5 razones por las que tu empresa debería calcular, planificar y controlar los costes

5 razones por las que tu empresa debería calcular, planificar y controlar los costes.

Las empresas suelen dedicar mucho tiempo y energía a los problemas y decisiones del día a día, tienen poco tiempo para mirar al futuro y menos tiempo aun para diseñar una herramienta que facilite una visión de futuro..
Lo que muchas empresas desconocen es que los modelos de cálculo y control de costes o costos tienen la capacidad de predecir el futuro con gran acierto, son la bola de cristal mágica con la que todos sueñan..

Las herramientas de cálculo, control y análisis de Costes tienen una elaboración artesanal, que se adaptan no solo a la actividad de la empresa sino a los estilos de dirección, la cultura empresarial y la estructura de la organización, ninguna tiene un sistema de costes igual. Para su creación y funcionamiento se apoyan en ERP’s, bases de datos, formularios, hojas de cálculo…

El diseño básico consiste en trasladar la contabilidad de la empresa a sus actividades, productos, servicios, clientes y mercados, es lo que se denomina “contabilidad analítica” o “control de gestión”, con la finalidad de analizar la situación actual de rentabilidad y crear escenarios futuros, para llegar a convertirse en “presupuestos” u “objetivos de costes”.

El concepto es simple, pero la experiencia nos demuestra que son sistemas complejos, que requieren de profesionales con una alta experiencia y especialización para conseguir un elevado nivel de éxito en el diseño y la puesta en marcha.

Razones por lo que es necesario analizar la situación actual de rentabilidad de la empresa con un modelo de cálculo y control de costes:

1) Averiguar si realmente se está ganando o perdiendo dinero en cada uno de los productos (o líneas de productos) y clientes

Supuestamente todas las empresas tienen constancia de esta información, pero la realidad es muy distinta, muchas empresas intuyen qué productos o clientes son más rentables a pesar de que no lo puedan justificar, cuando se implanta el sistema de costes aparecen las sorpresas, la mayoría de ellas desagradables e inesperadas.

2) Descubrir si el precio de venta está cubriendo los costes variables y la parte que le corresponde de costes fijos

Cuando se analiza esta situación en muchos casos se descubre que el precio de venta de un producto se encuentra por debajo del coste variable, esta es la peor situación que se puede dar, ya que independientemente se incremente o se reduzca el volumen de ventas de ese producto en todos los casos se va a perder dinero. O lo que es lo mismo, se están dedicando muchos esfuerzos a fabricar productos o realizar servicios que no son rentables en vez de dedicarlo a otros productos o servicios que si lo son.

3) Analizar económicamente los recursos destinados a los procesos para la obtención de productos o servicios

Con la finalidad de aplicar mejoras y reducir el coste en las actividades que no aporten valor. Muchas veces la empresa se lleva grandes sorpresas al averiguar la cantidad de dinero que destina a procesos que se creía que eran más eficientes. La logística interna, los cambios en preparaciones de fabricación, los fallos de máquinas, el tiempo de limpieza, son algunos ejemplos de actividades que no generan valor al producto y que derivan en costes elevados.

4) Analizar los costes de no calidad (Defectos, fallos, retrabajos…) y los desperdicios (Mermas)

Generalmente vinculados a ineficiencias en los procesos, obsolescencia de equipos de inversión, o resultado de fallos humanos. Todo lo que suene a “mal” o “error” genera elevados costes en la empresa.

5) Predecir el futuro de los resultados de la empresa

Una vez se sabe cuál es la situación de rentabilidad en que se encuentran los procesos, los productos o servicios y los clientes y/o mercados, es el momento de aprovechar la gran oportunidad que proporcionan las herramientas de cálculo, control y análisis de costes para crear el futuro que se desea. Un gran poder para adelantarse a movimientos de la competencia, ser más competitivos, ser más eficientes y en definitiva ganar más dinero.

Puedes predecir el futuro creando escenarios sobre precios de venta, acciones comerciales para incrementar volúmenes de venta, mejoras de la eficiencia de los procesos de fabricación, optimización de costes fijos, reducción de precios de compra, reducción de fallos, eliminación de desperdicios….

En el siguiente link encontrarás ejemplos de modelos de cálculo de costes previstos.