Cuadrante Horas y Control Costes Empresas Seguridad

Sistema Excel cuadrante horas y control costes y rentabilidad caso empresa seguridad.

El siguiente ejemplo es un trabajo realizado para una empresa de seguridad que realizaba todo el proceso de forma manual vinculando varios libros Excel y realizando los cálculos e informes casi de forma manual, el proceso les llevaba 2 o 3 horas cada día.

La solución propuesta fue la siguiente, un libro Excel para registrar las horas en cada proyecto y controlar los costes y la rentabilidad.

Este trabajo tiene la complejidad de seleccionar el mes y que muestre en el cuadrante todas las fechas y días del mes seleccionado.

Cuando se registran las horas estas se tienen que clasificar en 4 tipos de horarios según una configuración previa. El sistema calcula automáticamente las horas para los siguientes horarios:

Horas día laborables, horas noche laborables, horas día festivos y horas noche festivos.

Para calcular los días festivos la empresa tiene que registrar en una tabla los días festivos del año, y para diferenciar entre horario de día y noche la empresa define en rango de horas para el horario día.

Los costes de los empleados se definen en la tabla empleados pero en cada proyecto se pueden ajustar.

Las horas de cada empleado se registran en cada proyecto trabajado y se calculan los costes, los ingresos se introducen de forma manual y se calcula de forma automática la rentabilidad.

En el listado de proyectos podemos controlar los totales de ingresos, costes y rentabilidad.

Una vez registrados de cada proyecto, se pulsa un botón para procesar los datos y se pulsa el botón Actualizar informes para enviar los datos al libro Informes y realizar todos los cálculos.

En el libro Informes hay todo tipo de reportes que controlan las horas trabajadas por meses, por clientes, por proyectos, la carga de trabajo, el ranking de costes por empleado, ranking de ingresos por cliente….

Esta solución le ha ahorrado a la empresa 2 horas al día de mantenimiento de libros excel y ha mejorado mucho el control y el análisis de la información.

Aquí os dejo algunas imágenes del sistema y más abajo encontrarás un vídeo y una presentación.

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

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Gestión de rentabilidad servicios para Empresas de Seguridad

Las empresas dedicadas a la Seguridad tienen la peculiaridad de ofrecer servicios para distintos tipos de horarios como por ejemplo horario diurno laboral, horario nocturno laboral, horario diurno festivo, horario nocturno festivo… además cada empleado puede tener una categoría profesional diferente. Todo esto hace que dependiendo de cuándo trabaje un empleado, dependiendo de su categoría profesional y el contrato de trabajo acordado los costes por hora de los empleados varían. Si la empresa de seguridad factura por horas de servicio, los costes tienen que estar muy bien calculados y controlados para que la rentabilidad sea la esperada según el precio de servicio ofertado.

El mercado es muy competitivo por lo que además de un servicio de confianza los precios se deben ajustar al máximo.

Para asegurarnos que la rentabilidad es positiva en este tipo de empresas lo recomendable es utilizar un simulador, esto permite anticiparnos a los costes que puede tener el servicio de acuerdo con el periodo contratado em función de los empleados que vayan a realizarlo. Con los costes calculados podemos calcular el precio de venta con un porcentaje basado en el coste o simplemente introduciéndolo manualmente, con esta información calculamos el margen bruto esperado para el servicio solicitado, por lo que podemos asegurarnos que la oferta que enviemos al cliente garantizará una rentabilidad.

Por otro lado está el control de la rentabilidad real de los servicios prestados, aquí ya no trabajamos con costes y precios estimados, sino que trabajamos con los costes y precios reales, esto nos permite calcular el margen bruto real mensual de cada uno de los servicios y finalmente el conjunto del mes.

Plantillas Excel simulación cálculo costes y rentabilidad servicios

Plantillas Excel versiones M3 y M4

Las siguientes plantillas son adaptaciones realizadas a una empresa de servicios que tiene como objetivo calcular costes detallados para un plazo determinado de tiempo del trabajo que van a realizar sus empleados, estimando de esta forma los precios de venta, los ingresos y el margen bruto deseado, y así asegurándose y anticipándose a los resultados del servicio a la hora de realizar una oferta comercial.

¿Te imaginas sabes el resultado que vas a obtener antes de realizar la oferta comercial? No estoy hablando de vender un producto por 100 cuyo coste de adquisición ha sido de 50.

Me refiero a un servicio en el que pueden participar 20 empleados con horarios distintos, con costes diferentes dependiendo del empleado, de la categoría profesional y del horario que va a trabajar.

El coste total del servicio dependerá de muchos factores, y se complica más todavía si el servicio es a largo plazo (por ejemplo 1 año) en el que el coste puede influir si hay días festivos.

Con el modelo de simulación rentabilidad servicios M3 el coste se calcula a nivel de empleado. Además se pueden planificar días de vacaciones cuando el proyecto es a largo plazo y se pueden controlar las horas semanales que trabajará cada empleado.

En el modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4 cambia un poco la forma de calcular los costes, en este modelo no se calculan en base a los empleados sino en función de la categoría de trabajo. La simulación ya no se hace individualmente por empleado, se realiza por categoría asignando el número de empleados para esa categoría.

Imagina que tienes que prestar un servicio a un concierto o un partido de fútbol, imagina que en cada servicio tienes que ofrecer 20 empleados de la categoría 1 y 5 empleados de la categoría 2, y cada empleado tiene el mismo coste dependiendo de la categoría. Si necesitas detallas individualmente el coste de cada empleado necesitarías el modelo M3, pero si el coste es el mismo por categoría es mejor el modelo M4.

En este vídeo se explica el funcionamiento del modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4.

Estos modelos son ideales para empresas del sector de la seguridad, pero pueden ser aplicables a cualquier empresa que ofrezca servicios.

Plantilla Excel versión M2

Imagina que necesitas determinar los costes de un servicio cuando tus empleados pueden trabajar distintas horas y distintos días de la semana y que en función de el tipo de horario, por ejemplo diurno laboral, nocturno laboral, diurno festivo (incl. Fines de semana), nocturno festivo (incl. Fines de semana) el empleado tenga un coste diferente, además de que el coste dependa de la categoría profesional que tenga.

Imagina que tengas que realizar una simulación a un año o 2 años vista.

El cálculo de costes del servicio puede ser una locura y determinar el margen del servicio en función de los precios fijados puede ser un verdadero galimatías que te puede llevar a tomar decisiones erróneas.

Para asegurarte de que no vas a perder dinero con un servicio con características complejas te invito a que veas el vídeo que publico más abajo.