Cuadrante Horas y Control Costes Empresas Seguridad

Plantilla Excel para empresas de seguridad: cuadrante mensual automático, control de horas por tipo de horario, costes por empleado, ingresos por proyecto y análisis de rentabilidad. Ahorra tiempo y elimina errores.

🚔 ¿Cuál era el problema en la empresa de seguridad?

La empresa registraba las horas y calculaba la rentabilidad de forma manual, vinculando varios archivos Excel y dedicando 2–3 horas diarias a:

Actualizar cuadrantes.
Revisar fórmulas.
Calcular horas nocturnas y festivas.
Volcar datos en informes.
Cruzar información entre proyectos y empleados.

Un sistema frágil, lento y muy propenso a errores.

🧠 La solución: un único Excel que calcula todo automáticamente

El modelo desarrollado concentra todo el proceso en un solo archivo, con automatización completa del cuadrante mensual, cálculo de horas, costes y rentabilidad.

✔ 1. Selección automática del mes

Al elegir el mes:

Se generan las fechas.
Se asignan automáticamente los días de la semana.
Se adapta el cuadrante completo al mes elegido.

✔ 2. Clasificación automática de horas

Las horas registradas se clasifican en 4 tipos de horario según configuración previa:

Horas día laborables.
Horas noche laborables.
Horas día festivos.
Horas noche festivos.

Para ello, el sistema utiliza:

Tabla de días festivos del año.
Rango configurable de horario diurno.
Cálculo automático de nocturnidad y festivos.

💶 Costes configurables por empleado y por proyecto

Cada empleado tiene su coste/hora definido en una tabla maestra. Pero además, en cada proyecto se puede ajustar su coste específico si es necesario.

El sistema calcula automáticamente:

Coste por tipo de hora.
Coste total por empleado.
Coste total del proyecto.
Comparativa ingresos vs costes.

📈 Control completo de ingresos, costes y rentabilidad por proyecto

En el listado de proyectos puedes visualizar:

Ingresos totales.
Costes totales.
Rentabilidad en euros.
Rentabilidad en porcentaje.
Diferencias frente a lo previsto.

Todo en tiempo real.

🔁 Automatización total del proceso

Una vez registradas las horas de un proyecto, el usuario pulsa un botón:

🔘 Procesar datos

Calcula costes, agrupa información y prepara los registros para enviarlos a informes.

🔘 Actualizar informes

Envía los datos al libro Informes, donde se generan reportes avanzados.

📊 Informes avanzados en el libro “Informes”

Incluye reportes automáticos como:

Horas por mes.
Horas por cliente.
Horas por proyecto.
Ranking de carga de trabajo por empleado.
Ranking de ingresos por cliente.
Ranking de costes por empleado.
Visión global de rentabilidad.
Comparativa histórica.
Distribución de horas por tipo de horario.

Una herramienta completa de gestión operativa y financiera.

⏳ Resultado: de 2 horas diarias a solo unos minutos

Gracias a este sistema:

La empresa ahorra más de 40 horas al mes.
Se eliminan errores derivados de fórmulas manuales.
Se centraliza toda la información.
Se automatiza el cálculo de rentabilidad.
El análisis se vuelve mucho más rápido y fiable.

Una mejora operativa con retorno inmediato.

🎥 Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el dossier de este sistema de gestión

Descarga aquí la DEMO

Gestión de rentabilidad de servicios para empresas de seguridad

Las empresas dedicadas a la seguridad tienen la peculiaridad de ofrecer servicios en distintos tipos de horario: horario diurno laboral, horario nocturno laboral, horario diurno festivo, horario nocturno festivo, entre otros.

Además, cada empleado puede tener una categoría profesional diferente. Esto hace que, dependiendo de cuándo trabaje, de su categoría profesional y del contrato acordado, los costes por hora varíen.

Si la empresa de seguridad factura por horas de servicio, los costes tienen que estar muy bien calculados y controlados para que la rentabilidad sea la esperada según el precio de servicio ofertado.

El mercado es muy competitivo, por lo que además de ofrecer un servicio de confianza, los precios deben ajustarse al máximo.

Para asegurar que la rentabilidad sea positiva, lo recomendable es utilizar un simulador. Esto permite anticiparse a los costes que puede tener el servicio según el periodo contratado y los empleados que vayan a realizarlo.

Con los costes calculados, podemos estimar el precio de venta con un porcentaje basado en el coste o introducirlo manualmente. Con esta información calculamos el margen bruto esperado para el servicio solicitado y podemos asegurarnos de que la oferta enviada al cliente garantiza una rentabilidad.

Por otro lado, está el control de la rentabilidad real de los servicios prestados. Aquí ya no trabajamos con costes y precios estimados, sino con costes y precios reales.

Esto permite calcular el margen bruto real mensual de cada uno de los servicios y finalmente el conjunto del mes.

Plantillas Excel simulación cálculo costes y rentabilidad servicios

Plantillas Excel versiones M3 y M4

Las siguientes plantillas son adaptaciones realizadas para una empresa de servicios. Su objetivo es calcular costes detallados para un periodo determinado, estimar precios de venta, ingresos y margen bruto deseado, y anticipar el resultado del servicio antes de enviar una oferta comercial.

¿Te imaginas saber el resultado que vas a obtener antes de realizar la oferta comercial?

No estamos hablando de vender un producto por 100 cuyo coste de adquisición ha sido 50. Hablamos de un servicio en el que pueden participar 20 empleados con horarios distintos y costes diferentes según empleado, categoría profesional y horario trabajado.

El coste total del servicio depende de muchos factores, y se complica todavía más si el servicio es a largo plazo, por ejemplo, 1 año, donde también pueden influir los días festivos.

Con el modelo de simulación de rentabilidad de servicios M3, el coste se calcula a nivel de empleado. Además, se pueden planificar días de vacaciones cuando el proyecto es a largo plazo y controlar las horas semanales que trabajará cada empleado.

En el modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4 cambia la forma de calcular los costes. En este modelo no se calculan en base a los empleados, sino en función de la categoría de trabajo.

La simulación ya no se hace individualmente por empleado, sino por categoría, asignando el número de empleados para cada categoría.

Imagina que tienes que prestar un servicio a un concierto o un partido de fútbol. Si necesitas detallar individualmente el coste de cada empleado, necesitarías el modelo M3. Pero si el coste es el mismo por categoría, puede ser más práctico el modelo M4.

En este vídeo se explica el funcionamiento del modelo de simulación de rentabilidad de servicios M4.

Estos modelos son ideales para empresas del sector de la seguridad, pero también pueden ser aplicables a cualquier empresa que ofrezca servicios.

Plantilla Excel versión M2

Imagina que necesitas determinar los costes de un servicio cuando tus empleados pueden trabajar distintas horas y distintos días de la semana.

Además, en función del tipo de horario —por ejemplo, diurno laboral, nocturno laboral, diurno festivo o nocturno festivo— el empleado puede tener un coste diferente. Y ese coste también puede depender de su categoría profesional.

Si tienes que realizar una simulación a uno o dos años vista, el cálculo de costes del servicio puede convertirse en un verdadero galimatías y llevarte a tomar decisiones erróneas.