hasta que alcance el punto de equilibrio, por esta razón requerirá la financiación necesaria para cubrir las pérdidas y las inversiones que le permitan generar más ingresos en el futuro.

La financiación puede ser propia, es decir aportación de dinero personal o externa, prestación de dinero por parte de terceros, como puedan ser entidades de crédito o inversores.

El dinero aportado a la empresa nunca es un dinero regalado que no hay que devolver a no ser que se trate de subvenciones a fondo perdido, por lo que si se trata de dinero personal querrás no solo recuperarlo sino que además esperarás obtener un rendimiento mayor al dinero aportado, mientras que si se trata de dinero externo, no solo tendrás que devolverlo sino también pagar intereses por el dinero prestado.

Así que si estás empezando con tu empresa lo que más te conviene es generar ingresos lo antes posible para empezar a autofinanciarte y no depender tanto de financiación externa.

Una empresa madura con muchos años en el mercado se encuentra en una situación diferente, su liquidez dependerá de cómo la gestione por lo que deberá tener un equilibrio entre rentabilidad y financiación.

Aquí entra en juego la Clave Nº 2 del Control Financiero y de Gestión, la RENTABILIDAD. Empresas con largos periodos en pérdidas verán mermada su liquidez, por lo que posiblemente requerirá mayor financiación, ya sea por aportación de los socios o externa. Si la rentabilidad negativa perdura, la obtención de financiación será cada vez más complicada, todo dependerá de la confianza que puede generar la empresa para la obtención de rentabilidades positivas en el futuro.

Hemos visto caer muchas grandes empresas por falta de liquidez, empresas que han llegado a una situación que las entidades financieras les han cerrado el grifo por falta de confianza. La empresa al ser incapaz de generar la rentabilidad necesaria para obtener el suficiente cash-flow para su funcionamiento y para atender las obligaciones de pago con sus inversores y financiadores su confianza se ha visto reducida o es inexistente, por lo que nadie le va a prestar más dinero porque el riesgo de que no lo devuelva es muy alto.

En muchos casos una escasa o inapropiada gestión interna de la empresa puede ser la causante de esta situación.

En relación al control de la RENTABILIDAD muchas empresas únicamente tienen en cuenta la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como principal indicador, pero esto conlleva un riesgo. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias oficial únicamente se utiliza para pagar impuestos y reportar los resultados a los accionistas, depende de la normativa y procedimientos contables. Hasta que no se cierran los ejercicios no se puede evaluar si la empresa va a tener beneficios o pérdidas y en muchos casos esto se resuelve a final del año cuándo se contabilizan variaciones de existencias (hay empresas que solo realizan un conteo del stock a final del año), así como la contabilización de las amortizaciones y otros ajustes. No es de extrañar que el último mes del ejercicio fiscal los gastos sean muy elevados y tire por tierra los resultados del resto de año.

Además la Cuenta de Pérdidas y Ganancias tiene una estructura normalizada y poco flexible, por lo que no se puede adaptar a las necesidades de control que una empresa pueda tener.

Por esta razón muchos Controllers utilizan la información interna que se alimenta de la contabilidad financiera pero también utilizan técnicas para mostrar resultados que reflejen la realidad de la actividad y que se adapten a las necesidades de control interno.

Para el control de la RENTABILIDAD muchos Controllers utilizan herramientas como:

La Cuenta de Explotación Analítica, una estructura de análisis más flexible y acorde con las necesidades de la empresa.
El análisis de márgenes y rentabilidad real, utilizando los sistemas de cálculo de costes reales para analizar la rentabilidad detallada a nivel de artículos, familias de productos, clientes, canales de venta, zonas geográficas… Este tipo de técnica permite a la empresa saber dónde está ganado o perdiendo dinero lo que le puede ayudar a reajustar estrategias futuras.
Sistema de control presupuestario, esta técnica permite la fijación de un resultado deseado y la comparativa con los resultados reales. Hay Controllers que van más allá e incorporan proyecciones a los datos reales lo que les permitirá anticiparse a los resultados finales para tomar decisiones con la finalidad de alcanzar los objetivos estratégicos. De esta forma controlan la situación y no esperan al cierre del ejercicio para averiguar si la empresa va a obtener beneficios o pérdidas.

Como hemos visto hasta ahora la LIQUIDEZ y la RENTABILIDAD están estrechamente relacionadas, pero no solo hay que controlar la rentabilidad, también es necesario herramientas y técnicas de control de la liquidez. Para ello el Controller suele analizar y controlar la LIQUIDEZ con las siguientes técnicas y herramientas:

El Cash-Flow que va generando la empresa, esto tiene relación con aplazamiento de cobros y pagos ya que a pesar de que una empresa pueda ser rentable las diferencias entre plazos de cobros y pagos puede generar importantes necesidades de financiación y esto se puede traducir en importantes costes financieros que a su vez reducen la rentabilidad.
Ratios financieros. Este tipo de indicadores los suelen utilizar directores financieros y Controllers experimentados, ya que su interpretación y análisis suele ser bastante técnico, se suele utilizar en empresas con cifras de negocio importante que persiguen un equilibrio financiero. Se suelen utilizar ratios de liquidez, como el periodo medio de maduración, el control del plazo medio de cobro y de pago, el análisis del fondo de maniobra, el acid test, ratios de endeudamiento y apalancamiento, el análisis de las NOF…. Información que obtienen desde el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Previsiones de Tesorería. Esta técnica es fundamental para evaluar la liquidez futura de la empresa. Es importante para saber si la empresa dispondrá de fondos los próximos meses lo que le permitirá saber si puede realizar inversiones, contratar personal o requerir financiación antes de llegar a una situación límite.

En consecuencia, la liquidez y la rentabilidad son los factores clave para una economía saneada en la empresa.

Es importante controlar lo que ha ocurrido y lo que está ocurriendo, pero más importante es tener la habilidad o usar técnicas para saber lo que va a pasar en el futuro. Sobre lo que ya ha ocurrido no podemos actuar, pero sí sobre lo que prevemos que va a pasar. Así que realizando buenas proyecciones tenemos una gran ventaja respecto a empresas que no las realizan ya que podemos ver el futuro y tomar medidas para corregirlo y manipularlo según lo que más nos convenga.

¿Qué crees que hacen las grandes empresas que tienen éxito? ¿Crees que esperan a cerrar un ejercicio para tomar decisiones?

Por esta razón este tipo de empresas no solo trabaja con sistemas de control presupuestario contable sino también con sistemas de cálculo de costes presupuestados.

Un sistema de cálculo de costes presupuestados permite tomar decisiones a un nivel más operativo, como por ejemplo el coste objetivo de las materias primas o materiales, hora de trabajo necesarias, los precios de venta, volúmenes de venta, volúmenes de fabricación o recursos para proyectos y servicios, los márgenes brutos a conseguir, los costes fijos o de estructura límite…. Esto permite simular escenarios, planificar, elaborar planes de acción y poner en marcha los engranajes de la empresa para que los resultados sean los esperados y al final del ejercicio no nos llevemos un disgusto.

El Controller o el Director Financiero no solo tiene que analizar el pasado y controlar el presente, sino que debe tener la habilidad y las herramientas necesarias para predecir el futuro.

El Valor de la Información de Control de Gestión.

Aquellas empresas que aprovechan la información que les proporciono para planificar y tomar decisiones obtienen muy buenos resultados, o si anteriormente estaban en pérdidas estas se ven notablemente reducidas incluso llegan a obtener beneficios, superando así el punto de equilibrio.

Aquellas empresas que piensan que por haber conseguido años anteriores beneficios de forma orgánica y natural siempre va a ser así, están muy pero que muy equivocadas, si no utilizan la información de control de gestión pueden hundirse en un pozo sin fondo y sin salida, ya he visto en los últimos meses a 3 empresas que les ha ocurrido, y espero que sean las últimas. De ellas dependerá hundirse o no.

Poco se puede hacer cuando uno es libre de gestionar como quiera su empresa, pero o aprovecha la información de control de gestión o va a ciegas en ventas, costes, márgenes y rentabilidad, tesorería…

Seguro que Juan Roig de Mercadona no entra en el grupo de estos últimos. Este magnífico empresario utiliza la información para la toma de decisiones, bastante acertadas según los resultados que presenta cada año. Muchos lo deberían de tomar como ejemplo. Sí quieres planificar o tomar decisiones como Juan Roig yo puedo ayudarte, si crees que gestionas mejor que él no lo pongo en duda, pero los resultados son el mejor ejemplo de los actos y las acciones derivadas de la gestión.

3 modelos imprescindibles para planificar y tomar decisiones que mejoren la rentabilidad de tu empresa.

Modelo Control Presupuestario basado en proyecciones

Modelo Previsiones de Tesorería

Modelo Control de costes y márgenes presupuestados o previstos

Ojo, antes estos modelos la empresa tiene que poner de su parte y ser capaz de proporcionar la información que ella misma genera.

El problema en muchos casos es la desidia, la verdadera falta de interés, la escasa involucración y las pocas ganas de trabajar. Lo quieren mascadito pero sin implicarse y mucho menos utilizarlo para tomar decisiones.

A modo de ejemplo una empresa en 2022 con beneficios de 400.000 Euros, en 2023, reducción de ventas del 50%, incremento de costes de personal y gastos de estructura en un 60%, es decir estructura sobredimensionada para el volumen de ventas esperado, advertencia desde enero 2023 con proyecciones lógicas de pérdidas de 800.000 Euros (Todos los meses advertidos con la mismas alarmas), acciones y medidas por parte de la empresa “ninguna”, pensarían que el mercado por sí solo se recuperaría, resultado final pérdidas de 700.000 Euros, empresa al borde de la quiebra.

Aquí no hay una varita mágica que construya los modelos de la nada. Aquí lo que hay es trabajo, implicación y ganas de mejorar los resultados. Si cruzan los brazos y esperan a que la empresa se gestione de forma automática (tal vez muy de moda IA lo pueda hacer por ellos) lo tienen muy crudo.

Todo lo demás es una pérdida de tiempo y dinero por ambas partes, por un lado, la parte de la empresa en desaprovechar esta excelente oportunidad y por mi parte el dedicar esfuerzo y mucho tiempo a una empresa que a la larga puede obtener malos resultados, en lugar de dedicar este tiempo a otras que sí están dispuestas a trabajar en modelos que les ayuden a mejorar sus resultados.

Si la empresa no aprovecha los modelos de control de gestión no sólo pierde ella, pierden sus empleados, sus proveedores… Deja de generar riqueza para sí misma y todos los agentes que participan en su creación de valor.

Como se suele decir, todos estamos en el mismo barco remando para mejorar los resultados, pero solo el capitán es el que toma las decisiones clave… recuerden cómo acabó el TITANIC.

Servicios Control de Gestión y Financiero (Controlling)

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J.A.T
Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.

R.M
La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.