Control Financiero para Empresas

Control Financiero: claves y valor que aporta.

Para entender cuáles son las claves y el valor del control financiero en las empresas, os muestro el siguiente esquema.

La clave nº 1, la principal de todas, es la liquidez. Esta clave es fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa: es la gasolina que permite su funcionamiento.

Sin liquidez una empresa no puede funcionar. Para que una empresa funcione y ejerza su actividad necesita poder pagar a sus empleados y a sus proveedores. Incluso si eres un autoemprendedor que acaba de comenzar su actividad, necesitarás liquidez no solo para emprender, sino también para vivir.

La liquidez se obtiene de dos formas: con rentabilidad o con financiación.

Con rentabilidad, es decir, cuando la empresa genera beneficios porque los ingresos obtenidos son superiores a los gastos. Pero ojo con esto, ya que generar ingresos no significa cobrarlos inmediatamente. Hay empresas que ingresan mucho, pero cobran más tarde. Y en cuanto a los gastos, tampoco significa que tengas que pagarlos inmediatamente, ya que muchos proveedores ofrecen pagos aplazados como mejores condiciones para conseguir más ventas.

Por lo tanto, además de obtener una rentabilidad positiva, hay que controlar el flujo del cash-flow para obtener la liquidez necesaria.

Si una empresa no tiene la rentabilidad suficiente, necesitará recurrir a financiación, ya sea propia o externa.

La liquidez dependerá del estado en el que se encuentre la empresa. Una empresa que está empezando y que casi no genera ingresos estará en situación de pérdidas hasta que alcance el punto de equilibrio. Por esta razón, requerirá la financiación necesaria para cubrir las pérdidas y las inversiones que le permitan generar más ingresos en el futuro.

La financiación puede ser propia, mediante aportación de dinero personal, o externa, mediante dinero prestado por terceros, como entidades de crédito o inversores.

El dinero aportado a la empresa nunca es dinero regalado que no hay que devolver, salvo que se trate de subvenciones a fondo perdido. Si se trata de dinero personal, querrás no solo recuperarlo, sino además obtener un rendimiento mayor al dinero aportado. Si se trata de dinero externo, no solo tendrás que devolverlo, sino también pagar intereses por el dinero prestado.

Así que, si estás empezando con tu empresa, lo que más te conviene es generar ingresos lo antes posible para empezar a autofinanciarte y no depender tanto de financiación externa.

Una empresa madura, con muchos años en el mercado, se encuentra en una situación diferente. Su liquidez dependerá de cómo la gestione, por lo que deberá mantener un equilibrio entre rentabilidad y financiación.

Aquí entra en juego la clave nº 2 del Control Financiero y de Gestión: la rentabilidad.

Empresas con largos periodos en pérdidas verán mermada su liquidez, por lo que posiblemente requerirán mayor financiación, ya sea mediante aportación de socios o financiación externa. Si la rentabilidad negativa perdura, la obtención de financiación será cada vez más complicada.

Hemos visto caer muchas grandes empresas por falta de liquidez. Empresas que han llegado a una situación en la que las entidades financieras les han cerrado el grifo por falta de confianza.

La empresa, al ser incapaz de generar la rentabilidad necesaria para obtener suficiente cash-flow para su funcionamiento y para atender sus obligaciones de pago con inversores y financiadores, pierde confianza. Y cuando la confianza desaparece, nadie quiere prestar más dinero porque el riesgo de impago es muy alto.

En muchos casos, una escasa o inapropiada gestión interna de la empresa puede ser la causante de esta situación.

Control de la rentabilidad

En relación con el control de la rentabilidad, muchas empresas únicamente tienen en cuenta la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como principal indicador, pero esto conlleva un riesgo.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias oficial se utiliza principalmente para pagar impuestos y reportar resultados a los accionistas. Depende de la normativa y de los procedimientos contables.

Hasta que no se cierran los ejercicios, no se puede evaluar realmente si la empresa va a tener beneficios o pérdidas. En muchos casos esto se resuelve a final de año, cuando se contabilizan variaciones de existencias, amortizaciones y otros ajustes.

Además, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias tiene una estructura normalizada y poco flexible, por lo que no se puede adaptar fácilmente a las necesidades de control que una empresa pueda tener.

Por esta razón, muchos controllers utilizan información interna alimentada por la contabilidad financiera, pero también técnicas de gestión para mostrar resultados que reflejen mejor la realidad de la actividad y que se adapten a las necesidades de control interno.

Para el control de la rentabilidad, muchos controllers utilizan herramientas como:

La Cuenta de Explotación Analítica, una estructura de análisis más flexible y acorde con las necesidades de la empresa.
El análisis de márgenes y rentabilidad real, utilizando sistemas de cálculo de costes reales para analizar la rentabilidad detallada por artículos, familias de productos, clientes, canales de venta o zonas geográficas.
Un sistema de control presupuestario, que permite fijar un resultado deseado y compararlo con los resultados reales. Algunos controllers incorporan además proyecciones a los datos reales para anticiparse a los resultados finales y tomar decisiones antes del cierre del ejercicio.

Control de la liquidez

Como hemos visto hasta ahora, la liquidez y la rentabilidad están estrechamente relacionadas. Pero no solo hay que controlar la rentabilidad, también son necesarias herramientas y técnicas de control de la liquidez.

Para ello, el controller suele analizar y controlar la liquidez con las siguientes técnicas y herramientas:

El cash-flow que va generando la empresa. Esto tiene relación con los aplazamientos de cobros y pagos, ya que aunque una empresa pueda ser rentable, las diferencias entre plazos de cobro y pago pueden generar importantes necesidades de financiación.
Ratios financieros, como ratios de liquidez, periodo medio de maduración, plazo medio de cobro y pago, fondo de maniobra, acid test, endeudamiento, apalancamiento o análisis de las NOF.
Previsiones de tesorería, fundamentales para evaluar la liquidez futura de la empresa y anticipar necesidades de financiación, inversiones o contratación de personal.

En consecuencia, la liquidez y la rentabilidad son los factores clave para una economía saneada en la empresa.

Es importante controlar lo que ha ocurrido y lo que está ocurriendo, pero más importante todavía es tener la habilidad y las técnicas necesarias para saber lo que puede pasar en el futuro.

Sobre lo que ya ha ocurrido no podemos actuar, pero sí sobre lo que prevemos que va a pasar. Por eso, realizar buenas proyecciones ofrece una gran ventaja respecto a empresas que no las realizan.

¿Qué crees que hacen las grandes empresas que tienen éxito? ¿Crees que esperan a cerrar un ejercicio para tomar decisiones?

Por esta razón, este tipo de empresas no solo trabaja con sistemas de control presupuestario contable, sino también con sistemas de cálculo de costes presupuestados.

Un sistema de cálculo de costes presupuestados permite tomar decisiones a un nivel más operativo: coste objetivo de materias primas, horas de trabajo necesarias, precios de venta, volúmenes de venta, volúmenes de fabricación, recursos para proyectos y servicios, márgenes brutos a conseguir o costes fijos límite.

Esto permite simular escenarios, planificar, elaborar planes de acción y poner en marcha los engranajes de la empresa para que los resultados sean los esperados.

El controller o el director financiero no solo tiene que analizar el pasado y controlar el presente, sino que debe tener la habilidad y las herramientas necesarias para predecir el futuro.

El valor de la información de control de gestión

Aquellas empresas que aprovechan la información que les proporciono para planificar y tomar decisiones obtienen muy buenos resultados. Y si anteriormente estaban en pérdidas, estas se ven notablemente reducidas o incluso llegan a obtener beneficios, superando así el punto de equilibrio.

Aquellas empresas que piensan que, por haber conseguido beneficios en años anteriores de forma orgánica y natural, siempre va a ser así, están muy equivocadas.

Si no utilizan la información de control de gestión pueden hundirse en un pozo sin fondo. Ya he visto en los últimos meses a tres empresas a las que les ha ocurrido, y espero que sean las últimas.

Poco se puede hacer cuando uno es libre de gestionar como quiera su empresa. Pero o aprovecha la información de control de gestión o va a ciegas en ventas, costes, márgenes, rentabilidad y tesorería.

Seguro que Juan Roig, de Mercadona, no entra en este último grupo. Utiliza la información para la toma de decisiones, bastante acertadas según los resultados que presenta cada año.

Si quieres planificar o tomar decisiones con información fiable, puedo ayudarte. Los resultados son el mejor ejemplo de los actos y las acciones derivadas de la gestión.

3 modelos imprescindibles para planificar y tomar decisiones que mejoren la rentabilidad de tu empresa

Pero ojo: antes de utilizar estos modelos, la empresa tiene que poner de su parte y ser capaz de proporcionar la información que ella misma genera.

El problema, en muchos casos, es la desidia, la falta real de interés, la escasa involucración y las pocas ganas de trabajar. Algunas empresas lo quieren todo mascado, pero sin implicarse y mucho menos utilizarlo para tomar decisiones.

A modo de ejemplo: una empresa en 2022 obtuvo beneficios de 400.000 euros. En 2023 sufrió una reducción de ventas del 50% y un incremento de costes de personal y gastos de estructura del 60%. Es decir, una estructura sobredimensionada para el volumen de ventas esperado.

Desde enero de 2023 se advirtieron proyecciones lógicas de pérdidas de 800.000 euros. Todos los meses se avisó con las mismas alarmas. Acciones y medidas por parte de la empresa: ninguna.

Resultado final: pérdidas de 700.000 euros y empresa al borde de la quiebra.

Aquí no hay una varita mágica que construya los modelos de la nada. Aquí lo que hay es trabajo, implicación y ganas de mejorar los resultados.

Si la empresa no aprovecha los modelos de control de gestión, no solo pierde ella: pierden sus empleados, sus proveedores y todos los agentes que participan en su creación de valor.

Como se suele decir, todos estamos en el mismo barco remando para mejorar los resultados, pero solo el capitán toma las decisiones clave. Recuerden cómo acabó el Titanic.

Servicios Control de Gestión y Financiero – Controlling

Mejores plantillas Excel profesionales de gestión empresarial y financiera

J.A.T

Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.

R.M

La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.