Si tu empresa no dispone de un modelo de cálculo y control de costes, ¿cómo sabe:
- Cuánto quiere ganar
- Cuánto prevé ganar
- Y cuánto realmente está ganando
Sin un sistema estructurado, los resultados no se gestionan: se esperan.
Y en las empresas, esperar es arriesgar.
🔎 Tipos de costes según su finalidad
En un modelo de cálculo de costes es útil distinguir tres niveles que se pueden usar por separado o combinados:
✅ 1. Costes presupuestados
Son los costes objetivo, los que deberían producirse si todo sale como debe.
Reflejan la estrategia:
“Esto es lo que queremos que cueste operar para obtener el beneficio planificado”.
✅ 2. Costes previstos
Son los costes que se espera que ocurran, pero aún no han pasado.
Lo importante es que se pueden corregir antes de que se conviertan en reales.
Son la clave para la dirección:
Permiten actuar a tiempo para reconducir márgenes y resultados.
✅ 3. Costes reales — históricos
Son los costes que ya se han producido.
No se pueden modificar, solo analizar para aprender:
- ¿Dónde se ha desviado el presupuesto?
- ¿Qué decisiones debemos ajustar para el siguiente ciclo?
Si el trabajo previo en costes previstos es bueno, los reales no serán una sorpresa.
🧠 ¿Y ahora? Elegir el modelo de cálculo correcto
Una vez clara la finalidad del sistema —presupuestar, prever, analizar—, pasamos al modelo.
Aquí entran los conceptos clásicos:
- Costes directos vs indirectos, según asignación
- Costes variables vs fijos, según comportamiento
- Centros de costes
- Criterios de reparto — drivers
El mejor modelo dependerá de:
| Factor | ¿Cómo influye? |
|---|---|
| Tipo de actividad | Fabricación, servicios, distribución… |
| Complejidad operativa | Número de procesos, productos y canales |
| Sistemas de información disponibles | ERP, Excel, BI, gestión manual |
| Necesidades de control | Margen por producto, cliente, proyecto, canal… |
🎯 Resumen
| Tipo de coste | Cuándo se usa | Qué permite |
|---|---|---|
| Presupuestado | Antes del periodo | Definir el objetivo |
| Previsto | Durante el periodo | Corregir a tiempo |
| Real | Después del periodo | Analizar y mejorar |
El valor no está en el dato, sino en la capacidad de anticipación.
Normalmente se utiliza una combinación de información del programa de gestión de la empresa y herramientas específicas creadas en Excel.
En el siguiente link encontrarás ejemplos de modelos de cálculo de costes previstos.
En el siguiente link podemos ver un ejemplo real utilizando el ERP ODOO para el control analítico de costes y márgenes de un tipo específico de empresa.
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Por Dani Granero – Cashtrainers.com
Consultor Funcional ODOO & Controller Externo
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