Cuadrante Horas y Control Costes Empresas Seguridad

Plantilla Excel para empresas de seguridad: cuadrante mensual automático, control de horas por tipo de horario, costes por empleado, ingresos por proyecto y análisis de rentabilidad. Ahorra tiempo y elimina errores.

🚔 ¿Cuál era el problema en la empresa de seguridad?

La empresa registraba las horas y calculaba la rentabilidad de forma manual, vinculando varios archivos Excel y dedicando 2–3 horas diarias a:

Actualizar cuadrantes
Revisar fórmulas
Calcular horas nocturnas y festivas
Volcar datos en informes
Cruzar información entre proyectos y empleados

Un sistema frágil, lento y muy propenso a errores.

🧠 La solución: un único Excel que calcula todo automáticamente

El modelo desarrollado concentra todo el proceso en un solo archivo, con automatización completa del cuadrante mensual, cálculo de horas, costes y rentabilidad.

✔ 1. Selección automática del mes

Al elegir el mes:

Se generan las fechas
Se asignan automáticamente los días de la semana
Se adapta el cuadrante completo al mes elegido

✔ 2. Clasificación automática de horas

Las horas registradas se clasifican en 4 tipos de horario según configuración previa:

Horas día laborables
Horas noche laborables
Horas día festivos
Horas noche festivos

Para ello, el sistema utiliza:

Tabla de días festivos del año
Rango configurable de horario diurno
Cálculo automático de nocturnidad y festivos

💶 Costes configurables por empleado y por proyecto

Cada empleado tiene su coste/hora definido en una tabla maestro.
Pero además, en cada proyecto se puede ajustar su coste específico si es necesario.

El sistema calcula automáticamente:

Coste por tipo de hora
Coste total por empleado
Coste total del proyecto
Comparativa ingresos vs costes

📈 Control completo de ingresos, costes y rentabilidad por proyecto

En el listado de proyectos puedes visualizar:

Ingresos totales
Costes totales
Rentabilidad (€)
Rentabilidad (%)
Diferencias frente a lo previsto

Todo en tiempo real.

🔁 Automatización total del proceso

Una vez registradas las horas de un proyecto, el usuario pulsa un botón:

🔘 Procesar datos

Calcula costes, agrupa información y prepara los registros para enviarlos a informes.

🔘 Actualizar informes

Envía los datos al libro Informes, donde se generan reportes avanzados.

📊 Informes avanzados en el libro “Informes”

Incluye reportes automáticos como:

Horas por mes
Horas por cliente
Horas por proyecto
Ranking de carga de trabajo por empleado
Ranking de ingresos por cliente
Ranking de costes por empleado
Visión global de rentabilidad
Comparativa histórica
Distribución de horas por tipo de horario

Una herramienta completa de gestión operativa y financiera.

⏳ Resultado: de 2 horas diarias a solo unos minutos

Gracias a este sistema:

La empresa ahorra más de 40 horas al mes
Se eliminan errores derivados de fórmulas manuales
Se centraliza toda la información
Se automatiza el cálculo de rentabilidad
El análisis se vuelve mucho más rápido y fiable

Una mejora operativa con retorno inmediato.

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier este sistema de gestión

Descarga aquí la DEMO

Gestión de rentabilidad servicios para Empresas de Seguridad

Las empresas dedicadas a la Seguridad tienen la peculiaridad de ofrecer servicios para distintos tipos de horarios como por ejemplo horario diurno laboral, horario nocturno laboral, horario diurno festivo, horario nocturno festivo… además cada empleado puede tener una categoría profesional diferente. Todo esto hace que dependiendo de cuándo trabaje un empleado, dependiendo de su categoría profesional y el contrato de trabajo acordado los costes por hora de los empleados varían. Si la empresa de seguridad factura por horas de servicio, los costes tienen que estar muy bien calculados y controlados para que la rentabilidad sea la esperada según el precio de servicio ofertado.

El mercado es muy competitivo por lo que además de un servicio de confianza los precios se deben ajustar al máximo.

Para asegurarnos que la rentabilidad es positiva en este tipo de empresas lo recomendable es utilizar un simulador, esto permite anticiparnos a los costes que puede tener el servicio de acuerdo con el periodo contratado em función de los empleados que vayan a realizarlo. Con los costes calculados podemos calcular el precio de venta con un porcentaje basado en el coste o simplemente introduciéndolo manualmente, con esta información calculamos el margen bruto esperado para el servicio solicitado, por lo que podemos asegurarnos que la oferta que enviemos al cliente garantizará una rentabilidad.

Por otro lado está el control de la rentabilidad real de los servicios prestados, aquí ya no trabajamos con costes y precios estimados, sino que trabajamos con los costes y precios reales, esto nos permite calcular el margen bruto real mensual de cada uno de los servicios y finalmente el conjunto del mes.

Plantillas Excel simulación cálculo costes y rentabilidad servicios

Plantillas Excel versiones M3 y M4

Las siguientes plantillas son adaptaciones realizadas a una empresa de servicios que tiene como objetivo calcular costes detallados para un plazo determinado de tiempo del trabajo que van a realizar sus empleados, estimando de esta forma los precios de venta, los ingresos y el margen bruto deseado, y así asegurándose y anticipándose a los resultados del servicio a la hora de realizar una oferta comercial.

¿Te imaginas sabes el resultado que vas a obtener antes de realizar la oferta comercial? No estoy hablando de vender un producto por 100 cuyo coste de adquisición ha sido de 50.

Me refiero a un servicio en el que pueden participar 20 empleados con horarios distintos, con costes diferentes dependiendo del empleado, de la categoría profesional y del horario que va a trabajar.

El coste total del servicio dependerá de muchos factores, y se complica más todavía si el servicio es a largo plazo (por ejemplo 1 año) en el que el coste puede influir si hay días festivos.

Con el modelo de simulación rentabilidad servicios M3 el coste se calcula a nivel de empleado. Además se pueden planificar días de vacaciones cuando el proyecto es a largo plazo y se pueden controlar las horas semanales que trabajará cada empleado.

En el modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4 cambia un poco la forma de calcular los costes, en este modelo no se calculan en base a los empleados sino en función de la categoría de trabajo. La simulación ya no se hace individualmente por empleado, se realiza por categoría asignando el número de empleados para esa categoría.

Imagina que tienes que prestar un servicio a un concierto o un partido de fútbol, imagina que en cada servicio tienes que ofrecer 20 empleados de la categoría 1 y 5 empleados de la categoría 2, y cada empleado tiene el mismo coste dependiendo de la categoría. Si necesitas detallas individualmente el coste de cada empleado necesitarías el modelo M3, pero si el coste es el mismo por categoría es mejor el modelo M4.

En este vídeo se explica el funcionamiento del modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4.

Estos modelos son ideales para empresas del sector de la seguridad, pero pueden ser aplicables a cualquier empresa que ofrezca servicios.

Plantilla Excel versión M2

Imagina que necesitas determinar los costes de un servicio cuando tus empleados pueden trabajar distintas horas y distintos días de la semana y que en función de el tipo de horario, por ejemplo diurno laboral, nocturno laboral, diurno festivo (incl. Fines de semana), nocturno festivo (incl. Fines de semana) el empleado tenga un coste diferente, además de que el coste dependa de la categoría profesional que tenga.

Imagina que tengas que realizar una simulación a un año o 2 años vista.

El cálculo de costes del servicio puede ser una locura y determinar el margen del servicio en función de los precios fijados puede ser un verdadero galimatías que te puede llevar a tomar decisiones erróneas.

Vídeo versión ampliada Simulador Rentabilidad Servicios M2

Si tienes alguna duda o necesitas una adaptación sobre estos modelos ponte en contacto conmigo.

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