A la hora de implantar un sistema de cálculo de costes, una de las preguntas más frecuentes es:
¿Qué diferencias hay entre los costes previstos y los costes reales, y cuándo es conveniente usar uno u otro?
La respuesta no es trivial, porque en muchas empresas se mezclan conceptos y finalidades, lo que puede llevar a:
-
Tomar decisiones equivocadas
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Creer que un producto o proyecto es rentable cuando no lo es
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O rechazar trabajos que sí aportan margen
Por eso es fundamental entender bien ambos sistemas de cálculo antes de utilizarlos para evaluar la rentabilidad y tomar decisiones.
Antes de poner en marcha un sistema de cálculo de costes tenemos que plantearnos para qué lo queremos utilizar.
El carácter temporal de los costes definirá la finalidad del sistema de cálculo.
No es lo mismo un sistema de cálculo con costes presupuestados o previstos que un sistema de costes reales, independientemente del método de valoración que se utilice (estándar, coste medio, fifo, lifo…) o del tipo de sistema costes (costes directos, costes completos atenuados, costes completos totales, activity based costing, management based costing….)
En determinadas ocasiones se pueden combinar ambos sistemas de cálculo, pero dependerá de la disponibilidad de información de la empresa y la herramienta que pueda gestionar esta combinación.
¿Qué es un sistema de costes presupuestado o previsto?
Es un sistema de cálculo de costes de se utiliza para generar escenarios o realizar simulaciones que permitan tomar decisiones estratégicas u operativas con la finalidad de maximizar la rentabilidad o beneficios de la empresa.
En empresas con procesos avanzados y complejos el cálculo de costes presupuestados o previstos puede suponer una gran ayuda a la hora de determinar márgenes brutos, volúmenes de fabricación, volúmenes de venta, precios máximos de compra, tarifas mínimas de venta, consumo de recursos directos, consumo de recursos indirectos, gastos de estructura….
Todo este mix de variables se pueden planificar, presupuestar o prever con la finalidad de anticipar resultados y así tomar decisiones minimizando riesgos que permitan garantizar una rentabilidad objetivo deseada en línea con la estrategia definida por parte de la empresa.
En el siguiente vídeo se muestra un sistema de costes presupuestados o previstos para una bodega en España que elabora vino.
En el siguiente vídeo se muestra un sistema de cálculo de costes presupuestados o previstos para una explotación agrícola con multicultivos.
En el siguiente vídeo se muestra el sistema de cálculo de costes presupuestados o previstos para un Hotel.
¿Qué es un sistema de costes reales?
A diferencia del sistema de cálculo de costes presupuestados o previstos, los sistemas de costes reales tienen la finalidad de analizar la rentabilidad real de las ventas generadas. Normalmente se utiliza la información obtenida a través de las facturas de venta aunque también se puede utilizar la información de los pedidos de venta.
Esto significa que el software que utiliza la empresa debe facilitar el cálculo de costes para generar la información de márgenes o rentabilidad para un periodo determinado de tiempo.
¿Qué ventajas tiene la utilización de un sistema de costes reales?
La principal ventaja es analizar dónde gana o pierde dinero la empresa. Aunque parezca que cualquier empresa debería conocer esta información la realidad nos demuestra que no es así.
Muchas empresas desconocen realmente qué porcentaje de productos son los que hacen ganar dinero a la empresa, si los principales clientes son rentables o no, qué agentes comerciales son rentables para la compañía, qué zonas geográficas son rentables o no, qué canales de venta son rentables…..
Si una empresa desconoce esta información, puede poner en riesgo su rentabilidad y competitividad futura.
En el siguiente vídeo se muestra un ejemplo de un análisis de rentabilidad con costes reales realizado con Power BI con datos del ERP ODOO.
En el siguiente vídeo se muestra cómo calcula un ERP como ODOO los costes reales para el análisis de márgenes
En el siguiente vídeo se muestra un cálculo de costes reales para una explotación agrícola realizado con Excel
¿Se pueden integrar los sistemas de cálculo de costes presupuestados o previstos con los sistemas de cálculo de costes reales?
Dependerá del caso, de la información disponible, del volumen de información, de las herramientas que disponga la empresa…
Aquí te muestro unos ejemplos en los que es posible realizar la integración de cálculo de costes presupuestados y costes reales.
Puedes descargar algunos de los modelos en el siguiente enlace.
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